Tag Archiv: zeitmanagement

Wie Ihre persönliche Morgenroutine Sie produktiver macht

13. August 2013

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Wie starten Sie eigentlich in den Tag? Sind Sie sicher, dass Ihre morgendliche Routine der beste Ansatz ist, um produktiv zu sein? Habe Sie vielleicht bereits schon einmal versucht, mehr produktive Zeit für sich zu entdecken, in dem Sie früher aufgestanden sind, als es sonst ihren Gewohnheiten entspricht?

Sich dazu zu zwingen, früher aufzustehen, hilft Ihnen allein nicht weiter. Sie müssen auch darauf achten, dass Sie die an Sie gestellten Aufgaben auch in der Zeit des Tages erledigen, die dafür am besten geeignet ist. Ein paar Tipps, wie Sie mit einer Morgenroutine produktiver werden.

1. Nehmen Sie Rücksicht auf Ihren Energiehaushalt – nicht auf die Uhr!

Es spricht nichts dagegen, sich durch das Einüben einer neuen Gewohnheit die eine oder andere Stunde an zusätzlicher Arbeitszeit zu bescheren. Wenn es Ihnen möglich ist, stehen Sie also ruhig früher auf. Das funktioniert aber nur dann, wenn Sie trotzdem auch auf ausreichend Schlaf kommen. Alles andere wird sich früher oder später negativ auf ihre Gesundheit schlagen.

Wir haben alle die Erfahrung gemacht, dass wir zu bestimmten Zeiten des Tages besonders leistungsfähig sind und Aufgaben leichter erledigen können. Und da Sie niemand besser kennen sollte, als Sie sich selbst, wissen Sie auch genau, wann Sie besonders produktiv sind. Kümmern Sie sich also nicht um die Planung der Zeit, sondern darum, wie Sie die Energiereserven Ihres Tages aufteilen.

Ich gehöre zu den Menschen, die erst im Laufe des Vormittags so richtig auf Touren kommen und auch der frühe Abend gehört zu der Zeit, in der ich reichlich Energie besitze, auch komplexere Aufgaben zu bewältigen. Am frühen Morgen kümmere ich mich dagegen eher um einfachere Aktivitäten.

2. Entwickeln Sie eine Morgenroutine

Besitzen Sie bereits eine Routine für den Tagesbeginn? Also eine feste Abfolge von Schritten und Tätigkeiten, mit denen Sie langsam in den Tag finden? Während der eine zunächst eine Tasse Kaffee braucht, um sich auf den Tag einzustimmen, möchte der andere zunächst die wichtigsten Schlagzeilen auf seinem iPad lesen. Solche festen Abläufe können eine wichtige Energiequelle sein, denn in dieser morgendlichen Routine können Sie sich gedanklich schon einmal auf die Lösung von Problemen und Aufgaben einstimmen.

3. Bereiten Sie den Tag bereits am Abend vor

Der Start in den neuen Tag beginnt leichter, wenn Sie sich bereits am Abend vorbereiten. Wenn Sie schon am Abend wissen, was sie am nächsten Tag erwartet, vermeiden Sie Hektik und verschwenden keine Energie. Wenn Sie eine Reise vorhaben, legen Sie sich alle Tickets und einen Plan der Verbindung zurecht. Packen Sie Ihre Mappe oder Tasche ebenfalls bereits schon am Abend.

Legen Sie sich bereits an diesem Arbeit die 3 wichtigsten Aufgaben des Tages zurecht. Welche Tätigkeiten bringen Sie Ihren Zielen näher und in ihren wichtigsten Projekten einen Schritt vorwärts?

4. Lassen Sie das E-Mail-Programm geschlossen!

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und nutzen Sie am frühen Morgen das Internet nur dazu, sich über die aktuellen Nachrichten des Tages zu informieren. Lassen Sie aber Ihr E-Mail-Programm geschlossen. Erst wenn Sie in das erste Energietief des Tages rutschen (wahrscheinlich gegen Mittag), sehen Sie nach, wer Ihnen geschrieben hat. Reservieren Sie aber eine feste Zeit für das Lesen und Bearbeiten der elektronischen Korrespondenz. So geraten Sie nicht in Gefahr, sich zu Verzetteln und zu viel Zeit mit dem Mailen zu verbringen.

5. Starten Sie nur die Programme, die Sie unbedingt benötigen

Wenn Sie die Möglichkeit haben, richten Sie Ihren Computer so ein, dass automatisch beim Start die Programme gestartet werden, die Sie zur Erledigung Ihrer wichtigsten Aufgaben benötigen. Aber eben auch nur diese. Auf dem Mac rufen Sie dazu die Systemeinstellungen auf, klicken dort auf “Benutzer & Gruppen”, markieren Ihren eigenen Namen und wechseln in die Rubrik “Anmeldeobjekte”. Mit den Plustasten fügen Sie jetzt die gewünschten Programme ein.

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6. Lassen Sie das Telefon aus!

