Tag Archiv: zeitdiebe

5 Dinge, die Sie nicht tun sollten (Zeitmanagement)

13. November 2010

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In den meisten Ratgebern zum Thema Produktivität werden Sie in erster Linie Hinweise bekommen, welche neuen Gewohnheiten Sie einüben sollten, um produktiver zu sein. Oftmals ist es aber viel einfacher, Dinge nicht mehr zu tun, um anschließend festzustellen, dass plötzlich mehr Zeit zur Verfügung steht. Probieren Sie doch auch einmal aus, neben Ihrer Aufgabenliste auch eine Liste der Dinge zu führen, die Sie nicht mehr tun sollten.

  • Sich die Zeit stehlen lassen: Was haben unsere Eltern nicht alles versucht, um uns zu höflichen Menschen zu erziehen? Dazu gehört natürlich auch die Regel, den anderen stets ausreden zu lassen. Was aber, wenn dieser »andere« ein notorischer Schwätzer ist? Dies ist kein Plädoyer für die Unhöflichkeit oder ruppiges Verhalten, aber es wird Ihrer Produktivität gut tun, wenn Sie sich nicht ständig von Kollegen oder Mitarbeitern die Zeit stehlen lassen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Diskussion an einem finalen Punkt angekommen ist, dann sagen Sie das auch. «Aus meiner Sicht, ergibt sich an dieser Stelle kein neuer Gesichtspunkt mehr«. Dieser Satz kann Wunder wirken und Ihnen viel Zeit in Besprechungen sparen. Und wenn die Kollegen mal eben von Ihren Erlebnissen vom Wochenende oder aus dem vergangenen Urlaub plaudern wollen, verweisen Sie darauf, dass Sie sich das gern in einer der nächsten Mittagspausen anhören. Aber eben nicht jetzt.
  • E-Mails den Alltags bestimmen lassen: Es kann und darf nicht oft genug gesagt werden. Hören Sie damit auf, ständig Ihre Mails zu überprüfen. Und noch wichtiger: Gewöhnen Sie sich an, diese nicht unmittelbar zu beantworten, sondern zu festen Zeiten innerhalb Ihres Arbeitstages. Elektronische Nachrichten sind ein Kommunikationsmittel, aber eben nicht Ihre Hauptaufgabe.
  • Zeit verschwenden: Bei vielen Menschen ist es nicht die Prokrastination, die sie vom Erreichen ihrer Ziele abhält, sondern sich zu leicht ablenken zu lassen. Aus einer kurzen Recherche im Internet werden dann ausladende Surftouren. Internet und Fernsehen gehören insgesamt zu den größten Zeitvernichtern. Natürlich ist die Zeit, die Sie bei Flickr zubringen, um sich tolle Fotografien anzusehen, angenehm verbracht. Aber benötigen Sie tatsächlich »Inspiration«? Oder ist das mehr eine Ausflucht, um die verschwendete Zeit vor sich selbst zu rechtfertigen? Achten Sie mehr darauf, womit Sie Ihre Zeit verbringen und stellen Sie den Konsum solcher Medien ein!
    Ebenfalls ein großes Problem sind Sitzungen und Diskussionen, die eine Zeitverschwendung darstellen. Meist ist alles gesagt und das Gespräch führt zu nichts. Eine Besprechung bringt nur dann etwas, wenn es eine Agenda gibt, auf die sich die Teilnehmer vorbereiten können und wenn es zu jedem Punkt der Agenda einen konkreten Beschluss und damit einen nächsten Schritt in Richtung eines Ziels gibt. Achten Sie bei Meetings, die Sie selbst einberufen, unbedingt auf diese Voraussetzungen und weisen Sie die Teilnehmer in anderen Sitzungen darauf hin, wenn Zeit verschwendet wurde!
  • Zu viele Aufgaben übernehmen: Wenn Sie nicht gewohnt sind, das einfache Wort »Nein« zu sagen, sondern es stets jedem recht machen wollen, werden Sie schneller als Sie vielleicht denken, so viele Aufgaben und Verpflichtungen übernommen haben, dass Sie sich kaum noch auf Ihre eigentlichen Ziele konzentrieren können. Achten Sie darauf, nicht zu viele Dinge zu übernehmen. Man wird Sie auch weiter als Kollegen und Mitarbeiter schätzen, wenn Sie eine Aufgabe nicht übernehmen. Das «Nein» fällt gegenüber der eigenen Führungskraft meist schwer. Argumentieren Sie nicht mit einer Überlastung. Das hört niemand gern und kann auch wie eine Ausrede klingen. Besser ist eine logische Argumentation: «Wenn ich diese Aufgabe übernehme, was ich gern tue, habe ich aber ein Problem mit der Priorisierung. Können Sie mir dabei helfen, zu entscheiden, welche Aufgabe ich nach hinten stellen kann». Ein solches Gespräch ist konstruktiv und bewahrt Sie davor, sich zu viel zuzumuten.
  • Wichtige Informationen wieder verlieren: Wenn Sie eine Information erhalten, kümmern Sie sich sofort darum, dass Sie diese nicht mehr verlieren! Tun Sie sich einen Gefallen und führen Sie ein durchdachtes Management für Ihre Notizen ein. Statt sich Telefonnummern oder Gesprächsnotizen auf diversen Notizzetteln aufzuschreiben, schaffen Sie sich ein Notizbuch an, in dem alle Informationen landen. Lassen Sie die ersten 5-10 Seiten frei, um sie als Inhaltsverzeichnis zu benutzen, sofern das Buch Ihrer Wahl über kein solches Verzeichnis verfügt. Wenn Sie die elektronische Verwaltung von Infos und Notizen bevorzugen, schaffen Sie sich ein Programm dafür an oder greifen Sie zu einem lokalen Wiki. Dokumente aus Papier sollten Sie sich nicht erst zu Stapeln anwachsen lassen, sondern diese sofort ablegen. Dazu eignen sich System wie von Classei.

