E-Mails: So sparen Sie Zeit mit Outlook 2010

Seinen Posteingang möglichst schnell durchzuarbeiten, ist ein großer Zeitsparer. Wichtig dabei: Jedes Element tatsächlich nur einmal anzufassen. Entweder sofort beantworten oder aber entscheiden, was mit der Mail weiter geschehen soll. Handelt es sich um eine Aufgabe? Oder müssen Sie noch auf eine Auskunft oder eine Entwicklung warten, bis Sie eine Antwort schreiben können?

In Outlook 2010 hat Microsoft eine Funktion integriert, mit der Sie regelmäßig wiederkehrende Aktionen rund um den Posteingang schneller erledigen können. Mit diesen Quicksteps, die Sie an Ihre Wünsche anpassen können, bewältigen Sie Ihre eingehenden Nachrichten einfach schneller.

So sparen Quicksteps Zeit

Die Quicksteps erreichen Sie direkt über das Menüband Start. Sie funktionieren wie Filter, an die eine bestimmte Aktion geknüpft ist. Zur Grundausstattung gehört etwa das Weiterleiten einer Nachricht an den Vorgesetzten. Mit wenigen Mausklicks legen Sie aber völlig eigene Aktionen fest:

  • Haben Sie sich einen Ordner angelegt, in den Mails abgelegt werden, die Sie später beantworten wollen? Dann richten Sie sich einen Quickstep ein, um das Verschieben mit einem Klick zu erledigen.
  • Nutzen Sie GMail? Dann wollen Sie eine Nachricht im Posteingang vielleicht in ihr Archiv übernehmen. Statt die Mail in den Ordner Alle Nachrichten zu verschieben, nutzen Sie dazu einen Quickstep.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig und die Einrichtung nicht sonderlich schwierig. Die investierte Zeit lohnt sich.
Quicksteps im Menüband Start

Quicksteps einrichten

Um einen eigenen Arbeitsschritt zu konfigurieren, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Abschnitt Quicksteps. Damit blendet Ihnen Outlook die Liste der bereits eingerichteten Aktionen ein.
Übersicht der bereits eingerichteten Quicksteps

Klicken Sie auf Neu und entscheiden Sie sich hier für eine der bereits angebotenen Schablonen. Zum Beispiel das Verschieben einer Nachricht in einen anderen Ordner. Oder Sie wählen Benutzerdefiniert aus.

Im nächsten Fenster vergeben Sie einen Namen für die Aktion. Dieser wird dann später auch innerhalb des Menübands zu lesen sein. Aus dem Feld Aktionen entscheiden Sie sich für eine der möglichen Optionen.
Eine neue Aktion in einem Quickstep anlegen

Haben Sie sich etwa für das Verschieben einer Nachricht entschieden, wird unmittelbar darunter ein weiteres Listenfeld sichbar, über das Sie den Zielordner auswählen können.

Optional können Sie auch ein Tastenkürzel vergeben, dann sparen Sie sich sogar den Griff zur Maus. Die angebotenen Aktionen können Sie auch kombinieren. Damit wird das Werkzeug sehr mächtig. Hier einige Ideen für eigene Arbeitsabläufe:

  • Sie erhalten eine Mail eines Kollegen, in der er vorschlägt, dass Sie sich zu einem Thema zusammensetzen sollen? Dann nutzen Sie die Funktion der Besprechungsanfrage senden, um sofort einen Termin zu vereinbaren!
  • In einer Mail verbirgt sich eine Aufgabe? Dann kombinieren Sie Funktion Antworten, um dem Absender mitzuteilen, dass Sie sich darum kümmern werden, mit Eine Aufgabe mit Anlage erstellen.
  • Und wenn Sie der Meinung sind, dass die Information die Mitarbeiter Ihres Teams angeht, bevor Sie sie archivieren, kombinieren Sie das Weiterleiten mit dem Verschieben.

Aktionen, die in Quicksteps zur Auswahl stehen

Sicherlich fallen Ihnen noch weitere Einsatzmöglichkeiten für die Quicksteps ein. Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Setzen Sie dieses Tools bereits ein?

Titelgrafik: Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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