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Übersichtlicher Schreiben mit Word 2010 (Windows)

19. März 2012

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Offensichtlich scheint es, zumindest unter professionellen Schreibern, eine Sehnsucht nach sehr schlanken und übersichtlichen Programm-Oberflächen zu geben. Wie anders sind sonst die vielen positiven Rezensionen zu Anwendungen zu erklären, die sich alle damit rühmen “ablenkungsfreies Schreiben” zu ermöglichen?

Doch an den meisten Arbeitsplätzen im Büro haben die Nutzer gar keine Wahl. Der Arbeitgeber hat Word angeschafft und die Installation einer anderen Software ist meist nicht erlaubt. Glücklicherweise können Sie sich aber auch Word 2010 für Windows so einrichten, dass Sie kaum auf Ablenkungen stoßen.

Menüband ausblenden

Zu den einfachsten Möglichkeiten, sich etwas mehr Ruhe auf dem Bildschirm zu verschaffen, zählt das Ausblenden der Menübänder (auch als Robbons bekannt). Dazu klicken Sie an einer beliebigen Stelle eines Menübandes mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Menüband minimieren. Jetzt bleibt am oberen Rand des Bildschirms lediglich die Hauptmenüleiste übrig. Sobald Sie einen der Befehle dort anklicken, wird auch das Menüband wieder sichtbar. Mit dem Tastenkürzel Strg+F1 wechseln Sie jederzeit den Status des Menübandes.

Schon das Ausblenden der Ribbons schafft mehr Platz

Im Lesemodus arbeiten

Microsoft hat Word in der aktuellen Version eine Funktion spendiert, mit der Sie in Ruhe einen Text lesen können. Entgegen der offiziellen Bezeichnung lassen sich in dieser Ansicht auch Texte bearbeiten. Wechseln Sie in das Menüband Ansicht und entscheiden Sie sich hier für den Eintrag Vollbild-Lesemodus. Word wird Ihnen jetzt Ihr aktuelles Dokument in Form einer zweiseitigen Darstellung anbieten.

Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf den Eintrag Ansichtsoptionen. Die Änderungen, die Sie darüber vornehmen, bleiben übrigens dauerhaft erhalten. Wählen Sie dort folgende Optionen aus:

  • Eine Seite anzeigen: Damit Sie mit der aktuellen Seite allein sind.
  • Eingabe zulassen: Jetzt können Sie in dieser Ansicht auch schreiben.

Außerdem können Sie in diesem Menü auch die Darstellung so vergrößern, bis Sie angenehm damit arbeiten können.

Mit dem Lesemodus können Sie auch schreiben.

Vollbildmodus – noch enthalten, aber versteckt

Im Gegensatz zur Mac Version ist der Vollbildmodus von Word für Windows zwar vorhanden, wird aber von Microsoft eher in den Optionen des Programms versteckt. Damit Sie ihn schneller aufrufen können, legen Sie sich am besten eine Verknüpfung in der Symbolleiste für den Schnellzugriff an. Auf diesen sperrigen Namen hört der Bereich, der sich am oberen Rand des Programmfensters oberhalb der Menüleiste befindet.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Leiste und führen Sie das Kommando Weitere Befehle aus dem Menü aus. Sie erreichen den nachfolgenden Dialog aber auch über die Optionen von Word.

Die Vollbildansicht ist in Word 2010 immer noch vorhanden

Im nachfolgenden Dialog wählen Sie aus dem linken Listenfeld den Eintrag Alle Befehle. Blättern Sie in der Liste, bis Sie den Eintrag Ganze Bildschirmansicht finden. Diesen übernehmen Sie mit einem Klick auf Hinzufügen. Danach verlassen Sie die Optionen mit einem Klick auf OK. Anschließend können Sie mit einem Mausklick die Ansicht aktivieren.

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Besser Pausen machen – mit Break Timer unter Windows

14. Februar 2012

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Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht. Aber wenn ich so richtig im Fluss bin und Spaß an einer Aufgabe habe, dann vergesse ich auch schon einmal die Zeit um mich herum. So hatte ich vor einigen Tagen doch recht trockene und brennende Augen und der Blick auf die Uhr verriet mir, dass ich gute vier Stunden völlig ohne Pause am PC geschrieben hatte.

Wer strikt nach der Pomodoro-Technik arbeitet, dürfte solche Probleme nicht haben, denn hier ist ja nach jeder erfolgreich bewältigten Zeitspanne eine kurze Pause fällig. Für Windows-Anwender, die aber häufiger mal vergessen, die Arbeit zu unterbrechen, lohnt sich der Einsatz eines kleinen Werkzeugs mit dem Namen BreakTaker.

