Things gegen TheHitList – ein Vergleich von GTD unter MacOS

An Softwareprogrammen für die Aufgabenverwaltung nach GTD herrscht unter MacOS wahrlich kein Mangel. Viele Anwender schwören auf das Programm OmniFocus, das aber auch verhältnismäßig teuer ist. Eine deutlich preiswertere Alternative ist Things, das sich aber seinem neuen Herausforderer The Hit List stellen muss. Welches der Programme kann überzeugen?

Das Erfassen

Die Arbeit nach GTD beginnt mit dem Erfassen all der Dinge, die wir noch erledigen müssen oder die uns als lose Enden durch den Kopf schwirren. Diese Dinge landen zunächst im Eingangskorb und müssen dann gesichtet und durchgearbeitet werden. Um möglichst schnell einen Geistesblitz zu erfassen, sollte die Eingabe so einfach wie möglich sein. Beide Programme verfügen über einen zentralen Eingang, in dem Sie die offenen Aufgaben sammeln. Wenn Sie in diese Inbox wechseln, fügt die übliche Tastenkombination <CMD>+<N> eine neue Aufgabe ein. Beide Programme verfügen allerdings über eine Schnellerfassung, die Sie mittels einer von Ihnen zu vergebenen Tastenkombination aufrufen. Bereits hier werden erste Unterschiede deutlich.

Schnellerfassung bei Things

In der Schnellerfassung von The Hit List tragen Sie zusätzlich zum Gedanken (optional) auch das Beginn-, das Zieldatum und eine voraussichtliche Dauer der Aufgabe ein. Außerdem ist es auch möglich, eine Priorität zu vergeben. Wenn Sie dies wünschen, legen Sie in diesem Dialog auch unmittelbar Unteraufgaben an. Dazu führen Sie die Tastenkombination <Umschalt>+<Eingabe> aus. Speichern Sie, wandern die Aufgaben in den Eingangskorb. Sofern Sie diesen Schritt überspringen wollen, etwa weil Sie die nächsten Schritte eines Projekts planen, wählen Sie die gewünschte Liste aus dem Feld am unteren Rand der Eingabe aus. Tags vergeben Sie direkt in der Eingabezeile der Aufgabe. Kontexte beginnen dabei mit dem At-Zeichen.

Schnellerfassung bei The Hit List

Die Schnelleingabe von Things zeigt sich deutlich kompakter. Auch hier können Sie eine Priorität erfassen, dazu dienen in der Software aber die Tags selbst.

Durcharbeiten

Im nächsten Schritt müssen die Elemente im Eingang durchgearbeitet werden. Dazu verschieben Sie es in die passende Liste. An dieser Stelle unterscheiden sich die beiden Programme deutlich in ihrer Philosophie.

Standardmäßig stehen Ihnen in Things die Listen «Als nächstes», «Irgendwann» und «Geplant» zur Verfügung. Schieben Sie ein Element aus dem Eingang auf «Geplant», fragt Sie das Programm, wann eine Wiedervorlage erfolgen soll. Pünktlich zu diesem Zeitpunkt wird Ihnen diese Aufgabe dann im Abschnitt «Heute» wieder vorgelegt. Es ist aber genauso gut möglich, ein Element auf den Eintrag eines Projekts zu ziehen oder aber auf eine der Lebensbereiche, die Sie ebenfalls direkt in der Software pflegen können. Auch in diesem Fall landet ein Element zum Zeitpunkt seiner Fälligkeit oder zum gewünschten Wiedervorlage-Termin im Abschnitt «Heute».

Oberflaeche von Things

The Hit List zeigt sich an dieser Stelle puristischer. Hier gibt es den Ordner «Today» und «Upcoming» sowie in der Kategorie «On Hold» den Eintrag «Someday». Ein Rollenmodell kennt das Programm derzeit noch nicht. Allerdings gibt es zwei Besonderheiten, die aus meiner Sicht für mehr Übersicht sorgen. Zum einen können Sie sich die aktuell ausgewählte Liste als zusätzlichen Tab auf den Bildschirm rufen, praktisch, wenn Sie mehrere Aufgabenbereiche parallel im Blick behalten wollen. Außerdem kennt das Werkzeug einen Kartenmodus. Dieser präsentiert Ihnen immer nur eine Aufgabe aus der aktuellen Liste, die wie eine Karteikarte eingeblendet wird. Ein zusätzlicher visueller Anreiz, um sich auf eine Aktion zu fokussieren. Das Blättern zwischen den Karten ist hübsch animiert und ein Fest für die Augen.

