Sinnvoll delegieren – mehr Zeit haben!

Delegation? Aber das ist doch nur etwas für Führungskräfte! Ein leider sehr verbreitetes Vorurteil, dabei gibt es nicht, das Ihnen mehr Zeit sparen kann, als Aufgaben an andere Menschen zu übertragen. Delegation ist für jeden interessant, auch für Einzelkämpfer oder die den Haushalt betreuende Person. Richtig umgesetzt profitieren nicht nur Sie davon, weil Sie mehr Zeit haben, sondern auch derjenige, an den Sie die Aufgabe übertragen haben. Sie stärken die Kompetenz und die Fähigkeiten von Mitarbeitern oder stärkt das Selbstbewusstsein und die Selbstständigkeit von Kindern, wenn Sie diesen kleinere Aufgaben übertragen.

Zum Delegieren gehören einige Grundregeln, damit die Sache auch zum Erfolg wird:

  • Nicht abwälzen, sondern übertragen: selbst wenn es Ihnen so erscheint. Vermitteln Sie dem anderen nicht das Gefühl, dass Sie lediglich eine Aufgabe loswerden wollen, die Ihnen lästig erscheint. Stellen Sie den Reiz der Aufgabe heraus und wie wichtig deren Erledigung ist. Unterstreichen Sie die Herausforderung positiv: «Ich freue mich auf Dein erstes Arbeitsergebnis». Oder «Ich bin gespannt darauf, welches Einsparpotential Sie herausarbeiten werden».
  • Kompetenzen einräumen: Schreiben Sie den Weg zum Ziel nicht in allen Einzelheiten vor, denn nicht Sie erledigen die Aufgabe, sondern derjenigen, den Sie damit beauftragen! Ein Beispiel: Sie delegieren den Einkauf an Ihre Kinder. Dann schreiben Sie nicht auf den Einkaufszettel, dass Sie ein Kilo Äpfel haben wollen, sondern lassen Sie den Nachwuchs entscheiden. Also lieber «Obst, das Du gern haben möchtest». Dieses Einräumen der Kompetenz ist sicherlich eines der schwierigsten Dinge beim Delegieren, denn Sie müssen eben auch mit Ergebnissen und Entscheidungen rechnen, die Sie anders getroffen hätten. Es gehört aber dazu, diese zunächst zu akzeptieren.
  • Größere Aufgaben mit Zwischenzielen definieren: Besonders viele Zeit sparen, wenn Sie auch langfristige und komplexe Aufgaben delegieren. Natürlich sollten Sie solche essentiellen Tätigkeiten nicht gleich bei noch unerfahrenen Mitarbeitern platzieren, denn schließlich wollen Sie Ihr Gegenüber ja nicht überfordern. Informieren Sie sich regelmäßig über den Fortschritt der Aufgabe. Fragen Sie nach aktuellen Problemen, die aufgetreten sind. Loben Sie den Mitarbeiter, wenn er gut in der veranschlagten Zeit liegt. Bemerken Sie, dass nicht damit zu rechnen ist, dass die Aufgabe in der gewünschten Zeit und mit dem gewünschten Ergebnis fertiggestellt werden kann, sparen Sie sich lange Vorwürfe. Fragen Sie stattdessen den Mitarbeiter nach seinen Vorschlägen, was seiner Ansicht nach eintreten muss, damit das Ziel noch erreicht werden kann. Machen Sie selbst Vorschläge, was Sie jetzt an seiner Stelle tun würden.

Auch im privaten Umfeld können Sie sinn- und wirkungsvoll Aufgaben delegieren. Anlässe und Gelegenheit gibt es dafür genug. Ein paar Ideen:

  • Einkaufen: Haben Sie schon einmal ausgerechnet, wie viele Stunden Sie mit der Beschaffung und Erledigung von Dinge verbringen. Schon allein der Einkauf der Lebensmittel, dazu kommen Besorgen wie Apothekengänge, Pakete von der Post abholen. Sie kennen das! Nicht immer lassen sich die Aufgaben bündeln, sodass Sie immer extra die Ziele ansteuern müssen. In den USA gibt es bereits seit Jahren den «Errand Runner». Er nimmt die Liste der zu besorgenden Dinge entgegen und kauft für Sie ein. Machen Sie es doch genauso und inserieren Sie, dass Sie ebenfalls jemanden für diese Aufgabe suchen. Oder Sie nutzen die schwarzen Bretter, die es sicherlich auch in Ihrem Supermarkt gibt.
  • Nutzen Sie Lieferdienste: Es muss ja nicht unbedingt Amazon sein, obwohl dessen Angebot auch immer größer wird. Inzwischen gibt es für fast alles einen Versandhandel. Wenn Sie die Rückgabemodalitäten und Geschäftsbedingungen prüfen, spricht nichts dagegen, sich den Gang in das Geschäft zu sparen und sich den gewünschten Artikel liefern zu lassen. Gerade wenn Sie sich die Zeitung oder gar die Brötchen bis an die Tür liefern lassen, zahlen Sie etwas mehr, als wenn Sie die Ware selbst besorgen. Dagegen müssen Sie aber auch die ersparte Zeit rechnen.
  • Lassen Sie Kinder mithelfen: Denken Sie auch an die in Ihrem Haushalt lebenden Kinder. Natürlich ist es sehr angenehm, wenn Papa und Mama alles erledigen, aber zur Selbstständigkeit führt das nicht. Bereits Kinder im Grundschulalter können kleinere Aufgaben erledigen und Verantwortung tragen. Ob die schmutzige Wäsche zur zentralen Sammelstelle des Hauses zu bringen, beim Tischdecken und Abräumen zu helfen. Es gibt genügend Gelegenheiten und zumeist sind die Kids auch zurecht stolz darauf, wenn sie mithelfen können.

Ich bin mir sicher, wenn Sie kreativ mit dem Gedanken umgehen, fallen Ihnen noch weitere Möglichkeiten ein, wie durch Delegieren, eigene Zeit sparen können.

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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