Halten Sie Ihre Schreibtische ordentlich!

Die Zeiten, in denen ein mit Akten übersäter Schreibtisch den Eindruck erweckte, dass es sich bei seinem Besitzer um einen besonders engagierten und vielbeschäftigten Arbeitnehmer handelt, sind schon lange vorbei. Herumliegendes Arbeitsmaterial und sich auftürmende Aktenberge stehen häufig für mangelnde Organisation und vor allem Überforderung. Zumal das herumliegende «Zeug» auch von der Erledigung der eigentlichen Aufgabe stark ablenkt. Deswegen sollten Sie so wenig auf Ihrer Arbeitsfläche platzieren wie nur möglich. Dies gilt auch für den Desktop auf Ihrem PC!

Was die Unordnung auf beiden Schreibtischen hervorruft, sind häufig Dinge, die dort lediglich «geparkt» werden, weil man sie später wegräumen oder sich damit intensiver beschäftigten möchte.

  • Akten, die man ablegen wollte.
  • Schriftstücke, die eine Aktion erfordern.
  • Sachen, die sich im Aktenkoffer befunden haben und eigentlich woanders hingehören.
  • Dateien, die gerade heruntergeladen wurden.
  • Anhänge aus Mails, die man sich ansehen wollte oder gerade angesehen hat.

Ein paar Ansätze, wie Sie es schaffen, dagegen anzugehen, um auf einen leeren Schreibtisch zu blicken:

  1. Richten Sie sich auf Ihrem Computer in Ihrem Dokumentenverzeichnis einen Ordner für temporäre Dateien ein. Wenn Sie einen Dateianhang öffnen, speichern Sie die Datei dort ab. In den meisten Programmen können Sie festlegen, dass Downloads in diesem Ordner landen. Im Firefox etwa in den «Einstellungen» im Register «Allgemein».
  2. Dokumente, die Sie später lesen wollen, legen Sie in einem Ordner «Lesen» ab und legen lediglich eine Verknüpfung zu diesem Ordner auf den Desktop.
  3. Machen Sie den Großputz auf Ihren Desktop und verschieben Sie zunächst alle Dateien in den temporären Ordner. Gehen Sie dann jedes Element durch, wie beim Durcharbeiten eines Eingangkorbes und entscheiden Sie dann, ob Sie die Datei noch benötigen oder ob diese abgelegt werden kann. Löschen Sie dabei so viel wie möglich!
  4. Schauen Sie sich auf Ihrem Schreibtisch um. Legen Sie alle Papiere in ein Eingangskörbchen. Auch diesen Stapel gehen Sie später Schritt für Schritt durch. Es gilt aber die Regel, dass etwas, das Sie bereits in der Hand hatten, nicht wieder zurückgelegt werden darf.
  5. Beherzigen Sie die «2-Minuten-Regel». Wenn Sie etwas in zwei Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Nutzen Sie dabei ruhig eine Stoppuhr oder eine entsprechende Funktion Ihres Computers. Sie werden sich wundern, wie lange diese zwei Minuten tatsächlich sind.

Eine solche Durchsicht ist der ideale Zeitpunkt, um einen prüfenden Blick auf das eigene Ablagesystem zu werfen. Prüfen Sie, ob die Lagerung auf dem Schreibtisch nicht vielleicht auch aus der Not herausgeboren wurde, weil sie über zu wenig Stauraum verfügen? Liegen auffällig viele ungelesene Exemplare einer Zeitschrift herum? Haben Sie zu wenig Zeit, um diese zu lesen oder schlicht das Interesse daran verloren? Dann kündigen Sie den Bezug und schmeißen Sie die Exemplare weg!

Über Stephan Lamprecht (479 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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