Oberfläche von The Hit List

Wenn Sie wissen wollen, ob Sie mit Ihrer Schätzung für die Erledigung einer Aufgabe richtig lagen, wird Sie die kleine Zeitnahme freuen, die Sie sich einblenden lassen können.

Projektplanung

Mit beiden Programmen können Sie auch problemlos Ihre Projekte planen. Um in Things ein neues Projekt anzulegen, führen Sie am besten das entsprechende Kommando aus dem Menü «Ablage» aus. Das neue Projekt wird gleich im entsprechenden Bereich angelegt. Vergeben Sie hier einen Namen, Tags zur besseren Kennzeichnung sowie das Fälligkeitsdatum. Nun können Sie direkt in dieser Liste weitere Elemente erfassen. Natürlich steht es Ihnen auch frei, den Weg über den Eingang zu gehen, um dort die Einträge zu erfassen und später dann einem Projekt zuzuweisen. In den Einstellungen des Programms definieren Sie, wie viele Aufgaben aus einer Projektliste innerhalb des Abschnitts «Nächste Schritte» eingeblendet werden sollen.

The Hit List sieht in einem Projekt zunächst nichts anderes als einen separaten Ordner, im dem sich eine Aufgabenliste befindet. Einfach einen Ordner anlegen und anschließend eine Aufgabenliste definieren. Fertig.

Tagging und Verwaltung

Tags sind wohl das wichtigste Tool, um in einer elektronischen Lösung für GTD schnell die Übersicht zwischen den angelegten Aufgaben zu behalten. Die Etiketten können dabei Prioritäten, Kontexte oder auch Personen bezeichnen, die im Zusammenhang mit der Aufgabe stehen. Hier hat aus meiner Sicht The Hit List die Nase vorn. Mit einem Mausklick wechseln Sie zwischen der Ansicht der angelegten Ordner und zu den eingesetzten Tags. Wählen Sie einen Eintrag aus, werden Ihnen alle so markieren Aufgaben geordnet nach den Listen, auf denen sie stehen, dargestellt.

In Things können Sie ebenfalls ein kleines Popup-Fenster mit den eingesetzten Tags einblenden. Damit verwalten Sie allerdings lediglich die Etiketten selber. Um die getaggten Einträge anzuzeigen, wechseln Sie in eine Liste und markieren den gewünschten Eintrag am oberen Bildschirmrand.

Ein sehr gelungenes Feature von The Hit List, insbesondere wenn Sie Listen zu einem Kontext führen wollen, sind die sogenannten Smart Folder. Damit durchsuchen Sie den gesamten Datenbestand nach bestimmten Schlüsselworten oder Werten im Titel, dem Text oder eben auch nach einem bestimmten Tag. Damit haben Sie binnen weniger Augenblicke eine Liste aller Aufgaben mit höchster Priorität oder eben zu einem bestimmten Tag erstellt. Das spart Aufrufe der Suche und schafft zusätzliche Übersicht.

Fazit: Things ist ein ausgereiftes Programm. Es besitzt ein wunderschönes Design, ist intuitiv und wirklich eine Erleichterung für jeden, der GTD am Mac betreiben will. Über Geschmack lässt sich ja bekanntlich wunderbar streiten. Für mich hat in Sachen Optik The Hit List die Nase vorn. Wer auf optisches Zuckerwerk und gleichzeitig gute Bedienbarkeit steht, wird mit diesem Programm nicht enttäuscht. Funktional begegnen sich beide Programme eindeutig auf Augenhöhe, wobei The Hit List mit den Suchordnern punktet, Things aber das elegante Wiedervorlage-Feature enthält, das beim Durcharbeiten einen echten Mehrwert darstellt.

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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