Schöner sammeln: Devonthink, Evernote und Zotero im Vergleich

Nicht nur an Autoren und Journalisten, die viel in unterschiedlichen Medien recherchieren, wenden sich Datenbanken, mit denen eine Vielzahl an Formaten erfasst und mit Schlagworten versehen werden. Jeder, der Ordnung in sein Referenzmaterial bringen will, kann ein Programm zur Organisation von Informationen gut gebrauchen. Drei davon haben wir uns an dieser Stelle einmal genauer angesehen. Evernote wird in Versionen für Windows und den Mac angeboten. Außerdem gibt es Apps für Smartphones. Devonthink ist auf dem Mac zu Hause, während Zotero als Plug-in für Firefox ausgeliefert wird. Welches der Programme erfüllt am besten seinen Zweck?

Installation

Die Installation gestattet sich bei allen drei Programmen sehr einfach und schnell. Zotero installieren Sie direkt aus dem Firefox heraus. Anschließend startet der Browser neu. Wenn Sie Evernote unter dem Mac installieren, erhalten Sie eine DMG-Datei. Haben Sie diese mit einem Doppelklick geöffnet, genügt es, das Programmsymbol einfach in den Ordner der Applikationen zu ziehen. Unter Windows wird ein Installationsprogramm zur Verfügung gestellt, das mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Datei gestartet wird. Devonthink wird ebenfalls in Form von eines Disk-Images angeboten. Nach dem Programmstart können Sie in Zotero und Evernote sofort loslegen, Evernote verlangt von Ihnen allerdings die Einrichtung eines Benutzerkontos, das kostenlos ist.

Ablagesystematik

Alle drei Programme erlauben seinem Anwender verschiedene Wege, Informationen innerhalb der Software abzulegen. Dazu gehören die manuelle Erfassung von Datenbankeinträgen und die Nutzung eines Plug-ins für den Browser, mit dem schnell eine komplette Internetseite oder Teile davon in den Index aufgenommen werden.

Evernote bietet eine sehr eingängig strukturierte Oberfläche. Auf der linken Seite des Programmfensters sind drei Bereiche untergebracht. Die Daten, die Sie in das Programm übernehmen, werden in so genannten Notizbüchern gespeichert. Sie können beliebig viele dieser Notizbücher anlegen. Jeden Eintrag versehen Sie mit Schlagwörtern (Tags). Die von Ihnen vergebenen Schlagwörter erreichen Sie über die linke Navigation. Schließlich ist es ebenfalls möglich Suchvorgänge zu speichern. Im mittleren Abschnitt des Fensters sehen Sie dann die Liste der im ausgewählten Notizbuch enthaltenen Artikel sowie eine Vorschau auf das Element. Haben Sie eine Suche ausgeführt oder ein Schlagwort markiert, bietet Ihnen die Software in diesem Fall lediglich die zur Abfrage passenden Notizen an.

Hauptbildschirm von Evernote

Auch Zotero folgt diesem Datenmodell. Auch hier werden die Einträge auf Wunsch in einer baumartigen Struktur abgelegt. Dort werden die Knoten allerdings als Bibliothek bezeichnet. Der Bildschirm ist etwas anders aufgebaut. Auf der linken Seite befinden sich die Bibliotheken sowie die passenden Schlagwörter. In der Mitte folgt die Liste der Elemente, deren Eigenschaften im rechten Bereich Platz gefunden haben. Diese andere Aufteilung resultiert auch daraus, dass das Programm ja den Platz innerhalb des Browserfensters ausnutzen muss.

Programmfenster von Zotero

Etwas komplexer ist die Systematik bei Devonthink. Dort können Sie mehrere Datenbanken unterhalten und parallel geöffnet lassen. In jeder Datenbank wiederum sind verschiedene Gruppen (Ordner) denkbar, in denen Sie die Dokumente speichern. Glücklicherweise können Sie die Spalte für die Datenbanken schnell mit einem Mausklick ausblenden.

Programmbildschirm von Devonthink

Datenformate

Etwas unglücklich an Evernote ist die Tatsache, dass es von dem Programm gleich eine ganze Reihe unterschiedlicher Versionen gibt. Die Anwendungen für die unterschiedlichen Plattformen ähneln einander zwar stark, unterscheiden sich aber funktional von einander. Die Ausführungen in diesem Artikel beziehen sich auf die Mac-Version. Mac-Anwender müssen leider auf die Möglichkeit verzichten, handschriftliche Notizen anzulegen. Darauf kann ich persönlich zwar verzichten, insgesamt trübt das aber den Gesamteindruck schon etwas. Wenigstens kann die Mac Version solche Notizen lesen und darstellen. In Evernote können Sie Textnotizen, Webclippings und Notizen aus iSight anlegen. Außerdem kann das Programm mit PDF-Dateien umgehen. Allerdings lassen sich diese nur durchsuchen, wenn Sie Inhaber eines Premium-Accounts sind.

