So bekommen Sie wieder Ihre Papierablage in den Griff

Im beruflichen Alltag erledigen wir ständig Dinge, die uns von unserer Kernaufgabe abhalten. Kunden und Kollegen, die sich telefonisch melden, und Unterbrechungen durch die Familie und Freunde lenken uns ab. Und dann sind da auch oft genug Probleme zu lösen, die nicht vorhersehbar waren, aber erledigt werden müssen, damit wir überhaupt einen Schritt vorwärtskommen.

Viel zu schnell und viel zu oft vernachlässigen wir deshalb die Organisation unseres Büros selbst. Und schneller als vorher vermutet, stapeln sich plötzlich Unterlagen, die abgelegt oder gesichtet werden müssen.

Unordnung und Stapel gehören zu den Misslichkeiten des Büroalltags, die uns besonders viel Kraft und Energie kosten, weil sie uns ablenken und manchmal sogar ein schlechtes Gewissen bereiten, weil sie uns als ein zu Papier gewordener Vorwurf daran erinnern, was wir nicht geschafft haben.

Je nachdem, wie lange Sie schon die „Zügel haben schleifen“ lassen, werden Sie etwas mehr Zeit dafür benötigen, alles wieder in Ordnung zu bringen. Wenn die Grundlage erst geschaffen ist, brauchen Sie in der Woche wirklich nicht viel Zeit für die Organisation des Arbeitsplatzes.

  1. Starten Sie mit einer generellen Durchsicht: Sie beginnen in einer Ecke Ihres Büros und gehen dann Schritt für Schritt einmal rundherum weiter. Entsorgen Sie, was Sie offensichtlich nicht mehr benötigen. Schauen Sie nach, ob alles, was Sie finden, auch funktioniert. Was kaputt ist, geben Sie zur Reparatur oder werfen es weg. Sehen Sie sich aufmerksam um: Was haben Sie seit einer Weile überhaupt nicht mehr in der Hand gehabt? Was können Sie nicht mehr sehen? Ob Dekoration, Möbel oder anderer Gegenstand – seien Sie nicht zu nachgiebig und entsorgen Sie großzügig.
  2. Räumen Sie dabei gleich auf!: Wenn Sie ohnehin bei Ihrer kritischen Bestandsaufnahme sind, legen Sie doch gleich all die Dinge, die offensichtlich an der falschen Stelle liegen, richtig hin.
  3. Säubern Sie Ihren Schreibtisch: Nehmen Sie alles von der Schreibtischoberfläche herunter und reinigen Sie die Arbeitsfläche und alle Gegenstände. Das wirkt optisch gleich viel ansprechender und kann ein echter Motivator sein.
  4. Verleihen Sie dem Raum eine Struktur: Nicht nur Büros, sondern auch andere Räume in unseren Häusern und Wohnungen mangelt es an einer klar erkennbaren Struktur. Teilen Sie Ihr Arbeitszimmer in Zonen auf und legen Sie fest, was in welcher Zone geschieht. Das Zentrum wird wohl Ihr eigentlicher Arbeitsplatz bilden, also der Schreibtisch mitsamt Stuhl. Schaffen Sie einen zentralen Platz für Ihre Ablage und das Referenzmaterial. Platzieren Sie dort die notwendigen Regale oder Aktenschränke. Schließlich besitzen Sie sicherlich auch noch eine Menge Material, das Sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben unterstützt, aber nicht täglich benötigt wird. Dazu gehören etwa auch Toner, Papier, ein Vorrat an Mappen etc. Solches Material lagert gut in geschlossenen Schränken.
  5. Schaffen Sie eine „heiße“ Zone: Wichtige Nachschlagewerke, Büroklammern, Beschriftungsgerät usw. – diese Dinge benötigen Sie in Ihrer unmittelbaren Griffnähe. Legen Sie sich eine „heiße Zone“ an. Alle Geräte und Dinge, die sich darin befinden, sollten Sie mit einem Handgriff erreichen, auch wenn Sie am Schreibtisch sitzen. Das muss nicht im obligatorischen Rollcontainer enden, auch wenn diese ganz praktisch sind.
  6. Legen Sie sich Spezialmappen an: Mit einigen wenigen Mappen vergessen Sie nicht mehr, bei einem Kollegen oder Kunden wegen einer Sache nachzuhaken oder sich auf eine Besprechung vorzubereiten. Legen Sie sich eine Mappe oder einen stabilen Hefter an, der auf dem Schreibtisch verbleiben darf, und den Sie mit „Wiedervorlage“ beschriften. Darin legen Sie alle Papiere, die im Zusammenhang mit etwas stehen, worauf Sie warten. Zum Beispiel die Erledigung einer Aufgabe durch einen Kollegen, das Ergebnis eines Vorgangs. Wenn dieses Warten häufiger vorkommt, kann es sich lohnen, dafür einen Pultordner anzuschaffen oder eine umfangreichere Wiedervorlage mit den so genannten 43 Mappen. Einladungen zu Besprechungen oder die Listen mit den Tagesordnungspunkten landen in einer weiteren separaten Mappe: „Besprechungen“. Signalisiert Ihnen Ihr Kalender, dass in den nächsten Tagen eine Sitzung ansteht, genügt ein Griff in die Mappe, um sich die Agenda dazu anzusehen.
  7. Investieren Sie in einen guten Labelprinter: Wenn Sie Ordner, Mappen und Regale optisch ansprechend beschriften, wirkt das professionell und wird zu einem Symbol für die herrschende Ordnung. Und das kann zusätzlich auch motivierend sein. Investieren Sie in einen Labelprinter, der auch mit Ihrem Computer funktioniert, falls Sie einmal größere Mengen an Schriftgut zu beschriften haben. Das Gerät sollte sich in der „heißen Zone“ Ihres Schreibtisches befinden.
  8. Organisieren Sie Ihren Lesestoff: Schaffen Sie sich einen Zeitschriftensammler oder eine Eingangsbox an, in der Sie Zeitschriften und andere Lektüre ablegen. So fliegt nichts herum. Stellen Sie die Regel auf, dass sich nie mehr Lesestoff ansammeln darf, als in diesen Sammler passt. Sonst müssen Sie ein Teil herausnehmen und ungelesen wegwerfen. So stellt sich schnell heraus, ob Sie nicht vielleicht ein paar Abos zu viel abgeschlossen haben.
  9. Archivieren Sie: Ist ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, archivieren Sie dessen Unterlagen. Dazu können Sie sich preiswerte Ablageboxen anschaffen, in denen diese Papiere landen. Lagern Sie die archivierten Unterlagen außerhalb Ihres Büros. Der Raum muss lediglich trocken sein. Beschriften Sie die Box mit dem Datum, ab dem Sie die Unterlagen wegwerfen wollen oder können.
  10. Legen Sie wöchentlich ab: Legen Sie neue Unterlagen einmal pro Woche ab. Ob Kontoauszug, Mitschrieb einer Besprechung oder anderes Dokument – machen Sie die Ablage zu einem Ritual, das Ihnen zum Beispiel den Beginn des Wochenendes signalisiert.

Haben Sie weitere Rezepte, um den Rückstand in der Ablage wieder in den Griff zu bekommen?

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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