Besser finden: Tipps zu Spotlight (Mac)

Die eingebauten Suchfunktionen der Betriebssysteme sind eine bequeme Möglichkeit, schneller an ein gewünschtes Dokument zu gelangen. Mein Rat lautet allerdings auch immer, sich nicht zu stark auf diese Funktionen zu verlassen. Ein durchdachtes Ordner-System erweist sich immer wieder als unschlagbar, spätestens dann, wenn Sie Daten von einem System auf ein anderes übertragen wollen. Wenn ich allerdings in meinem Archiv auf der Suche nach einem Artikel zu einem Thema bin, ist mir Spotlight auf dem Mac schon eine große Hilfe. Schließlich ist es ja nur eine Tastenkombination entfernt. So schlicht wie das Eingabefenster auch aussieht, verbirgt sich dahinter doch eine ausgewachsene Suchmaschine.

Suche auf Dateiarten beschränken

Geben Sie einen Begriff ein, so durchsucht Spotlight alle ihm bekannten Dateiarten. Das kann natürlich ganz schön lästig und zeitraubend sein. Wenn Sie lediglich Ihre Dokumente durchsuchen wollen, sind Sie an Treffern in Ihrer Musiksammlung wahrscheinlich weniger interessiert. Sie können direkt in der Eingabezeile definieren, dass lediglich ein bestimmtes Format berücksichtigt werden soll. Dazu ergänzen Sie Ihre Suchabfrage um den Parameter «art:», dem Sie dann die Bezeichnung der Dateiart folgen lassen. Möchten Sie etwa nach dem Wort Rechnung in allen Dokumenten suchen, geben Sie ein: «Rechnung art:dokument». Dabei beherrscht Spotlight diese Parameter:

  • Bilder art:bild
  • Dokument art:dokument
  • E-Mail art:mail
  • Filme art:film
  • iCal-Aufgaben art:aufgabe
  • iCal-Termine art:ereignis
  • Kontakt art:kontakt
  • Lesezeichen art:lesezeichen
  • Musik art:musik
  • Ordner art:ordner
  • PDF-Dokumente art:pdf
  • Präsentationen art:präsentation
  • Programm art:programm
  • Schriften art:schrift
  • Systemeinstellungen art:systemeinstellung

Dazu kommen unter Umständen noch weitere Parameter, die sich durch installierte Programme ergeben. Nutzen Sie beispielsweise Evernote, dann können Sie so auch lediglich die Datenbank durchsuchen (art:evernote).

Dokumentart in Spotlight

Suchbegriffe kombinieren

Wenn Sie zwei Begriff in die Suche von Spotlight eingeben, werden Ihnen als Treffer Dateien dargestellt, die sowohl den einen als auch den anderen Begriff enthalten können. Die Suchbegriffe sind also mittels einer ODER-Verknüpfung verbunden. Wie bei einer Internetsuchmaschine auch, können Sie die gesuchten Begriffe auch anders miteinander verknüpfen.

  • Exakte Suche: Sollen die Ergebnisse nur Dokumente enthalten, die alle Suchbegriffe gemeinsam enthalten und zwar so, wie Sie diese eingegeben haben, stellen Sie die Suche in Anführungszeichen.
  • UND-Verknüpfung: Der Parameter «AND» ist dann nützlich, wenn zwei oder mehr Bedingungen bei der Suche erfüllt sein müssen, damit ein Ergebnis entsteht. So können Sie auf diese Weise mehrere Begriffe miteinander verbinden, aber etwa auch Dokumentenarten: «Rechnungen art:dokument AND art:mail».
  • ODER-Verknüpfung: Mit «OR» verknüpfen Sie die Parameter mit einem logischen ODER. Ein Treffer ist also dann erreicht, wenn eine der Bedingungen oder einer der gesuchten Begriffe in der Suche enthalten ist.
  • NICHT-Verknüpfung: Das «NOT» schließt Dokumentypen oder gesuchte Begriffe von der Suche aus.

Befehlskombinationen in Spotlight

Reihenfolge der Ergebnisse beeinflussen

Haben Sie sich schon einmal darüber gewundert, nach welcher Reihenfolge Ihnen Spotlight die Treffer im Ergebnis gruppiert? Wie so ziemlich alles auf dem Mac, können Sie dieses Verhalten in den Einstellungen ändern. Rufen Sie dazu einmal die Systemeinstellungen auf und wechseln Sie in den Abschnitt «Spotlight». Unter «Suchergebnisse» finden Sie die dem Programm bekannten Objekte, die Sie mit der Maus jetzt in die gewünschte Reihenfolge bringen können.

Systemeinstellung Spotlight

Externe Datenträger sind Tabu

Sobald Sie eine externe Festplatte oder einen USB-Stick an das System anschließen, stürzt sich Spotlight mit Begeisterung darauf, um den Inhalt in die Datenbank aufzunehmen. Das können Sie ebenfalls mit den Systemeinstellungen verhindern. Dazu wechseln Sie in «Spotlight» in «Privatsphäre» und wählen dort den angeschlossenen Datenträger aus.

Haben Sie weitere Tipps rund um Spotlight?

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu Besser finden: Tipps zu Spotlight (Mac)

  1. Danke für die instruktive Beschreibung. Gibt es etwas so Leistungsstarkes wie Spotlight auch für die Windowswelt?

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