5 Dinge, die Sie nicht tun sollten (Zeitmanagement)

In den meisten Ratgebern zum Thema Produktivität werden Sie in erster Linie Hinweise bekommen, welche neuen Gewohnheiten Sie einüben sollten, um produktiver zu sein. Oftmals ist es aber viel einfacher, Dinge nicht mehr zu tun, um anschließend festzustellen, dass plötzlich mehr Zeit zur Verfügung steht. Probieren Sie doch auch einmal aus, neben Ihrer Aufgabenliste auch eine Liste der Dinge zu führen, die Sie nicht mehr tun sollten.

  • Sich die Zeit stehlen lassen: Was haben unsere Eltern nicht alles versucht, um uns zu höflichen Menschen zu erziehen? Dazu gehört natürlich auch die Regel, den anderen stets ausreden zu lassen. Was aber, wenn dieser »andere« ein notorischer Schwätzer ist? Dies ist kein Plädoyer für die Unhöflichkeit oder ruppiges Verhalten, aber es wird Ihrer Produktivität gut tun, wenn Sie sich nicht ständig von Kollegen oder Mitarbeitern die Zeit stehlen lassen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Diskussion an einem finalen Punkt angekommen ist, dann sagen Sie das auch. «Aus meiner Sicht, ergibt sich an dieser Stelle kein neuer Gesichtspunkt mehr«. Dieser Satz kann Wunder wirken und Ihnen viel Zeit in Besprechungen sparen. Und wenn die Kollegen mal eben von Ihren Erlebnissen vom Wochenende oder aus dem vergangenen Urlaub plaudern wollen, verweisen Sie darauf, dass Sie sich das gern in einer der nächsten Mittagspausen anhören. Aber eben nicht jetzt.
  • E-Mails den Alltags bestimmen lassen: Es kann und darf nicht oft genug gesagt werden. Hören Sie damit auf, ständig Ihre Mails zu überprüfen. Und noch wichtiger: Gewöhnen Sie sich an, diese nicht unmittelbar zu beantworten, sondern zu festen Zeiten innerhalb Ihres Arbeitstages. Elektronische Nachrichten sind ein Kommunikationsmittel, aber eben nicht Ihre Hauptaufgabe.
  • Zeit verschwenden: Bei vielen Menschen ist es nicht die Prokrastination, die sie vom Erreichen ihrer Ziele abhält, sondern sich zu leicht ablenken zu lassen. Aus einer kurzen Recherche im Internet werden dann ausladende Surftouren. Internet und Fernsehen gehören insgesamt zu den größten Zeitvernichtern. Natürlich ist die Zeit, die Sie bei Flickr zubringen, um sich tolle Fotografien anzusehen, angenehm verbracht. Aber benötigen Sie tatsächlich »Inspiration«? Oder ist das mehr eine Ausflucht, um die verschwendete Zeit vor sich selbst zu rechtfertigen? Achten Sie mehr darauf, womit Sie Ihre Zeit verbringen und stellen Sie den Konsum solcher Medien ein!
    Ebenfalls ein großes Problem sind Sitzungen und Diskussionen, die eine Zeitverschwendung darstellen. Meist ist alles gesagt und das Gespräch führt zu nichts. Eine Besprechung bringt nur dann etwas, wenn es eine Agenda gibt, auf die sich die Teilnehmer vorbereiten können und wenn es zu jedem Punkt der Agenda einen konkreten Beschluss und damit einen nächsten Schritt in Richtung eines Ziels gibt. Achten Sie bei Meetings, die Sie selbst einberufen, unbedingt auf diese Voraussetzungen und weisen Sie die Teilnehmer in anderen Sitzungen darauf hin, wenn Zeit verschwendet wurde!
  • Zu viele Aufgaben übernehmen: Wenn Sie nicht gewohnt sind, das einfache Wort »Nein« zu sagen, sondern es stets jedem recht machen wollen, werden Sie schneller als Sie vielleicht denken, so viele Aufgaben und Verpflichtungen übernommen haben, dass Sie sich kaum noch auf Ihre eigentlichen Ziele konzentrieren können. Achten Sie darauf, nicht zu viele Dinge zu übernehmen. Man wird Sie auch weiter als Kollegen und Mitarbeiter schätzen, wenn Sie eine Aufgabe nicht übernehmen. Das «Nein» fällt gegenüber der eigenen Führungskraft meist schwer. Argumentieren Sie nicht mit einer Überlastung. Das hört niemand gern und kann auch wie eine Ausrede klingen. Besser ist eine logische Argumentation: «Wenn ich diese Aufgabe übernehme, was ich gern tue, habe ich aber ein Problem mit der Priorisierung. Können Sie mir dabei helfen, zu entscheiden, welche Aufgabe ich nach hinten stellen kann». Ein solches Gespräch ist konstruktiv und bewahrt Sie davor, sich zu viel zuzumuten.
  • Wichtige Informationen wieder verlieren: Wenn Sie eine Information erhalten, kümmern Sie sich sofort darum, dass Sie diese nicht mehr verlieren! Tun Sie sich einen Gefallen und führen Sie ein durchdachtes Management für Ihre Notizen ein. Statt sich Telefonnummern oder Gesprächsnotizen auf diversen Notizzetteln aufzuschreiben, schaffen Sie sich ein Notizbuch an, in dem alle Informationen landen. Lassen Sie die ersten 5-10 Seiten frei, um sie als Inhaltsverzeichnis zu benutzen, sofern das Buch Ihrer Wahl über kein solches Verzeichnis verfügt. Wenn Sie die elektronische Verwaltung von Infos und Notizen bevorzugen, schaffen Sie sich ein Programm dafür an oder greifen Sie zu einem lokalen Wiki. Dokumente aus Papier sollten Sie sich nicht erst zu Stapeln anwachsen lassen, sondern diese sofort ablegen. Dazu eignen sich System wie von Classei.

Haben Sie weitere Tipps? Was sind die Dinge, die Sie nicht mehr tun, um mehr zu schaffen?

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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