GTD vereinfachen mit der richtigen Software (Mac)

Anwendungen wie Wunderlist oder Taskfire werden immer ausgefeilter und bieten viele Optionen und Möglichkeiten, wie sich Aufgaben erfassen und strukturieren lassen. Things und Omnifocus enthalten noch mehr Bereiche und Funktionen. Sie geben dem Nutzer die Freiheit, mit Ordnern, Unterordnern und Tags alles zu klassifizieren und organisieren.

Diese Lösungen haben aber alle etwas gemeinsam: Sie können damit viele Stunden arbeiten, ohne tatsächlich etwas gearbeitet zu haben. Sie vermitteln dem Anwender das Gefühl alles im Griff zu haben, verleiten aber auch dazu, nichts in den Griff zu bekommen.

GTD sollte ein einfaches Prinzip sein und vor allem bleiben. Und vielen Menschen reicht eine einfache Aufgabenliste aus, um selbst in vielen Projekten und Tätigkeiten den Überblick zu behalten. Ich stelle Ihnen heute minimalistische Alternativen zu Wunderlist & Co. vor.

Remember

Eine schlichte Aufgabenliste, die sich auf Wunsch des Anwender vor allen anderen Fenster positioniert: dies bietet Remember. Die Software ist kostenlos. Sie laden sich das Archiv von der Webseite, entpacken es und ziehen das Icon in Ihren Anwendungsordner.

Mit einem Klick auf das Pluszeichen am linken Rand tragen Sie eine neue Aufgabe in die erste Zeile ein. Es genügt aber auch ein Druck auf die Eingabetaste. Wenn Sie den Mauszeiger an den rechten Rand des Eintrags bewegen, wird ein Pluszeichen sichtbar. Damit blendet Remember Ihnen einen kleinen Kalender ein. So legen Sie schnell die Fälligkeit eines Eintrags fest.

Hauptbildschirm Remember

Das kleine Tool rechnet Ihnen anschließend die verbleibenden Tage aus und zeigt diese direkt neben der Aufgabe an. Das Symbol einer Liste öffnet Ihnen die Optionen zur Sortierung der Elemente. Diese können Sie manuell aber auch nach Fälligkeit oder Namen sortieren lassen.

Über das Zahnrad erreichen Sie die Optionen und weitere Funktionen. Optional heften Sie die Anwendung an die Menüleiste. Sehr einfach und elegant sind die Aufgabenlisten, die Sie aus der Software heraus ausdrucken.

Auf Kategorien oder Tags wurde verzichtet. Wenn Sie nach dem GTD Listen nachbilden wollen, können Sie über das entsprechende Symbol Ordner anlegen. Sobald Sie sich in einem Ordner befinden, werden alle Aufgaben, die Sie neu erfassen, diesem Ordner zugeordnet.

Aufgaben sortieren mit Remember

Die Entwickler haben viel Liebe zum Detail bewiesen. In den Einstellungen der Software definieren Sie etwa ein eigenes Tastenkürzel, um das Programmfenster auszublenden und neue Einträge anzulegen. Außerdem ist das Programm in der Lage, Gliederungen im OPML-Format zu importieren. Damit fällt der Umstieg von einem Outliner leicht. Umgekehrt kann Remember auch solche Dateien schreiben. Damit Sie aber das File-Menü sehen, dürfen Sie nicht die Anwendung aus dem Dock verbannen.

Einstellungen Remember

Pragmatisch, einfach und gut: Remember ist kostenlos und bietet eine sehr einfache Form des Aufgabenmanagements.

Todolicious

Das Programm ist nicht kostenfrei, sondern im App-Store für knapp 10 US Dollar zu bekommen. Was mir sehr sympathisch ist: Der Entwickler berichtet in seinem Blog über die Verkäufe. Schon über 1000 Lizenzen wurden abgesetzt. Die Installation ist über den Mechanismus des Store natürlich sehr bequem. Nach einem Klick auf das Programm-Icon werden Sie von Todolicous mit einem kleinen Fenster begrüßt.

Eine neue Aufgabe legen Sie mit den gewohnten Kürzel Command+N an. Hier wartet die Software mit der ersten Überraschung auf. Das Eingabefenster erstreckt sich halbtransparent über den gesamten Bildschirm. Eher ungewöhnlich, aber schick aussehend. Weitere Organisationsmöglichkeiten für Ihre Aufgaben suchen Sie allerdings vergebens. Es gibt weder Ordner noch Tags, sondern nur Sie und Ihre Aufgabenliste.

Aufgabenerfassung Todolicious

Abgestrichene Aufgaben landen im Archiv. Dies wird mit einem Klick auf das kleine Icon am rechten unteren Rand des Fensters sichtbar. In den Optionen des Programms haben Sie die Wahl zwischen drei verschiedenen Fenster-Designs. Außerdem zeichnen Sie dort bei Bedarf ein neues Tastenkürzel für die Anlage neuer Aufgaben auf.

Aufgabenliste Todolicious

Todolicious ist etwas für Puristen. Wenn Sie mit einer einfachen Liste auskommen, dann ist dieses Werkzeug genau richtig für Sie!

Taskpaper

Zum Preis von knapp 30 US-Dollar ist Taskpaper das teuerste Programm in dieser Übersicht. Seine einfache Bedienung hat aber bereits zahlreiche andere Anwendungen (auch für Windows) inspiriert. Das Programm speichert seine Daten in einer einfachen Textdatei, die allerdings mit speziellen Kennzeichen formatiert ist. Das Endprodukt können Sie aber mit jedem Editor öffnen und bearbeiten. Neue Aufgaben tragen Sie direkt in das Programmfenster ein. Ein neues Projekt kennzeichnen Sie mit einem Doppelpunkt unmittelbar hinter dem Begriff. Eine neue Aufgabe wird mit einem vorangestellten Gedankenstrich markiert. Außerdem kann Taskpaper auch mit Tags und Fälligkeitsdaten umgehen. Auch diese notieren Sie direkt in der Zeile eines Eintrags.

Bildschirm Taskpaper

Mit den Schaltern in der Symbolleiste navigieren Sie schnell zwischen den verschiedenen Kontexten oder Projekten. Wenn Sie sehr viel in die Software eingetragen haben, kann dies schneller sein, als zu scrollen. Außerdem steht Ihnen natürlich eine Suchfunktion zur Verfügung.

Wenn Sie von Omnifocus auf das Programm umsteigen wollen, ist sicherlich für Sie interessant, dass Omnifocus alle Aufgaben im Format von Taskpaper exportieren kann. Taskpaper ist bestechend einfach in Konzept und in der Bedienung, enthält aber alle Funktionen, die Sie brauchen, wenn Sie Zeitmanagement nach GTD betreiben wollen.

Die Software kann mit Apple-Skripts funktional erweitert werden. Eine treue und aktive Anhängerschaft stellt im Wiki eine Reihe von Skripten zur Verfügung, mit der Sie beispielsweise schnell eine neue Aufgabe direkt aus einer Mail heraus anlegen können. Doch auch diese weiteren Funktionalitäten ändern nichts am übersichtlichen Programmkonzept. Wer Einfachheit in Kombination mit etwas ausgefeilteren Organisationsmöglichkeiten sucht, ist mit Taskpaper sehr gut bedient.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu GTD vereinfachen mit der richtigen Software (Mac)

  1. Für Benutzer von Gmail ist natürlich die Taskliste das beste Tool. Mir hat aber die Einleitung zum Artikel sehr gefallen !!

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