Berührt, geführt: Die Regel produktiver Menschen (Zeitmanagement)

Eine Gewohnheit besonders produktiver Menschen ist glücklicherweise sehr leicht umzusetzen und wirklich einfach. Selbst wenn Sie nicht zu den Königen in Sachen Selbstdisziplin zählen, hilft Ihnen ein Grundsatz dabei, viel Zeit zu sparen.

Vielleicht kennen Sie die Schachregel “Berührt, geführt”, die auch bei anderen Brettspielen eine Rolle spielt? Sie besagt lediglich, dass eine Figur, die der Spieler einmal in den Hand genommen hat, nicht wieder zurückgelegt werden darf. Er muss damit eine Aktion durchführen. Und dieses Prinzip lässt sich auch wunderbar auf viele Lebensbereiche übertragen!

E-Mails: Wenn Sie sich schon die Mühe machen, sich den Posteingang anzusehen, dann entscheiden Sie beim Lesen der Nachricht, was zu tun ist. Der Entscheidung darüber, was mit einer Sache zu geschehen hat, weichen viele Menschen aus den unterschiedlichsten Gründen aus. Gerade weil sie sich nicht entscheiden können, müssen Sie deshalb die Dinge mehrfach in die Hand nehmen. Eine furchtbare Verschwendung von (Arbeits-)Zeit. Um beim Beispiel E-Mail zu bleiben: die Bearbeitung des Posteingangs bedeutet nicht, dass Sie jeden Vorgang, der sich aus den Nachrichten ergibt, auch unmittelbar erledigen müssen. Aber Sie müssen eine Entscheidung treffen, bevor Sie die nächste Nachricht bearbeiten.

Fragen Sie sich, ob Sie die Mail sofort beantworten können. Dann tun Sie dies auch. Gerade wenn die Antwort nicht länger als 5 Minuten dauert, erledigen Sie diese Aufgabe sofort. Mails, deren Bearbeitung länger dauert, müssen Sie nach Ihrem persönlichen System für das Aufgabenmanagement erfassen, um sie später zu bearbeiten bzw. die Tätigkeiten zu erledigen, die sich aus dem Inhalt der Nachricht ergeben.

Eingehende Post oder Rechnungen: Wenn Sie Ihre Post aus dem Briefkasten nehmen, werden Sie diese wahrscheinlich sofort öffnen, oder? Wenn die Liquidität vorhanden ist: setzen Sie sich doch gleich an den Computer und überweisen Sie den offenen Betrag der Rechnung. Das dauert keine 5 Minuten und Sie können die Rechnung dann auch gleich ablegen! Wenn der Brief nur informativen Charakter hatten, legen Sie diesen sofort ab oder schmeißen Sie ihn weg. Und wenn Sie eine Antwort schreiben müssen, legen Sie das Schriftstück in Ihre Wiedervorlage oder eine Mappe, in der Sie Dinge sammeln, die Sie noch erledigen müssen. Übernehmen Sie die Aufgabe dann aber auch auf Ihre Aufgabenliste.

Auf- und Wegräumen: Sehen Sie sich um: Liegen bei Ihnen gerade alle Dinge an dem Platz, an den Sie eigentlich gehören? Vieles von dem, was sich später zu einer regelrechten Unordnung entwickelt, bleibt nur deshalb liegen, weil es nicht konsequent und sofort weggeräumt wird. Wenn Sie etwas in die Hand nehmen, legen Sie es anschließend sofort dahin, wo es seinen Platz hat. So vermeiden Sie das Entstehen von größerer Unordnung. Besonders kritisch sind dabei immer Dinge, die in einem Haus eigentlich in einem anderen Stockwerk liegen. Kaufen Sie sich zwei kleine, aber schicke Körbe, die an den Treppenabsätzen stehen. Legen Sie etwas, was in das andere Geschoss gehört, sofort dort hinein. Wann immer Sie in die andere Etage gehen, nehmen Sie einen der Körbe mit und räumen Sie die Dinge darin fort.

Eingehende Aufgaben: Ihnen wird eine Aufgabe übertragen? Wenn Sie stark mit GTD arbeiten, landet diese ja zunächst in Ihrem Eingang. Wenn Sie diesen durcharbeiten, gilt auch hier, dass Sie eine Entscheidung treffen müssen, was mit der Sache zu geschehen hat. Wenn Sie keinen Eingangskorb nutzen, sichten Sie die neue Aufgabe sofort. Fragen Sie sich dabei, ob Sie diese Aufgabe erledigen können. Wenn Sie die richtige Person dafür sind und die Erledigung nicht länger als 5 Minuten dauert, erledigen Sie Aufgabe sofort. Dauert es länger, legen Sie einen Vermerk auf Ihrer Aufgabenliste an.

Sie werden sehen, wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, jedes Ding nur einmal in die Hand zu nehmen, macht Sie dies tatsächlich produktiver!

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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