5 Tipps mit denen Sie Ihre Mails schneller bearbeiten

Je mehr E-Mails geschrieben und versendet werden, desto wichtiger wird der zeitsparende und richtige Umgang damit. Denn nur wenn Sie es schaffen, die elektronische Korrespondenz effektiv zu erledigen, können Sie sich auch um Ihre Kernaufgaben kümmern.

1. Markieren Sie Nachrichten, die an Sie gerichtet sind

Klar, früher oder später müssen Sie sich mit jeder Nachricht in Ihrem Posteingang beschäftigen, um zu entscheiden, was damit zu tun ist. Damit Sie es bei einem sehr hohen Mailaufkommen einfacher haben, konfigurieren Sie Ihr Mailprogramm am besten so, dass die direkt an Sie gerichteten Nachrichten farbig gekennzeichnet werden. So erfassen Sie mit einem Blick, wo Sie nur eine Kopie erhalten haben.

In Outlook 2010 wählen Sie dazu das Menüband „Ansicht“ aus.

1. Klicken Sie dort im Abschnitt „Aktuelle Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“.

2. Im nachfolgenden Dialog klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“.

Bedingte Formatierung Outlook 2010

3. In der Übersicht wählen Sie zunächst „Hinzufügen“ aus. Vergeben Sie dann einen Namen für die Regel und klicken Sie auf „Bedingung“.

4. Im Register „Nachrichten“ aktivieren Sie das Feld „In denen ich“. Sie gelangen zum ersten Dialog zurück. Hier wählen Sie „Schriftart“ aus. Ändern Sie anschließend die Farbe.

Nachrichten markieren Outlook 2010

5. Bestätigen Sie die Eingaben. Fertig.

In Outlook 2011:mac ist das nicht ganz so einfach. Dort ändert sich aber die Farbe einer Nachricht im Posteingang, wenn Sie dieser eine Kategorie zuweisen. Dies automatisieren Sie über Regeln.

1. Klicken Sie auf „Start“ und anschließend auf „Regeln, Regeln bearbeiten“.

2. Im nächsten Dialog müssen Sie sich für das Konto entscheiden, für das Sie die Regel erstellen wollen. Markieren Sie den Zugang und klicken Sie auf das Pluszeichen.

Regel einrichten Outlook 2011

3. Tragen Sie dort einen Namen für die neue Regel ein. Klicken Sie auf „Kriterium hinzufügen“. Wählen Sie aus „Nur Empfänger“, „ist gleich“ und geben Sie Ihre Mailadresse ein.

4. Im unteren Bereich markieren Sie unter „Kategorie festlegen“ eine Kategorie Ihrer Wahl.
Bedingungen prüfen Outlook 2011

Damit die Regel auch bereits auf bestehende Nachrichten angewendet wird, markieren Sie diese im Posteingang und wählen Sie die Regel aus dem Menüband aus.

2. E-Mail immer gebündelt bearbeiten

Begehen Sie nicht den Kardinalfehler und versuchen Sie E-Mails unmittelbar nach dem Empfang zu beantworten. Mail ist zwar ein schnelles Medium, aber niemand erwartet von Ihnen bereits nach wenigen Minuten eine Antwort. Arbeiten mit Mails sollten immer zeitlich gebündelt erfolgen. Nehmen Sie sich feste Zeiten vor, in denen Sie Nachrichten schreiben und beantworten. Aber das wichtigste: Halten Sie sich daran!

3. Drei Ordner genügen!

Es gibt sicherlich zig verschiedene Varianten, wie Sie E-Mails organisieren können. Nach meiner Erfahrung benötigen Sie aber nicht mehr als drei Ordner. Mit den Suchfunktionen Ihres Mailprogramms oder Desktop finden Sie eine gesuchte Nachrichten immer. Folgende drei Ordner sollten Sie sich einrichten und nutzen, wenn Sie den Posteingang bearbeiten:

  • Archiv: Hier landen alle Nachrichten, die Sie bearbeitet haben, aber aufheben wollen. Nutzer von GMail verfügen bereits über ein solches Archiv. Das ist schlicht der Ordner „Alle Nachrichten“.
  • Nachverfolgung oder Warten auf: Legen Sie in diesen Ordner die Nachrichten, wo Sie auf ein bestimmtes Ereignis, das Ergebnis eines Kollegen oder eine Information warten. Diesen Ordner sollten Sie wenigstens einmal am Tag durchsehen, ob erledigte Nachrichten ins Archiv zu verschieben.
  • Später: Im Zusammenhang mit einer Mail steht eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen? Sie müssen sich selbst erst noch eine Information beschaffen? Dann ist dieser Ordner für Sie der richtige. Damit Sie die Aufgabe selbst nicht vergessen, notieren Sie diese aber unbedingt in Ihrer Aufgabenplanung. Wo sich die Nachricht befindet, wissen Sie ja jetzt.

4. Textbausteine einsetzen

Nutzen Sie unbedingt die vorhandenen Möglichkeiten, Textbausteine zu nutzen. Sie sparen sich damit wirklich enorm viel Arbeit und kommen schneller voran. Wenn Sie mit den eingebauten Optionen unzufrieden sind oder Ihr Programm solche Vorlagen nicht unterstützt, schaffen Sie sich ein Zusatzprogramm wie Typinator oder Phrase Express an. Sobald Sie eine Formulierung geschrieben haben, von der Sie wissen, dass Sie wahrscheinlich häufiger genutzt wird, legen Sie diese sofort in der Software ab.

5. Filter einrichten

Verschieben Sie Nachrichten aus Ihrem Posteingang, noch bevor Sie diese durcharbeiten müssen. Wann immer möglich, legen Sie Filter für immer wiederkehrende Mails an. Schön, wenn Amazon Sie über den Versand eines Artikels informiert. Aber die Information, wann das geschah, brauchen Sie eigentlich erst dann, wenn etwas schief gegangen ist. Und lesen Sie Newsletter sofort nach dem Eintreffen? Nutzen Sie die praktische Möglichkeit, solche Elemente gleich in den entsprechenden Ordner sortieren zu lassen. Es bleibt noch genug für Sie mit den übrigen Nachrichten zu tun!

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*


Diese Seite verwendet Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren sowie Zugriffe zu analysieren. Diese Informationen geben wir an unsere Partner für soziale Medien, Werbung und Analysen weiter. Details Details

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close