Tag Archiv: zielplanung

7 Strategien für mehr Produktivität

13. April 2011

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Ein Patentrezept für das Produktivsein gibt es sicherlich nicht. Fokussiert und konzentriert an seinen Aufgaben zu arbeiten und seine Ziele zu erreichen, ist in der Regel ein Zusammenspiel verschiedenster Faktoren. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen gern einige dieser Faktoren vorstellen.

Ziele für mehr Produktivität setzen

In fast jedem Ratgeber zur Produktivität werden Sie lesen, dass Sie sich Ziele setzen müssen. Dass sich dieser Hinweis wiederholt, liegt nicht daran, dass den Autoren nichts besseres einfällt. Sich selbst Ziele zu setzen und daran zu arbeiten, ist ein bewährtes Prinzip, das funktioniert. Wenn Ihre Ziele motivierend und herausfordernd zugleich sind, werden sie sich positiv auf Ihre Produktivität auswirken.

Ein guter Betrachtungszeitraum für Ziele ist der Monat. Fragen Sie sich regelmäßig, was Sie in der Periode der kommenden vier Wochen erreichen wollen. Was sind Ihre konkreten Ziele? Was müssen Sie dafür tun, um diese zu erreichen? Abgeleitet von Ihren Monatszielen können Sie sich am Ende einer Woche dann der Planung der kommenden sieben Tage widmen.

Schaffen Sie sich eine produktive Arbeitsumgebung

Welche Umgebung der eigenen Produktivität förderlich ist, unterscheidet sich von Mensch zu Mensch. Viele von uns haben allerdings keine große Wahl. Wenn Sie als Festangestellter arbeiten, hat Ihr Unternehmen bereits für Sie entschieden, was produktive Umgebung bedeuten soll. Wenn Sie größere Freiheit besitzen, dann organisieren Sie sich Ihr Umfeld so, wie Sie es benötigen!

Es geht hier nicht darum, dass Sie sich einen vernünftigen Arbeitsstuhl oder Schreibtisch leisten sollten. Das versteht sich von selbst oder? Es geht um die Wirkung des Raumes und der Gegenstände, die Sie beim Arbeiten umgeben. Ich persönlich bevorzuge einer eher puristischen Ansatz. Das beginnt beim Hintergrundbild meines Desktops und setzt sich dann auf dem Schreibtisch fort. Generell brauche ich auch mehr Ruhe. Meine Texte in einem Kaffeehaus oder einem ähnlichen Ort zu schreiben, kann ich mir nicht vorstellen.

Schaffen Sie sich ein Umfeld, in dem Sie gern arbeiten und das Ihrer Konzentration gut tut. Wenn Ihnen eine Familienfotografie auf dem Schreibtisch hilft, produktiver zu sein, dann stellen Sie diese auf. Gibt es einen Gegenstand, ein „Lieblings-Ding“, das Sie gern um sich haben und das Ihnen hilft, sich zu konzentrieren?

Wichtig ist allerdings, dass Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt und vor allem strukturiert ist, und auch so wirkt. Unordnung und eine Menge an „Zeug“, das herumsteht, lenkt Sie ab und beeinflusst Sie negativ.

Halten Sie Ordnung!

Genau aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihren Arbeitsplatz auch ordentlich halten. Auf meinem Schreibtisch stehen lediglich der Monitor, Tastatur, Trackpad und mein Macbook. Alles andere ist aus dem direkten Blickfeld verbannt. Am Ende des Arbeitstages räume ich die Schreibtischoberfläche leer. Herumliegende Gegenstände oder Papier gibt es nicht.

Eine gute Organisation Ihre Arbeitsplatzes spart Ihnen das Suchen, und je kürzer die Zugriffszeit auf einen Gegenstand oder eine Akte, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für die Erledigung der eigentlichen Aufgabe. Schon allein aus diesem Grund sollten Sie die Ordnung aufrecht erhalten.

Investieren Sie in Tools zur Produktivitätssteigerung

Produktivität ist auch immer eine Frage des richtigen Werkzeugs. Ich habe die Anschaffung des MacBooks als wahren Beschleuniger meiner persönlichen Produktivität erlebt. Wenn ich den Deckel des Gerätes aufklappe, setzt mich das gerade zu in einen Arbeitsmodus. Alles funktioniert so, wie ich es mir wünsche und durch einige Anpassungen nimmt mir der Rechenknecht einiges ab.