Und wenn Sie schon dabei sind, morgendliche Störungen auszuschalten, dann verbannen Sie am besten Ihr Mobiltelefon in einen Nachbarraum und lassen Sie es bis zur Mittagszeit dort. Vergessen Sie aber nicht, es in den Flugmodus zu versetzen oder den Klingelton auszuschalten. Dann haben Sie Ruhe und können konzentriert arbeiten.

Haben Sie weitere Tipps? Wie starten Sie in den Tag?

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Produktivität – vermeiden Sie diese 5 Fehler!

29. Juli 2013

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Auf der Suche nach besseren Leistungen und dem Wunsch nach größerer Produktivität, überdenken viele Menschen in regelmäßigen Abständen ihre Systeme für das produktive Arbeiten. Am Ende kommt dann wenig heraus und im schlimmsten Fall eine Verschlechterung der Arbeitsleistung. Und das, obwohl der Nutzer der Meinung ist, das perfekte Werkzeug gefunden zu haben.
Tappen Sie nicht in die gleiche Falle und begehen Sie nicht einen dieser Irrtümer:

Arbeiten Sie nicht mit zu vielen Werkzeugen

Ständig erscheinen neue Programme für den Computer, das Smartphone oder das Tablet. Jedes verspricht uns, wenn wir nur auf diese App setzten, könnten wir noch mehr Dinge in noch kürzerer Zeit erledigen. Nicht würde mehr vergessen und die Arbeit ginge leichter von der Hand. Das eine Programm scheint perfekt dazu geeignet, Aufgabenlisten zu verwalten. Eine andere App hilft uns dabei, such auf eine Aufgaben zu fokussieren, während ein drittes Programm optimal für die Planung umfangreicher Projekte erscheint.

Damit werden Sie aber auch schnell zum Sklaven Ihrer Systeme und verbringen zuviel Zeit damit, die Datenbestände der verschiedenen Anwendungen auf dem aktuellen Stand zu halten und zu pflegen.

Das perfekte Werkzeug gibt es nicht. Statt mehrere Aufgabenplaner einzusetzen, entscheiden Sie sich nur für ein Programm. Statt auf dem Rechner mehrere Schreibprogramme zu installieren, entscheiden Sie sich für eines. Verringern Sie die Komplexität Ihrer Arbeitsumgebung.

Überplanen Sie nicht

Der Erfolg eines umfangreichen Vorhabens basiert auf Planung. Das steht fest. Vermeiden Sie aber den Hang zur Perfektion. Den perfekten Weg zu einem Ziel gibt es nicht. Wenn Sie einen Weg zum gewünschten Ergebnis gefunden haben, dessen Schritte plausibel sind und der in das Budget passt, machen Sie diesen Weg zu Ihrem Basisplan. Handeln Sie nach dem Motto, dass ein Plan, mit dessen Umsetzung Sie heute beginnen, den perfekten Plan, den Sie erst in der nächsten Woche fertigstellen, auf jeden Fall schlägt.

Setzen Sie kein komplexes System ein

Sie müssen in Ihrem Schreibprogramm mehrere Dialoge durchlaufen, in denen Sie nach der gewünschten Vorlage gefragt werden. Erst danach können Sie mit dem Schreiben beginnen? Die App für das Aufgabenmanagement erwartet zwingend die Eingabe eines Kontexts, einer Priorität oder einer Fälligkeit? Die Werkzeuge, die Sie einsetzen, sollten einfach sein. Überprüfen Sie Ihre Software unter diesem Gesichtspunkt kritisch. Prüfen Sie, ob es nicht eine Alternative gibt.

Hören Sie auf, an den einen Weg zu glauben

Berater und (oft selbsternannte) Experten empfehlen in Büchern und Blogs den Weg, mit dem sie selbst Erfolg hatten. Und nur dieser eine Weg scheint erfolgversprechend. Diesen Ansätzen mangelt es an der Akzeptanz, dass wir alle verschieden sind. Wir arbeiten unterschiedlich, besitzen andere Vorlieben und Neigungen. Beginnen Sie bei sich selbst und hören Sie auf damit, nach dem einen Richtigen Weg zu suchen.

Sie fangen einfach nicht an

Vor lauter Planung und Optimierung vergessen Sie, den ersten Schritt zu machen. Übertragen Sie die alte Weisheit, dass der “Appetit oft mit dem Essen kommt” auf die Arbeitswelt, fangen Sie einfach mit einer Aufgabe an! Lassen Sie sich von den Aufgabenstellungen immer mehr in den Bann ziehen und Sie werden merken, wie Sie immer konzentrierter arbeiten.

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So bekommen Sie wieder Ihre Papierablage in den Griff

25. Juli 2013

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Im beruflichen Alltag erledigen wir ständig Dinge, die uns von unserer Kernaufgabe abhalten. Kunden und Kollegen, die sich telefonisch melden, und Unterbrechungen durch die Familie und Freunde lenken uns ab. Und dann sind da auch oft genug Probleme zu lösen, die nicht vorhersehbar waren, aber erledigt werden müssen, damit wir überhaupt einen Schritt vorwärtskommen.

