10 Tipps, um mehr zu schaffen, ohne geschafft zu sein

Damit Sie konzentriert und fokussiert Ihren Zielen näher kommen, ist es wichtig, dass Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit ausfüllen. Nur wenn Sie bewusst mit Arbeitszeit und Arbeitskraft umgehen, schöpfen Sie Ihr Potential aus.

10 Dinge, die mir geholfen haben, mehr zu schaffen:

  1. Legen Sie genügend Ruhepausen ein: Es mag auf den ersten Blick paradox erscheinen, dass ein Artikel, der sich damit auseinandersetzt, mehr zu schaffen, gerade mit dem Thema “Pausen” beginnt. Aber ein müder Selbstständiger oder Arbeitnehmer ist in erster Linie nur ein müder Arbeitnehmer, der weniger schafft als er meint. Vor allem müssen Sie mehr Zeit für die Erledigung einer Tätigkeit aufwenden, als dies notwendig wäre. Deshalb müssen Sie darauf achten, ausreichend Pausen einzulegen und vor allen Dingen genug Schlaf finden. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Verbesserungen, die ihre volle Wirkung erst dann entfalten, wenn Sie im Besitz Ihrer vollen Kräfte sind.
  2. Werden Sie zum E-Mail-Experten: Es gibt wenig, was uns so viel Zeit kosten kann, wie die Bearbeitung von E-Mails. Arbeiten Sie gerade an diesem Punkt an sich. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jedes Element in Ihrem Posteingang nur einmal zu öffnen. Antworten Sie, wenn das möglich ist und nicht länger als zwei Minuten dauert, sofort. Alles andere wird als Aufgabe notiert. Werden Sie zum Experten was die Einrichtung von Filtern und Sortierungsregeln anbelangt. Damit schaffen Sie ganz automatisch bereits Entlastung.
  3. Lernen Sie Tastenkürzel: Erst, wenn Sie es selbst ausprobieren, werden Sie wahrscheinlich glauben, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie in Ihren Lieblingsanwendungen die wichtigsten Kommandos und Befehle ausschließlich mit der Tastatur bedienen können. Auch wenn die Maus und das Trackpad bequem sind. Schneller sind Sie mit der Tastatur. Wenn Sie zusätzlich noch Programme wie LaunchBar und Typinator einsetzen, werden Sie viel Zeit sparen. Beim Einprägen von Tastenkürzeln auf dem Mac hilft Ihnen übrigens das Programm KeyCue.
  4. Arbeiten Sie in kleinen Etappen, aber fokussiert: Dass sich mit Kontinuität und in Einzeletappen auch umfangreiche Projekte bewältigen lassen, bezeugt schon der deutsche Sprachschatz. Denken Sie nur an den Klassiker “Rom ist auch nicht an einem Tag erbaut worden”. Untergliedern Sie nicht nur große Projekte in kleiner Abschnitte, sondern auch die wichtigsten Aufgaben des Tages. Wichtig ist, dass Sie sich in der gewählten Zeiteinheit dann auch vollständig auf diese Aufgabe konzentrieren und Ablenkungen ausschalten. Ich nutze zur Protokollierung und Zeitnahme dieser Abschnitte das Programm Vitamin-R. Die Abschnitte dauern dabei immer 30 Minuten. Mit Ausnahme der ersten und wichtigsten Etappe am frühen Morgen. Hier widme ich mich konzentriert 90 Minuten einer einzelnen Aufgabe oder einem Thema.
  5. Automatisieren Sie, so viel es geht: Versuchen Sie, möglichst viele Aufgaben am Computer zu automatisieren. Richten Sie sich Filter für Mails ein, damit diese gar nicht erst im Posteingang landen. Nutzen Sie Programme wie Hazel, um Ihre Dateien automatisch sortieren zu lassen. Informieren Sie sich über die Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit einem Skript erledigen zu können.
  6. Reduzieren Sie!: Prüfen Sie kritisch, was im Laufe eines Tages an Informationen auf Sie niedergeht: Brauchen Sie wirklich alle diese Newsletter? Lesen Sie die RSS-Feeds tatsächlich alle? Alle Informationen wollen gesichtet und bearbeitet werden. Das kostet Zeit. Und wenn Sie feststellen, dass Sie an einem Blog gar keinen Spaß mehr haben, kommt beim ständigen “Als gelesen markieren” auch einiges an Zeit zusammen. Die Reduktion gilt aber auch für die Organisation Ihrer Dateien, oder wie Sie mit Papieren umgehen, die Sie aufbewahren wollen. Je einfacher Sie alles gestalten und organisieren, umso leichter können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren.
  7. Kalender im Blick behalten: Sicherlich ist eines der größten Missverständnisse, die sich um GTD ranken, dass dieses System ohne Kalender auskommt. Genau dieses Missverständnis bringt dann schnell Anwender in Schwierigkeiten. Denn bei GTD handelt es sich aus meiner Sicht in erster Linie um einen Ansatz, Aufgaben, Projekte und Lebensrollen so zu organisieren, dass sie nicht mehr belasten und man weiß, dass einem nichts mehr durch die Lappen gehen kann. Aber GTD ist kein Ansatz für das Zeitmanagement. Das müssen Sie immer noch: nämlich sich den Tag einteilen und Termine im Überblick behalten. Deswegen sollten Sie auch regelmäßig in Ihren Kalender schauen, damit Sie wissen, wie viele Zeit Ihnen zur Verfügung steht, eine bestimmte Sache zu erledigen. Zu meiner täglichen Routine gehört, dass ich mir die Einträge für die kommenden zwei Wochen durchsehe und bei Bedarf auch Zeit blocke, damit ich in diesen Abschnitt keine weiteren Verabredungen treffe.
  8. Einmal berühren: Machen Sie es sich zum Grundsatz, dass Sie Dinge nur einmal in die Hand nehmen. Geht eine E-Mail ein, entscheiden Sie, was Sie damit tun werden. Danach verschwindet sie aus dem Posteingang. Wenn Sie den Eingang von Omnifocus oder einen Eingangskorb für Papiere durchsehen, nehmen Sie jedes Dokument nur einmal in die Hand.
  9. Filtern Sie: Spätestens wenn es in einem Projekt eng wird und die Ziele möglicherweise nicht erreicht werden können, bricht unter den Beteiligten Hektik aus. Plötzlich schwillt die Zahl der E-Mails an, in denen sich gegenseitig Schuld zugewiesen wird. Und der Kreis der Empfänger in Form von CC-Mails wird auch immer größer. Wahrscheinlich erhalten auch Sie in regelmäßigen Abständen Rundschreiben oder Statusmails. Filtern Sie, was Sie erreicht! Das gilt für RSS-Feeds oder auch Twitter-Nachrichten. Wählen Sie aus und setzen Sie Filter ein, wann immer Sie können und die Anwendung es erlaubt.
  10. Wissen, was wichtig ist: Bevor Sie sich an eine Aufgabe setzen und mit der Arbeit beginnen: Überlegen Sie, ob dies wirklich eine wichtige Aufgabe ist. Bringt diese Sie einen Schritt näher auf das Ziel zu? Führt die Tätigkeit zu einem Projektfortschritt? Es sagt und schreibt sich so leicht dahin, aber das Wissen, was in der täglichen Arbeit wirklich wichtig ist, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, viel zu schaffen.
Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu 10 Tipps, um mehr zu schaffen, ohne geschafft zu sein

  1. Sehr gute Tipps – vor allem, die Informationsflut zu reduzieren, schafft viel Raum und Zeit für produktive Arbeit.

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