Wann immer Sie den Gedanken haben, dass ein besonderes Werkzeug Ihnen jetzt gerade helfen würde oder Ihnen Arbeit spart, machen Sie sich auf die Suche danach. Gerade in Sachen Software ist das Internet eine wahre Fundgrube an Dingen, die die Arbeit vor dem Computer erleichtern oder Zeit sparen. Tools, die mich persönlich vorangebracht haben sind:

Arbeiten Sie in festen Zeiteinheiten

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass Arbeit sich immer soweit ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Die Komplexität der Aufgabe spielt dabei keine Rolle. Wenn Sie sich diesen Grundsatz vor Augen halten, sollten Sie diese Ausdehnung bekämpfen.

Arbeiten Sie deshalb in festen, über den Tag verteilten, Einheiten an Ihren Aufgaben. Legen Sie beispielsweise fest, dass Sie von 9 bis 11 Uhr an der Aufgabe 1 arbeiten, von 13-15 Uhr dann an einer anderen. Strukturieren Sie so Ihren Tag und gehen Sie vor allen von den wichtigsten zu den weniger wichtigen Aufgaben vor. Das Ziel sollte natürlich sein, dass Sie in einer Zeiteinheit die Aufgabe auch tatsächlich erledigt bekommen. Die zur Verfügung stehende Zeit muss Sie herausfordern, aber auch erreichbar sein. Wenn Sie einschätzen, dass die Arbeit 3 Stunden dauert, ist es nicht sinnvoll, 2 Stunden im Kalender einzutragen. Genauso wenig sollten Sie sich aber 4 Stunden Zeit dafür lassen, denn dann werden Sie 4 Stunden dafür benötigen.

Bei längerfristigen Projekten, wie etwa dem Schreiben eines Buches, das nicht in einem Tag zu erledigen ist, planen Sie am besten täglich Zeit ein, um ein Mindestpensum zu erledigen. Bei solchen umfangreichen Projekten ist die Stetigkeit etwas, das Sie dem Ziel nahebringt und Sie produktiv werden lässt.

Denken Sie an die 80/20 Regel!

Perfektionismus ist ein echter Produktivitätskiller. Wer ständig auf der Suche nach dem perfekten Arbeitsergebnis ist, läuft schnell Gefahr, tatsächlich die gesamte für die Aufgabe zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Denken Sie bei der Planung und beim Arbeiten auch an das Prinzip der 80/20 Regel. Sie besagt in diesem Fall, dass Sie 80% eines Arbeitsergebnisses in 20% der veranschlagten Zeit erreichen können. Geben Sie sich vielleicht auch einmal mit diesen 80 Prozent zufrieden und Sie werden mehr schaffen!

Protokollieren Sie Ihren Fortschritt

Den Fortschritt einer Aufgabe oder eines Projekts zu dokumentieren, ist motivierend und wird sich damit positiv auf ihre Produktivität auswirken. Legen Sie sich regelmäßig selbst Rechenschaft über Ihre Fortschritte ab. Ein guter Zeitpunkt ist der Start ins Wochenende. Bevor Sie sich die wohlverdiente Ruhe gönnen, halten Sie Rückschau auf die vergangenen 7 Tage. Was lief besonders gut? Wie steht es mit der Zielerreichung?

Wenn Sie gut geplant haben und produktiv waren, werden Sie ihre Wochenziele erreicht haben. In diesem Fall dürfen Sie sich ruhig ein wenig auf die Schultern klopfen. Das bewusste Nachdenken über die erreichten Ziele wird Ihnen auf jeden Fall einen Schub an neuer Motivation schenken. Erbringt die Rückschau, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen konnten, analysieren Sie, woran es gelegen hat. Forschen Sie nach den Ursachen: Vielleicht müssen Sie Ihre Planung überdenken? Möglicherweise stehen Ihnen aber auch alte Gewohnheiten im Weg?

Was sind Ihre Tipps zur Produktivität?

