Ihr perfekter Start in den Tag – welche Aufgaben nehmen Sie in Angriff?

„Beginnen Sie immer mit der schwierigsten Aufgabe des Tages“. Diesen Satz werden Sie in (fast) jedem Ratgeber zum Thema Zeitmanagement lesen. Aber genauso wenig, wie wir alle gleich sind, gibt es einen „Königsweg“, um seinen Arbeitstag zu beginnen. Viel wichtiger als strikt solche Regeln zu befolgen (und damit zu scheitern), ist es, seinen eigenen Weg zu finden. Also womit anfangen?

Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe des Tages

Es gibt durchaus gute Gründe dafür, sich als Erstes den Aufgaben zuzuwenden, denen Sie persönlich die größte Wichtigkeit beimessen. Wenn Sie die Aufgabe erledigen, werden Sie unmittelbar auch ein Resultat erhalten. Ein Ergebnis, das Sie messen können und Ihnen das Ihnen das Gefühl gibt, tatsächlich mit einem größeren Projekt oder einer solchen Aufgabenstellung vorangekommen zu sein.

Aber wie definieren Sie die „größte Wichtigkeit“? Sehen Sie sich Ihre Aufgabenliste an und stellen Sie sich vor, Sie könnten in dieser Woche lediglich zwei oder drei Dinge erledigen. Welche müssten Sie unbedingt in Angriff nehmen? Neue Kunden gewinnen? Einen Bericht fertig schreiben? Wenn Sie sich dazu entschließen, mit einer solchen Aufgabe zu beginnen und diese zu erledigen, erreichen Sie am Ende eine recht hohe Zufriedenheit. Und wenn es dabei bleiben sollte, dass Sie in dieser Woche nur die besagten zwei Aufgaben erledigen, bekommen Sie wenigstens das Gefühl, etwas von den 20% zu schaffen, mit denen Sie 80% der Wirkung erreichen.

Mit der dringendsten Aufgabe beginnen

Dringende Aufgaben sind meist nicht wichtig – so lautet ein anderer Lehrsatz aus dem traditionellen Zeitmanagement. Das ändert aber nichts daran, dass auch diese Aufgaben erledigt werden müssen. Denn nur die wenigsten von uns, sind in der Lage, sich die Zeit und ihre Aufgaben so frei einzuteilen, dass wir darauf warten können, bis sich das eine oder andere von selbst erledigt. Gerade die dringendsten Aufgaben lasten zum Teil auch stark auf unserer Seele. Wenn wir wissen, dass jemand auf unsere Rückmeldung oder das Ergebnis der Aufgabe wartet, belastet uns das. Wir empfinden ein schlechtes Gewissen – keine gute Voraussetzung für Produktivität.

Es gibt also auch gute Gründe, die dafür sprechen, mit der dringenden Aufgabe zu beginnen. Wenn wir sie erledigt haben, ist unser Kopf anschließend wieder frei für andere Dinge.

Mit der einfachsten Aufgabe beginnen

Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die zum „Warm werden“ zunächst eine einfache Aufgabe erledigen wollen. Wenn Sie das sicherer macht oder Ihre Konzentration erhöht, ist dagegen nichts zu sagen. Allerdings sollten Sie darauf verzichten, mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails den Tag zu beginnen. Diese Tätigkeit zieht einen schnell in ihren Bann, und ehe Sie es sich versehen, haben Sie mehr Zeit damit zugebracht als Ihnen lieb sein kann.

Mit der schwierigsten Aufgabe anfangen

Der Klassiker: den schwierigsten Aufgaben ist in aller Regel gemeinsam, dass sie in irgendeiner Art und Weise als unangenehm empfunden werden oder aber zumindest langwierig sind. Zum Beispiel einen verärgerten Kunden anrufen oder Reklamationen zu bearbeiten. Die Aufgabe anzugehen, erfordert also etwas Überwindung. Wer sich aber überwunden hat und diese schwierige Aufgabe erfolgreich meistern konnte, zieht daraus meist ein hohes Maß an Befriedigung. Danach kann der Tag nur leichtern werden und schon allein diese Vorstellung sorgt bei vielen Menschen für zusätzlichen Schwung.

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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