Nutzen Sie Telefon und Wiki statt E-Mail

Schon wieder wartet eine neue E-Mail im Posteingang auf ihre Beantwortung. Im Arbeitsalltag vieler Angestellter ist ein Mailaufkommen im dreistelligen Bereich keine Seltenheit mehr. Was als Arbeitserleichterung gedacht und als Vereinfachung der internen Kommunikation angepriesen wurde, hat sich längst als eine der größten Herausforderungen in Unternehmen entwickelt. Über die Zahl der eingehenden Mails wird viel gestöhnt, aber erstaunlich wenig dagegen getan. Nicht zuletzt, weil die Zahl der neuen Nachrichten leider oftmals auch als Statussymbol angesehen wird. Wer viele Nachrichten erhält, ist scheinbar gefragt. Und obwohl viele Mitarbeiter und Chefs feststellen, dass etwas mit dem Kommunikationsmittel E-Mail nicht stimmt, wagen sich viel zu wenig Unternehmen daran, die Probleme zu lösen.

  • Mitarbeiter verwechseln die Bearbeitung von E-Mails mit ihren eigentlichen Kernaufgaben. Sie sind nicht dafür eingestellt worden, eingehende Post möglichst schnell und präzise zu beantworten. Aber wer im Laufe eines Tages nur vierzig Mails erhält, für deren Bearbeitung er nur zwei Minuten benötigt, verliert fast eineinhalb Stunden an produktiver Zeit. Und wer erhält nur vierzig Mails?
  • Mitarbeiter verstecken sich hinter E-Mails: Was waren das goldene Zeiten vor der Entdeckung der E-Mail im Büro. Wer sich mit vielen Aktenbergen unter dem Arm über die Flure bewegte, konnte als beschäftigt gelten. Wer viele Memoranden schrieb, erweckte den Anschein, viel zu tun zu haben und nützliche Aufgaben zu erledigen. Heute können sich Mitarbeiter eben hinter der elektronischen Post verstecken. Wer viel schreibt und in vielen Mailwechseln auftaucht, hat offensichtlich viel zu tun und erledigt seine Arbeit. Trägt aber leider durch das Schreiben der Nachrichten zur Verschärfung des Problems bei.
  • E-Mails werden gar nicht gelesen: Welche Unternehmensführung erwartet tatsächlich, dass bei einem Mailaufkommen von einhundert und mehr Nachrichten, diese von den Mitarbeitern auch alle gelesen werden? Wer hat sich nicht schon einmal dabei ertappt, insbesondere nach einigen Tagen Abwesenheit, die Nachrichten zu überfliegen oder gar ungelesen zu löschen. Gerade diese Strategie wird in vielen Ratgebern propagiert: Wenn die Nachricht nicht explizit an Sie gerichtet ist, verschieben Sie diese zunächst in einen anderen Ordner, um diese später zu lesen. Nur häufig kommt es nie zu diesem «später». Diese Strategie ist leider keine, sondern findet sich lediglich mit dem Problem der Mailflut ab.
  • Nur die wenigsten Mitarbeiter können damit umgehen: In vielen Lehrbüchern lässt sich auch heute noch problemlos nachlesen, wie ein Brief nach DIN aufgebaut ist. Aber wie eine E-Mail geschrieben wird, die keine Frage offen lässt und auch vom Empfänger so verstanden wird, dass keine Nachfrage mehr nötig ist, wird kaum irgendwo behandelt. Kein Wunder, dass es hier zu Kommunikationsschwierigkeiten kommt.

Erkennen Sie sich oder Ihr Unternehmen wieder? Dann ist es höchste Zeit, sich mit den Wurzeln des Übels auseinanderzusetzen!

Sicherlich verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein Wiki! Dann nutzen Sie es aber auch. Verschicken Sie keine Protokolle mehr per Mail, legen Sie für Besprechungen eine Seite im Wiki an und tragen Sie dort Agendapunkte und Protokolle zusammen. Beobachten Sie eine Weile, welche E-Mails Sie regelmäßig erhalten oder versenden müssen und finden Sie mit den Empfängern und Absendern eine andere Möglichkeit, die das Wiki ins Spiel bringt. Dies gilt auch für Dokumente, die Sie anderen zur Verfügung stellen wollen. Verabreden Sie eine Seite im Wiki, über die sich die Dokumente zu einem Projekt abrufen lassen. Versprechen Sie, dort den jeweils aktuellen Stand zu hinterlegen und halten Sie sich dann auch daran.

Bevor Sie Outlook oder ein anderes Programm starten, erinnern Sie sich daran, dass E-Mail lediglich eine Form der Kommunikation ist, aber nicht der Grund, warum Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten und den Job bekommen haben, den Sie bekleiden.

Greifen Sie mal wieder zum Telefon. Viele Dinge lassen sich im persönlichen Gespräch schneller und vor allem ohne Missverständnisse klären.

Nutzen Sie E-Mails nur noch dann, wenn Sie den Empfänger tatsächlich nicht erreichen können oder aber einen Vorgang dokumentieren müssen.

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu Nutzen Sie Telefon und Wiki statt E-Mail

  1. Unternehmens-Wikis sind eine tolle Sache, aber leider noch sehr wenig verbreitet. Überhaupt sind die web 2.0-Technologien noch verhältnismäßig wenig implementiert und falls ja, schlecht gelebt und nicht von Profis gemanaged. Hier ist noch sehr viel Potenzial und Luft nach oben vorhanden.

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