Reduzieren Sie die Mailflut

Schon wieder signalisiert Ihnen Ihr Programm, das eine neue Mail eingetroffen ist? Nimmt das denn nie ein Ende? Bleiben Sie nicht genervt, sondern ergreifen Sie Gegenmaßnahmen, denn Sie können selbst dazu beitragen, dass die Flut von elektronischen Nachrichten in Ihrem Unternehmen geringer wird. Dazu gehört nur etwas Disziplin und natürlich, dass Sie Ihren Kollegen von Ihren Gewohnheiten berichten, so dass diese sich an Ihrem Beispiel orientieren können:

  • Antworten Sie nicht auf jede Nachricht! Mal ganz ehrlich: E-Mail ist sehr zuverlässig. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine korrekt an Sie adressierte Nachricht nicht in Ihrem Posteingang landet, ist sehr gering. Hat Ihnen ein Kollege also Unterlagen geschickt, auf die Sie gewartet haben, brauchen Sie nicht mit einem schlichten «Danke» zu antworten, um den Empfang zu bestätigen. Wenn Sie sich bedanken wollen, tun Sie dies bei Gelegenheit.
  • Gehen Sie doch einfach mal vorbei! Kennen Sie das Phänomen? Da sitzt jemand eifrig beschäftigt in seinem Büro und schreibt den lieben langen Tag E-Mails auch an Kollegen, die im Raum vor ihm sitzen. Die elektronische Kommunikation ist für Menschen, die nur ungern auf andere Menschen zugehen oder gar Probleme damit haben, ein wahrer Segen, für die Empfänger der Nachrichten ein Fluch. Durchbrechen Sie diesen Teufelskreis! Gehen Sie vorbei und besprechen Sie eine Angelegenheit direkt unter vier Augen. Und wenn Sie ohnehin miteinander reden, bieten Sie doch an, dass Sie dies regelmäßiger tun, statt «nur zu mailen».
  • Vermeiden Sie «CC» und «Allen Antworten»: Natürlich ist die Verlockung groß, einfach auf den entsprechenden Schalter zu klicken. So vergessen Sie niemanden. Aber nur weil der Initiator des Mailverkehrs bei der Zusammenstellung des Verteilers einen Fehler gemacht hat, brauchen Sie diesen ja nicht zu wiederholen, oder? Je sparsamer Sie mit dem Kopien und großen Verteilern umgehen, desto wirkungsvoller reduzieren Sie das Mailaufkommen in Ihrem Unternehmen.
  • Hände weg von Newslettern und Augen auf beim Einkauf: An vielen Nachrichten, die uns ereilen, sind wir streng genommen selber schuld, auch wenn wir das nicht wahrhaben wollen. Schnell ist ein Newsletter bestellt, aber das Abbestellen ist zu mühsam oder kompliziert. Achten Sie insbesondere beim Einkaufen im Internet auf die kleinen unscheinbaren Optionsboxen, die Ihnen weitere Informationen und Newsletter anbieten. Nur weil Sie auf einem Portal einmal ein Buch gekauft haben, bedeutet das ja nicht gleich, dass Sie mehrmals die Woche Informationen über Bücher benötigen, oder?
  • Nutzen Sie ein Wiki wann immer es geht! Wenn Ihr Unternehmen noch kein Wiki einsetzt, wird es aber höchste Zeit. Und wenn bereits eines verfügbar ist, animieren Sie die Kollegen dazu, dieses möglichst intensiv zu nutzen.
Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

1 Kommentar zu Reduzieren Sie die Mailflut

  1. Noch ein Tipp: Neugier bezähmen, auch wenn die Überschrift gaaaanz dringlich und wichtig erscheint. Und: Versuchen, die E-Mail mit einem Blick zu erfassen. Viele Empfänger lesen Wort für Wort nur um danach festzustellen, dass diese Mail eigentlich in die „Ablage P“ gehört hätte. Deshalb: Üben. Denn es ist Ihre Zeit!

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