Tag Archiv: projektmanagement

Mit Office Timeline Zeitstrahlen in Powerpoint darstellen

15. August 2011

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Menschen planen Projekte sehr individuell. Für die einen genügt bereits ein Blatt Papier, auf dem sich alle wichtigen Aufgaben befinden. Andere nutzen ausgefeilte Programme wie Omnifocus. Und wer den Bau eines Hauses oder eine ähnlich umfangreiche Aufgabe vor sich hat, wird um den Einsatz eines Programmes wie OnePoint wohl kaum herumkommen. Früher oder später stellt sich für jeden Projektmanager aber die Situation, öffentlich über das Projekt zu informieren. Und damit ergibt sich dann automatisch die Frage nach dem richtigen Werkzeug für die Präsentation des Projekts.

OfficeTimeline ist ein kleines Programm, das Ihnen die Darstellung von zeitlichen Abläufen in Präsentationen erleichtert. Es steht als Erweiterung für Powerpoint kostenlos als Download zur Verfügung.

Schnell installiert und eingerichtet

Laden Sie sich das Archiv auf Ihren Rechner und klicken Sie doppelt auf die ausführbare Datei, die sich darin befindet. Die Installation verläuft problemlos. Sie müssen lediglich darauf achten, dass Powerpoint in dieser Zeit nicht aktiv ist. Sobald Sie das Präsentationsprogramm erstmals starten, zeigt Ihnen das Add-in in Form einer selbstablaufenden Präsentation seine Möglichkeiten und erklärt die Nutzung. Den Begrüßungsbildschirm können Sie auch dauerhaft abschalten.

Schritt für Schritt zur Zeitleiste

Die Erweiterung bringt ein eigenes Menüband mit. Mit einem Klick auf New startet ein Assistent, der Sie durch die nächsten Schritte führt.

Zunächst definieren Sie die Meilensteine des Projekts. Bei der Auswahl des Datums werden Sie von einem kleinen Kalender unterstützt. Außerdem können Sie die Farbe, mit der das Element im Diagramm gekennzeichnet wird, ändern. In den Optionen der finalen Zeichnung stehen auch weitere Darstellungsmöglichkeiten der Meilensteine zur Auswahl. Diese erweisen sich dann als nützlich, wenn die Termine zu dicht beieinander stehen oder sich die Beschriftungen in der Zeichnung überlappen würden.

Definition Meilensteine in OfficeTimeline

Im nächsten Schritt legen Sie die Zeiträume innerhalb des Projekts fest. Die Optionen gleichen denen für die Meilensteine. Allerdings dürfen Sie neben der Farbe auch zusätzlich auswählen, mit welcher geometrischen Form ein Zeitraum visualisiert wird. Pfeile, Chevrons oder auch Rechtecke stehen zur Wahl.

Anlegen Projektzeiträume in Office Timeline

Fügen Sie jetzt nacheinander die einzelnen Phasen des Projekts oder des Ablaufes ein. Damit sind Sie bereits am Ende angelangt. Einen Mausklick später präsentiert Ihnen Office Timeline bereits die Folie mit Ihrer Zeichnung.

Zeitstrahl in Powerpoint

Viele Anpassungsformen

Über die verschiedenen Einstellungen im Menüband passen Sie die Zeichnung an Ihre Vorstellungen an. Neben der bereits erwähnten abweichenden Darstellung von Meilensteinen wechseln Sie mit einem Mausklick zwischen vier Layouts der Zeitstrahlen. In den Optionen des Programms können Sie zusätzlich den Maßstab wechseln. Betrachten Sie nur sehr kurze Zeiträume ist die Darstellung in Monaten natürlich zu wenig aussagekräftig. Dies korrigieren Sie einfach durch die Wahl eines der anderen Maßstäbe.

Diagrammformen in Officetimeline

Ausgabe als Tabelle

Mit Create Table verwandeln Sie die Zeitstrahl in eine übersichtlich formatierte Tabelle. Getrennt nach Meilensteinen und Projektphasen erhalten Sie damit eine komprimierte Darstellung des Projekts. Somit eignet sich das Programm bedingt sogar als einfache Projektverwaltung!

Tabellenausgabe in Office-Timeline

Das Programm ist eine sehr nützliche und praktische Erweiterung für Powerpoint und alle Office-Anwender.

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Mit der Pipeline erhalten Sie eine grafische Projektübersicht (Onepoint)

21. Juli 2011

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Je länger Sie sich mit dem Programm Onepoint Project beschäftigen werden, desto mehr sehr komfortable Funktionen werden Ihnen begegnen. Eine davon ist die grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte in Form der Pipeline.

