In LibreOffice Writer steht Ihnen ein Assistent für Serienbriefe zur Verfügung, der auch Einsteiger Schritt für Schritt durch die Anlage, den Druck und Versand eines Mailings führt. Aber was, wenn Sie andere Vorstellungen von Ihrem Serienbrief haben? Wenn Sie Adressen und Anreden nach eigenen Vorstellungen frei entwickeln wollen? Wie das geht, zeige ich Ihnen diesem Beitrag.

Schritt 1: Legen Sie eine Adressdatenbank an

Zu LibreOffice gehört eine leistungsstarke Datenbank. Mit Base können Sie Ihre Adressen für den Serienbrief verwalten. Starten Sie LibreOffice und rufen Sie aus einer beliebigen Anwendung mit Datei, Neu den Dialog für eine neue Datenbank auf.

Es startet der Assistent für die ersten Schritte. Dort legen Sie lediglich fest, dass Sie eine neue Datenbank erstellen wollen. Im nächsten Dialog deaktivieren Sie die Option für die Anmeldung der Datenbank und und klicken das Feld vor Eine Tabelle mit Hilfe des Assistenten erstellen an. Danach speichern Sie die Datenbank in einem Verzeichnis Ihrer Wahl.

Es startet der Assistent für die Feldauswahl. Im ersten Dialog entscheiden Sie sich zunächst für die Rubrik Privat und nutzen dann den Eintrag Adressen unter Beispieltabellen. Im unteren Bereich des Fensters können Sie jetzt durch Anklicken und einen Druck auf die Pfeiltasten die Felder übernehmen, die Sie nutzen wollen.

Folgen Sie einfach den weiteren Anweisungen des Assistenten. Für die Tabelle ist die Vergabe eines sogenannten Primärschlüssels wichtig. Im Verlauf des Assistenten können Sie diese wichtige Aufgabe automatisiert erledigen lassen. Jetzt öffnet sich die Ansicht der Tabelle.

Tragen Sie dort die Daten der Empfänger ein. Am Ende schließen Sie einfach die Ansicht der Tabelle und speichern die Datenbank in Base.

Schritt 2: Melden Sie die Datenbank für den Serienbrief an

Damit der Writer später auch auf Ihre Adressen zugreifen kann, muss die Datenbank angemeldet werden. Dies kann der Assistent bereits beim Anlegen der Datenbank für Sie erledigen. Ich möchte Ihnen aber auch einmal diesen Vorgang zeigen.

Öffnen Sie den Writer und wählen Sie Ansicht, Datenquellen aus. Im oberen Teil des Fensters sehen Sie jetzt die Datenbanken, die für den Writer erreichbar sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oberen Bereich des Fensters. Im Kontextmenü finden Sie den Eintrag Registrierte Datenbanken. Den nachfolgenden Dialiog erreichen Sie aber auch unter den Optionen des Programms in der Kategorie LibreOffice Base, Datenbanken.

Klicken Sie dort auf Neu. Mit Durchsuchen navigieren Sie jetzt in den Ordner, in dem sich die Adressdatenbank befindet. Wählen Sie diese aus und vergeben Sie optional einen anderen internen Namen. Damit können Sie den Dialog verlassen und sich jetzt um den eigentlichen Serienbrief kümmern.

Schritt 3: Felder für den Seriendruck in LibreOffice Writer einfügen

Im Writer schreiben Sie jetzt am besten zunächst den Teil des Briefes, der sich nicht ändern soll. Dabei können Sie natürlich auch auf bereits vorhandene Vorlagen zugreifen. Um eine Variable aus der Datenbank einzufügen, wählen Sie Einfügen, Feldbefehl, Andere. Wechseln Sie im nächsten Dialog in das Register Datenbank.

Unter Feldtyp im linken Rand markieren Sie Seriendruck-Feld und wählen im rechten Teil Ihre Datenbank aus. Mit einem Klick auf die Pluszeichen navigieren Sie dort in die Tabelle, die die gewünschten Daten und damit Felder enthält. Nach der Auswahl eines Feldes klicken Sie auf Einfügen.

Der Dialog bleibt geöffnet, damit Sie schneller und einfacher auch weitere Felder eintragen können.

Schritt 4: Serienbrief drucken

Wenn Sie mit Ihrem Brief soweit zufrieden sind, können Sie sich an die Ausgabe des Briefes machen. Klicken Sie einfach auf das Drucker-Symbol. Der Writer erkennt, dass Sie Serienbrieffelder in Ihren Text integriert haben und möchte von Ihnen wissen, ob Sie den Serienbrief drucken wollen.

Bestätigen Sie dies, zeigt Ihnen das Programm eine Liste der Daten an. In der Symbolleiste finden Sie einige Werkzeuge, mit denen Sie die Datensätze auch filtern können. Die Möglichkeiten, die sich Ihnen hier bieten, sind die gleichen, die Sie auch über den Assistenten erreichen. Schließlich legen Sie noch fest, ob Sie die gefilterten Elemente direkt drucken oder an eine Datei übergeben wollen.

Danach beginnt die Ausgabe des Serienbriefes – ganz ohne Assistenten.