Haben Sie weitere Tipps? Was sind die Dinge, die Sie nicht mehr tun, um mehr zu schaffen?

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Kürzere Meetings mit strafferen Regeln (Büro und Karriere)

19. Oktober 2010

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Sitzungen, Besprechungen, Meetings: Die meisten Arbeitnehmer haben wahrscheinlich ein ambivalentes Verhältnis zu Besprechungen. Natürlich kosten diese Zeit und dauern mindesten so lang, wie der Termin angesetzt ist. Zum anderen unterstreichen Sie aber, zumindest subjektiv, die Bedeutung der Teilnehmer. Wer bei vielen Besprechungen dabei ist, dessen Meinung ist gefragt und er hat scheinbar die Möglichkeit, die Geschicke des Unternehmens mitzubestimmen.

Anderseits können Sitzungen auch zu einer reinen Qual werden. Insbesondere wenn die Teilnehmer trotz Agenda nicht zum eigentlichen Punkt kommen. Denn leider hören sich auch viel zu viele Menschen in solchen Besprechungen liebend gern selbst reden. Straffen Sie Ihre Besprechungen durch einfache Regeln:

  • Es gibt keinen Punkt “Sonstiges”: Wenn Sie zu einer Besprechung einladen, geben Sie den Teilnehmern einen bis zwei Tage Zeit dazu, Ihnen Punkte für die Agenda mitzuteilen. Weisen Sie darauf hin, dass Punkte, die nicht auf der Agenda stehen, auch nicht besprochen werden.
  • Redezeit planen und begrenzen: Planen Sie zu jedem Punkt der Agenda die Redezeit der Teilnehmer ein. Dieser Vermerk steht auch auf der Agenda und der Einladung, die Sie vorab an die Teilnehmer versenden.
  • Durchbrechen Sie die Routine: Es steht nirgendwo geschrieben, dass Besprechungen immer zur vollen Stunde beginnen müssen. Verschaffen Sie sich bereits im Vorfeld Aufmerksamkeit und beginnen Sie beispielsweise um 14 Uhr 35. Die Sitzungsdauer ergibt sich dann aus der Addition der Redezeiten. Und vor allen Dingen: Beginnen Sie pünktlich. Wer zu spät kommt, aber den ersten Redebeitrag hatte, muss sich bis zur nächsten Zusammenkunft in Geduld fassen.
  • Verzichten Sie auf den Luxus: Wenn sich aus der Agenda ergibt, dass die Besprechung deutlich länger als eine Stunde dauern könnte, planen Sie eine Pause ein. In dieser können die Teilnehmer sich erfrischen oder den Waschraum aufsuchen. Kekse, Kaffee und Getränke lassen Sie wegräumen.
  • Laden Sie strategisch ein! Warum eine Sitzung nicht einmal eine Stunde vor Feierabend beginnen lassen? Oder warum nicht am Freitag um 15 Uhr starten? Sie werden sehen, dass sich die Teilnehmer überraschend diszipliniert verhalten werden.

