Referenzmaterial ablegen

Als Referenzmaterial werden von David Allen alle Dokumente und Schriftstücke bezeichnet, die Zusatzinformationen zu Projekten enthalten. Dazu gehört aber auch alles Material, das in unserem Leben eine Rolle spielt, wie Versicherungspolicen, interessante Artikel, Verträge, Zeugnisse usw. Wir organisieren Sie solches Material am besten?

Unterschieden werden können:

  • Dokumente, die digital vorliegen
  • Solche, die Sie lediglich Papierform vorliegen haben

Wenn Sie sich viel Mühe und Arbeit machen wollen, können Sie natürlich sämtliches Referenzmaterial mittels Scanner digitalisieren und dann auf einem Datenträger ablegen. Allerdings gibt es genügend Dokumente, die lediglich im Original anerkannt werden. Um die Ablage des Papiers kommen Sie also nicht herum.

In Foren und auf Mailing-Listen tobt gern der Krieg zwischen den Beteiligten, wie es der große «Meister» Allen nun gemeint haben könnte: Welche Mappenform ist die beste?

Meiner Ansicht nach gibt es darauf keine abschließende Antwort. Allerdings sind in Allens Vorschlägen zwei Aussagen enthalten, denen ich zustimme. Zum einen lehnt er explizit Hängemappen ab. Nachdem ich jahrelang diese Mappen genutzt habe, kann ich ihm nur zustimmen. Zwar ist die Zugriffszeit gegenüber den konventionellen Ordnern deutlich besser, dafür verbrauchen die Mappen aber extrem viel Platz, was technisch durch die Hängevorrichtung bedingt ist.

Klassische Regalordner sind aus meiner Sicht ebenfalls nicht gut geeignet. Zwar werden die Hersteller wie Leitz niemals müde, zu betonen, wie praktisch und raumsparend dieses Ablagesystem ist, allerdings müssen Sie viel zu viele Handgriffe erledigen, um an das gewünschte Dokument zu gelangen. Dieses muss dann auch noch gelocht vorliegen oder aber in einer zusätzlichen Hülle stecken, damit es auch abgeheftet werden kann. Das ist unpraktisch.

Allen ist ein Freund der Einzelblattablage, denn nichts anderes verbirgt sich hinter dem Wort «Ordner» in seinem Buch. Wer einmal ein Büro im amerikanischen Raum gesehen hat, weiß auch, was er damit meint. Kleine unscheinbare Papphüllen, die mit einem Reiter beschriftet werden können und Pate standen für die kleinen Abbildungen in diversen Betriebssystemen.

Es kommt also nicht darauf an, welcher Hersteller sich hinter diesen im deutschen Sprachraum gern «Einstellmappen» Utensilien verbirgt, sondern dass Sie von der klassischen Ablage auf dieses System wechseln. Ich selbst nutze gern das System von Classei, das im Übrigen absolut kompatibel zum Mitbewerber Mappei ist.

Natürlich gibt es im Internet zahllose Ratschläge, wie Sie ein solches System am besten organisieren. Bei mir hat sich folgendes System bewährt:

  • Wichtige Unterlagen wie Versicherungspolicen, Impfpässe, Verträge und Zeugnisse haben ich in Classei-Mappen abgelegt. Jeweils ein Vorgang pro Mappe. Diese befinden sich in einem Koffer der Marke Leitz, der für den Transport von Hängemappen gedacht ist. Er befindet sich an einem schnell zugänglichen Ort, um im Falle eines Falles greifbar zu sein. So habe ich im Notfall alle Unterlagen griffbereit.
  • Neben meinem Arbeitsplatz befindet sich eine Classei-Box, in der sich die Mappen zu den Projekten befinden, die ich gerade bearbeite. Außerdem sind hier Mappen für Agenden zu Personen und die Inbox enthalten.
  • Das eigentliche «Archiv» ist in verschiedenen Aufbewahrungsboxen enthalten. Diese sind einfach alphabetisch geordnet und nicht weiter thematisch untergliedert. Das heißt, dass sich dort etwa unter «Herd» die Bedienungsanleitung für das Gerät in friedlicher Koexistenz zu einer Materialsammlung für Artikel befindet, deren Thema ebenfalls mit dem Buchstaben «H» beginnt.

Wichtig ist, dass Sie sich an die Regel halten, wirklich nur einen Vorgang pro Mappe abzulegen!

Digitale Unterlagen können Sie natürlich ähnlich ablegen. Unter einem Hauptordner legen Sie dann beispielsweise alphabetische Unterordner an und darunter wiederum einzelne Vorgänge an. Aus meiner Sicht kommen Sie aber genauso gut zurecht, wenn Sie lediglich eine grobe Gliederung zwischen Dokumentenarten vornehmen, also etwa in Korrespondenz, Artikel, Anleitungen etc. und sich dann auf die Dienste einer lokalen Suchmaschine für den Desktop verlassen. Ist der Inhalt des Datenträgers erst einmal indiziert, finden Sie so jederzeit das gewünschte Schriftstück.

Wie legen Sie Referenzmaterial ab?

Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

2 Kommentare zu Referenzmaterial ablegen

  1. Leider bot die Umfrage nur ein „entweder oder“. Ich lege meine Daten (seit Jahrzehnten) strukturiert ab. Leider passt manche Information mal in diesen und mal in jenen Ordner. Nicht immer denke ich sofort daran, entsprechende Verknüpfungen anzulegen. Und da kommt die Desktop-Suchmaschine ins Spiel.

  2. Guter Artikel, der sehr gut die Sprachverwirrung klärt, die die schlechte deutsche Übersetzung des GTD-Buches verursacht hat. Ordner und Hängeregister sind zwar manchmal praktisch (gerade für umfangreiche Themensammlungen mit Archivcharakter) – aber sind nicht das, was man „schnell im Zugriff“ nennen würde.

    Ich selbst setze auch Mappen von Classei ein, aber ergänze diese mit meiner Hängeregistratur. In der Hängeregistratur landen all die Vorgänge, die noch nicht weggeworfen werden können/sollen – aber die auch noch nicht dauerhaft archiviert werden müssen. Steuerunterlagen liegen grundsätzlich nicht in Mappen oder in der Hängerregistratur, sondern in Ordnern im Archiv oder beim Steuerberater.
    Elektronische Dokumente verwalte ich mit einer selbstentwickelten Software – auf diese Weise habe ich einen zentralen Index über alle Akten (Mappen, Hängeregister, Archivordner, Computerdateien) und eine zentrale Anlaufstelle für Suchanfragen. Funktioniert super.

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  1. Tweets die Referenzmaterial ablegen | Der Lifehacker erwähnt -- Topsy.com

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