4 Gewohnheiten, die Ihre Produktivität gefährden

Jeder von uns besitzt eigene Gewohnheiten, die seinen Arbeitstag prägen. Darunter können sich leicht auch solche einschleichen, die einen starken negativen Einfluss auf die Produktivität nehmen. Das hinterhältige an diesen schlechten Gewohnheiten ist, dass sie zunächst einmal positiv zu wirken scheinen. Gehen Sie nicht in die Produktivitätsfalle und vermeiden Sie diese vier Haltungen:

Keine richtigen Pausen machen

Schnell am Schreibtisch einen Snack direkt am Arbeitsplatz essen. Das mag engagiert aussehen und verleiht auch das (trügerische) Gefühl, ein Held der Arbeit zu sein. Gegen das Essen am Arbeitsplatz sprechen nicht nur so triviale Dinge, wie die im schlimmsten Fall entstehenden Flecken auf wichtigen Dokumenten. Wer am Arbeitsplatz isst, tut dies nicht bewusst und in aller Regel zu schnell. Das ist genauso ungesund, wie das, was Sie essen werden. Denn was sich schnell holen lässt, dürfte üblicherweise der Kategorie »Fast Food« zuzuordnen sein. Ein gesundheitlich zweifelhafter Genuss, wenn er denn regelmäßig erfolgt.

Nicht nur viel gesünder, sondern auch für Ihre Psyche besser, ist es, wenn Sie eine reguläre Mittagspause ausserhalb des Büros machen. Oder wenn Sie zu Hause arbeiten, Ihren Arbeitsplatz verlassen und eine Stunde für sich Zeit nehmen. In dieser Zeit essen Sie möglichst etwas leichtes und zugleich gesundes. Das stillt den Energiebedarf Ihres Körpers. Der Produktivität tun Sie zusätzlich etwas Gutes, wenn Sie die Mittagspause mit einem angenehmen Gesprächspartner verbringen oder noch ein paar Schritte gehen, um auf andere Gedanken zu kommen.

Dies gilt auch für die längeren Pausen, die Sie im Laufe eines Tages machen sollten. Auch hier stehen Sie am besten auf und verlassen Ihren Arbeitsplatz. Gehen Sie umher und lenken Sie sich ab. Wenn Sie ohnehin den Tag vor dem Computer verbringen, sollten Sie keinesfalls auch noch in der Pause im Web surfen. Es geht schließlich auch darum, Ihrem Körper etwas Abwechslung vom Sitzen zu bieten.

Ständig nach neuen E-Mails sehen

Obwohl es sich herumgesprochen haben sollte, beginnen viele Menschen nach wie vor ihren Arbeitstag damit, als Erstes nach ihren E-Mails zu schauen. Statt sich also mit frischer Energie an eine wichtige Aufgabe zu machen, erledigen sie die Korrespondenz. Es kann nicht oft genug betont werden: Schließen Sie sich diesem Kreis nicht an und berauben Sie sich nicht einer produktiven Zeit am frühen Morgen.

Dies gilt auch für das ständige Nachsehen, ob neue Post eingetroffen ist. Die Kommunikation per E-Mail gilt als schnell, und natürlich erwarten Kollegen, Geschäftspartner sowie Vorgesetzte eine zeitnahe Reaktion auf eine Nachricht. Aber so wichtig, dass Sie innerhalb von Minuten auf neue E-Mails reagieren müssten, dürfte kein Sachverhalt sein. Ob Sie als Angestellter oder freiberuflich arbeiten: Sie werden für andere Dinge bezahlt bzw. verdienen mit anderen Dingen Ihr Geld, als mit der Beantwortung von elektronischen Briefen.

Erledigen Sie morgens gleich als Erstes eine Aufgabe, die Sie einem Ziel näherbringt. Starten Sie erst danach Ihr Mailprogramm und sehen Sie die neuen Nachrichten durch. Nachdem Sie Ihren Posteingang durchgesehen und bearbeitet haben, fahren Sie den Mailer herunter. Starten Sie diesen noch einmal am späteren Nachmittag und leeren Sie erneut den Eingang. Das sollte auf jeden Fall genügen und Sie haben genügend Zeit, um sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Ständig Überstunden machen

Ein weiterer Mythos aus der Rubrik »Helden der Arbeit«: Das Arbeiten bis spät in die Nacht lässt Sie ebenfalls engagiert erscheinen. Meinen Sie. Es könnte allerdings auch so gedeutet werden, dass Sie schlicht Ihr Tagespensum nicht geschafft haben, gerade weil Sie nicht fokussiert genug waren.

Das ist jetzt keine Brandrede gegen Überstunden an sich. Es kann immer mal vorkommen, dass aufgrund von Problemen, schlechter Zeitschätzung oder Dingen, die Sie nicht zu verantworten haben, einmal bis in den späteren Abend gearbeitet werden muss. Wenn das aber regelmäßig der Fall ist, stimmt schlicht etwas an Ihrem Zeitmanagement nicht. Denn ganz ehrlich: Wenn Sie ein Arbeitsergebnis vom Vormittag mit einem von 22 Uhr vergleichen, welches überzeugt Sie dann mehr?

Doch selbst wenn Sie zu den Personen gehören, die auch noch nach 11 Stunden am Schreibtisch perfekte Arbeit abliefern, ohne sich dafür mehr anstrengen zu müssen, gefährdet diese Gewohnheit auf Dauer Ihre Produktivität. Denn Sie nehmen sich zu wenig Zeit, um Ihrem Körper und Ihren Geist die Ruhepausen zu geben, die notwendig sind. Sie berauben sich der Abendstunden, in denen Sie Anregungen und Impulse aufnehmen könnten, die Ihrer Kreativität gut tun. Und durch den ständigen geistigen Raubbau erhöhen Sie zumindest das Risiko dafür, eines Tages ausgebrannt zu sein.

Regelmäßige Projektsitzungen

Aus meiner Sicht gehören regelmäßig erfolgende Besprechungen eines Projekts zu den größten Produktivitätskillern überhaupt. Natürlich müssen die an einem Projekt beteiligten Personen die Möglichkeit zum Austausch erhalten. Auf die Dauer helfen E-Mails oder Wikis hier kaum, alle wesentlichen Gesichtspunkte zu erörtern. Und tatsächlich bringen 5 Minuten in einem persönlichen Gespräch meist mehr, als 15 Minuten, die auf das Schreiben von E-Mails verwendet wurden.

Aber es gibt keine größeren Zeitverschwender als Sitzungen, die in einem festen Turnus stattfinden, und auch dann noch abgehalten werden, wenn es keine aktuellen Ereignisse gibt. Diese als »Jour fixe« bezeichneten Veranstaltungen dauern üblicherweise exakt so lange, wie Zeit dafür eingeplant worden ist. Und gerade weil es nichts Neues gibt, werden dort Dinge besprochen, die auch in einem Wiki oder per E-Mail geklärt werden könnten. Schließlich möchte ja niemand in einer Sitzung schweigen, oder den Anschein erwecken, nicht am Projekt gearbeitet zu haben.

Wenn Sie die Möglichkeit dazu besitzen, weil Sie das Projekt leiten, verzichten Sie auf solche Zusammenkünfte. Stattdessen bieten Sie als Projektleiter an, jederzeit auch spontane kurze Besprechungen einzuberufen, wenn ein Sachverhalt nicht mit anderen Mitteln geklärt werden kann.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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