Sie laden sich von der Projektseite ein recht kompaktes Archiv herunter und installieren das Programm mit einem Doppelklick. BreakTaker legt einen Eintrag im Systray der Startleiste an und beginnt still seine Arbeit.

Ist der eingestellte Zeitpunkt gekommen, blendet das Tool eine kleines, aber deutliches Hinweisfenster ein, mit dem Sie auf die anstehende Pause aufmerksam gemacht werden. Das Fenster bleibt im Vordergrund und verschwindet erst, wenn Sie den Dialog bestätigt haben. Natürlich bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie den Tipps folgen wollen oder Ihre Pause anders verbringen möchten.

Pausenfenster bei Break Timer

Mit einem Rechtsklick auf das Icon rufen Sie sich das Kontextmenü auf. Entscheiden Sie sich dort für den Eintrag Settings, um sich die Optionen auf den Schirm zu rufen. Der wichtigste Wert, den Sie ändern können, ist der Zeitraum, an dessen Ende Sie an eine Pause erinnert werden wollen.

Einstellungen in BreakTimer

Wenn Sie Ihren Rechner gesperrt haben sollten, werden Sie wahrscheinlich nicht produktiv daran arbeiten. Deswegen können im Programm auch hinterlegen, dass der eingebaute Timer in diesem Fall pausieren soll. Mit einem Mausklick ändern Sie optional noch die Farbe des Hinweisfensters.

BreakTaker macht exakt, was Sie von einem Programm dieser Art erwarten. Da es noch dazu kostenlos ist, empfehle ich Ihnen einen Test damit.

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Pomodoro.App – Timer inklusive Aufgabenverwaltung

6. Februar 2012

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Die Arbeit an umfangreicheren Aufgaben in viele kleinere Pakete aufzuteilen, ist nicht nur dann nützlich, wenn Sie zu denjenigen gehören, denen es einfach schwer fällt, mit einer Tätigkeit anzufangen. Die Pomodoro-Technik sorgt nebenbei sogar dafür, dass Sie regelmäßig eine kurze Pause machen, um sich zu erfrischen. Wie Sie der kleinen Übersicht zu Tools für die Pomodoro-Technik entnehmen können, herrscht an Programmen, die Sie bei der Einführung der Technik unterstützen kein Mangel. Die noch relativ junge Pomodoro.App ist aus mehrfacher Hinsicht sehr interessant.

Pomodoro für Windows und Mac

Das kleine Programm wird als Fremium-Software für Windows und Mac gleichermaßen angeboten. In der kostenlosen Variante können Sie bis zu 100 Aufgaben verwalten, die in einer unbegrenzten Zahl von Listen organisiert werden können. Wenn Sie mehr Leistung benötigen, müssen Sie knapp 35 Euro für eine Lizenz anlegen.

Die Installation ist rasch und unkompliziert erledigt. Sie laden sich die zu Ihrem Betriebssystem passende Version herunter und starten die Einrichtung mit einem Doppelklick oder ziehen den Inhalt der DMG-Datei in den Anwendungsordner.

Aufgabenplanung inklusive

Die meisten Programme für die Pomodoro-Technik sind letztlich nur einfache Timer. Pomodoro.app bietet hier deutlich mehr Möglichkeiten. So können Sie in der Software eigene Aufgabenlisten anlegen. Im Register Plan genügt ein Mausklick im rechten Bereich des Fenster, um einen solche Liste anzulegen. Um eine Aufgabe auf einer Liste einzutragen, genügt es, wenn Sie die Liste markieren und einen Eintrag im kleinen Eingabefeld in der Mitte des Bildschirms hinterlassen.

pomodoro.app Hauptbildschirm

Zu jeder Aufgabe tragen Sie die Zahl der Pomodoros (also Abschnitte von jeweils 25 Minuten Dauer) ein, die für die Erledigung benötigt werden. Im oberen Teil des Programmfenster zeigt Ihnen das Programm auch die Zahl der im Laufe des Tages noch möglichen Pomodoros an.

Aus Ihren Listen stellen Sie sich dann Ihr individuelles Aufgabenpaket für den Tag zusammen. Gehen Sie dazu einfach die Einträge durch. Wenn Sie auf das kleine Symbol einer Tomate vor einem Eintrag klicken, landet die Aufgabe in Ihrem Tagesplan. Das Programm nimmt auch Rücksicht auf spontane und dringende Aufgaben. Solche Aufgaben können Sie in das Register der Zeitnahme am unteren Rand eintragen.