Viel zu schnell und viel zu oft vernachlässigen wir deshalb die Organisation unseres Büros selbst. Und schneller als vorher vermutet, stapeln sich plötzlich Unterlagen, die abgelegt oder gesichtet werden müssen.

Unordnung und Stapel gehören zu den Misslichkeiten des Büroalltags, die uns besonders viel Kraft und Energie kosten, weil sie uns ablenken und manchmal sogar ein schlechtes Gewissen bereiten, weil sie uns als ein zu Papier gewordener Vorwurf daran erinnern, was wir nicht geschafft haben.

Je nachdem, wie lange Sie schon die “Zügel haben schleifen” lassen, werden Sie etwas mehr Zeit dafür benötigen, alles wieder in Ordnung zu bringen. Wenn die Grundlage erst geschaffen ist, brauchen Sie in der Woche wirklich nicht viel Zeit für die Organisation des Arbeitsplatzes.

  1. Starten Sie mit einer generellen Durchsicht: Sie beginnen in einer Ecke Ihres Büros und gehen dann Schritt für Schritt einmal rundherum weiter. Entsorgen Sie, was Sie offensichtlich nicht mehr benötigen. Schauen Sie nach, ob alles, was Sie finden, auch funktioniert. Was kaputt ist, geben Sie zur Reparatur oder werfen es weg. Sehen Sie sich aufmerksam um: Was haben Sie seit einer Weile überhaupt nicht mehr in der Hand gehabt? Was können Sie nicht mehr sehen? Ob Dekoration, Möbel oder anderer Gegenstand – seien Sie nicht zu nachgiebig und entsorgen Sie großzügig.
  2. Räumen Sie dabei gleich auf!: Wenn Sie ohnehin bei Ihrer kritischen Bestandsaufnahme sind, legen Sie doch gleich all die Dinge, die offensichtlich an der falschen Stelle liegen, richtig hin.
  3. Säubern Sie Ihren Schreibtisch: Nehmen Sie alles von der Schreibtischoberfläche herunter und reinigen Sie die Arbeitsfläche und alle Gegenstände. Das wirkt optisch gleich viel ansprechender und kann ein echter Motivator sein.
  4. Verleihen Sie dem Raum eine Struktur: Nicht nur Büros, sondern auch andere Räume in unseren Häusern und Wohnungen mangelt es an einer klar erkennbaren Struktur. Teilen Sie Ihr Arbeitszimmer in Zonen auf und legen Sie fest, was in welcher Zone geschieht. Das Zentrum wird wohl Ihr eigentlicher Arbeitsplatz bilden, also der Schreibtisch mitsamt Stuhl. Schaffen Sie einen zentralen Platz für Ihre Ablage und das Referenzmaterial. Platzieren Sie dort die notwendigen Regale oder Aktenschränke. Schließlich besitzen Sie sicherlich auch noch eine Menge Material, das Sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben unterstützt, aber nicht täglich benötigt wird. Dazu gehören etwa auch Toner, Papier, ein Vorrat an Mappen etc. Solches Material lagert gut in geschlossenen Schränken.
  5. Schaffen Sie eine “heiße” Zone: Wichtige Nachschlagewerke, Büroklammern, Beschriftungsgerät usw. – diese Dinge benötigen Sie in Ihrer unmittelbaren Griffnähe. Legen Sie sich eine “heiße Zone” an. Alle Geräte und Dinge, die sich darin befinden, sollten Sie mit einem Handgriff erreichen, auch wenn Sie am Schreibtisch sitzen. Das muss nicht im obligatorischen Rollcontainer enden, auch wenn diese ganz praktisch sind.
  6. Legen Sie sich Spezialmappen an: Mit einigen wenigen Mappen vergessen Sie nicht mehr, bei einem Kollegen oder Kunden wegen einer Sache nachzuhaken oder sich auf eine Besprechung vorzubereiten. Legen Sie sich eine Mappe oder einen stabilen Hefter an, der auf dem Schreibtisch verbleiben darf, und den Sie mit “Wiedervorlage” beschriften. Darin legen Sie alle Papiere, die im Zusammenhang mit etwas stehen, worauf Sie warten. Zum Beispiel die Erledigung einer Aufgabe durch einen Kollegen, das Ergebnis eines Vorgangs. Wenn dieses Warten häufiger vorkommt, kann es sich lohnen, dafür einen Pultordner anzuschaffen oder eine umfangreichere Wiedervorlage mit den so genannten 43 Mappen. Einladungen zu Besprechungen oder die Listen mit den Tagesordnungspunkten landen in einer weiteren separaten Mappe: “Besprechungen”. Signalisiert Ihnen Ihr Kalender, dass in den nächsten Tagen eine Sitzung ansteht, genügt ein Griff in die Mappe, um sich die Agenda dazu anzusehen.
  7. Investieren Sie in einen guten Labelprinter: Wenn Sie Ordner, Mappen und Regale optisch ansprechend beschriften, wirkt das professionell und wird zu einem Symbol für die herrschende Ordnung. Und das kann zusätzlich auch motivierend sein. Investieren Sie in einen Labelprinter, der auch mit Ihrem Computer funktioniert, falls Sie einmal größere Mengen an Schriftgut zu beschriften haben. Das Gerät sollte sich in der “heißen Zone” Ihres Schreibtisches befinden.
  8. Organisieren Sie Ihren Lesestoff: Schaffen Sie sich einen Zeitschriftensammler oder eine Eingangsbox an, in der Sie Zeitschriften und andere Lektüre ablegen. So fliegt nichts herum. Stellen Sie die Regel auf, dass sich nie mehr Lesestoff ansammeln darf, als in diesen Sammler passt. Sonst müssen Sie ein Teil herausnehmen und ungelesen wegwerfen. So stellt sich schnell heraus, ob Sie nicht vielleicht ein paar Abos zu viel abgeschlossen haben.
  9. Archivieren Sie: Ist ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, archivieren Sie dessen Unterlagen. Dazu können Sie sich preiswerte Ablageboxen anschaffen, in denen diese Papiere landen. Lagern Sie die archivierten Unterlagen außerhalb Ihres Büros. Der Raum muss lediglich trocken sein. Beschriften Sie die Box mit dem Datum, ab dem Sie die Unterlagen wegwerfen wollen oder können.
  10. Legen Sie wöchentlich ab: Legen Sie neue Unterlagen einmal pro Woche ab. Ob Kontoauszug, Mitschrieb einer Besprechung oder anderes Dokument – machen Sie die Ablage zu einem Ritual, das Ihnen zum Beispiel den Beginn des Wochenendes signalisiert.

