Zeiterfassung mit Google Mail und Docs

Für Freiberufler oder Dienstleistungsunternehmen ist es von essenzieller Bedeutung, die mit Projekten verbrachte Zeit genauestens zu dokumentieren. Eine regelmäßige Zeitaufschreibung kann aber auch dann mehr als sinnvoll sein, wenn Sie sich einen Überblick darüber verschaffen wollen, womit Sie Ihre Zeit am Tag verbringen. Wenn Sie Inhaber eines Google Kontos sind, können Sie in der Kombination aus Mail und ‚Texte und Tabellen‘ ein einfaches Zeiterfassungssystem aufbauen.

Öffnen Sie dazu ‚Texte und Tabellen‘ und legen Sie ein neues Tabellendokument an. Aus dem Menü <Formular> entscheiden Sie sich für den Eintrag <Formular erstellen>.

Damit starten Sie einen kleinen Assistenten. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die erste Frage und legen Sie mittels des Listenfelds anschließend fest, um welchen Feldtyp es sich handeln soll. Um sich später die Arbeit leichter zu machen, können Sie beispielsweise Projekte bereits in Form eines Listenfelds zur Auswahl anbieten. Dank der sehr intuitiven Bedienung fügen Sie die notwendigen Optionen schnell hinzu.

Anlage eines Formulars in Google Texte und Tabellen

Das Formularbeispiel zeigt Ihnen lediglich zwei Fragen. Weitere erhalten Sie am einfachsten, in dem Sie auf die Schaltfläche <Duplizieren> klicken, die sich rechts vom Symbol mit dem Stift befindet. Danach ändern Sie den neuen Eintrag nach Ihren Wünschen ab. Bedenken Sie dabei aber, dass Sie später die Zeitaufschreibung schnell ausfüllen wollen. Machen Sie es also nicht zu kompliziert. Der Name des Projekts, die Tätigkeitsbeschreibung sowie die damit verbrachte Zeit sollten genügen.

Entspricht das Formular Ihren Vorstellungen, klicken Sie am oberen Rand auf den Schalter <Dieses Formular bei E-Mail senden>. Im nachfolgenden Dialog tragen Sie sich selbst als Empfänger ein. Wenige Augenblicke später erhalten Sie Ihre Nachricht mit den Feldern des Formulars.

Das Formular in Google Mail

Sie brauchen die Nachricht nun lediglich zu kennzeichnen, damit Sie sie später schnell wiederfinden, wenn Sie einen neuen Eintrag erfassen wollen. Einfach die Mail aufrufen, die Einträge vornehmen und auf <Senden> klicken. Sie können später die Ergebnisse direkt in ‚Texte und Tabellen‘ nach Ihren Wünschen auswerten.

Ergebnis Formular in Texte und Tabellen

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

2 Kommentare zu Zeiterfassung mit Google Mail und Docs

  1. Eigentlich gar nicht schlecht, so rauszufinden, wieviel Zeit man mit welcher Arbeit verbringt, doch wer arbeitet schon ausschließlich mit Google Docs? Das ist dann wohl doch eher so selten, dass diese Funktion kaum jemals benutzt wird. Doch die Idee dahinter ist trotzdem gut

    • Stephan Lamprecht // 7. Mai 2010 um 15:06 // Antworten

      Hallo, Marko,

      ich kenne inzwischen eine Menge Leute, die alle E-Mails ausschließlich mit Google Mail bearbeiten. Wenn Du dann ohnehin den Browser regelmäßig offen hast, kannst Du das System aus meiner Sicht am schnellsten nutzen. Ob Du jetzt unbedingt die Auswertung der Daten in Google Office machen willst, ist Geschmackssache finde ich.

      Grüße
      Stephan

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  1. Tweets die Zeiterfassung mit Google Mail und Docs | Der Lifehacker erwähnt -- Topsy.com

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