Aufgabenmanagement mit Onepoint Project

Selbstständige und Freiberufler sind daran interessiert, wie teuer ein Projekt tatsächlich wird. Einerseits müssen die Stunden gegenüber dem Kunden abgerechnet werden, zum anderen ist es für die zukünftige Planung interessant, wie hoch die tatsächlich mit dem Projekt verbrachte Arbeitszeit war. In Onepoint Project haben Sie die Möglichkeit, neben den in Voraus geplanten Aufgaben und Schritten eines Projekts auch die Tätigkeiten zu erfassen, die zwar im Zusammenhang mit einem Projekt auftreten oder aufgetreten sind, die aber spontan erledigt werden mussten. Dazu zählen etwa Telefonate mit dem Kunden oder kurzfristig einberufene Besprechungen. Solche Aufgaben werden innerhalb des Programms als Adhoc-Aufgaben bezeichnet.

Starten Sie Onepoint und wechseln Sie im Abschnitt Meine Arbeit in Aufgaben.

Klicken Sie auf das Symbol Neue Aufgabe um eine Adhoc-Aufgabe anzulegen.

Aufgabe auswählen in Onepoint

Im nächsten Dialog tragen Sie die Details zur neuen Aufgabe ein. Wenn Sie mit der Funktion auch Aufgaben erfassen wollen, die in der Vergangenheit lagen, geht dies natürlich auch. Weisen Sie aus dem Listenfeld ein Projekt und eine Fälligkeit zu. Existiert zu dieser Aufgabe ein Protokoll oder ein Dokument, etwa eine Gesprächsnotiz, wechseln Sie in das Register Anlagen. Klicken Sie dort auf das Pluszeichen, vergeben Sie einen Titel und „laden“ Sie die Datei in Onepoint.

Details zur Aufgabe in Onepoint

Wenn Sie protokollieren wollen, wie lange die Besprechung oder das Telefonat gedauert hat, markieren Sie die Aufgabe in der Liste und klicken Sie auf Leistung erfassen am oberen Bildschirmrand. Damit blendet Ihnen Onepoint einen Dialog ein, der die Woche in der Übersicht zeigt. Hier tragen Sie den Wert im Format HH:MM ein.

Leistung erfassen in Onepoint

Wenn Sie wollen, können Sie bereits dort die Aufgabe als erledigt kennzeichnen. Es gibt aber noch einen Weg:

Den Fortschritt der Aufgaben dokumentieren Sie im Bereich Fortschritt. Bisher haben Sie der Software lediglich die Existenz der Aufgabe, ihre Fälligkeit und die angefallenen Stunden mitgeteilt. Wenn das Telefonat abgeschlossen ist, müssen Sie Onepoint noch zeigen, dass der Vorgang beendet ist und die Stunden darauf gebucht werden können. Dazu wechseln Sie nach Fortschritt. Mit einem Klick in das Optionsfeld am rechten Rand einer Aufgabe kennzeichnen Sie diese als erledigt.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen

Damit wird der Aufgabe dem Projekt zugeschrieben und taucht später auch in den Berichten auf.

Titelbild: Inna Pommeranz / pixelio.de

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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