Haben Sie weitere Rezepte, um den Rückstand in der Ablage wieder in den Griff zu bekommen?

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Im Homeoffice produktiv bleiben – auch mit Kindern

24. Juni 2013

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Eine der größten Bremsen unserer Produktivität sind Unterbrechungen. Das gilt für die Arbeit in einem Büro genauso, wie für alle Freiberufler, Selbstständigen und Angestellten, die zu Hause arbeiten. Doch was in der Firma noch funktioniert, bereitet Vielen im Heimbüro Schwierigkeiten: Der Lebenspartner und auch Kinder fordern ihre Rechte und nehmen das Familienmitglied bei Bedarf vollständig in Beschlag. Und am Ende des Arbeitstages hat man dann viel weniger geschafft, als eigentlich notwendig gewesen wäre.

Es gibt aber durchaus einige Strategien, um mit dem Problem fertig zu werden.

Regelmäßig Pausen im Kreis der Familie machen!

Es ist für die eigene Familie schwer zu akzeptieren, eines ihrer anwesenden Mitglieder bewusst von den Aktivitäten auszuschließen. Je jünger die im Haushalt lebenden Kinder noch sind, desto schwerer ist es, ihnen die Notwendigkeit zu vermitteln, eine Zeitlang dem Impuls nicht nachzugeben, Papa oder Mama eine Neuigkeit zu erzählen oder um etwas zu bitten.

Und wer möchte schon zu Hause arbeiten, um den ganzen Tag seine Familie und die Kinder nicht zusehen? Die engere Verbindung macht ja gerade auch einen Teil des Reizes aus, nicht in ein Büro fahren zu müssen. Da Sie ohnehin regelmäßig Pause machen müssen und sollten, verbringen Sie diese am besten im Kreis Ihrer Familie. Tun Sie dies ganz bewusst. In der halben oder drei viertel Stunde könnten Sie (verlässlich!) mit den Kleineren spielen. Oder aber Sie sitzen gemeinsam mit Ihrem Partner oder auch den Kindern zusammen, um Neuigkeiten auszutauschen. Eine solche Pause kann auch die Gelegenheit für Schulkinder sein, mit ihnen aktuelle Probleme bei den Hausarbeiten zu klären.

Kinder haben auch Rechte!

Auch Ihre Kinder haben ein Recht auf ihre sozialen Kontakte und so wird es sich wohl kaum vermeiden lassen, dass hin und wieder ein Schulkamerad zu Besuch kommt. Und wenn Kinder zusammen spielen, ist das bekanntlich nicht zwangsläufig immer eine ruhige Angelegenheit. Wenn es denn gar nicht anders geht, müssen Sie bei solchen Gelegenheiten, die eine Ausnahme bleiben sollten, ihren Arbeitsplatz räumen und anderswo produktiv arbeiten. Setzen Sie sich bei schönem Wetter auf die Terrasse oder den Balkon (wenn Sie einen solchen besitzen) oder besuchen Sie ein Café in der Nähe. Und damit solche Ausflüge auch tatsächlich die Ausnahme bleiben, sollten Sie mit Ihren Kindern eine Regelung finden, wie sich das am besten lösen lässt. Zum Beispiel feste »Besuchstage« finden oder aber nach der Rückkehr aus der Schule kurz besprechen, ob ein Spielbesuch gut in die Tagesplanung passt.