Haben Sie weitere Tipps für effektive Besprechungen?

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Wie Sie mit dem größten Zeitdieb fertig werden

7. Juli 2010

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Es gibt zwei grundsätzliche Weisheiten im Bereich des Zeitmanagement, die wahrscheinlich auf Dauer Bestand haben werden. Die eine besagt, dass wir gar nicht in der Lage sind, Zeit “zu managen”, denn die Zeit vergeht immer gleich schnell und ohne Einflussnahme durch uns. Die zweite Tatsache: Einmal verlorene Zeit kann nicht wiedergewonnen werden. Deswegen ist es ja gerade so ärgerlich, wenn wir nicht bewusst mit der Zeit umgehen und uns unsere Zeit von anderen Menschen stehlen lassen.

Machen Sie sich Ihren Umgang mit der Zeit bewusst, denn der größte Dieb Ihrer Zeit sind Sie selbst:

  • Sie haben es selbst zugelassen, wenn Ihnen andere Menschen die Zeit stehlen. Dagegen müssen Sie Maßnahmen ergreifen und Ihre Zeit verteidigen, so wie Sie auch auf materielle Dinge achten.
  • Sie verschwenden Zeit: So verlockend es ist, sich im Internet treiben zu lassen: Machen Sie sich bewusst, dass Sie in der Zeit, in der Sie ziellos surfen, etwas sinnvolles tun könnten. Das gilt auch für das Fernsehen. Lassen Sie sich nicht berieseln, sondern nutzen Sie Angebote wie TV und Internet aktiv und gezielt.
  • Sie wissen gerade nicht, was wichtig ist und kennen Ihre Ziele nicht. So arbeiten Sie zwar vor sich hin, aber sind nicht wirklich produktiv.

Sie müssen also gegen sich selbst handeln, um etwas für sich zu erreichen:

  • Gehen Sie konsequent gegen Zeitdiebe vor. Schotten Sie sich ab, stellen Sie Terminblocker in Ihren Kalender in, damit Sie in Ruhe arbeiten können, minimieren Sie Unterbrechungen aller Art.
  • Hören Sie auf damit, Zeit zu verschwenden! Leben Sie bewusst und weichen Sie Zeitverschwendern wie ziellosen Surfen, Fernsehen oder Onlinespielen aus.
  • Definieren Sie Ihre Ziele und machen Sie Pläne, wie Sie diese erreichen. Schreiben Sie Aufgabenlisten und legen Sie Prioritäten fest. Vor allem aber: Halten Sie sich auch daran.


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Radikal Ablenkungen eleminieren

6. Juli 2010

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Die ständige Verfügbarkeit des Internet an jedem Arbeitsplatz bringt viele Vorteile mit sich. Recherchen lassen sich viel schneller durchführen und die Kommunikation per E-Mail kann wirklich viel Zeit sparen. Das Internet ist aber auch ein regelrechter Vernichter an Zeit. Dem sind sich auch die meisten Unternehmen sehr bewusst und verhindern mit ihren Firewalls und anderen technischen Einrichtungen den Zugriff auf eine Community wie Facebook oder andere Seiten. Dort wo solche Einrichtungen nicht bestehen, sieht sich jeder Mitarbeiter ständig den Lockungen des Internet ausgesetzt. Hand aufs Herz: Sind Sie wirklich den gesamten Tag produktiv, oder geben Sie auch diesen Versuchungen nach?