Zeitnahme

Wenn Sie bereit dazu sind, eine Aufgabe in Angriff zu nehmen, zeigen Sie mit der Maus auf deren Eintrag. Dadurch werden die Icons für den Kontext sichtbar. Mit einem Klick auf den kleinen grünen Pfeil starten Sie dann die Zeitnahme. Der Timer beginnt seine Arbeit. Auf dem Mac wird Ihnen die verbleibende Zeit auch im Dock sowie optional über ein kleines Zusatzfenster angezeigt. Sie können die Zeitnahme jederzeit unterbrechen, danach wird der Pomodoro aber neu gestartet. Damit verhält sich die Software den Regeln dieser Arbeitstechnik konform.

pomodoroapp Zeitnahme

Haben Sie den Abschnitt erfolgreich bewältigt, beginnt die erste Pause von fünf Minuten, deren Dauer ebenfalls heruntergezählt wird.

Auswertungen

Innerhalb des Registers Report erhalten Sie eine Auswertung über die von Ihnen bewältigten Pomodoros. Sie können nach Tagesleistung, Wochen, Monaten oder Jahren eine Liste erhalten. Das ist gleich in zweifacher Hinsicht hilfreich. Einerseits sehen Sie damit, wie produktiv Sie tatsächlich waren. Zum anderen fördert es natürlich die eigene Motivation, wenn Sie dort möglichst viele Aufgaben als erledigt abhaken können.

pomodoroapp-reports

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MarkdownPad – endlich ein guter Markdown-Editor für Windows

12. Oktober 2011

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Mit Macchiato sorgt seit einigen Wochen ein neuer Editor für Markdown auf dem Mac für Aufsehen. Das Programm interpretiert Ihre Eingaben unmittelbar und zeigt sofort eine umfassende Vorschau an. Allerdings ist die Software lediglich für Lion auf dem Mac verfügbar.

Aber auch Windows-Anwender können sich jetzt freuen und damit die Vorteile von Markdown und einfachen Text-Dateien nutzen. Das Programm MarkdownPad bietet einen ähnlichen Funktionsumfang.

Die Software können Sie sich von der Seite der Entwickler herunterladen und kostenfrei nutzen. Die Installation ist schnell erledigt, setzt aber eine installiert .Net-Umgebung voraus. Unmittelbar nach dem ersten Start begrüßt Sie das Programm mit einem Beispieldokument, das Ihnen die Verwendung von Markdown erklärt.

Das Programmfenster ist zweigeteilt. Auf der linken Seite sehen Sie den Editor, während die rechte Seite Ihnen den Beitrag in HTML in der Vorschau zeigt.

Markdownpad mit Vorschau

Die Vorschau können Sie optional auch ausschalten. Über die Formatleiste weisen Sie einen Text die gewünschten Formate zu. Da die meisten Kommandos auch über Tastenkürzel angesprochen werden können, sparen auch Profis mit deren Nutzung Tipparbeit.

MarkdownPad nur mit Text

Wenn Sie über View die Symbolleisten ausschalten und den sogenannten Distraction-free Mode aktivieren, lässt Sie die Software ganz wohltuend mit Ihrem Text allein. Neben der Live-Vorschau können Sie Ihren Text auch mit einem Tastenkürzel im voreingestellten Browser darstellen.

MarkdownPad ist aber kein Kompiler. Als Ergebnis Ihres Textes steht direkt aus dem Programm immer eine HTML-Seite. Wenn Sie ein anderes Ausgabeformat benötigen, beispielsweise RTF-Dateien, müssen Sie diese Umwandlung mit einem externen Werkzeug vornehmen.

Gelungen sind auch die Optionen.

Optionen in MarkdownPad

Sie verändern das Aussehen des Textes im Editor und können optional sogar das hinterlegte Stylesheet ändern, wenn Sie den Text anders betrachten wollen. Außerdem stehen einige Einstellungen für die Umwandlung in Markdown selbst zur Verfügung. Darüber steuern Sie dann, wie Sie Überschriften oder auch Aufzählungen in Markdown notieren wollen. Kurzum: ein rundherum gelungenes Programm.

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Backups und Daten synchronisieren mit Grsync (Windows, Linux, Mac)

25. August 2011

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Viele Windows-Anwender schauen ja nach wie vor neidvoll auf Time Machine von Apple, das scheinbar mühelos Backups des vollständigen Systems anlegt. Neben einigen kommerziellen Programmen wie Genie Timeline gibt es aber auch OpenSource-Anwendungen, mit denen Sie Ihre Daten professionell sichern können.

