3 Tipps zu Omnifocus (Mac)

Omnifocus ist mein zentrales Werkzeug für die Verwaltung aller Aufgaben und Projekte. Ich persönlich schätze daran besonders seine Flexibilität. Durch die Möglichkeiten mit Ordner und Unterordnern sowie Untergliederungen in den Aufgaben arbeiten zu können, erlaubt das Programm mir, alle meine Lebenshüte, Aufgaben und Projekte unter einen Hut zu bekommen. Heute möchte ich Ihnen drei Tipps zu Omnifocus geben.

Vorlagen einsetzen

Die meisten Projekte, die Sie beim Durcharbeiten des Eingangs identifizieren, werden mit großer Wahrscheinlichkeit einzigartig sein. Aber sicher gibt es auch bei Ihnen Tätigkeiten, die einer gewissen Routine unterliegen. Eine meiner Haupttätigkeiten liegt im Verfassen von Fachartikeln. Nachdem ich den Auftrag erhalten habe, lege ich das Projekt in meiner Zeiterfassung, die zugleich die Grundlage meiner Buchhaltung bildet, an. Ich muss recherchieren, eine Gliederung anlegen, den Artikel schreiben, redigieren. Schließlich sind Illustrationen anzufertigen. Der Auftrag wird versendet und abgerechnet.

Mit einem Werkzeug wie Omnifocus können Sie sich eine eigene Checkliste für solche Aufgaben anlegen, damit Sie auch nichts vergessen oder in zeitliche Schwierigkeiten kommen. Damit ich diese Tätigkeiten nicht immer wieder erneut eingeben muss, habe ich mir dazu eine Vorlage eingerichtet.

Im Planungsmodus habe ich einen neuen Ordner angelegt, den ich mit Vorlagen beschriftet habe. Dort befindet sich das Projekt Artikel, das alle Tätigkeiten enthält. Erhalte ich jetzt einen neuen Auftrag, dupliziere ich dieses Projekt. Dazu genügt ein Rechtsklick und die Auswahl von Duplizieren aus dem Kontextmenü. Noch schneller geht dies mit dem Tastenkürzel CMD+D.

Dieses Projekt verschiebe ich jetzt innerhalb der Hierarchie der Bibliothek an die gewünschte Position. Jetzt noch die Daten bearbeiten, also die Bezeichnung und die Fälligkeiten und das neue Projekt ist bereit, um abgearbeitet zu werden.

Von Outlook 2011 zu Omnifocus

An anderer Stelle habe ich bereits erwähnt, dass Outlook 2011 ebenfalls ein wichtiges Element in meiner Arbeitsmethodik ist. Ich verwalte damit Kontakte, nutze es in Verbindung mit Google Mail und alle Termine landen ebenfalls darin. Leider stellt Omnifocus noch keine Möglichkeit zur Verfügung, um Elemente ebenso elegant wie bei Mail.app aus dem Posteingang nach Omnifocus zu übertragen. Glücklicherweise haben sich zwei Anwender die Mühe gemacht, und Skripte entwickelt.

In Rainers Blog können Sie sich ein Skript herunterladen, dass Elemente aus Outlook an die Schnellerfassung von Omnifocus schickt. Hierbei wird der gesamte Text der Nachricht verwendet. Das Original wird als Anhang mit integriert. Damit genügt ein Mausklick, um die Nachricht direkt in Outlook zu öffnen.

Damit das funktioniert, laden Sie sich die aktuelle Version des Skripts auf Ihren Rechner. Entpacken Sie das Archiv. Die Datei muss in den Skriptordner für Outlook verschoben werden. Diesen zeigt Ihnen das Programm an, wenn Sie darin auf das Skript-Symbol in der Menüleiste klicken und das Kommando Info zu diesem Menü ausführen. Ich nutze das Skript seit einigen Wochen und bin sehr zufrieden damit. Bisher gab es lediglich ganz seltene Fälle, wo die Nachricht nicht in Unicode konvertiert werden konnte und die Bearbeitung abgebrochen ist.

Etwas anders arbeitet das Skript von Justin. Damit lassen sich alle Elemente aus allen Programmbereichen nach Omnifocus senden. Enthält eine Mail einen Dateianhang, so wird dieser ebenfalls ein Attachment für die Aufgabe. Allerdings landen die Elemente nicht in der Schnellerfassung, sondern im Eingang von Omnifocus.

Zur Installation klicken Sie auf den Link unterhalb des Quelltextes. Damit wird automatisch der Skripteditor Ihres Macs geöffnet. Sie müssen das kleine Programm dann unter einem Namen Ihrer Wahl im Skriptordner von Outlook speichern.

Lesetipp: Creating Flow with Omnifocus

Über ein Jahr hat Kourosh Dini an seinem Buch Creating Flow with Omnifocus gearbeitet. Er bietet das Werk als elektronisches Buch für den Kindle, als EPUB und PDF an. Auf über 500 Seiten (für knapp 30 Dollar) führt er zunächst fachkundig in die Grundlagen des Programms ein. Der Leser kann und soll die einzelnen Schritte nachvollziehen. Dank der vielen Abbildungen dürfte dies auch Einsteigern nicht schwerfallen.

Seite um Seite zieht der Autor den Leser immer weiter in die Arbeit mit Omnifocus hinein. Das Buch ist leicht verständlich geschrieben und wirklich umfassend. Wer die Basisprinzipien von Omnifocus verstanden hat und bereits damit arbeitet, findet im zweiten Teil des Buches genügend Anregungen, um seine eigenen Arbeitsabläufe zu überdenken oder anzupassen.

Exemplarisch stellt Dini etwa Workflows für die Kommunikation per E-Mail oder mit Mitarbeitern vor. Außerdem zeigt und löst er Produktivitätsbremsen und nimmt zu konkreten Problemen Stellung.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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