7 Strategien für mehr Produktivität

Ein Patentrezept für das Produktivsein gibt es sicherlich nicht. Fokussiert und konzentriert an seinen Aufgaben zu arbeiten und seine Ziele zu erreichen, ist in der Regel ein Zusammenspiel verschiedenster Faktoren. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen gern einige dieser Faktoren vorstellen.

Ziele für mehr Produktivität setzen

In fast jedem Ratgeber zur Produktivität werden Sie lesen, dass Sie sich Ziele setzen müssen. Dass sich dieser Hinweis wiederholt, liegt nicht daran, dass den Autoren nichts besseres einfällt. Sich selbst Ziele zu setzen und daran zu arbeiten, ist ein bewährtes Prinzip, das funktioniert. Wenn Ihre Ziele motivierend und herausfordernd zugleich sind, werden sie sich positiv auf Ihre Produktivität auswirken.

Ein guter Betrachtungszeitraum für Ziele ist der Monat. Fragen Sie sich regelmäßig, was Sie in der Periode der kommenden vier Wochen erreichen wollen. Was sind Ihre konkreten Ziele? Was müssen Sie dafür tun, um diese zu erreichen? Abgeleitet von Ihren Monatszielen können Sie sich am Ende einer Woche dann der Planung der kommenden sieben Tage widmen.

Schaffen Sie sich eine produktive Arbeitsumgebung

Welche Umgebung der eigenen Produktivität förderlich ist, unterscheidet sich von Mensch zu Mensch. Viele von uns haben allerdings keine große Wahl. Wenn Sie als Festangestellter arbeiten, hat Ihr Unternehmen bereits für Sie entschieden, was produktive Umgebung bedeuten soll. Wenn Sie größere Freiheit besitzen, dann organisieren Sie sich Ihr Umfeld so, wie Sie es benötigen!

Es geht hier nicht darum, dass Sie sich einen vernünftigen Arbeitsstuhl oder Schreibtisch leisten sollten. Das versteht sich von selbst oder? Es geht um die Wirkung des Raumes und der Gegenstände, die Sie beim Arbeiten umgeben. Ich persönlich bevorzuge einer eher puristischen Ansatz. Das beginnt beim Hintergrundbild meines Desktops und setzt sich dann auf dem Schreibtisch fort. Generell brauche ich auch mehr Ruhe. Meine Texte in einem Kaffeehaus oder einem ähnlichen Ort zu schreiben, kann ich mir nicht vorstellen.

Schaffen Sie sich ein Umfeld, in dem Sie gern arbeiten und das Ihrer Konzentration gut tut. Wenn Ihnen eine Familienfotografie auf dem Schreibtisch hilft, produktiver zu sein, dann stellen Sie diese auf. Gibt es einen Gegenstand, ein „Lieblings-Ding“, das Sie gern um sich haben und das Ihnen hilft, sich zu konzentrieren?

Wichtig ist allerdings, dass Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt und vor allem strukturiert ist, und auch so wirkt. Unordnung und eine Menge an „Zeug“, das herumsteht, lenkt Sie ab und beeinflusst Sie negativ.

Halten Sie Ordnung!

Genau aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihren Arbeitsplatz auch ordentlich halten. Auf meinem Schreibtisch stehen lediglich der Monitor, Tastatur, Trackpad und mein Macbook. Alles andere ist aus dem direkten Blickfeld verbannt. Am Ende des Arbeitstages räume ich die Schreibtischoberfläche leer. Herumliegende Gegenstände oder Papier gibt es nicht.

Eine gute Organisation Ihre Arbeitsplatzes spart Ihnen das Suchen, und je kürzer die Zugriffszeit auf einen Gegenstand oder eine Akte, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für die Erledigung der eigentlichen Aufgabe. Schon allein aus diesem Grund sollten Sie die Ordnung aufrecht erhalten.

Investieren Sie in Tools zur Produktivitätssteigerung

Produktivität ist auch immer eine Frage des richtigen Werkzeugs. Ich habe die Anschaffung des MacBooks als wahren Beschleuniger meiner persönlichen Produktivität erlebt. Wenn ich den Deckel des Gerätes aufklappe, setzt mich das gerade zu in einen Arbeitsmodus. Alles funktioniert so, wie ich es mir wünsche und durch einige Anpassungen nimmt mir der Rechenknecht einiges ab.