Titelbild: Erhard Fischer / pixelio.de

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Produktiv sein: Erstellen Sie Ihren idealen Zeitplan (Zeitmanagement)

12. Januar 2011

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In diesem Moment beginnt der Rest Ihres Lebens! Ja, sicher, diesen Satz haben Sie schon oft gehört und gelesen. Und trotzdem kommen viele Dinge, die Ihnen wichtig sind, in Ihrem Leben viel zu kurz? Und obwohl Sie von Termin zu Termin hetzen, scheinen Sie Ihren Zielen nicht näher zu kommen? Viele Menschen, die den Wunsch verspüren, produktiver zu sein, haben den Eindruck, dazu gar keine Chance zu haben, weil ihre Zeit fremd bestimmt wird. Einladungen zu Besprechungen, die ständig im E-Mail-Postfach laden, spontane Besuche von Kollegen, die den Kopf zur Tür hereinstecken – Störungen und Ablenkungen während eines Arbeitstags scheinen kein Ende zu nehmen.

Meist verfügen diese Menschen schlicht über keine konkrete Vorstellung darüber, wie sie ihre Zeit verplanen wollen. Wenn dazu noch die Schwäche kommt, nicht «Nein» sagen zu können, lässt das zwangsläufig das Gefühl von Fremdbestimmtheit aufkommen.

Machen Sie sich bewusst, dass Sie sehr wohl Herr Ihrer Zeit sind. Es spielt dabei überhaupt keine Rolle, ob Sie selbstständig arbeiten oder angestellt sind. Das Unternehmen, für das Sie beschäftigt sind, erwartet von Ihnen, dass Sie Ihre Aufgaben erfolgreich meistern. Es schreibt Ihnen aber nicht vor, wie viele Sitzungen Sie in einer Woche zu besuchen haben oder wie lange diese dauern.

Um sich aus diesem Teufelskreis der Fremdbestimmung zu lösen, fangen Sie damit an, Ihren idealen Zeitplan zu skizzieren. Setzen Sie sich hin und überlegen Sie in Ruhe, wie viel Zeit Sie in die verschiedenen Rollen Ihres Lebens stecken wollen. Denken Sie dabei besonders an die Dinge, die Sie vermissen oder von denen Sie das Gefühl haben, dass sie deutlich zu kurz kommen.

Beginnen Sie damit, Ihren idealen Zeitplan für eine Woche zu entwerfen. Dies kann in Excel sein, iCal oder auch Google Kalender. Das Werkzeug spielt keine Rolle. Fundamental ist lediglich, dass Sie systematisch einzeichnen, wie viel Zeit Sie in einer Woche mit diesen Aspekten Ihres Lebens zubringen werden.

Idealer Zeitplan in Excel

Sie können mit Quotienten arbeiten (z.B. «Ich möchte ein Drittel meiner Zeit mit meiner Familie verbringen») oder mit absoluten Werten, weil Sie etwa zwei Stunden in der Woche ganz für sich allein sein wollen. Oder Sie gehen rein visuell und intuitiv vor. Wenn Sie beispielsweise häufig vergessen, sich selbst eine Mittagspause zu gönnen, müssen Sie diese fest in dieses Diagramm einzeichnen.

Wenn das Grundgerüst steht, schauen Sie, ob die Proportionen passen. Haben Sie tatsächlich 30% für Ihre Familie reserviert? Durch die Annäherung entwickeln Sie langsam die Struktur Ihrer Wochentage. Übernehmen Sie diese Systematik jetzt in Ihre Terminplanung und reservieren Sie sich entsprechende Zeitblöcke. Markieren Sie diese auch farbig, damit Sie sofort erkennen, dass Sie diesen Zeitraum nicht für berufliche Termine nutzen dürfen.

Sobald diese großen Blöcke stehen, können Sie, anhand Ihrer persönlichen Leistungskurve in die Detailplanung Ihrer Arbeitstage gehen. Sie haben sich vorgenommen, für Ihre Mitarbeiter besser erreichbar zu sein? Nutzen Sie die Zeit kurz vor dem Feierabend und reservieren Sie täglich eine halbe oder ganze Stunde für die Kollegen. Sie müssen den Fortschritt von Projekten in Form einer regelmäßigen Sitzung überwachen? Nutzen Sie dazu einen festen Zeitblock und legen Sie die künftigen Termine dorthin. Vor allem: Schaffen Sie sich Zeiträume, in denen Sie produktiv arbeiten werden, um Ihre Ziele zu erreichen und Projekte zu bewältigen. Auch diese werden festmarkiert und sollten keinesfalls für Meetings oder externe Zeitfresser geopfert werden.