Ablenkungen gibt es in jedem Büro. Aber im Heimbüro bleibt es unbeobachtet, wenn man sich schnell mal eben bei Ebay einloggt, statt an dem Bericht weiter zu schreiben. Das Nachgeben gegenüber der Versuchung bleibt unbeobachtet, aber eben nicht ungesühnt, denn die Abgabefrist rückt näher oder man fühlt sich am Ende des Tages unproduktiv und spürt ein schlechtes Gewissen.

Wenn Sie ebenfalls zu den Menschen gehören, die sich leicht ablenken lassen, dann schalten Sie solche Ablenkungen doch einfach radikal aus. Vereinfachen Sie vor allem Ihren Umgang mit dem Internet.

  • Wer kennt das nicht? Da empfiehlt einem ein Freund ein neues Netzwerk und schnell ist dort ebenfalls eine Profilseite angelegt. Aber brauchen Sie diese Mitgliedschaften tatsächlich alle? Genügen XING oder Facebook, LinkedIn oder MySpace nicht? Machen Sie eine Socialnetwork-Diät und löschen Sie konsequent alle Profile in Gemeinschaften, die Ihnen nicht wichtig erscheinen. Schon haben Sie eine Ablenkungsquelle eliminiert.
  • Schauen Sie sich Ihr Benutzerkonto bei Twitter an. Wessen Beiträgen wollen Sie wirklich folgen? Mit wem kommunizieren Sie tatsächlich? Misten Sie die Liste der Follower aus. Ihre Timeline wird es Ihnen danken.
  • Schalten Sie Messenger wie Yahoo, Skype oder MSN einfach aus! So praktisch die schnelle Kommunikation darüber auch sein mag, so störend und ablenkend ist sie auch. Wer Sie wirklich erreichen will oder muss, findet sicherlich den Weg zum Telefon oder schreibt Ihnen eine E-Mail.
  • Befreien Sie sich vom Zwang ständig nach neuen Mails schauen zu müssen. Schalten Sie die Synchronisation mit Ihrem Mobiltelefon ganz aus, sofern das möglich ist. Stellen Sie Benachrichtigungen des Mailprogramms aus und folgen Sie der Regel, Ihre Nachrichten nur zu festen Zeiten zu überprüfen und zu beantworten. Wenn Sie das Gefühl haben, etwas zu verpassen, rufen Sie elektronische Post morgens, mittags und abends ab. Das sollte auf jeden Fall genügen!
  • Wenn der Geist zwar willig, das Fleisch aber schwach ist, können Ihnen Dienste wie RescueTime helfen, diszipliniert an Ihren Projekten zu arbeiten . Mit dem kostenpflichtigen Benutzerkonto erhalten Sie nicht nur eine statistische Auswertung über Ihre Produktivität, sondern können auch eine Periode definieren, in der das kleine Tool Ihnen den Zugang zu besonders ablenkenden Internetangeboten verwehrt.
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Schluss mit den endlosen Meetings!

25. Juni 2010

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Haben Sie auch das Gefühl, dass Sie in viel zu vielen Meetings sitzen? Interessanterweise dehnen sich Besprechungen nicht nur exakt so lange aus, wie sie angesetzt worden sind, sondern häufig noch weit darüber hinaus. Wenn Sie der Leiter einer Besprechung sind, können Sie durchaus etwas dafür tun, um die Zeit sinnvoller zu nutzen und vielleicht sogar die «Meeting-Kultur» in Ihrem Unternehmen einzudämmen.

