Nutzen Sie GMail einfach produktiver

Die Einstellung des Produkts Google Reader weckt natürlich Zweifel daran, ob es auf Dauer eine gute Ideen ist, Google Mail als zentrales Werkzeug für die elektronische Post zu nutzen. Andererseits ist es auch Teil der Business-Angebote von Google und inzwischen 7 Jahre online. Also sprechen doch auch einige Grümnde für die intensivere Nutzung im Geschäftsalltag.

Probieren Sie doch einfach mal diese Tipps aus, um produktiver mit dem Maildienst zu arbeiten.

Prägen Sie sich die wichtigsten Kürzel ein

Google Mail unterstützt eine Reihe von Tastenkürzeln, mit deren Hilfe Sie einfach schneller die eingehende Post bearbeiten können. Prägen Sie sich zumindest die wichtigsten davon ein:

  • j und k: In der Liste der Nachrichten bewegen Sie die Markierung einer Nachricht mit “j” nach unten, mit “k” nach oben.
  • x: Die Taste markiert eine Nachricht in der Liste
  • e: Archiviert die so markierte Nachricht.
  • #: Verschiebt die markierten Nachrichten in den Mülleimer.
  • o: Öffnet eine Nachricht zum Lesen in der Listenansicht
  • r: Öffnet den Editor, um auf eine Nachricht zu antworten

Noch mehr Kürzel finden Sie in einem grafisch sehr schön gemachten Cheat-Sheet

Intelligenter Suchen

Gewöhnen müssen sich die meisten Anwender sicherlich erst einmal an das Label “Alle Nachrichten”. Unter dieser Bezeichnung sind tatsächlich alle Nachrichten zusammengefasst, auch die Elemente aus dem Papierkorb. Um hier schnell eine E-Mail zu finden, sollten Sie sich möglichst mit den Suchfunktionen vertraut machen. Im zentralen Suchfeld können Sie (wie in Google selbst) mit Schlüsselwörtern arbeiten. Das wichtigste darunter ist sicherlich “from:”, da Sie damit nach einer Mail eines bestimmten Absenders suchen können.

Achten Sie aber auch auf den kleinen Pfeil am Ende des Suchfelds. Denn damit blenden Sie sich alle Suchoptionen ein, um mehr ins Detail gehen zu können.

Suchoptionen in Google Mail

Speicherplatz freimachen

Müssen Sie tatsächlich auf alle Nachrichten noch einmal zurückkommen, die Sie etwa als gesendete Objekte in GMail gespeichert haben? Wahrscheinlich eher nicht. Nun enthalten die Suchfunktionen zwar eine Option, um alle Nachrichten anzuzeigen, die einen Dateianhang besitzen. Aber interessant sind dabei natürlich die Elemente, die besonders viel Platz verschwenden.

Um diese Nachrichten gezielt aufzuspüren, nutzen Sie einfach den Parameter “size:”.

Diesen können Sie mit einer Größenangabe kombinieren. size:5MB findet Nachrichten mit Dateianhängen, die größer als 5 Megabyte sind. Identifizieren Sie auf diese Weise die größten Platzverschwender und machen Sie so Speicherplatz frei!

Nachrichten filtern und Label nutzen

Wann immer möglich, versuchen Sie, den Posteingang automatisiert aufzuräumen und zu bewältigen. Sie erhalten regelmäßig Newsletter eines bestimmten Unternehmens? Dann legen Sie am besten unmittelbar nach dem Eintreffen der ersten Ausgabe gleich einen Filter für die Nachricht an. Dazu klicken Sie in der Detailansicht der Nachricht auf den Schalter “Mehr”. Wählen Sie danach “Ähnliche Nachrichten filtern”.

Nachrichten filtern GMail

Im nächsten Dialog können Sie die Suchkriterien noch weiter verfeinern. Mit einem Klick auf “Filter mit diesen Suchkriterien erstellen” geht es weiter.

Filter in GMail einrichten Schritt 1

Jetzt definieren Sie die Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn die Nachricht den Kriterien entspricht. So können Sie diese gezielt aus dem Posteingang verschieben lassen und automatisch auch ein Label zuweisen. Ist das Etikett noch nicht in der Liste enthalten, legen Sie es mit einem Mausklick an.

Filter GMail einrichten Schritt 2

Alle Ihre Filter und Label sind über die Einstellungen zu erreichen und können dort bearbeitet oder gelöscht werden.

Wiedervorlage mit Boomerang

Inzwischen gibt es zahlreiche Plug-ins für GMail, die sich in Firefox oder Chrome einbetten und weitere Funktionen zur Verfügung stellen. Darunter ist häufig viel Schatten und selten Licht. Zu den Erweiterungen, die ich als durchaus praktisch ansehe, gehört Boomerang, das kostenlos (mit wenigen Funktionsaufrufen) und einer gebührenpflichtigen Variante angeboten wird.

Sobald Sie die Erweiterung installiert haben, wird die Oberfläche von GMail um den Schalter “Boomerang” ergänzt. Darüber legen Sie einen individuellen Zeitpunkt für die Wiedervorlage der Nachricht an oder wählen aus einem der vordefinierten Zeiträume. Zusätzlich können Sie sich eine kurze Notiz als Erläuterung anlegen.

Wiedervorlage einrichten Boomerang GMail

Sobald Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben, wird die E-Mail aus dem Posteingang entfernt, taucht dann aber zum definierten Zeitpunkt als neue Nachricht wieder im Posteingang auf. Damit schaffen Sie einerseits schnell den Eingang vollständig zu leeren, vermeiden aber, dabei eine Nachricht zu übersehen. Wenn Sie mehr als 10 Nachrichten im Monat auf Wiedervorlage legen wollen, werden dafür rund 5 Dollar fällig.

Natürlich interessieren mich Ihre Erfahrungen! Welche Erweiterungen zu GMail nutzen Sie selbst und warum?

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*


Diese Seite verwendet Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren sowie Zugriffe zu analysieren. Diese Informationen geben wir an unsere Partner für soziale Medien, Werbung und Analysen weiter. Details Details

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close