Sie erreichen die Funktion über Projekte, Übersicht. Klicken Sie dort auf das Register Pipeline. Dabei handelt es sich um eine Gesamtübersicht der eingerichteten Projekte. Diese werden anhand der eingerichteten Projektstati gruppiert.

In dem Schaubild zeigt Ihnen die Software die Namen der Projekte an. Mit dem kleinen Balken unterhalb des Namens können Sie erkennen, wie weit der Fertigstellungsgrad des Projekts ist. Die Länge des Balkens verrät zugleich etwas über die Länge des Projekts selbst.

Projektpipeline in Onepoint

Wenn Sie mit der Maus auf einen der Eintrag zeigen, öffnet sich ein kleines Satellitenfenster, das die Rahmendaten des Projekts enthält.

Onepoint kann Ihnen die Pipeline in vier Dimensionen darstellen:

  • Allgemein: Ist das Projekt in allen seinen Dimensionen im Plan?
  • Termine: Sie erhalten eine Statusübersicht in Hinblick auf die zeitlichen Vorgaben.
  • Aufwand: Sind die Aufwände noch im Plan?
  • Kosten: Wie sieht es mit dem monetären Aspekt aus?

Berücksichtigt werden in dieser Darstellung nur Projekte, denen auch ein Status zugewiesen worden ist. Sehr bequem: Mit einem Rechtsklick auf die Grafik können Sie diese als Bild speichern. So haben Sie gleich eine ansprechende Illustration für die nächste Präsentation.

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Arbeitleistungen abrechnen mit Arbeitszetteln in Onepoint

19. Mai 2011

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Um die Kosten gegenüber einem Kunden oder für interne Abrechnungen auch nachweisen zu können, ist es ratsam, alle Arbeiten und Kosten innerhalb des Programms Onepoint Project zu erfassen. Übrigens brauchen Sie jetzt nicht alle Mitarbeiter mit einer solchen Software auszustatten. Sie können sich eine Vorlage in Excel bauen, mit denen andere Personen Leistungen und Kosten ohne das Programm aufschreiben. Diese importieren Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt.

Arbeitszettel anlegen

In der Rubrik Meine Arbeit finden Sie den Eintrag Zeit & Kosten. Dies ist die zentrale Anlaufstelle, um Arbeitszettel anzulegen und auszufüllen. Mit einem Klick auf Leistung erfassen legen Sie einen neuen Arbeitszettel an.

arbeitszettel in Onepoint anlegen

Dieser gliedert sich in zwei Abschnitte: Unter Aufwand erfassen Sie die Arbeiten, die im Zusammenhang mit den Projekten angefallen sind. Wählen Sie zunächst den Beginn der Arbeitswoche aus, die Sie anlegen wollen. Mit einem Klick auf das Pluszeichen können Sie nun damit beginnen, die Tätigkeiten anzulegen.

Im nachfolgenden Aufgabendialog wählen Sie die Ressource und das Projekt aus. Sie erhalten dann eine Auflistung aller Tätigkeiten, die innerhalb dieser Zeitspanne geplant waren bzw. angelegt sind. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Aufgabe auswählen in Onepoint

Der Eintrag wird damit auf den Arbeitszettel übernommen. Dort tragen Sie jetzt für jeden Wochentag die auf die Aufgabe entfallende Zeit ein. Zusätzlich dürfen Sie pro Eintrag auch einen Kommentar zur Erläuterung erfassen.

Aufgabenkosten erfassen Onepoint

Innerhalb des Registers Kosten legen Sie auf die gleiche Weise andere anfallende Kosten wie Materialeinkäufe oder Ähnliches an. Auch hier müssen Sie zunächst einen Eintrag mit einem Klick auf das Pluszeichen anlegen. Aus dem Listenfeld entscheiden Sie sich für eine Kostenart. Außerdem ist es möglich, zu einem Eintrag Anlagen zu verwalten.

Anlagen erfassen

Onepoint kümmert sich in vielerlei Hinsicht auch um die Verwaltung von Unterlagen, die zu einem Projekt gehören. Dazu zählen im Bereich der Kosten auch eventuelle Belege, etwa für den Materialeinkauf. Um einen Eintrag in Ihren Arbeitszettel mit einer Anlage zu versehen, markieren Sie den Eintrag in der Liste Kosten und klicken auf das kleine Pluszeichen vor einem Dokumentensymbol. Es öffnet sich der Dialog für die Verwaltung von Anlagen.

Anhang laden in Onepoint

Dort klicken Sie auf das Pluszeichen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie einen Titel und wählen mit Durchsuchen einen Eintrag auf Ihrem System aus. Jetzt haben Sie auch einen Beleg für die Materialbeschaffung hinterlegt.