Genauso organisieren Sie auch Ihre privaten Belange: Wenn Sie sich explizit Zeit für ein Familienmitglied nehmen wollen, reservieren Sie ihm einen Block. Wichtig: Nehmen Sie diese Blöcke ernst und behandeln Sie diese wie Verabredungen mit externen Besuchern!

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Umfassende Lebens- und Zielplanung mit Life Manager Pro (Mac+Win)

7. Oktober 2010

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Was wollen Sie eigentlich erreichen? Wie sieht Ihre Vision für Ihr Leben aus? Welche Ziele gibt es auf dem Weg dahin? Und welche konkreten Schritte müssen Sie ergreifen? Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um an Ihren Zielen zu arbeiten und diese zu überdenken. Dabei kann Ihnen eine Software beim Strukturieren der Gedanken helfen.

Das englischsprachige Programm Life Manager Pro für Mac und Win wird in einer kostenlosen Version zum ausgiebigen Test angeboten. Die Oberfläche ist aufgeräumt, allerdings nicht sonderlich schick. Über die linke Bildschirmseite greifen Sie auf die verschiedenen Bereiche zu, die logisch und folgerichtig von der Vision über Ziele bis zu Projekten reichen. Es ist ratsam, die einzelnen Bereich im Rahmen eines Planungstages auch in dieser Reihenfolge durchzugehen.

Hauptbildschirm Lifemanager Pro

Zu einer Vision können Sie zusätzlich bestimmen, welche Lebensrolle diese betreffen soll und natürlich auch ein «Zielfoto» einsetzen. Ich persönlich rate Ihnen, lediglich eine Vision zu formulieren, die alle Aspekte Ihres Lebens berücksichtigt. Schließlich sollten diese Sätze das beschreiben, was am Ende Ihres Lebens Ihrer Meinung nach Bestand haben soll.

Im Abschnitt der Ziele wird zwischen Zielen und unterstützenden Zielen als Kategorie unterschieden. Dieser Bereich entspricht in seiner wesentlichen Aufteilung der Formulierung von Visionen. Neben der ausführlichen Beschreibung setzen Sie auch bei Bedarf eine Abbildung oder ein Foto ein. Zusätzlich verlinken Sie mit der Vision. Ziele müssen ja messbar sein und deswegen können Sie auch mit einem Termin versehen werden.

Projektdefinition in Lifemanager pro

Ausgehend von den Zielen leiten sich wiederum die einzelnen Projekte und davon die Aufgaben ab. Dank dieser nachvollziehbaren Benutzerführung können Sie keinen Aspekt in der Planung vergessen. Die Arbeit mit dem Programm macht durchaus Spaß, allerdings fehlen derzeit Möglichkeiten, Daten mit anderen Anwendungen auszutauschen. So wird zwar wirkungsvoll verhindert, dass Sie weitere Anwendungen und Datentöpfe pflegen müssen, andererseits bleiben damit beispielsweise E-Mails, die im Zusammenhang mit einem Projekt stehen, unberücksichtigt.

Je mehr Ziele Sie in ein solches Programm eintragen, desto schwieriger wird es, sich für die wichtigsten Ziele und damit Projekte zu entscheiden. Hier hätten die Entwickler von Life Manager Pro und anderen Anwendungen noch Möglichkeiten, durch Gewichtungen oder Nutzwertanalysen einen Schritt zu einem wirklich systematischen Zielmanagement zu machen.

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Mit TarGo nach der Helfrecht-Methode planen

29. März 2010

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Kennen Sie die Helfrecht-Methode? Dann werden Sie sich freuen, dass es mit TarGo eine Software gibt, die nach dieser Philosophie die Aufgabenplanung am PC erlaubt und noch dazu in einer mobilen Variante vorliegt.

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