Die 5 größten Irrtümer bei Getting Things Done

Der Ansatz des Getting Things Done (GTD) hat sich in den vergangenen Jahren wie ein Lauffeuer nicht nur im Internet verbreitet. Nach jahrzehntelangem Stillstand im Bereich der Methodiken für das Aufgabenmanagement, verschaffte sich die Kunde eines neuen Ansatzes natürlich schnell Aufmerksamkeit und das Buch von David Allen wurde zum Bestseller. Während die tradierte Ratgeber-Literatur mehr oder weniger nur ein einziges Heilmittel kennt; das klassische Zeitplanbuch; ist es Allen zu verdanken, dass erstmals in großem Stil über elektronische Werkzeuge berichtet wird und auch Probleme aus der heutigen Arbeitswelt, wie die ständig wachsende Mailflut, berücksichtigt werden.

GTD ist schnell erklärt und einsichtig beschrieben. Aber der Teufel scheint im Detail zu stecken und schnell macht sich in Foren und Blogs Unsicherheit breit. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der versprochene Produktivitätsschub ausbleibt.

Um Ihnen diesen Frust zu ersparen, hier meine Top 5 der größten Irrtümer zu GTD.

  • GTD funktioniert nur mit speziellen Werkzeugen. Falsch!
    Foren und Blogs sind voll von Besprechungen unterschiedlichster Werkzeuge, mit denen sich GTD betreiben lässt. Und wer Besitzer eines Android-Telefons oder eines IPhones ist und sich einmal in seinem App-Store umsieht, wird bereits dort vor die Qual der Wahl gestellt. Und so wundert es kaum, dass immer wieder die Frage in Mailing-Listen, Kommentaren und Foren auftaucht, welches denn nun das beste Tool für GTD ist. Und ob man vielleicht nur deshalb mit der Methode scheitert, weil man auf das sprichwörtliche falsche Pferd gesetzt habe? Die Anwender empfehlen dann Notizbücher wie das Moleskine oder von Atoma als ideales Werkzeug, oder Portale wie Nozbe oder Rememberthemilk. Diese Diskussionen sind aber auch zugleich der erste große Irrtum beim Umsetzen der Methodik.
    GTD ist von bestimmten Werkzeugen unabhängig. Sie brauchen keinen Label-Printer, auch wenn Allen einen empfiehlt. Und wenn Sie Hängemappen gut finden, müssen Sie nicht zwangsläufig auf ein anderes System umsteigen. Wer mit der Einführung von GTD scheitert, tut dies nicht, weil er ein falsches Werkzeug eingesetzt hat, sondern weil er mit den Tools nicht richtig gearbeitet hat und die grundlegende Vorgehensweise in der Methodik nicht umgesetzt hat. Bleiben Sie also kreativ und schaffen Sie sich Ihre individuelle GTD-Umgebung. Wenn Sie sich mit einer Kombination aus Papier und Elektronik gut fühlen, dann nutzen Sie ein solches System! Bei der Auswahl der Werkzeuge oder beim Finden Ihres eigenen Workflows kann Ihnen ein Berater oder Coach hilfreich zur Seite stehen.
  • GTD hilft beim Überwinden der Prokastination. Falsch!
    Es ist schon erstaunlich, dass GTD und das Phänomen des Aufschiebens, auch Prokrastination genannt, immer wieder in einem Atemzug genannt werden. Wer unter “Aufschieberitis” leidet, dem mag die Idee, dass immer ein nächster (kleinerer) Arbeitsschritt bei einer Sache vereinbart werden muss, verlockend erscheinen. Dabei wird aber zu oft vergessen, dass dieser Schritt dann auch getan werden muss. Oder anders: Wer Probleme mit dem Anfangen hat, wird auch mit GTD nicht anfangen. Sie haben den Berg an Aufgaben dann lediglich anders organisiert. Den Impuls zum Anfangen kann Ihnen das System nicht geben.
  • GTD kommt ohne Kalender aus. Aufgaben gehören nicht in den Kalender. Falsch!
