Kleinunternehmer und Umsatzsteuer – einfach erklärt

Wer Kleinunternehmer ist, braucht keine Umsatzsteuer abzuführen. Das bringt in erster Linie eine enorme Zeitersparnis. Denn wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss in regelmäßigen Abständen die geschuldete Steuer melden und überweisen. Das kann monatlich bis quartalsweise sein.

Die Folge: Ihre Buchhaltung muss stets auf dem aktuellen Stand sein. Vorbei also die Zeiten, wo Sie erst im Rahmen der Steuererklärung für das Vorjahr Ihre Einnahmen und Ausgaben als Selbstständiger oder Freiberufler zusammenstellen mussten.

Um das Thema Umsatzsteuer und Kleinunternehmer ranken sich in den diversen Foren im Internet allerdings auch viele falsche Information und enorm viel gefährliches Halbwissen. Deshalb für Sie die wichtigsten Fakten rund um die Regelung für Kleinunternehmer.

Wann sind Sie ein Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG?

Auf den ersten Blick scheint die Definition des Kleinunternehmers recht simpel zu sein. Es gelten dabei zwei Voraussetzungen:

  1. Der Gesamtumsatz des Vorjahrs hat nicht mehr 17.500 Euro betragen.
  2. Der geschätzte Gesamtumsatz des laufenden Jahres wird nicht mehr als 50.000 Euro betragen.

Soweit, so gut. Kleinunternehmer sagt übrigens in diesem Sinne nichts über die Größe des Unternehmens aus. Sofern ein Unternehmen Leistungen erbringt, die nicht unter die Umsatzsteuer fallen, können auch mehrere Hunderttausend Euro Umsatz erwirtschaftet werden, ohne dass Umsatzsteuer zu zahlen ist.

Sind beide Voraussetzungen erfüllt, sind Sie Kleinunternehmer. Die Konsequenzen daraus sind:

  1. Sie brauchen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.
  2. Sie brauchen keine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen.
  3. Sie dürfen aber auch keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen.
  4. Sie können keine Vorsteuer abziehen.

Gerade wenn Sie mit Firmen als Kunden zu tun haben, setzen Sie diese unter einen gewissen Rechtfertigungszwang. Denn da Sie keine Umsatzsteuer erheben dürfen, weisen Sie diese auch auf den Rechnungen nicht aus. Das Unternehmen, das Ihre Rechnungen bezahlt, muss dies in der Buchhaltung vermerken. Deswegen ist wichtig, dass Sie in Ihren Rechnungen auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.

Ein Satz wie: „Umsatzsteuerfrei nach §19 UStG“ sollte dafür ausreichen.

Was ist der Gesamtumsatz?

Die Probleme beginnen in der Praxis bereits mit der Fragestellung, was der Gesamtumsatz ist.

Der Umsatz ist nicht gleich Ihr Gewinn! Oder kurz um: Es geht nicht darum, was am Ende eines Jahres bei Ihnen übrig bleibt, sondern der Umsatz ergibt sich aus den Einnahmen Ihres Unternehmens.

Der Gesamtumsatz ist rein rechnerisch:

+ Sämtliche Einnahmen Ihres Unternehmens
+ Private Nutzung von Gegenständen Ihres Unternehmens
– Umsätze, die umsatzsteuerfrei sind

Um die Sache etwas komplizierter zu machen, besteht die Grenze für die Kleinunternehmerregelung aus dem Umsatz zuzüglich der Umsatzsteuer.

Sie müssen also auf die Einnahmen den üblichen Satz der Umsatzsteuer hinzuaddieren (zum Beispiel 7% im Falle von Autoren, Journalisten, Web-Designern etc.). Erst wenn diese Rechnung ergibt, dass die Grenzbeträge nicht überschritten werden bzw. worden sind, haben Sie den Status Kleinunternehmer.

Umsatzsteuer-Pflicht? Wie läuft das in der Praxis?

Wenn Sie dazu verpflichtet sind, läuft die Erklärung zur Umsatzsteuer recht unkompliziert, sofern Sie sich eine gute Software besorgen und Ihre Buchhaltung aktuell ist. Denn die Umsatzsteuervoranmeldung soll heute per ElStEr erfolgen, also elektronisch. In der Praxis sieht dies dann so aus:

  1. Sie summerieren die auf Ihre Rechnungen erhobene Umsatzsteuer.
  2. Von diesem Betrag ziehen Sie die auf Rechnungen, die Sie bezahlt haben, ausgewiesene Umsatzsteuer ab.

Die Differenz müssen Sie dann an das Finanzamt abführen. Das kann natürlich auch dazu führen, dass Sie eine Erstattung erhalten, wenn Sie also mehr Umsatzsteuer bezahlt als eingenommen haben.