Zotero hat seine Stärken im Bibliographieren, deswegen gibt es entsprechende Vorlagen für Buch- oder Zeitschrifteneinträge. Mit einem kleinen Editor erfassen Sie Notizen. Insgesamt müssen Sie die Daten, die Sie sammeln wollen, im Vergleich zu den anderen Programmen am stärksten strukturieren. Web-Clippings sind auch hier mit einem Mausklick möglich.

Devonthink beherrscht einfache Text-Notizen oder solche im RTF-Format. Links und Webseiten lassen sich damit ebenso einlesen, wie Office- und PDF-Dokumente. Noch dazu bietet die Software eine Reihe von Vorlagen an, die Ihnen beim Erfassen von Informationen helfen. Unter den Templates sind auch solche, die überraschen. So legen Sie mit einem Mausklick eine neue Notiz nach dem Cornell-System an. Dazu steht Ihnen eine einfache Textvorlage zur Verfügung, die den Vorteil bietet, unmittelbar im Programm ausgefüllt zu werden. Wenn Sie dies lieber in Pages machen, nutzen Sie die passende Vorlage, die natürlich optisch noch ein wenig mehr hermacht. Es ist aber gerade diese Vielzahl an Optionen, die den Einstieg in das Programm etwa erschweren. Devonthink erhebt den Anspruch, wirklich alle Ihre Daten in einer Datenbank verwalten zu können. So verwundert es wahrscheinlich auch nicht, dass es auch Vorlagen für Projekte gibt, die dann eine Ordnerstruktur anlegt, in der Sie Besprechungsnotizen, Dokumente und Korrespondenz archivieren können.

Webseiten archivieren

Das World Wide Web ist einem ständigen Wandel unterzogen. Ein interessanter Artikel, der heute noch zu lesen ist, kann morgen verschwunden sein. Statt lediglich einen Link zu speichern, ist es daher ratsam, sich den gesamten Inhalt einer Seite zu sichern. Zu diesem Zweck verfügen alle drei Programme über entsprechende Werkzeuge. Evernote und Devonthink ermöglichen dem Anwender, seinen Browser mit einer entsprechenden Funktion nachzurüsten. Die Installation lässt sich dazu direkt aus dem Hauptprogramm starten. Nach einem Neustart des Browsers ist dann ein zusätzlicher Schalter in der Werkzeugleiste angebracht.

Installation eines Plug-ins in Evernote

Sie können jetzt eine interessante Passage oder den gesamten Text einer Seite markieren. Mit einem Mausklick werden die Inhalte dann übernommen. Evernote blendet anschließend den Dialog für das Speichern einer neuen Notiz ein. Diese ergänzen Sie bei Bedarf um eigene Notizen und Schlagwörter.

Der Mechanismus von Devonthink funktioniert ähnlich. Standardmäßig ist das Speichern eines Webarchivs vorgesehen. Dieses legt die URL und den Text der Seite ab, nicht aber die dazugehörenden Grafiken. Diese werden nachgeladen, wenn Sie den Eintrag in der Datenbank aufrufen. Das klappt natürlich nur dann, wenn das Dokument auch online noch erreichbar ist. Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, wählen Sie im Dialog zur Sicherung des Elements ein anderes Format aus. Entscheiden Sie sich etwa für ein PDF, so werden dann auch die Bilder integriert. Die Zusammenstellung des Elements dauert dann aber einen kleinen Moment länger. Der neue Eintrag landet damit zunächst im Eingang des Programms. Von dort verschieben sie ihn in den gewünschten Ordner der Datenbank.

Anlage eines Web-Clippings in Devonthink

Zotero speichert zunächst ebenfalls lediglich den Link zu einer Seite. In den Einstellungen des Programms können Sie aber festlegen, dass automatisch beim Anlegen eines neuen Webeintrags ein so genannte Schnappschuss erzeugt wird. Damit werden dann nicht nur der Text sondern auch alle auf der Seite befindlichen Abbildungen lokal gesichert. Wenn Sie später einen solchen Schnappschuss innerhalb der Software wieder aufrufen, führt Sie der Browser zu einer lokalen Adresse. In einer kleinen Symbolleiste fügen Sie dem Schnappschuss Anmerkungen hinzu oder markieren besondere Passagen auf der Seite farbig. Die einzelnen Elemente, aus denen sich die Seiten zusammensetzt, werden nicht verkapselt abgelegt, sondern sind klar lesbar auf dem System vorhanden.