Wer sich nicht davor scheut, mit einer sehr schlichten Oberfläche zu arbeiten, kann auch mit dem Werkzeug rsync, das unter Linux und MacOS dabei ist, und einem grafischen Aufsatz ebenfalls vollständige Backups anlegen.

Backups mit Grsync

Mit Grsync steht Ihnen eine grafische Oberfläche für das Kommandozeilen-Tools für Mac und Linux zur Verfügung. Die Software wird auch für Windows angeboten. Laden Sie sich die aktuelle Version auf Ihren Rechner und starten Sie das Installationsprogramm. Belassen Sie es am besten bei den Voreinstellungen, denn dann legt die Software auch die Kürzel im Startmenü von Windows an.

Konfiguration grsync

Grsync ermöglicht Ihnen sowohl die einfach Erstellung eines Backup als auch die Synchronisation mehrerer Verzeichnisse. Starten Sie das Programm, werden Sie von einem übersichtlichen Programmfenster begrüßt. Geben Sie dort zunächst das Quell- und Zielverzeichnis an. Dazu klicken Sie jeweils auf Browse und navigieren anschließend zum gewünschten Ordner.

grsync synchronisiert Verzeichnisse

Wenn Sie ein Backup vornehmen wollen, wechseln Sie in das Register Advanced options und aktivieren dort die gleichnamige Option. Je mehr Einstellungen Sie unter Basic Options aktivieren, etwa die Berücksichtigung von Zeit oder dem Inhaber der Datei, desto langsamer wird die Operation durchgeführt.

Ihr Backup ist mit dem Explorer problemlos einsehbar. So können Sie jederzeit in dem gesicherten Datenbestand suchen und erneut benötigte Dateien einfach auf das gesicherte System kopieren.

Mit diesem kleinen, aber feinen Werkzeug, macht die Datensicherung viel weniger Mühe.

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WriteMonkey – genialer Editor mit Markdown (Windows)

11. August 2011

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Bisher zählte Q10 zu meinen Lieblingseditoren unter Windows. Das Programm besitzt einen portablen Modus und eine sehr gute Vollbildansicht. Vermisst habe ich bisher aber immer den Umfang mit Markdown-Befehlen.

Mit WriteMonkey bin ich jetzt auf einen Editor gestoßen, der die Vorteile von Q10 mit einer vorbildlichen Markdown-Unterstützung vereint.

Keine Installation notwendig

Sie können sich die aktuelle Version des Editors direkt von der Homepage des Entwicklers herunterladen. Eine reguläre Installation ist dabei nicht notwendig. Entpacken Sie das Archiv in einen Ordner Ihrer Wahl und starten Sie die Software mit einem Doppelklick auf die ausführbare Datei.

Die Nutzung ist übrigens kostenlos, aber der Entwickler freut sich über eine Spende. Spender sehen dann ihre Namen innerhalb des Splash-Screens beim Programmstart.

Für Tastaturfreaks inklusive Vollbildmodus

Voreingestellt startet WriteMoney automatisch im Vollbildmodus und überdeckt damit alle anderen Fenster auf dem Bildschirm. Wenn Ihnen die gewählte Farbe nicht gefällt, können Sie diese in den Einstellungen des Programms jederzeit ändern. Dabei lassen sich die Optionen auch in Form sogenannter Profile ablegen. So können Sie das Erscheingsbild und das Verhalten des Programms an unterschiedliche Arbeitssituationen anpassen.

Vollbildmodus WriteMonkey

WriteMonkey unterstützt eine durchgängige Tastatursteuerung. Mit einem Klick auf die Taste F1 erhalten Sie eine Übersicht aller Befehle. Es dürfte kaum einen Bereich der Software geben, den Sie nicht mit den Tasten erreichen.

Befehlsübersicht in WriteMonkey

Markdown direkt integriert

Besonders gelungen ist sicherlich die integrierte Unterstützung von Markdown. Mit den aus anderen Schreibprogrammen bekannten Kürzeln können Sie die entsprechenden Befehle für Fettdruck oder kursiven Text setzen. Eine Hervorhebung der Syntax ist allerdings nicht vorhanden.

Dafür können Sie aber Ihren Text direkt aus dem Programm heraus in die verschiedenen Ausgabeformate exportieren. Mit Strg+Umschalt+E rufen Sie sich einen Dialog auf den Schirm, über den Sie den Quelltext exportieren. Dabei können Sie auch Stylesheets anlegen, um das Aussehen des Dokuments an Ihre Wünsche anzupassen. Der Editor beherrscht auch die Syntaxt von Textile. Sie brauchen also keine weitere Software auf Ihrem Windows-Rechner, um aus dem Markup Ihr Zieldokument anzulegen.