Achtung: Umsätze schätzen

Gerade Selbstständige machen bei der Umsatzsteuer gravierende Fehler, nämlich dann, wenn sie sich nicht mehr als Kleinunternehmer ausweisen dürfen.

Haben Sie ermittelt, dass im Vorjahr Ihre Gesamtumsätze unter 17.500 waren, sollten Sie seriös schätzen, wie hoch der Gesamtumsatz des Folgejahres wird. Dies sollten Sie dokumentieren! Im Falle einer späteren Betriebsprüfung können Sie dann nachweisen, dass Sie sich Gedanken über die Umsatzsteuer gemacht haben und nicht wissentlich versucht haben, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, obwohl bereits Anfang des Jahres absehbar war, dass diese nicht für Sie zutrifft.

Darin schließt sich die Frage an, was Sie im Falle einer falschen Schätzung machen sollten. Da Sie mit besten Wissen und Gewissen Ihren Umsatz geschätz haben, müssen Sie mit keinen Sanktionen rechnen, wenn der Umsatz eben doch höher als die erlaubten 50.000 Euro im Folgejahr war.

Die Konsequenz ist aber, dass damit unmittelbar die Regelung als Kleinunternehmer nicht mehr genutzt werden kann. Oder anders ausgedrückt: Sie unterliegen ab dem ersten Tag des darauf folgenden Jahres der Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet: Umsatzsteuer, die Sie dann nicht erhoben haben, ist dennoch fällig. Da Sie diese aber nicht auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen haben, müssen Sie die dann fällige Steuerschuld aus eigener Tasche begleichen. Und das kann schnell zu einer großen Belastung werden, wenn das Finanzamt den Betrag von Ihnen einfordert.

Deshalb machen Sie am Ende eines Jahres unbedingt bereits eine Aufstellung Ihrer Einnahmen!

Natürlich haben Sie auch später noch die Möglichkeit, zu versuchen, die nicht erhobene Umsatzsteuer von Ihren Kunden nachzufordern. Das löst aber einen hohen Aufwand aus, da Sie alle Rechnungen in Ihrer Buchhaltung korrigieren und neu versenden müssen. Außerdem sind Sie auch auf den guten Willen des Rechnungsempfängers angewiesen. Nach meiner Erfahrung haben Sie bei Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer abführen, ganz gute Chancen. Denn dort wirkt sich der höhere Betrag nicht unbedingt ergebnismindernd aus. Professionell wirkt eine solche Nachforderung aber nicht.

Nicht unberechtigt Umsatzsteuer erheben!

Ein beliebter Anfängerfehler, der meist aus Unkenntnis heraus erfolgt, ist, auf seinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen, auch wenn man den Status des Kleinunternehmers hat. Immerhin wären das rechnerisch zwischen 7 und 19% mehr Einkommen pro Rechnung. Verhängnisvoll, denn wenn Sie als Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer vereinnahmen, müssen Sie diese auch abführen. Es entsteht damit also automatisch eine Steuerschuld. Die fliegt dann spätestens bei der ersten Betriebsprüfung auf. Also lassen Sie dies besser.

Wenn der Status Kleinunternehmer entfallen ist

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Kleinunternehmer-Regelung entfallen ist, hat dies für Sie folgende Konsequenzen:

  1. Sie müssen Hinweise auf Ihren Rechnungen auf die Regelung entfernen.
  2. Sie müssen vom ersten Tag des neuen Jahres an, Umsatzsteuer erheben und abführen.
  3. Sie dürfen Vorsteuer geltend machen.
  4. Sie müssen pünktlich Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Damit das Finanzamt auch mit Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung etwas anfangen kann, teilen Sie dem Finanzamt formlos in einem kurzen Brief mit, dass Ihre Kleinunternehmer-Regelung entfällt und Sie jetzt Umsatzsteuerpflichtig sind. Das sollte genügen und Sie erhalten vom Finanzamt weiter Unterlagen.

Übrigens: Auch wenn es niemand so richtig Spaß bereitet, Steuern zu zahlen, sind die Menschen im Finanzamt richtig nett. Wenn Sie also eine Weile nach Ihrem Schreiben noch nichts gehört haben, greifen Sie ruhig zum Telefonhörer und wenden Sie sich an Ihr zuständiges Finanzamt.

Ein kleiner Hinweis am Schluss: Dieser Artikel erhebt weder den Anspruch auf Vollständigkeit, noch ersetzt er ein Beratungsgespräch mit einem Steuerberater, falls Sie unsicher sind. Aber mit einer ordentlichen Buchführung und einer Software verliert die Umsatzsteuer schnell ihren Schrecken.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*


Diese Seite verwendet Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren sowie Zugriffe zu analysieren. Diese Informationen geben wir an unsere Partner für soziale Medien, Werbung und Analysen weiter. Details Details

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close