Serienbriefe in Word 2013 schreiben – so geht es

Wer frisch auf das neue Word 2013 umgestiegen ist, muss sich vielleicht zunächst an das neue Layout der Serien-Druck-Funktion gewöhnen. Gravierende funktionale Änderungen hat es gegenüber den Vorgängerversionen allerdings nicht gegeben.

An vielen Arbeitsplätzen dürften sich die Adressen, an die ein Brief verschickt werden soll, in Outlook befinden. Um an diesen Empfängerkreis einen Seriendruck zu starten, gehen Sie so vor:

Legen Sie ein neues Dokument an. Klicken Sie in das Register “Sendungen”.

Sie finden dort den Abschnitt “Seriendruck starten”. Hier verbergen sich die Serienbrief-Funktionen in Word 2013. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter “Seriendruck starten”.

Darüber treffen Sie die Auswahl, welchen Dokumententyp Sie schreiben wollen. Außerdem können Sie hier den Assistent für Serienbriefe starten. Entscheiden Sie sich für “Briefe”.

Seriendruck: Optionen auswählen

Wenn Sie wollen, können Sie jetzt bereits den Brief nach Ihren Wünschen bearbeiten. Damit Sie allerdings auch Platzhalter einfügen können, müssen Sie erst Empfänger auswählen. Dazu klicken Sie unter “Seriendruck starten” auf “Empfänger auswählen”. Sie könnten dort auch eine völlig neue Liste von Empfängern aussuchen oder auf einen bereits bestehende Liste zugreifen. Entscheiden Sie sich für “Aus Outlook-Kontakten auswählen”.

Im nachfolgenden Dialog markieren Sie den Kontaktordner, den Sie als Basis für den Brief verwenden wollen. Im nächsten Dialog blendet Ihnen Word eine Übersicht ein, wie die Daten aus den Kontakten den entsprechenden Feldern zugeordnet werden. Jetzt lassen sich auch noch kleinere Korrekturen vornehmen. Wenn Sie den Dialog mit OK verlassen, ist die Verbindung zwischen Serienbrief und Datenquelle vorgenommen.

Empfänger für Seriendruck in Word 2013 auswählen

Im Register “Sendungen” klicken Sie im Abschnitt “Seriendruckfeld einfügen”. Damit klappt die Liste der Felder herunter, die Sie verwenden können. Wenn der Brief soweit Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf “Vorschau Ergebnisse” unter dem gleichnamigen Abschnitt des Registers.

Auswahl Outlook Ordner Seriendruck

Word füllt die Platzhalter nun mit den Daten aus der Datenbank, sodass Sie sich einen Eindruck vom späteren Schriftstück verschaffen können. Eine Alternative, und bei eher umfangreicheren Datenbank empfehlenswert, ist sicherlich die Funktion, das Seriendokument auf Fehler zu überprüfen. Mit einem Klick auf das Kommando im Abschnitt “Vorschau Ergebnisse” können Sie das Zusammenführen prüfen und erhalten eine Zusammenstellung von eventuellen Problemen.

Sofern keine Probleme aufgetreten sind und Sie mit dem Seriendruck in Word 2013 beginnen wollen, drücken Sie auf “Fertig stellen und zusammenführen”. Sie müssen sich jetzt zwischen drei Optionen entscheiden:

  • Einzelne Dokumente bearbeiten: In diesem Fall stellt Ihnen Word aus dem Seriendokument und den Daten eine neue Datei zusammen. Darin befinden sich alle ausgegeben Serienbriefe gemeinsam. Diese können Sie in Ruhe durchsuchen oder auch manuell bearbeiten und erst danach an den Drucker senden.
  • Dokumente drucken: Sie übergeben die Dokumente direkt an den Drucker und erhalten dort auch sofort Ihre Arbeitsergebnisse.
  • E-Mail-Nachrichren senden: Statt Serienbriefen versenden Sie damit die Dokumente an die als Empfänger definierten Mailadressen.

Damit haben Sie alle Schritte durchlaufen, um einen Seriendruck in Word 2013 aus Outlook zu starten.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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