Export aus Markdown

Komfort für Vielschreiber

Es sind zahlreiche durchdachte Zusatzfunktionen, die mich kurzerhand zum Wechel auf WriteMonkey bewegen. Genau wie Q10 verfügt auch dieses Programm über eine Rechtschreibprüfung. Optional lassen Sie sich eine Statusleiste einblenden, mit der Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit sehen können. Sie lesen ab, wie viele Zeichen oder Wörter Sie geschrieben haben. Hierüber dürfen Sie sich auch ein Ziel setzen. Praktisch wenn Sie eine bestimmte Zeichenanzahl für einen Artikel erreichen müssen.

Komfortfunktionen in WriteMonkey

Für die Arbeit in Sprints setzen Sie sich auf Wunsch auch eine zeitliche Grenze, die Ihnen ebenfalls in der Fußzeile dargestellt wird. Die Statistikfunktion kann aber noch mehr. Sie blendet Ihnen nämlich auch Worthäufigkeiten ein. Was das insgesamt gute Gesamtbild abrundet.

Fazit: WriteMonkey ist sicherlich kein Editor für Programmierer oder Entwickler. Aber für alle, die in erster Linie Texte schreiben wollen gehört die Software sicherlich zu den besten Texteditoren für Windows. Und wenn Sie mit Markdown oder Textile arbeiten, sollten Sie sich das Programm unbedingt einmal ansehen.

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Editieren Sie Webmail und jede Datei mit Ihrem Lieblingseditor

9. August 2011

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Genau das geht mit dem Windows-Programm Text Editor Anywhere. Die kleine Anwendung wird in zwei Varianten angeboten. Die eine Version kann fest auf dem System des Anwenders installiert werden, während die portable Edition auch von einem USB-Stick läuft.

Wenn ich unter Windows schreibe, nutze ich üblicherweise Q10. Die Software ist kostenlos und arbeitet ausschließlich im Vollbildmodus. Im Verbund sind beide Anwendung aus meiner Sicht unschlagbar.

Installation und Einrichtung von Text Editor Anywhere

Besuchen Sie die Seite des Projekts und laden Sie sich die aktuelle Version auf Ihren Rechner herunter. Ich habe mich für die Variante für die Installation entschieden. Das Setup verläuft selbsterklärend und ist binnen weniger Minuten abgeschlossen. Das Programm nistet sich im Systray ein. Damit auch der von Ihnen bevorzugte Editor gestartet werden kann, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bleistiftsymbol und führen das Kommando Options aus.

Optionen von Text Editor Anywhere

Im nachfolgenden Fenster sind bereits alle Optionen aufgelistet. Dort ändern Sie bei Bedarf das voreingestellte Tastenkürzel und haben die Wahl, ob der externe Editor lediglich markierten Text ändern soll oder aber den gesamten Text, der in der Quellanwendung gefunden wird. Meine Empfehlung: Belassen Sie es bei den Voreinstellungen. Wichtiger ist der untere Bereich des Fensters.

Klicken Sie dort auf das Pluszeichen, um einen eigenen Editor zu festzulegen. Wenn Sie wollen, können Sie für unterschiedliche Dateitypen verschiedene Programm einrichten. Tragen Sie die Dateierweiterung ein und durchsuchen Sie nach einem Klick auf Browse Ihr System bis zum gewünschten Editor. Bestätigen Sie den Dialog. Damit können Sie die Einstellungen bereits verlassen.

Editor festlegen in Text Editor Anywhere

Mit Text Editor Anywhere arbeiten

Sind die vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen, steht Ihnen Ihr Editor jetzt jederzeit mit einem Tastendruck zur Verfügung. So können Sie beispielsweise den Editor Ihres Webmailers öffnen oder eine beliebige andere Anwendung. Drücken Sie Win+A und lassen Sie die Tasten gedrückt, blendet Ihnen das Programm die Auswahl ein, ob Sie einen neuen Editor definieren wollen. Oder Sie treffen Ihre Wahl zwischen den angebotenen Alternativen.

Welchen Editor wollen Sie nutzen

Anschließend startet der Editor. Darin ist auch bereits der Text enthalten, der eventuell im Ausgangsdokument geschrieben war. Schreiben Sie jetzt wie gewohnt. Speichern Sie und verlassen Sie das Programm. Augenblick wird Ihre Eingabe in die Anwendung übernommen. Das fiunktioniert mit Google Mail genauso wie mit Word.

Da Installation und Konfiguration wirklich einfach sind, sollten Sie dem kleinen Werkzeug unbedingt eine Chance geben.

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