Kinder beschäftigen

Mit zunehmendem Alter beschäftigen sich die Kinder von allein. Und irgendwann haben die meisten Eltern das Gefühl, die Kids gar nicht mehr zu sehen. Aber jüngere Kinder müssen im Zweifel auch beschäftigt werden. Wenn Sie eine besonders knifflige Aufgaben zu erledigen haben oder etwa Ruhe brauchen, weil sie telefonieren müssen, verabreden Sie mit den Kindern »Ruhephasen«. In dieser (maximal) halben Stunde sollten Sie die Dinge anpacken, wo absolute Ruhe herrschen muss. Damit sich die Kinder auch daran halten, kombinieren Sie zwei Dinge. Setzen Sie ein deutliches Signal dafür, dass Sie nicht gestört werden dürfen. Etwa durch die verschlossene Zimmertür. Und verschaffen Sie den Kindern eine Beschäftigung: Ein neues Malbuch, ein kleines Spielzeug, etwas zum Basteln. Diese Geschenke erhalten die Kinder vor Beginn einer solchen Ruhephase. Was Sie dort anbieten, erfordert etwas Planung und wahrscheinlich werden Sie die Sache auch erst besorgen müssen. Anschließend besitzen Sie aber eine Möglichkeit, für etwas mehr Ruhe zu sorgen.

Sich abgrenzen!

Damit Sie auch die Ruhe bekommen, die Sie für konzentriertes Arbeiten benötigen, müssen Sie sich vom restlichen Familienleben abgrenzen. Das geht am einfachsten durch einfache Signale, die Sie klar kommunizieren sollten. Für den Lebenspartner und Kinder jeden Alters verständlich, ist eine geschlossene Tür. Vereinbaren Sie mit der Familie zum Beispiel einen einfachen Code:

  • Vollständig geschlossen: Sie möchten überhaupt nicht gestört werden. Wenn Sie mit den Kindern allein zu Hause sind, erklären Sie ihnen, dass die Tür nur dann geöffnet werden sollte, wenn wirklich etwas von enormer Wichtigkeit passiert sein sollte. Darunter fassen Sie dann alle Notfälle des Alltags zusammen – die je nach Alter variieren können: Stürze oder geschwisterliche Auseinandersetzungen wo es zu blutenden Wunden oder anderen Schmerzen gekommen ist, eine volle Hose usw.
  • Angelehnte Tür: Sie wollen eigentlich lieber allein bleiben. Aber wenn etwas wichtig ist, darf man Sie stören. Es wird die Krankenversicherungskarte eines Kindes gesucht, weil der Arzttermin ansteht? Dann steht die Tür offen! Es gilt die Frage zu klären, was denn eingekauft werden muss? Dann ist die Tür geschlossen!
  • Offene Tür: Sie erledigen gerade Routinearbeiten und man darf zu ihnen einfach hereinkommen.

Als Alternative – oder auch um sich gegen Lärm zu schützen- lassen Sie die Tür geschlossen und hängen Sie ein Schild heran. Auch kleinere Kinder verstehen eine Ampelmechanik sehr gut.

Planen Sie Ihre Zeit mit Bedacht

Sie sollten sich darum bemühen, Ihre Zeitplanung an den familiären Tagesablauf anzupassen. Das erleichtert vieles: Ihre Kinder gehen in die Schule: Dann legen Sie besonders knifflige Arbeiten in die Vormittagsstunden. Am Nachmittag, wenn die Chancen groß sind, dass Sie bei der Betreuung bei den Hausaufgaben gebraucht werden oder Besucher eintrifft, erledigen Sie weniger anstrengende Aufgaben. Eine Variante für die Zeitplanung im Home-Office kann auch im Aufteilen des Tages bestehen. Zwischen den beiden Abschnitten, die jeweils vier Stunden umfassen und die Sie in Ihrem Büro verbringen, könnten Sie auch zwei Stunden legen, in denen Sie der Familie und ihren Anforderungen zur Verfügung stehen.

Wie sind Ihre Erfahrungen im Home-Office? Wie schaffen Sie es, dort produktiv zu bleiben?

