Bearbeiten Sie Ihre E-Mails einfach effizienter

80, 100 oder noch mehr elektronische Nachrichten am Tag: keine Seltenheit in bundesdeutschen Büros. Damit keine wichtige Information durchrutscht, muss man schon eine Strategie für die Bewältigung der elektronischen Post entwickeln. Durch Filter und Ordner können Sie Ihr Mailprogramm oder den von Ihnen genutzen Dienst als Assistenten einsetzen, damit Sie wirklich nur die wichtigen Nachrichten erhalten.

Das sollten Sie wissen

Die meisten Anwender kennen und nutzen wahrscheinlich Filterfunktionen, mit denen Nachrichten automatisch in Ordner kopiert oder verschoben werden. Neben dieser Basisfunktion bieten inzwischen aber die meisten Programme auch sogenannte Suchordner (auch als Smart-Folder bezeichnet). Dabei handelt es sich nicht um einen Ordner im klassischen Sinn, sondern um eine Suche in den Nachrichten, die dann das Ergebnis darstellt. Die Originalnachrichten verbleiben an ihrem Speicherort. Der Suchordner stellt lediglich eine andere Sicht auf den Datenbestand dar.

Ebenfalls eine gute Möglichkeit, sich mehr Übersicht zu verschaffen, besteht im Etikettieren der eingehenden Nachrichten. Neben der klassischen Kennzeichnung als “Wichtig” oder “Zu Erledigen” setzen Sie dabei individuelle Schlagworte ein, um die Mail zu klassifizieren.

Eine Funktion, die so derzeit nur die installierbaren Mailprogramme bieten, ist die automatische Formatierung von Elementen. Sie basiert auf einem Filter. Trifft die eingestellte Bedingung zu, wird die E-Mail anders eingefärbt oder formatiert.

Es lohnt sich, etwas Zeit darin zu investieren, sich mit allen diesen Funktionen Ihres Programms vertraut zu machen. Denn in Kombination eingesetzt werden Sie damit Ihre elektronische Post wirklich effizient bearbeiten können.

Strategien für die Organisation Ihrer Mails

Ich organisiere meine E-Mails weder starr nach den Empfängern, noch ausschließlich nach Projekten oder bestimmten Schlüsselworten. Im Laufe der Zeit habe ich ein eigenes System erarbeitet, das so gut wie keine Nachricht unmittelbar im Posteingang belässt, mir dafür aber jederzeit und schnell den Überblick verschafft.

  • Nachrichten von wichtigen Personen: Die Zugehörigkeit zu diesem Personenkreis wechselt. Meist handelt es sich dabei um die festen Ansprechpartner bei Kunden, für die ich im Rahmen von Projekten tätig bin. Hier ist es mir natürlich wichtig, stets die aktuellsten Informationen zu erhalten und schnell zu antworten. Nachrichten dieser Personen werden anhand eines Filters erkannt und dann mit der Funktion der automatischen Formatierung besonders im Posteingang gekennzeichnet.
  • Unwichtige Informationen: Als Journalist erhalte ich natürlich regelmäßig viele E-Mails von Presseabteilungen und PR-Agenturen, die mir Informationen zu Produkten und Neuigkeiten schicken. Sobald eine solche Nachricht im Posteingang aufschlägt, lege ich einen Filter nach dem Absender an und lasse die Nachrichten in einen Info-Ordner verschieben. Diese sehe in zweimal in der Woche durch und prüfe, ob darunter interessantes Material für meine Arbeit zu finden ist. Damit ich die Durchsicht nicht vergesse, gibt es eine dazu passende Routine in meinem Omnifocus.
  • E-Mails direkt an mich: Elektronische Post, die keiner der anderen Regeln entspricht, aber unmittelbar an mich adressiert ist (also keine weiteren Adressen in CC enthält), wird ebenfalls automatisch formatiert und eingefärbt. Diese Nachrichten verbleiben im Posteinang, damit diese beantwortet oder sortiert werden können.
  • Post von bestimmten Personen: Für einige Absender sind ebenfalls automatische Suchordner vorhanden. Dabei handelt es sich um Kollegen, aber natürlich können Sie solche Ordner auch für Ihren Chef oder Ihre Mitarbeiter anlegen. Die Nachrichten landen nicht im Posteingang, sondern werden archiviert. Dass neue Nachrichten eingetroffen sind, erkenne ich ja an dem Status ungelesen und dem Nachrichtenzähler des dazu passenden Ordners. Diese Personenordner werden ebenfalls einmal täglich durchgesehen und bearbeitet oder als Aufgabe in Omnifocus verankert.
  • Statusmails und Newsletter: Fertig gestellte Aufnahmen des Online-Videorekorders, Newsletter von Amazon oder anderen Shops. Im Laufe der Woche erhalte ich einige Newsletter, die ich gern lese. Alle diese Nachrichten durchlaufen Filter nach Absender oder Betreff und werden in einem separaten Ordner geschoben. Zugleich lasse ich den Status auf Gelesen setzen. Einmal in der Woche sehe ich diesen Ordner durch. Allerings sehr selektiv und vom Betreff abhängig. Um nicht immer mehr Nachrichten anzusammeln, werden Mails, die älter als 30 Tage sind, automatisch in den Papierkorb geschoben. Dies betrifft auch Mails aus Bugtrackern oder ähnlichen Systemen, die darüber informieren, dass sich der Status eines Tickets oder eines Dokuments verändert hat.
  • Nachrichten aus sozialen Netzwerken: Je intensiver Sie sich in sozialen Netzwerken engagieren, desto mehr Statusnachrichten werden Sie erhalten. Wer hat Sie als Kontakt hinzugefügt? Gibt es Antworten auf Ihre Beiträge? Solche Informationen sind zwar interessant. Aber ich benötige Sie nicht in meinem Posteingang. Deshalb werden diese Nachrichten nach Absendern gefiltert in einen eigenen Bereich sortiert. Diese schaue ich ein bis zweimal die Woche intensiver durch. Hier werden Nachrichten, die älter als 10 Tage sind automatisch gelöscht.

Mit diesen Filtern bleibt mein Posteingang übersichtlich, so dass ich zweimal am Tag gut mit dem Lesen und Beantworten der Mails durchkomme. Haben Sie eine ähnliche Strategie? Was sind Ihre Tipps rund um den Posteingang?

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

2 Kommentare zu Bearbeiten Sie Ihre E-Mails einfach effizienter

  1. „Hier werden Nachrichten, die älter als 10 Tage sind automatisch gelöscht.“

    Wie funktioniert das?

    • Hallo, Marcus,

      Hier werden Nachrichten, die älter als 10 Tage sind automatisch gelöscht.\“ Wie funktioniert das?

      Das kommt darauf an, welches Programm Du verwendest. Du musst etwa auf \“Empfangen\“ an oder einem ähnlichen Schlüsselwort suchen. Dann kannst Du die Zeit angeben, etwa \“ist älter als 10 Tage\“. Genaueres kann ich Dir so nicht sagen, weil ich nicht weiß, mit welchem Client Du arbeitest.

      Grüße
      Stephan

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