Eigene Kostenarten definieren

Wenn Sie eigene Kostenarten anlegen oder bereits bestehende bearbeiten wollen, können Sie dies über die Oberfläche als Administrator. Dazu müssen Sie also das Symbol des Maulschlüssels anklicken. Im linken Bereich der Navigation finden Sie jetzt den Eintrag Kostentypen. Nach einem Klick darauf sehen Sie die Liste der bereits bestehenden Einträge. Die Felder in der Liste sind selbsterklärend und lassen sich durch einfaches Anklicken unmittelbar bearbeiten.

Kostenarten anpassen Onepoint

Achtung: Damit Sie mit den Kosten auch arbeiten können, müssen diese aktiviert sein. Achten Sie darauf, dass Sie das Optionsfeld am Ende der Zeile markieren. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen Sie die Änderungen. Verlassen Sie anschließend den Modus der Administration wieder.

Ein Dank an unseren Sponsor Onepoint, der die Weiterentwicklung dieses Blogs fördert.

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Kunden in Onepoint Project verwalten

10. Mai 2011

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Onepoint Project ist ein Werkzeug, dass sich nicht nur für große Unternehmen eignet oder für alle, die umfangreiche Projektportfolios zu bewältigen haben. Die Software ist in der Einzelplatz-Version preislich auch für den Einzel- oder Kleinunternehmer erschwinglich und biete alle Voraussetzungen, um damit die gegenüber Kunden erbrachte Arbeitsleistung auch nachweisen und damit abrechnen zu können. Zu den Funktionen gehören:

  • Projektmanagement: die Kernfunktion der Software
  • eine Aufgaben- bzw. Zeiterfassung
  • Kundenverwaltung

Und die Kundenverwaltung möchte ich Ihnen heute einmal genauer vorstellen.

Kundenverwaltung im Überblick

Über das entsprechende Modul hinterlegen Sie die Kontaktinformationen Ihrer Kunden. Sind diese einmal in der Software eingetragen, können Sie Projekte und damit Arbeitsleistungen auch den Kunden zuordnen. Diese Zuweisung setzt sich dann innerhalb des Programms weiter fort. Wenn Sie dies wünschen, erstellen Sie auch kundenspezifische Berichte.

Kunden anlegen und bearbeiten

Um einen neuen Kunden in Onepoint anzulegen, wechseln Sie in den Bereich Organisation. Dort klicken Sie auf Kunden, um zur Übersicht der Kunden zu gelangen.

Führen Sie jetzt das Kommando Neuer Kunde aus. Dazu klicken Sie einfach auf das entsprechende Symbol in der Leiste. Onepoint öffnet Ihnen jetzt einen in drei Register aufgeteilten Dialog. Unter Allgemein steht Ihnen ausreichend Platz für eine kurze Beschreibung und die Eingabe der Adresse zur Verfügung. Außerdem können Sie (optional) eine Kundennummer vergeben. Das ist praktisch, wenn Sie etwa mit einem Programm für die Finanzbuchhaltung hantieren, und dort Kundennummern vergeben werden.

Kunde anlegen in Onepoint Project

Haben Sie einen festen Ansprechpartner beim Kunden, hinterlegen Sie dessen Informationen innerhalb des Registers Kontakt. Das dritte Register schließlich listet alle Projekte auf, die im Zusammenhang mit den Kunden stehen. Bei der Anlage eines neuen Kunden ist es natürlich noch leer.

Projekte und Kunden in Onepoint

Möchten Sie zu eine, späteren Zeitpunkt einen Kunden bearbeiten, rufen Sie sich die Übersichtsseite auf und klicken auf Eigenschaften, nachdem Sie den Kunden markiert haben.

Projekt zu einem Kunden zuweisen

Wenn Sie ein neues Projekt anlegen oder ein bereits bestehendes bearbeiten wollen, wechseln Sie in den Bereich Projekte, Übersicht. Klicken Sie auf einen bereits vorhandenen Eintrag doppelt, um sich die Eigenschaften des Projekts auf den Schirm zu rufen.

Wenn Sie das Projekt erst anlegen, sind die entsprechenden Felder ohnehin geöffnet. Klicken Sie auf Ressourcen. In diesem Dialog finden Sie das Feld Auftraggeber. Mit einem Klick auf das kleine Icon innerhalb des Feldes können Sie nun bequem aus einer Liste der hinterlegten Kunden Ihren Auftraggeber auswählen. Vergessen Sie das Speichern nicht.

