Kleine Tipps zum Zeitsparen im Büro

Es sind die vielen kleinen unnötigen Handgriffe, die an Ihrem Zeitbudget im Büro nagen. Mit einigen wenigen Tipps, werden Sie einfach effizienter arbeiten.

  • Stellen Sie das Telefon um! Neben der ständigen Durchsicht des Posteingangs gehört das Telefon mit Sicherheit zu den Unterbrechern Nummer 1. Möchten Sie konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, stellen Sie das Telefon um; entweder auf eine Mailbox oder auf Ihre Assistenz.
  • Digitalisieren Sie Dokumente! In Ihrem Büro stapeln sich alte Geschäftsberichte und ähnliches Referenzmaterial. Auch wenn Sie noch so gut organisiert sind. Der Computer wird diese Unterlagen schneller finden, wenn Sie diese einscannen. In vielen Büros haben inzwischen Multifunktionsgeräte Einzug gehalten, die schnell ganz Stapel an Papier verarbeiten und zu PDF-Dateien konvertieren können. Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch!
  • Öffnen Sie Ihre Post über dem Papierkorb! Das klingt vielleicht paradox, aber machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre eingehende Briefpost direkt über dem Papierkorb zu öffnen. Entscheiden Sie, was davon sofort im Abfall landet und was Sie in Ihre Eingangsbox legen.
  • Nutzen Sie Tastenkürzel und Verknüpfungen! Wenn Sie täglich bestimmte Websites aufrufen, legen Sie sich Favoriten an. Nutzen Sie täglich die gleichen Programme, starten Sie diese über eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop!
  • Führen Sie ein Notizbuch! Statt sich Telefonnummern und Gedankenblitze auf verschiedenen Zetteln oder gar Haftnotizen aufzuschreiben, schaffen Sie sich lieber ein Notizbuch an. Hier notieren Sie diese Informationen chronologisch. Damit kommen Sie nicht in die Verlegenheit, erst nach einer Notiz suchen zu müssen.
  • Legen Sie sich ein Lager für alle Fälle an! Schaffen Sie sich einen Ort im Büro, an dem Sie Dinge für den Notfall hinterlegen. Dazu gehören etwa ein Fleckenstift, falls Ihnen beim Essen etwas danebengegangen ist, eine Ersatzkrawatte oder Ähnliches. Aber auch ein paar Utensilien, mit denen Sie Ihren Arbeitsplatz schnell säubern können. Im Falle eines Falles brauchen Sie dann nicht erst auf die Suche zu gehen, sondern können gleich handeln.
Über Stephan Lamprecht (480 Artikel)
arbeitet als freischaffender Texter und Journalist in Ahrensburg bei Hamburg. Er schreibt Fachartikel für PR-Agenturen, Texte für Whitepaper und Internetseiten sowie Beiträge für Fachmagazine. Seit 1991 hat er mehr als 25 Fachbücher verfasst. Zu seinen Themen gehören IT, Social Media, CRM und Business-Intelligence, aber eben auch das Zeit- und Selbstmanagement. Er berät Autoren auf ihrem Weg zum Buch und unterstützt Startups und kleinere Softwareunternehmen in der Pressearbeit.

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