5 Tipps für Aufgabenlisten, die wirklich funktionieren (Zeitmanagement)

Was wird nicht alles zum Thema Aufgabenlisten empfohlen. Die einschlägige Literatur zum Thema Zeitmanagement zeigt dabei ein widersprüchliches Bild. Soll die Liste nach Prioritäten geordnet sein? Was gilt beim Durcharbeiten zu bedenken? Und diese Uneinigkeit setzt sich beim Blick auf Anwendungsprogramme fort. Jede Software hat einen eigenen Ansatz und setzt beim Thema Aufgabenlisten unterschiedliche Schwerpunkte. Kein Wunder also, dass viele Menschen zwar eine Aufgabenliste führen, aber damit unzufrieden sind. Oder noch schlimmer: sich dabei ertappen, dass sie damit weniger schaffen, als gedacht.

1. Planen Sie mal morgens!

Wer den kommenden Tag am Vorabend plant und sich damit vorbereitet, tut damit etwas für das bewusste Abschließen des Tages. Eine solide Aufgabenplanung erfordert aber auch Zeit und Konzentration. Wenn Sie sich öfter bei dem Gedanken ertappen, dass Sie jetzt eigentlich nur noch aus dem Büro wollen, um nach Hause zu fahren, kann es gut sein, dass Sie anschließend zu oberflächlich planen oder darin nur eine lästige Pflicht sehen. Deshalb probieren Sie doch einmal den anderen Weg. Planen Sie zu Beginn des Tages und am besten noch bevor Sie ins Büro fahren. Die Aufgaben, die Sie jetzt aufschreiben, sind mit Sicherheit die wichtigsten Tätigkeiten des Tages, da sie Ihnen im Gedächtnis geblieben sind

2. Starten Sie leichter in den Tag

Allgemein wird empfohlen, als erstes mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, also die erste Hochphase des Tages mit einer anspruchsvollen Tätigkeit zu beginnen. Das klappt bei vielen Menschen ganz hervorragend und ist damit sicherlich nicht falsch. Aber wir sind eben alle unterschiedlich. Mir fällt der Einstieg in den Tag leichter, wenn ich nicht die Kraft für die Selbstdisziplin aufbringen muss, mich an eine solche Aufgabe zu setzen, sondern zunächst mit etwas einfacheren beginne. Probieren Sie das doch auch einmal aus und notieren Sie sich auf Ihrer Liste zunächst drei Aufgaben, die Sie eher im Bereich der C-Priorität gesehen hätten.

3. Sie brauchen ständigen Zugriff auf die Liste

Damit das System zum Aufgabenmanagement auch funktioniert, ist es enorm wichtig, dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Aufgabenliste haben. Wenn Sie auf Papier planen, muss das Planungsbuch klein genug sein, damit Sie es jederzeit mit sich führen können. Planen Sie elektronisch, müssen Sie das Notebook oder Smartphone ständig dabei haben. Kann diese Voraussetzung nicht erfüllt werden, ist die Gefahr groß, dass Sie sich verzetteln und Aufgaben auf mehreren Listen notieren. Und damit werden Sie kaum die Dinge im Griff behalten.

4. Je einfacher, desto besser

Es gibt Menschen, die aus dem Schreiben einer Aufgabenliste fast eine Wissenschaft machen. Da werden nicht nur Prioritäten vergeben, sondern auch noch viele weitere Zusatzinformationen hinterlegt. Und bereits die Ermittlung der Priorität kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese Komplexität findet sich zum Teil auch inzwischen bei den meisten Programmen für das Aufgabenmanagement wieder. Umfangreiche Dialoge, viele Informationen, die eingetragen werden können und nach denen dann auch die Liste sortiert werden kann. Aber brauchen Sie tatsächlich eine Ansicht aller offenen Aufgaben, die nach deren Dauer geordnet ist? Wenn Ihnen das auch zu kompliziert ist, Sie aber gern elektronisch planen wollen, probieren Sie einmal Anwendungen wie TaskPaper (Mac) aus. Solche Programme nehmen lediglich einfache Listen auf. Aber mehr brauchen Sie eigentlich auch nicht, oder? Damit Sie Spaß an der Liste haben und auch gern damit arbeiten, halten Sie diese so einfach wie möglich. Es ist wichtig, dass Sie etwas erledigt bekommen und nicht so wichtig, dass Sie Formulare korrekt ausfüllen können.

5. Schreiben Sie Ihre Liste täglich neu

Beginnen Sie täglich mit einer neuen Liste. Bei dieser neuen Niederschrift können Sie auch gleich die Prioritäten neu vergeben. Denken Sie dabei an die 80:20 Regel und suchen Sie sich dabei die 20% der Aufgaben, mit denen Sie den höchsten Nutzen für sich oder Ihr Unternehmen erreichen. Betrachten Sie jeden neuen Arbeitstag unter diesem Gesichtspunkt. Fragen Sie sich: Was können Sie heute erreichen? Die Liste der Dinge, die Sie am vergangenen Tag nicht erledigt haben, ergibt unter diesem Gesichtspunkt nicht automatisch die Liste der wichtigsten Aufgaben.

Welche Tipps für Aufgabenlisten, die funktionieren, haben Sie?

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu 5 Tipps für Aufgabenlisten, die wirklich funktionieren (Zeitmanagement)

  1. Sehr schöner Artikel, ich kann die aufgeführten Punkte nur aus eigener Erfahrung bestätigen. Gerade 1 + 2 haben bei mir auf jeden Fall zu einem Fortschritt geführt. Ich habe gut 10 Minuten Fahrradweg ins Büro und für mich ist das die Zeit geworden, in der ich meinen Tag ganz grob durchplane – ohne vorher in die emails geschaut zu haben (ein bisschen Überraschung muss man sich ja aufheben).

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