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4 Gewohnheiten, die Ihre Produktivität gefährden

20. Februar 2013

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Jeder von uns besitzt eigene Gewohnheiten, die seinen Arbeitstag prägen. Darunter können sich leicht auch solche einschleichen, die einen starken negativen Einfluss auf die Produktivität nehmen. Das hinterhältige an diesen schlechten Gewohnheiten ist, dass sie zunächst einmal positiv zu wirken scheinen. Gehen Sie nicht in die Produktivitätsfalle und vermeiden Sie diese vier Haltungen:

Keine richtigen Pausen machen

Schnell am Schreibtisch einen Snack direkt am Arbeitsplatz essen. Das mag engagiert aussehen und verleiht auch das (trügerische) Gefühl, ein Held der Arbeit zu sein. Gegen das Essen am Arbeitsplatz sprechen nicht nur so triviale Dinge, wie die im schlimmsten Fall entstehenden Flecken auf wichtigen Dokumenten. Wer am Arbeitsplatz isst, tut dies nicht bewusst und in aller Regel zu schnell. Das ist genauso ungesund, wie das, was Sie essen werden. Denn was sich schnell holen lässt, dürfte üblicherweise der Kategorie »Fast Food« zuzuordnen sein. Ein gesundheitlich zweifelhafter Genuss, wenn er denn regelmäßig erfolgt.

Nicht nur viel gesünder, sondern auch für Ihre Psyche besser, ist es, wenn Sie eine reguläre Mittagspause ausserhalb des Büros machen. Oder wenn Sie zu Hause arbeiten, Ihren Arbeitsplatz verlassen und eine Stunde für sich Zeit nehmen. In dieser Zeit essen Sie möglichst etwas leichtes und zugleich gesundes. Das stillt den Energiebedarf Ihres Körpers. Der Produktivität tun Sie zusätzlich etwas Gutes, wenn Sie die Mittagspause mit einem angenehmen Gesprächspartner verbringen oder noch ein paar Schritte gehen, um auf andere Gedanken zu kommen.

Dies gilt auch für die längeren Pausen, die Sie im Laufe eines Tages machen sollten. Auch hier stehen Sie am besten auf und verlassen Ihren Arbeitsplatz. Gehen Sie umher und lenken Sie sich ab. Wenn Sie ohnehin den Tag vor dem Computer verbringen, sollten Sie keinesfalls auch noch in der Pause im Web surfen. Es geht schließlich auch darum, Ihrem Körper etwas Abwechslung vom Sitzen zu bieten.

Ständig nach neuen E-Mails sehen

Obwohl es sich herumgesprochen haben sollte, beginnen viele Menschen nach wie vor ihren Arbeitstag damit, als Erstes nach ihren E-Mails zu schauen. Statt sich also mit frischer Energie an eine wichtige Aufgabe zu machen, erledigen sie die Korrespondenz. Es kann nicht oft genug betont werden: Schließen Sie sich diesem Kreis nicht an und berauben Sie sich nicht einer produktiven Zeit am frühen Morgen.

Dies gilt auch für das ständige Nachsehen, ob neue Post eingetroffen ist. Die Kommunikation per E-Mail gilt als schnell, und natürlich erwarten Kollegen, Geschäftspartner sowie Vorgesetzte eine zeitnahe Reaktion auf eine Nachricht. Aber so wichtig, dass Sie innerhalb von Minuten auf neue E-Mails reagieren müssten, dürfte kein Sachverhalt sein. Ob Sie als Angestellter oder freiberuflich arbeiten: Sie werden für andere Dinge bezahlt bzw. verdienen mit anderen Dingen Ihr Geld, als mit der Beantwortung von elektronischen Briefen.

Erledigen Sie morgens gleich als Erstes eine Aufgabe, die Sie einem Ziel näherbringt. Starten Sie erst danach Ihr Mailprogramm und sehen Sie die neuen Nachrichten durch. Nachdem Sie Ihren Posteingang durchgesehen und bearbeitet haben, fahren Sie den Mailer herunter. Starten Sie diesen noch einmal am späteren Nachmittag und leeren Sie erneut den Eingang. Das sollte auf jeden Fall genügen und Sie haben genügend Zeit, um sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Ständig Überstunden machen

Ein weiterer Mythos aus der Rubrik »Helden der Arbeit«: Das Arbeiten bis spät in die Nacht lässt Sie ebenfalls engagiert erscheinen. Meinen Sie. Es könnte allerdings auch so gedeutet werden, dass Sie schlicht Ihr Tagespensum nicht geschafft haben, gerade weil Sie nicht fokussiert genug waren.

Das ist jetzt keine Brandrede gegen Überstunden an sich. Es kann immer mal vorkommen, dass aufgrund von Problemen, schlechter Zeitschätzung oder Dingen, die Sie nicht zu verantworten haben, einmal bis in den späteren Abend gearbeitet werden muss. Wenn das aber regelmäßig der Fall ist, stimmt schlicht etwas an Ihrem Zeitmanagement nicht. Denn ganz ehrlich: Wenn Sie ein Arbeitsergebnis vom Vormittag mit einem von 22 Uhr vergleichen, welches überzeugt Sie dann mehr?

Doch selbst wenn Sie zu den Personen gehören, die auch noch nach 11 Stunden am Schreibtisch perfekte Arbeit abliefern, ohne sich dafür mehr anstrengen zu müssen, gefährdet diese Gewohnheit auf Dauer Ihre Produktivität. Denn Sie nehmen sich zu wenig Zeit, um Ihrem Körper und Ihren Geist die Ruhepausen zu geben, die notwendig sind. Sie berauben sich der Abendstunden, in denen Sie Anregungen und Impulse aufnehmen könnten, die Ihrer Kreativität gut tun. Und durch den ständigen geistigen Raubbau erhöhen Sie zumindest das Risiko dafür, eines Tages ausgebrannt zu sein.