Kunde einem Projekt zuweisen in Onepoint

In einem weiteren Beitrag möchte ich Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zeigen, wie Sie den Kunden als Filterkriterium für Berichte verwenden.

Ein Dank an dieser Stelle für unseren Sponsor Onepoint. Er unterstützt die Weiterentwicklung dieses Blogs.

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Mit einem eigenen Projektstatus in Onepoint Project arbeiten

19. April 2011

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Was mich persönlich an dem Software Onepoint Project so fasziniert, sind die vielen Möglichkeiten, mit denen Sie das Programm an Ihre internen Abläufe und Gewohnheiten anpassen können. So können Sie auf Wunsch eigene Projektstati einrichten und während der Projektsteuerung zuweisen.

So ist in meinem Fall ein Projekt nicht mit der Erreichung des jeweiligen Projektzieles abgeschlossen, sondern erst dann, wenn ich die Rechnung gestellt und diese auch bezahlt worden ist. Ich benötige also zumindest zwei weitere Kennzeichen für ein Projekt. Zum einen den Zeitpunkt, ab dem ich eine Rechnung stellen kann. Dies ist immer dann der Fall, wenn das eigentliche Projektziel, also die Erreichung des jeweiligen Kundenwunsches erfolgt ist.

Habe ich die Rechnung gestellt, heißt es auf den Geldeingang zu warten. Ist dieser erfolgt, kann ich das Projekt damit abschließen. Dazu nutze ich den Status “Archiviert”. Diesen vergebe ich erst dann, wenn das Geld verbucht ist und ich alle benötigten Unterlagen, Mails oder Briefings in den entsprechenden Archivordner auf meinem System verschoben habe.

Status in Onepoint einrichten

Um einen eigenen Status in Onepoint einzurichten, klicken Sie in der Professional Edition auf das Symbol des Maulschlüssels am oberen Bildschirmrand. Damit gelangen Sie in den Modus für den Administrator. Sie erkennen dies auch daran, dass sich die Befehle in der linken Navigation vollständig geändert haben. Klicken Sie dort auf den Eintrag Projektstatus.

Anlage Projektstatus Onepoint Project

Klicken Sie dort auf den Schalter Neuer Projektstatus. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie einen Namen sowie eine kurze (optionale) Beschreibung. Sie können jetzt weitere Einträge vornehmen. Haben Sie die Anlage eines neuen Status abgeschlossen, verlassen Sie die Administration.

Übersicht Projektstatus in Onepoint Project

Status einem Projekt zuweisen

Wenn Sie einen Status zu einem Projekt zuweisen wollen, wechseln Sie in den Abschnitt Projekte. In der Übersicht der von Onepoint verwalteten Projekte klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag. Im Register Allgemein finden Sie den Eintrag für den Status. Innerhalb des Listenfelds markieren Sie jetzt den gewünschten Status.

Projektstatus einem Projekt zuweisen

An dieser Stelle der Dank an unseren Sponsor Onepoint, der die Weiterentwicklung dieses Blogs unterstützt.

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Aufgabenmanagement mit Onepoint Project

15. März 2011

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Selbstständige und Freiberufler sind daran interessiert, wie teuer ein Projekt tatsächlich wird. Einerseits müssen die Stunden gegenüber dem Kunden abgerechnet werden, zum anderen ist es für die zukünftige Planung interessant, wie hoch die tatsächlich mit dem Projekt verbrachte Arbeitszeit war. In [wpseo]Onepoint Project[/wpseo] haben Sie die Möglichkeit, neben den in Voraus geplanten Aufgaben und Schritten eines Projekts auch die Tätigkeiten zu erfassen, die zwar im Zusammenhang mit einem Projekt auftreten oder aufgetreten sind, die aber spontan erledigt werden mussten. Dazu zählen etwa Telefonate mit dem Kunden oder kurzfristig einberufene Besprechungen. Solche Aufgaben werden innerhalb des Programms als Adhoc-Aufgaben bezeichnet.

Starten Sie Onepoint und wechseln Sie im Abschnitt Meine Arbeit in Aufgaben.

Klicken Sie auf das Symbol Neue Aufgabe um eine Adhoc-Aufgabe anzulegen.

Aufgabe auswählen in Onepoint

Im nächsten Dialog tragen Sie die Details zur neuen Aufgabe ein. Wenn Sie mit der Funktion auch Aufgaben erfassen wollen, die in der Vergangenheit lagen, geht dies natürlich auch. Weisen Sie aus dem Listenfeld ein Projekt und eine Fälligkeit zu. Existiert zu dieser Aufgabe ein Protokoll oder ein Dokument, etwa eine Gesprächsnotiz, wechseln Sie in das Register Anlagen. Klicken Sie dort auf das Pluszeichen, vergeben Sie einen Titel und „laden“ Sie die Datei in Onepoint.