    Allen schreibt in seinem Buch sinngemäß, dass all das “Zeug” ,das Sie einsammeln und einen konkreten nächsten Schritt erfordert, nichts im Kalender zu suchen haben. Dort notieren Sie lediglich tatsächliche feste Termine wie Besprechungen oder Reisen oder aber Abgabefristen, auf die Sie sich hinweisen lassen wollen. Genau hier liegt ein großes Problem seiner Methodik. Allen propagiert, sich bei der Planung auf seine Intuition zu verlassen. Was gerade erledigt werden soll, regelt der Einzelne durch die zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel und das Bewusstsein über die Priorität der Aufgabe. Das klappt mit Sicherheit auch für viele Menschen, die den Luxus besitzen, weitestgehend selbstbestimmt zu arbeiten. Anders sieht es aber mit dem durchschnittlichen Angestellten aus, der sich die Freiräume, in denen er wirklich produktiv sein kann, durch Schneisen im Dickicht von Besprechungen und Kundenterminen erst erarbeiten muss. Der Kalender ist also genauso wichtig wie immer. Und wer unter Prokrastination leidet, sollte den Kalender sogar intensiv nutzen, um verbindlich festzulegen, wann denn mit einer Aufgabe begonnen wird.
  • Funktioniert ohne Selbstdisziplin. Falsch!
    ”Informelle Projektplanung”, “den Kopf frei bekommen”, “sich im Automatik-Modus befinden”: Das klingt alles sehr positiv und so, als ob man mit GTD ganz einfach zu einem produktiven Menschen werden kann. Der Aufwand an Selbstdisziplin, den GTD erfordert, wird aber leider viel zu schnell übersehen. Dies beginnt mit dem “Großreinemachen”, also dem initialen Einsammeln all dessen, was in physisch und psychisch herumliegt. Und das tägliche Durcharbeiten seiner Eingänge erfordert mindestens genauso viel Selbstdisziplin wie die Tagesplanung in anderen Methodiken. Die Listen sind ständig zu überprüfen und durchzusehen, was denn als nächste Aufgabe dran sein könnte. Auch der Wochenrückblick will terminiert und durchgeführt werden. Haben Sie sich erst einmal an diese Aufgaben gewöhnt, werden Sie diese Pflege Ihres Systems nicht als beschwerlich empfinden. Bis es aber soweit ist und Sie aus der Durchsicht eine Gewohnheit gemacht haben, brauchen Sie vor allem eines: Selbstdisziplin. Und dies von Anfang an. Wenn Sie um Ihre Schwäche wissen, dass es Ihnen genau daran mangelt, sollten Sie sich überlegen, ob GTD für Sie wirklich in Frage kommt.
  • GTD ist (auch) Projektmanagement. Falsch!
    Gar keine Frage: Die Definition von Allen zum Thema Projekt ist einfach verständlich, und eignet sich sehr gut für die Aufgabenverwaltung einer einzelnen Person. Aber ein Team damit zu steuern oder gar Ressourcen zu berücksichtigen ist allein mit Listen nicht möglich. Spätestens an dieser Stelle müssen Sie auf ein Werkzeug zurückgreifen, das die Abhängigkeiten von Tätigkeiten, Kosten und Ressourcenauslastungen transparent macht. Und ein solches Werkzeug erwartet von Ihnen Ein- und Angaben nach seiner Konzeption. Natürlich kann sich jedes Mitglied eines Projekts nach GTD organisieren, aber der Projektmanager, die aufgefordert ist, den Überblick zu behalten, wird nicht ohne eine solide Planung auskommen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einführung von GTD gemacht?

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

2 Kommentare zu Die 5 größten Irrtümer bei Getting Things Done

  1. Gute Hinweise!

    Stehe derzeit noch vor der Planung, wann ich mit der Einführung beginne, denn für die ersten Schritte will ich mir Zeit nehmen, doch soweit ich mich informiert habe, scheint es für mich das Richtige zu sein: http://bit.ly/anhI3G

    • Hallo, Nicole,

      Omnifocus ist mit Sicherheit einer sehr gute Anwendung, die ich auf dem Macbook gern nutze. Sofern Deine Entscheidung noch nicht gefallen ist, sieh Dir unbedingt auch noch einmal Things an, das ebenfalls auf dem IPad läuft.

      Beste Grüße

      Stephan

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