Regelmäßige Projektsitzungen

Aus meiner Sicht gehören regelmäßig erfolgende Besprechungen eines Projekts zu den größten Produktivitätskillern überhaupt. Natürlich müssen die an einem Projekt beteiligten Personen die Möglichkeit zum Austausch erhalten. Auf die Dauer helfen E-Mails oder Wikis hier kaum, alle wesentlichen Gesichtspunkte zu erörtern. Und tatsächlich bringen 5 Minuten in einem persönlichen Gespräch meist mehr, als 15 Minuten, die auf das Schreiben von E-Mails verwendet wurden.

Aber es gibt keine größeren Zeitverschwender als Sitzungen, die in einem festen Turnus stattfinden, und auch dann noch abgehalten werden, wenn es keine aktuellen Ereignisse gibt. Diese als »Jour fixe« bezeichneten Veranstaltungen dauern üblicherweise exakt so lange, wie Zeit dafür eingeplant worden ist. Und gerade weil es nichts Neues gibt, werden dort Dinge besprochen, die auch in einem Wiki oder per E-Mail geklärt werden könnten. Schließlich möchte ja niemand in einer Sitzung schweigen, oder den Anschein erwecken, nicht am Projekt gearbeitet zu haben.

Wenn Sie die Möglichkeit dazu besitzen, weil Sie das Projekt leiten, verzichten Sie auf solche Zusammenkünfte. Stattdessen bieten Sie als Projektleiter an, jederzeit auch spontane kurze Besprechungen einzuberufen, wenn ein Sachverhalt nicht mit anderen Mitteln geklärt werden kann.

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Termine viel leichter erfassen mit Fantastical (Mac)

11. Juni 2012

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An dieser Stelle geht es ja immer wieder auch um Werkzeuge für die Verwaltung von Terminen. Bereits vor einiger Zeit habe ich Ihnen im Beitrag Datumsangaben in natürlicher Sprache erfassen zwei Wege gezeigt, wie Sie unter Mac OS und Windows Termine einfach schneller erfassen.

Fantastical ist der Name eines Programms für den Mac, das die Eingabe von Terminen in natürlicher Sprache perfektioniert hat und darüber hinaus viele sehr praktische Funktionen bietet.

Einrichtung von Fantastical

Auf der Homepage des Herstellers steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Fantastical installiert keinen eigenen Kalender, sondern setzt auf das System auf. Bereits während der Einrichtung des Programms haben Sie die Wahl, sich zwischen den unmittelbar unterstützten Anwendungen zu entscheiden. Dazu gehören:

  • iCal
  • BusyCal
  • Entourage
  • Outlook

Besonders die nahtlose Zusammenarbeit mit Outlook wird alle Anwender des Pakets Office 2011 für Mac freuen. Nach der Installation nistet sich Fantastical in der Menüleiste des Desktops ein.

Termine in natürlicher Sprache anlegen

Sobald Sie auf das Symbol in der Menüleiste klicken, wird am oberen Ende des Dialogs ein kleines Eingabefeld sichtbar. Darin notieren Sie neue Verabredungen.

Die Software versteht ein breites Spektrum an Eingaben. So können Sie etwa auch eine Verabredung für “Mittwoch in zwei Wochen” anlegen. Wichtig dabei ist lediglich, dass Sie eine gewisse Reihenfolge einhalten. Zunächst geben Sie den Anlass ein und nutzen dann das Schlüsselwort “am”, wenn Sie ein Datum oder die Umschreibung eines Datums eintragen wollen. Bei Terminen, die “Heute” oder ““Morgen” stattfinden sollen, können Sie darauf verzichten. Bereits während Ihrer Eingabe interpretiert das Programm die Angaben und zeigt Ihnen die Vorschau an. So können Sie nötigenfalls noch eingreifen.

Eingabe eines Termins in Fantastical

Nach einigen Tagen mit dem Programm kann ich Ihnen aber versprechen, dass Sie kaum Korrekturen durchführen werden. Wie alle ähnlich funktionierenden Programme hat auch Fantastical ein Problem mit Kombinationen aus vergangenen Terminen. Wenn Sie also etwa eine Verabredung wie “Gestern in drei Wochen” konstruieren wollen, geht dies leider nicht.

Termine stets im Blick mit der Vorschau

Der untere Bereich des Programmfensters von Fantastical ist einer Terminvorschau und einem kleinen Kalender vorbehalten. Der Monatskalender ist mit den Kalenderwochen versehen. Eine Funktion, die unverständlicherweise sowohl von Microsoft als auch Apple gar nicht bzw. stiefmütterlich behandelt wird. Tage, an denen Termine stattfinden, sind markiert. Wenn Sie mit der Maus auf das Datum zeigen, erhalten Sie eine Details zu den getroffenen Verabredungen.