  • Keine elektronischen Geräte! Viele Sitzungen dauern auch deswegen so lange, weil die Teilnehmer unkonzentriert sind und ständig ihre Blackberrys und andere Geräte auf neu eingetroffene Nachrichten zu überprüfen. Probieren Sie bei Ihrer nächsten Sitzung doch einfach aus, dass die Teilnehmer ihr Equipment am Eingang des Konferenzraumes abgeben müssen.
  • Statt Sitzung, Bewegung! Brauchen Sie tatsächlich einen Beamer und die Bestuhlung? Gerade wenn es sich um eine kleinere Runde handelt, gehen Sie doch einfach mal raus! Besprechen Sie die Tagesordnung, während Sie einen kleinen Spaziergang durch den nächstgelegenen Park machen. Sie werden sehen, dass dies durchaus effektiv sein kann.
  • Begrenzen Sie die Redezeit! Es kann nicht oft genug betont werden: Begrenzen Sie die Redezeit, über die einzelne Punkte auf der Agenda besprochen werden. Besorgen Sie sich eine Stoppuhr entsprechender Größe und stellen Sie diese sichtbar für alle Teilnehmer auf. Oder Sie nutzen eine Timersoftware für Ihr Notebook und werfen Sie diese deutlich sichtbar an die Wand.
  • Führen Sie das Meeting hart und konsequent! Als Leiter der Sitzung haben Sie es in der Hand, wie lange die Sitzung dauert und vor allem, wie effektiv die Zeit genutzt wird Beenden Sie ausufernde Diskussionen rechtzeitig und halten Sie sich an die von Ihnen erstellte Agenda.
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Kommen Sie Zeitdieben auf die Spur

3. Juni 2010

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In unserem Alltag tun wir viele Dinge, die wir gar nicht mehr hinterfragen, bei denen es sich aber dennoch um Zeitdiebe handeln kann, die uns von den wirklich wichtigen Dingen abhalten. Bedenken Sie, dass wir von den 24 Stunden, die uns an jedem Tag zur Verfügung stehen, als Angestellte wenigstens 8 Stunden mit Arbeit verbringen und durchschnittlich 7,5 Stunden mit Schlaf. Umso wichtiger, dass wir mit der restlichen Zeit bewusst umgehen. Analysieren Sie am besten einmal, wofür Sie Zeit aufwenden. Natürlich können Sie dazu ein der unzähligen Anwendungen nutzen, am einfachsten geht dies aber mit einem Notizblock. Legen Sie sich eine Tabelle über den Zeitraum von 14 Tagen an. Eine Woche wäre als Betrachtungszeitraum zu kurz, vier Wochen wiederum deutlich zu lang, um eine solche Zeitaufschreibung wirklich diszipliniert zu tun. Unterteilen Sie den Tag jeweils in zwei Spalten. Unter «Notwendig» schreiben Sie die Tätigkeiten und deren Dauer auf, die Sie für unbedingt notwendig gehalten haben. Dabei handelt es sich einerseits um die elementaren Bedürfnisse wie Essen oder Schlafen, aber auch die Arbeit an Projekten oder Erledigungen im Haushalt. In die Spalte «Nicht notwendig» notieren Sie Dinge, die nicht in die erste Kategorie fallen. Hier landet dann beispielsweise der tägliche Fernsehkonsum oder der Besuch der Facebook-Seite. Nach den zwei Wochen sollten Sie die Tabelle genau unter die Lupe nehmen. Vielleicht erkennen Sie Muster, wo versteckte Zeitdiebe sind oder wie Sie besser mit Ihrer Zeit umgehen. Gehen Sie drei- oder viermal in der Woche zum Einkaufen? Warum bündeln Sie diese Tätigkeit nicht und machen einen Essensplan für die gesamte Woche und gehen stattdessen nur einmal in den Supermarkt? Überprüfen Sie mehr als zweimal am Tag Ihre Mails? Reduzieren Sie alle Dinge, die Sie selbst als «unnötig» bewertet haben, und versuchen Sie diese in den nächsten 30 Tagen zu ändern. Investieren Sie die gewonnene Zeit in die wirklich wichtigen Dinge. Investieren Sie die gewonnene Zeit doch in Aktivitäten mit der eigenen Familie oder schenken Sie sich selbst etwas Gutes, in dem Sie sich kulturellen Aktivitäten widmen.

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