Wann immer Sie den Gedanken haben, dass ein besonderes Werkzeug Ihnen jetzt gerade helfen würde oder Ihnen Arbeit spart, machen Sie sich auf die Suche danach. Gerade in Sachen Software ist das Internet eine wahre Fundgrube an Dingen, die die Arbeit vor dem Computer erleichtern oder Zeit sparen. Tools, die mich persönlich vorangebracht haben sind:

Arbeiten Sie in festen Zeiteinheiten

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass Arbeit sich immer soweit ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Die Komplexität der Aufgabe spielt dabei keine Rolle. Wenn Sie sich diesen Grundsatz vor Augen halten, sollten Sie diese Ausdehnung bekämpfen.

Arbeiten Sie deshalb in festen, über den Tag verteilten, Einheiten an Ihren Aufgaben. Legen Sie beispielsweise fest, dass Sie von 9 bis 11 Uhr an der Aufgabe 1 arbeiten, von 13-15 Uhr dann an einer anderen. Strukturieren Sie so Ihren Tag und gehen Sie vor allen von den wichtigsten zu den weniger wichtigen Aufgaben vor. Das Ziel sollte natürlich sein, dass Sie in einer Zeiteinheit die Aufgabe auch tatsächlich erledigt bekommen. Die zur Verfügung stehende Zeit muss Sie herausfordern, aber auch erreichbar sein. Wenn Sie einschätzen, dass die Arbeit 3 Stunden dauert, ist es nicht sinnvoll, 2 Stunden im Kalender einzutragen. Genauso wenig sollten Sie sich aber 4 Stunden Zeit dafür lassen, denn dann werden Sie 4 Stunden dafür benötigen.

Bei längerfristigen Projekten, wie etwa dem Schreiben eines Buches, das nicht in einem Tag zu erledigen ist, planen Sie am besten täglich Zeit ein, um ein Mindestpensum zu erledigen. Bei solchen umfangreichen Projekten ist die Stetigkeit etwas, das Sie dem Ziel nahebringt und Sie produktiv werden lässt.

Denken Sie an die 80/20 Regel!

Perfektionismus ist ein echter Produktivitätskiller. Wer ständig auf der Suche nach dem perfekten Arbeitsergebnis ist, läuft schnell Gefahr, tatsächlich die gesamte für die Aufgabe zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Denken Sie bei der Planung und beim Arbeiten auch an das Prinzip der 80/20 Regel. Sie besagt in diesem Fall, dass Sie 80% eines Arbeitsergebnisses in 20% der veranschlagten Zeit erreichen können. Geben Sie sich vielleicht auch einmal mit diesen 80 Prozent zufrieden und Sie werden mehr schaffen!

Protokollieren Sie Ihren Fortschritt

Den Fortschritt einer Aufgabe oder eines Projekts zu dokumentieren, ist motivierend und wird sich damit positiv auf ihre Produktivität auswirken. Legen Sie sich regelmäßig selbst Rechenschaft über Ihre Fortschritte ab. Ein guter Zeitpunkt ist der Start ins Wochenende. Bevor Sie sich die wohlverdiente Ruhe gönnen, halten Sie Rückschau auf die vergangenen 7 Tage. Was lief besonders gut? Wie steht es mit der Zielerreichung?

Wenn Sie gut geplant haben und produktiv waren, werden Sie ihre Wochenziele erreicht haben. In diesem Fall dürfen Sie sich ruhig ein wenig auf die Schultern klopfen. Das bewusste Nachdenken über die erreichten Ziele wird Ihnen auf jeden Fall einen Schub an neuer Motivation schenken. Erbringt die Rückschau, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen konnten, analysieren Sie, woran es gelegen hat. Forschen Sie nach den Ursachen: Vielleicht müssen Sie Ihre Planung überdenken? Möglicherweise stehen Ihnen aber auch alte Gewohnheiten im Weg? [box]Was sind Ihre Tipps zur Produktivität?[/box]

Titelbild: Erhard Fischer / pixelio.de

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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