Mit Office Timeline Zeitstrahlen in Powerpoint darstellen

Menschen planen Projekte sehr individuell. Für die einen genügt bereits ein Blatt Papier, auf dem sich alle wichtigen Aufgaben befinden. Andere nutzen ausgefeilte Programme wie Omnifocus. Und wer den Bau eines Hauses oder eine ähnlich umfangreiche Aufgabe vor sich hat, wird um den Einsatz eines Programmes wie OnePoint wohl kaum herumkommen. Früher oder später stellt sich für jeden Projektmanager aber die Situation, öffentlich über das Projekt zu informieren. Und damit ergibt sich dann automatisch die Frage nach dem richtigen Werkzeug für die Präsentation des Projekts.

OfficeTimeline ist ein kleines Programm, das Ihnen die Darstellung von zeitlichen Abläufen in Präsentationen erleichtert. Es steht als Erweiterung für Powerpoint kostenlos als Download zur Verfügung.

Schnell installiert und eingerichtet

Laden Sie sich das Archiv auf Ihren Rechner und klicken Sie doppelt auf die ausführbare Datei, die sich darin befindet. Die Installation verläuft problemlos. Sie müssen lediglich darauf achten, dass Powerpoint in dieser Zeit nicht aktiv ist. Sobald Sie das Präsentationsprogramm erstmals starten, zeigt Ihnen das Add-in in Form einer selbstablaufenden Präsentation seine Möglichkeiten und erklärt die Nutzung. Den Begrüßungsbildschirm können Sie auch dauerhaft abschalten.

Schritt für Schritt zur Zeitleiste

Die Erweiterung bringt ein eigenes Menüband mit. Mit einem Klick auf New startet ein Assistent, der Sie durch die nächsten Schritte führt.

Zunächst definieren Sie die Meilensteine des Projekts. Bei der Auswahl des Datums werden Sie von einem kleinen Kalender unterstützt. Außerdem können Sie die Farbe, mit der das Element im Diagramm gekennzeichnet wird, ändern. In den Optionen der finalen Zeichnung stehen auch weitere Darstellungsmöglichkeiten der Meilensteine zur Auswahl. Diese erweisen sich dann als nützlich, wenn die Termine zu dicht beieinander stehen oder sich die Beschriftungen in der Zeichnung überlappen würden.

Definition Meilensteine in OfficeTimeline

Im nächsten Schritt legen Sie die Zeiträume innerhalb des Projekts fest. Die Optionen gleichen denen für die Meilensteine. Allerdings dürfen Sie neben der Farbe auch zusätzlich auswählen, mit welcher geometrischen Form ein Zeitraum visualisiert wird. Pfeile, Chevrons oder auch Rechtecke stehen zur Wahl.

Anlegen Projektzeiträume in Office Timeline

Fügen Sie jetzt nacheinander die einzelnen Phasen des Projekts oder des Ablaufes ein. Damit sind Sie bereits am Ende angelangt. Einen Mausklick später präsentiert Ihnen Office Timeline bereits die Folie mit Ihrer Zeichnung.

Zeitstrahl in Powerpoint

Viele Anpassungsformen

Über die verschiedenen Einstellungen im Menüband passen Sie die Zeichnung an Ihre Vorstellungen an. Neben der bereits erwähnten abweichenden Darstellung von Meilensteinen wechseln Sie mit einem Mausklick zwischen vier Layouts der Zeitstrahlen. In den Optionen des Programms können Sie zusätzlich den Maßstab wechseln. Betrachten Sie nur sehr kurze Zeiträume ist die Darstellung in Monaten natürlich zu wenig aussagekräftig. Dies korrigieren Sie einfach durch die Wahl eines der anderen Maßstäbe.

Diagrammformen in Officetimeline

Ausgabe als Tabelle

Mit Create Table verwandeln Sie die Zeitstrahl in eine übersichtlich formatierte Tabelle. Getrennt nach Meilensteinen und Projektphasen erhalten Sie damit eine komprimierte Darstellung des Projekts. Somit eignet sich das Programm bedingt sogar als einfache Projektverwaltung!

Tabellenausgabe in Office-Timeline

Das Programm ist eine sehr nützliche und praktische Erweiterung für Powerpoint und alle Office-Anwender.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu Mit Office Timeline Zeitstrahlen in Powerpoint darstellen

  1. Excellent tip! I’m starting to use this for my projects instead of using project because this is so much easier and faster.

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