Schluss mit Multitasking!

Gehören Sie auch zu den Menschen, die viele Dinge ständig parallel bearbeiten? Fernsehen und dabei einen Bericht schreiben? Einen Brief verfassen und zugleich die Fotosammlung am PC aufräumen? „Ich bin multitaskingfähig“ – was wie eine Tugend klingt, ist letztlich eine Schwäche. Glauben Sie mir!

In Ratgebern rund um das Thema Zeitmanagement werden Sie immer wieder die Forderung lesen, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, also Aufgaben zu parallelisieren, um mehr aus der zur Verfügung stehenden Zeit zu machen. Es ist generell unproblematisch, zwei einfache Tätigkeiten gleichzeitig auszuführen. Sie können also durchaus Papiere ablegen und zeitgleich mit einem Bekannten telefonieren. Es geht hier auch nicht um Routinetätigkeiten, sondern um Dinge, die Sie erledigen müssen und die Ihren Geist fordern.

Sie können eben nicht an einem Quartalsbericht arbeiten und gleichzeitig Ihre Mails lesen oder im Internet surfen. Sie können auch nicht ein wichtiges geschäftliches Telefonat führen und zugleich konzentriert ein Projekt planen. Eine der beiden Tätigkeiten, die Sie zeitgleich bearbeiten, wird darunter leiden. Und dennoch wird diese Quadratur des Kreises jeden Tag in Tausenden von Büros versucht.

Das, was gern mit „Multitasking“ beschrieben wird, ist eigentlich nichts anderes als eine Mischung aus Prokrastination und dem sich Einlassen auf Ablenkungen. Etwas nicht konzentriert zu tun, führt damit letztlich zu einem höheren Zeitaufwand, der sich schlimmstenfalls in Stress verwandelt, wenn etwa der Abgabetermin für eine Arbeit immer näher rückt. Lassen Sie diesen Stress gar nicht erst aufkommen und gehen Sie konsequent gegen Multitasking vor:

  1. Der Kampf gegen das Multitasking beginnt mit einer realistischen Zeitplanung: Beenden Sie jeden Arbeitstag, in dem Sie sich die Aufgaben für den kommenden Tag ansehen und realistisch die dafür notwendigen Aufwände planen. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich leicht ablenken lassen, tragen Sie sich „Verabredungen“ mit diesen Aufgaben in den Kalender ein.
  2. Arbeiten Sie offline: Wenn möglich, trennen Sie die Verbindung zum Internet. So kommen Sie gar nicht erst auf den Gedanken, nur „mal eben schnell“ die neuen Nachrichten zu lesen oder nach neuen Mails zu suchen.
  3. Sie werden viel effizienter arbeiten, und damit weniger der Versuchung unterliegen, mehrere Dinge gleichzeitig tun zu wollen, wenn Sie Aufgaben bündeln: Statt ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten zu pendeln, denken und arbeiten Sie in „Blöcken“. Lesen und beantworten Sie zweimal am Tag Ihre Mails, leiten Sie Ihr Telefon auf die Mailbox um, um bilden Sie feste Sprechzeiten, in denen Sie dann konsequent alle aufgelaufenen Telefonate erledigen.
  4. Schotten Sie sich ab! Um sich auf eine Aufgabe bewusst zu konzentrieren, müssen Sie Störungen ausschließen. Deswegen schotten Sie sich am besten so gut es eben geht ab. Schließen Sie die Tür Ihres Büros, Schalten Sie Ihr Mobiltelefon oder PDA aus und schalten Sie Ihre Mailbox am Telefon ein. Vielen Menschen hilft es, wenn sie zusätzlich auch störende Geräusche minimieren.

Gerade gegen störende Geräusche im Büro hilft eine kleine Software namens Chatterblocker. (www.chatterblocker.com). Dieses Programm spielt beruhigende Musik oder einen Mix aus Stimmen und Rauschen über die Lautsprecher des Computers oder über Kopfhörer ein. Damit werden Hintergrundgeräusche verdrängt!

Screen von Chatterblocker

Was auch immer zum Multitasking führen mag, letztlich bedeutet es, dass Sie die Aufmerksamkeit vorzeitig von einer Aufgabe auf eine andere lenken. Beenden Sie also eine Aufgabe zu 100%, bevor Sie sich einer anderen widmen. Ertappen Sie sich dabei, wie Sie etwas anderes in Angriff nehmen wollen, sagen Sie ruhig zu sich selbst „Ich werde zunächst diese Aufgabe beenden, bevor ich mich etwas anderem zuwende“.

Diese einfachen Mittel helfen Ihnen dabei, sich auf Ihre Aufgabe zu fokussieren. Sie werden sehen, das Multitasking wird von allein verschwinden und Sie werden effizienter arbeiten und zufriedener sein.



Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

2 Kommentare zu Schluss mit Multitasking!

  1. Bei jedem Wechsel von einer zur anderen Aufgabe geht Zeit verloren. Man spricht da von 5-15 Minuten, die man benötigt, um sich in einem Thema zu vertiefen. Das bedeutet, dass schon ein Telefonanruf dazu führen kann, das man sich in die aktuelle Aufgabe neu reindenken muss. Man kann sich leicht ausrechnen, wie viele Anrufe nötig wären, damit man Abends das Gefühl hat, nichts geschafft zu haben.

    Daher ist auch alles zu vermeiden, das dazu führt, das man sich selbst in der Abarbeitung der Aufgabe unterbrechen muss (z.B. um telefonisch ungeklärte Aspekte nachzufragen).

    Konsequent angewendet wird man feststellen, dass man a) wesentlich mehr schafft und b) gleichzeitig sehr viel weniger gestresst ist. Diese Veränderung im beruflichen Umfeld durchzusetzen ist die eigentliche Herausforderung.

  2. Ich kann das nur bestätigen. Es hilft, sich immer nur auf eine Sache zu konzentrieren und Störungen in dieser Zeit möglichst zu vermeiden. Aus meiner Erfahrung heraus gibt es da zwei Faktoren: Wie weit lässt man sich selbst ablenken und treiben und wie weit lässt man externe Störungen zu. Ersteres ist mit viel Selbstdisziplin verbunden, zweiteres muss man üben und vor allem transparent kommunizieren. Über ein GTD-System kann man die „störende“ Person ja auch wunderbar später zurückrufen.

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