Recherchemöglichkeiten

Eine Datenbank ist natürlich nur so gut wie die Optionen, nach den Inhalten zu suchen. An dieser Stelle bildet Zotero leider das Schlusslicht. Sie können lediglich direkt aus der Software heraus nach Elementen suchen. Externe Suchfunktionen wie Spotlight oder die Windows-Suche bleiben hier leider zunächst außen vor. Dies liegt im Falle von Spotlight daran, dass es bisher keine Erweiterung gibt, die der Suchmaschine mitteilt, wie es mit der SQL-Datenbank von Zotero umgehen soll. Diese wird standardmäßig auch in den Systemdateien des Mac angelegt, die aber von Spotlight nicht berücksichtigt werden. Dieses Problem können Sie dadurch umgehen, dass Sie in den Einstellungen von Zotero einen anderen Ort für die Datenablage einrichten. Wenn es sich dabei um einen Ordner in Ihrem Homeverzeichnis handelt, kann Spotlight die Dokument auch lesen. Angenehm an Zotero ist auch, dass die Software mit einem Klick die Anzeige der Dateien zum Eintrag im Dateimanager gestattet.

Abweichenden Speicherort in Zotero angeben

Deutlich einfacher gestaltet sich die Suche in Evernote und Devonthink. Beide Programme bietet bereits selbst umfassende Möglichkeiten der Suche. Angenehm aber auch, dass die Möglichkeit für beide Datenbanken besteht, diese von Spotlight indizieren zu lassen. So erhalten Sie auch denn Treffer, wenn die Anwendungen gar nicht gestartet sind.

Export

Früher oder später möchten Sie die gespeicherten Daten wieder exportieren, um diese in einer anderen Anwendung zu verwenden. Über den Export aus Evernote habe ich an dieser Stelle bereits berichtet. Mit einigen Abstrichen können Sie durchaus die Informationen halbwegs brauchbar wieder aus der Software herausholen. Ganz schlecht sieht die bei Zotero aus. Zwar besitzt auch dieses Programm eine Exportfunktion. Wer jetzt aber erwartet, an seine Dokumente mitsamt Bildern zu gelangen, wird enttäuscht. Lediglich bibliographische Hinweise können aus der Software wieder gewonnen werden. Hier hat der Anwender zwar die Wahl zwischen verschiedenen Standard-Formaten, aber so recht befriedigend ist das doch nicht.

Geradezu vorbildlich verhält sich an dieser Stelle Devonthink. Wer dort einen Eintrag markiert, kann im Exportmenü zwischen zahlreichen praktischen Formaten wählen. So können Sie beispielsweise ohne Probleme aus einem gespeicherten PDF den gesamten Text als Word-Datei exportieren.

Synchronisation

Möglichkeiten zur Datensynchronisation sollten heute zum Standard fast jeder Anwendung gehören. Die drei Programme bilden in dieser Hinsicht keine Ausnahme. Evernote setzt ohnehin stark auf seinen Web-Dienst. Mit diesem gleichen sich die Clients in regelmäßigen Abständen ab. Zotero kann auch über einen Server Daten abgleichen. Unbedingt notwendig ist das allerdings nicht, sofern Sie etwa Nutzer von Dropbox sind. Allerdings sollten dann jeweils nur eine Instanz der Software auf einem der Rechner laufen. Die Datenbank von Devonthink darf auf einem zentralen Server liegen. Für die Nutzung von unterwegs stellt der Hersteller auch Apps für iPhone oder iPad zur Verfügung.

Fazit

Wer viel im Internet recherchiert und viele Literaturfundstellen sammelt, ist mit Zotero sehr gut bedient. Das Programm hat auch eindeutig seine Stärken im Sammeln von solchen Fundstellen und der Erstellung von Bibliographien. Da sich die Daten auch über das Internet synchronisieren lassen, kommt das Programm auch als Alternative für Bookmarking-Dienste in Betracht.

Schnell, leicht zu verstehen und den Alltagsanforderungen gewachsen, präsentiert sich Evernote. Auch in der kostenfreien Variante geht viel und die Clipping-Funktionalität macht die Datenübernahme aus dem Internet zum Kinderspiel. Schwachpunkte sind der Export der Daten und der Wirrwarr an Versionen und deren unterschiedlichen Funktionen.

Der Bolide unter den Informationssammlern ist zweifellos Devonthink. Den größten Funktionsumfang bietet dabei die Pro Office Variante, in der sich dann auch ein OCR-Modul nachrüsten lässt. Allerdings kostet das Programm aber auch rund 180 Euro. Wer sich für die Software interessiert, sollte auf jeden Fall von den kostenlosen Testversionen Gebrauch machen.

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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