Produktiv sein: Erstellen Sie Ihren idealen Zeitplan (Zeitmanagement)

In diesem Moment beginnt der Rest Ihres Lebens! Ja, sicher, diesen Satz haben Sie schon oft gehört und gelesen. Und trotzdem kommen viele Dinge, die Ihnen wichtig sind, in Ihrem Leben viel zu kurz? Und obwohl Sie von Termin zu Termin hetzen, scheinen Sie Ihren Zielen nicht näher zu kommen? Viele Menschen, die den Wunsch verspüren, produktiver zu sein, haben den Eindruck, dazu gar keine Chance zu haben, weil ihre Zeit fremd bestimmt wird. Einladungen zu Besprechungen, die ständig im E-Mail-Postfach laden, spontane Besuche von Kollegen, die den Kopf zur Tür hereinstecken – Störungen und Ablenkungen während eines Arbeitstags scheinen kein Ende zu nehmen.

Meist verfügen diese Menschen schlicht über keine konkrete Vorstellung darüber, wie sie ihre Zeit verplanen wollen. Wenn dazu noch die Schwäche kommt, nicht «Nein» sagen zu können, lässt das zwangsläufig das Gefühl von Fremdbestimmtheit aufkommen.

Machen Sie sich bewusst, dass Sie sehr wohl Herr Ihrer Zeit sind. Es spielt dabei überhaupt keine Rolle, ob Sie selbstständig arbeiten oder angestellt sind. Das Unternehmen, für das Sie beschäftigt sind, erwartet von Ihnen, dass Sie Ihre Aufgaben erfolgreich meistern. Es schreibt Ihnen aber nicht vor, wie viele Sitzungen Sie in einer Woche zu besuchen haben oder wie lange diese dauern.

Um sich aus diesem Teufelskreis der Fremdbestimmung zu lösen, fangen Sie damit an, Ihren idealen Zeitplan zu skizzieren. Setzen Sie sich hin und überlegen Sie in Ruhe, wie viel Zeit Sie in die verschiedenen Rollen Ihres Lebens stecken wollen. Denken Sie dabei besonders an die Dinge, die Sie vermissen oder von denen Sie das Gefühl haben, dass sie deutlich zu kurz kommen.

Beginnen Sie damit, Ihren idealen Zeitplan für eine Woche zu entwerfen. Dies kann in Excel sein, iCal oder auch Google Kalender. Das Werkzeug spielt keine Rolle. Fundamental ist lediglich, dass Sie systematisch einzeichnen, wie viel Zeit Sie in einer Woche mit diesen Aspekten Ihres Lebens zubringen werden.

Idealer Zeitplan in Excel

Sie können mit Quotienten arbeiten (z.B. «Ich möchte ein Drittel meiner Zeit mit meiner Familie verbringen») oder mit absoluten Werten, weil Sie etwa zwei Stunden in der Woche ganz für sich allein sein wollen. Oder Sie gehen rein visuell und intuitiv vor. Wenn Sie beispielsweise häufig vergessen, sich selbst eine Mittagspause zu gönnen, müssen Sie diese fest in dieses Diagramm einzeichnen.

Wenn das Grundgerüst steht, schauen Sie, ob die Proportionen passen. Haben Sie tatsächlich 30% für Ihre Familie reserviert? Durch die Annäherung entwickeln Sie langsam die Struktur Ihrer Wochentage. Übernehmen Sie diese Systematik jetzt in Ihre Terminplanung und reservieren Sie sich entsprechende Zeitblöcke. Markieren Sie diese auch farbig, damit Sie sofort erkennen, dass Sie diesen Zeitraum nicht für berufliche Termine nutzen dürfen.

Sobald diese großen Blöcke stehen, können Sie, anhand Ihrer persönlichen Leistungskurve in die Detailplanung Ihrer Arbeitstage gehen. Sie haben sich vorgenommen, für Ihre Mitarbeiter besser erreichbar zu sein? Nutzen Sie die Zeit kurz vor dem Feierabend und reservieren Sie täglich eine halbe oder ganze Stunde für die Kollegen. Sie müssen den Fortschritt von Projekten in Form einer regelmäßigen Sitzung überwachen? Nutzen Sie dazu einen festen Zeitblock und legen Sie die künftigen Termine dorthin. Vor allem: Schaffen Sie sich Zeiträume, in denen Sie produktiv arbeiten werden, um Ihre Ziele zu erreichen und Projekte zu bewältigen. Auch diese werden festmarkiert und sollten keinesfalls für Meetings oder externe Zeitfresser geopfert werden.

Genauso organisieren Sie auch Ihre privaten Belange: Wenn Sie sich explizit Zeit für ein Familienmitglied nehmen wollen, reservieren Sie ihm einen Block. Wichtig: Nehmen Sie diese Blöcke ernst und behandeln Sie diese wie Verabredungen mit externen Besuchern!

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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