Terminvorschau in Fantastical

Die Kalendervorschau ist auch dann nutzbar, wenn die eigentliche Kalender-Anwendung nicht läuft. So brauchen Sie weder Outlook noch iCal zu starten, um sich einen Überblick auf die kommenden Termine zu verschaffen.

Fantastical anpassen

Ein Klick auf das Zahnrad-Symbol öffnet Ihnen die Einstellungen der Software. In der Rubrik Allgemein ändern Sie bei Bedarf nicht nur die Kalenderanwendung, sondern legen auch fest, welcher Kalender dort bevorzugt genutzt werden soll. Empfehlenswert ist natürlich, die Software gleich mit der Anmeldung am System zu starten. Damit bringt sie den größten Nutzen. Die weiteren Einstellungen regeln etwa, ob automatisch beim Eintragen eines neuen Termins auch zugleich eine Erinnerung aktiviert werden soll.

Einstellungen in Fantastical

Zusammenarbeit mit externen Kalendern

Die Integration externer Kalender funktioniert, anders als es die Homepage der Entwickler vermuten lässt, nicht direkt in Fantastical. Wenn Sie auf Ihre Termin bei Google oder Yahoo zugreifen wollen, müssen Sie diese externen Kalender zuerst in iCal integrieren. Dann stehen diese aber wie gewohnt als Auswahl innerhalb der Software zur Verfügung.

Termine mit Launchbar, Alfred und per Dienst eingeben

Aus meiner Sicht eine der praktischsten Funktionen ist die Integration von Fantastical mit Launchern wie Alfred oder Launchbar. So können Sie direkt in den beiden Programmen Termine eingeben und diese dann mit einem Tastendruck an das Kalenderprogramm senden. Das funktioniert auch als System-Dienst. Haben Sie beispielsweise in einer E-Mail eine Verabredung getroffen, genügt es, den Text zu markieren und über das Dienste-Menü an Fantastical zu senden.

Fazit

Sicherlich sind 16 Euro Lizenzgebühren für einen Kalenderaufsatz nicht gerade ein Schnäppchen. Andererseits spart die Software beim Anlegen von Terminen enorm viel Zeit. Die Liebe zum Detail, die die Entwickler für ihr Produkt hegen, ist jedenfalls an vielen Stellen spürbar.

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2 kleine Tipps zum Zeitsparen im Alltag

29. Mai 2012

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Viele Menschen wünschen sich mehr Zeit. Mehr Zeit, um Dinge zu tun, die ihnen wichtig sind. Endlich am geplanten Buch schreiben, mehr Zeit, um sie mit den Kindern oder dem Partner zu verbringen oder auch, um schon lang aufgeschobene Dinge zu erledigen.

Aber woher die Zeit nehmen? Im Alltag der wenigsten Menschen gibt es den einen Zeitdieb, der sich identifizieren und abstellen lässt. Doch gibt es viele Dinge, die Sie tun, oder Gewohnheiten, denen Sie anhängen, die das Potential haben, in kürzerer Zeit erledigt werden zu können. Und es sind diese kleinen eingesparten Zeiteinheiten, die sich dann zu einem beträchtlichen Betrag summieren.

Gehen Sie am frühen Morgen einkaufen!

Berufstätige haben es mit den notwendigen Einkäufen nicht leicht. Und in vielen Familien bleibt lediglich der Freitag oder gar Samstag für den Einkauf im Supermarkt übrig. Und schon reihen Sie sich mit allen Leidensgenossen in die Schlange an der Kasse ein. Eine Geduldsprobe und vor allen Dingen verschwendete Zeit.

Probieren Sie doch einfach mal aus, vor dem Weg zur Arbeit Lebensmittel einzukaufen. Die meisten Supermärkte, aber auch Drogeriemärkte haben inzwischen bereits ab 7 Uhr auf. Und Sie werden sehen: diese Zeiten werden nicht besonders intensiv genutzt. Das Ausweichen auf den frühen Morgen hat zwei Vorteile. Zum einen sparen Sie Zeit, da Sie sich meist nicht in eine Schlange einreihen müssen. Und selbst wenn es eine solche Schlange gibt, weil noch nicht alle Kassen geöffnet sind, legen die meisten Kunden nur wenige Sachen auf das Laufwand. Zum anderen sind oftmals die Regale frisch aufgefüllt, Sie greifen also nicht so oft ins Leere!

Kochen Sie doppelte Portionen!

Auf den ersten Blick vielleicht verblüffend: Aber wenn Sie eine frische Mahlzeit zubereiten, kochen Sie doch doppelt so viel, wie Sie eigentlich brauchen.

Den Überschuss frieren Sie ein und können so bei einer weiteren Mahlzeit viel Zeit sparen, in dem Sie die Portionen in der Mikrowelle heiß machen.

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