Einfacheres Zeitmanagement

Zu den größten Erfolgen der GTD-Methode gehört sicherlich, die Menschen in ihrer Haltung zum Terminkalender zum Umdenken gebracht zu haben. Mit dem Gebot, den Terminkalender nicht als Aufgabenliste zu missbrauchen, trug ihr Erfinder viel für das entspanntere Arbeiten in vielen Büros bei. Wer sich ähnlich ruhig der Definition von Projekten und nächsten Schritten widmet, gewinnt viel persönlichen Freiraum. Die zunächst einfach scheinende Umsetzung erweist sich auf den zweiten Blick dann als komplizierter, wie ein Blick in Foren und Diskussionslisten erbringt. Vergrößern Sie Ihre Freiheit auch durch die Verwaltung Ihrer Aufgaben und gehen Sie die Sache entspannter an!

Arbeiten Sie mit einfachen Prioritäten

Je stärker Sie Ihre Aufgabenlisten strukturieren und dabei mit wenigen Prioritäten und Kontexten auskommen, desto übersichtlicher wird die Zusammenstellung werden. Je weniger Kontexte Sie definieren, desto weniger Listen haben Sie durchzuarbeiten und zu überwachen. Auch wenn die GTD-Gemeinde ständig darüber streitet, ob Sie nun besser mit oder besser ohne Prioritäten arbeiten sollten, rate ich Ihnen dazu, niemals ohne Gewichtung der Aufgaben zu beginnen.

Viel ist schon über das „richtige“ Priorisieren geschrieben worden. Versuchen Sie doch einmal diesen einfachen, aber pragmatischen Ansatz:

  • Prio A: Das sind alle Aufgaben, die Sie zum Erreichen eines Gesamtzieles notwendig sind. Oder anders formuliert: Erledigen Sie eine solche Aufgabe nicht, so werden Sie Ihr Ziel keinesfalls erreichen oder einen Misserfolg ernten. Wenn Sie Ihr Haus verkaufen wollen, müssen Sie renovieren. Die Aufgabe oder das Projekt „Renovierung“ hat also unmittelbaren Einfluss auf das Gesamtziel des Verkaufs.
  • Prio B: In diese Kategorie gehören die Tätigkeiten, die beim Erreichen des Gesamtziels unterstützen. Um bei diesem Beispiel zu bleiben: Sie müssen Farbe kaufen, damit Sie überhaupt renovieren können.
  • Prio C: Dazu zählen Tätigkeiten, die zwar erledigt werden müssen, aber für die großen und wichtigen Ziele keine Rolle spielen. Ablage, Orga, Einkaufen etc.

Beschäftigen Sie sich in erster Linie mit den Aufgaben der Prio A. Sie werden während der Arbeit feststellen, dass Sie eine unterstützende Tätigkeit erledigen müssen, damit Sie die Top-Aufgabe schaffen. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich erstmals dieser niedrigeren Gewichtung zu widmen.

Untergliedern Sie

Es kann nicht oft genug wiederholt werden. Die Politik der „kleinen Schritte“ führt im Zeitmanagement zum Erfolg. Untergliedern Sie Aufgaben in möglichst viele und kleine Teilaufgaben. Das ist psychologisch sinnvoll, weil damit auch umfangreiche Projekte leichter schaffbar erscheinen. Zum anderen ist es sehr motivieren, regelmäßig etwas als erledigt zu empfinden.

Beschränken Sie sich

Setzen Sie sich klare, aber realistische Grenzen für die Bearbeitung einer Aufgabe. Wenn Sie zusätzlich versuchen wollen, sich dabei zu unterbieten, kann sich das als motivierend erweisen, sofern Sie realistisch bleiben. „Ich werde den Artikel in 30 Minuten schreiben“, kann eine solche Begrenzung sein. Limitieren Sie unbedingt die Zahl der Aufgaben, die Sie an einem Tag erledigen wollen, und nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Maximal fünf, besser drei wirklich wichtige Einträge mit hoher Priorität bringen Sie voran, setzen Sie aber zugleich nicht unter Druck. Sie werden sich durch diese Fokussierung motivierter und stärker fühlen.

Schaffen Sie sich Freiräume

In Ihrer Tagesplanung soll und muss es genügend Platz für Dinge geben, die Sie inspirieren und Ihnen Freude bereiten. Es hilft nichts, wenn Sie die Knute des Terminkalenders abgestreift haben, sich aber dann unter das Joch der Selbstkasteiung begeben. Natürlich ist ein gesundes Maß an Selbstdisziplin essenziell. Aber es muss Zeit sein, Ihre Lieblingsblogs zu lesen, einen Fachartikel anzuschauen oder sich Inspirationsquellen zu suchen.

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

3 Kommentare zu Einfacheres Zeitmanagement

  1. Hey Stephan,

    also besser hätte ich das auch nicht schrieben können. Ich finde das ein System möglichst einfach sein sollte und dabei Wartungsarm. Nur dann kann man seine To Do’s auch effektive managen und es macht Spaß weil man vorwärts kommt.

    Viele Grüße,
    Christian

    • Hallo, Christian,

      vielen Dank für das nette Feedback. Zumal Du ja mit Deinem Produkt auch ein sehr schickes Tool für das einfachere Zeitmanagement anbietest.

      Grüße

      Stephan

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