Details zur Aufgabe in Onepoint

Wenn Sie protokollieren wollen, wie lange die Besprechung oder das Telefonat gedauert hat, markieren Sie die Aufgabe in der Liste und klicken Sie auf Leistung erfassen am oberen Bildschirmrand. Damit blendet Ihnen Onepoint einen Dialog ein, der die Woche in der Übersicht zeigt. Hier tragen Sie den Wert im Format HH:MM ein.

Leistung erfassen in Onepoint

Wenn Sie wollen, können Sie bereits dort die Aufgabe als erledigt kennzeichnen. Es gibt aber noch einen Weg:

Den Fortschritt der Aufgaben dokumentieren Sie im Bereich Fortschritt. Bisher haben Sie der Software lediglich die Existenz der Aufgabe, ihre Fälligkeit und die angefallenen Stunden mitgeteilt. Wenn das Telefonat abgeschlossen ist, müssen Sie Onepoint noch zeigen, dass der Vorgang beendet ist und die Stunden darauf gebucht werden können. Dazu wechseln Sie nach Fortschritt. Mit einem Klick in das Optionsfeld am rechten Rand einer Aufgabe kennzeichnen Sie diese als erledigt.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen

Damit wird der Aufgabe dem Projekt zugeschrieben und taucht später auch in den Berichten auf.

Titelbild: Inna Pommeranz / pixelio.de

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Schneller zum Projektplan mit Mindmeister und Onepoint

28. Februar 2011

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Vor der Zeitplanung eines Projekts steht bei den meisten Projektmanagern die Erstellung eines Strukturplans. Das zu erreichende Ziel wird in einzelne Etappen untergliedert. Diese wiederum in einzelne Arbeitsschritte. Bei der Strukturierung des Projekts hat jeder Verantwortliche seine individuelle Vorliebe entwickelt. Der eine schreibt alle Schritte auf einem Blatt Papier auf, ein anderer gibt sie gleich direkt in die Software ein. Nach meinen Erfahrungen immer beliebter wird in diesem Arbeitsschritt das Mindmapping. Es ist sehr flexibel, setzt Kreativität frei und mit einer passenden Software können die Elemente auch schnell in eine neue Reihenfolge gebracht werden.

Mindmeister bietet online eine ausgereifte Mindmapping-Lösung an, die alle Funktionen enthält, die für perfekte Mindmaps am Computer notwendig sind. Zusammen mit Onepoint legen Sie die Struktur eines Projekts viel schneller an.

Planung in Mindmeister

Loggen Sie sich in Ihren Account bei Mindmeister ein. Legen Sie eine neue Mindmap an, in deren Zentrum des Projektziel notiert wird. Notieren Sie nun alles, was Ihnen an Arbeitsschritten einfällt und ordnen Sie die Zweige sinnvoll an. Wenn alles soweit passt, speichern Sie die Map und verlassen Ihren Account

Projekt in Onepoint anlegen

Starten Sie das Programm und wechseln Sie über die linke Navigation in den Abschnitt Übersicht, den Sie unter Projekte finden. Klicken Sie auf den Schalter Neues Projekt. Tragen Sie im nachfolgenden Dialog die Rahmendaten des Projekts ein.

Anlage neues Projekt in Onepoint

Lassen Sie das Projekt markiert und wechseln Sie jetzt in den Abschnitt Planung.

Details neues Projekt Onepoint

Damit befinden sich im Modul von Onepoint, in dem Sie die Struktur und die Tätigkeiten des aktuell markierten Projekts bearbeiten.

Klicken Sie auf den Schalter Importieren. Im nachfolgenden Dialog müssen Sie sich für eines der unterstützten Formate entscheiden. Onepoint importiert Daten aus:

  • MS Project
  • Excel
  • Mindmeister

Auswahl Importquelle

Entscheiden Sie sich für Mindmeister und klicken Sie auf OK. Wird dieser Vorgang erstmals durchgeführt, müssen Sie erst Onepoint den Zugriff auf die Mindmeister Daten erlauben. Folgen Sie dazu den Anweisungen auf dem Schirm. Ist die Verbindung eingerichtet, präsentiert Ihnen Onepoint nach Auswahl des Befehls in einer Liste Ihre eingerichteten Mindmaps.

Gespeicherte Maps bei Mindmeister

Mit einem Klick auf den Eintrag und einem Druck auf OK werden die Daten übernommen.

Jetzt können Sie sich an die Detailplanung begeben.

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