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Diese 5 Mac-Funktionen steigern Ihre Produktivität

23. Juli 2014

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Auch nach vier Jahren, in denen ich ausschließlich meinen Mac zum Schreiben meiner Artikel nutze, hat die Begeisterung für das System nicht nachgelassen. Seine Stabilität und die vielen Apps, die im Lauf eines Arbeitstages viel Zeit sparen (wie Launchbar oder Alfred, Hazel und Automator), machen den Mac zu einem perfekten System für alle Nutzer, die auf Produktivität Wert legen.

Die folgenden 5 Funktionen Ihres Macs werden viel zu schnell übersehen und sind aus meiner Sicht unterbewertet, steigern aber deutlich die eigene Produktivität.

Arbeitsspeicher freiräumen

In den vergangenen Programmversionen hat Apple viel unter der Haube an der Verwaltung des Speichers verändert. Wenn Sie aber im Laufe des Tages den Eindruck haben, dass der Mac für seine Aufgaben immer länger benötigt, muss es nicht gleich ein kompletter Neustart sein.

Öffnen Sie ein Terminal und geben Sie unter Mavericks ein: sudo purge. Anschließend müssen Sie Ihr Systemkennwort eingeben. In früheren Versionen des Betriebssystems reicht die Eingabe von purge allein. Damit räumen Sie den Arbeitsspeicher wieder frei.

Projektordner im Dock ablegen

Das Dock ist ständig im Blick. Und das führt auch zu einem Gewöhnungseffekt. Denn das Dock kann mehr, als nur die von Apple vorgesehenen Programme starten. Es eignet sich auch bestens dafür, sich eine Verknüpfung zu einem oder mehreren Ordnern anzulegen, die für ein aktuelles Projekt gerade benötigt werden.

Dazu genügt es, den Ordner im Finder anzuklicken, die Maustaste zu halten und dann auf das Dock zu ziehen. Wenn Sie die Verknüpfung nicht mehr benötigen, klicken Sie mit der rechten Taste auf den Eintrag. Unter “Optionen” entfernen Sie den Ordner wieder.

Bereits vor einiger Zeit habe ich geschrieben, wie Sie die Liste der benutzen Objekte als Stapel im Dock anlegen.

Setzen Sie aktive Ecken ein!

Die Funktion “Aktive Ecken” ist einfach großartig. Sie bewegen den Mauszeiger in eine Ecke des Bildschirms und automatisch wird eine Aktion ausgeführt. Starten Sie, wenn Sie vom Arbeitsplatz aufstehen, damit einfach den Bildschirmschoner. Oder aber nutzen Sie eine Ecke als Kürzel zum Launchpad.

Um die aktiven Ecken anzupassen, starten Sie die Systemeinstellungen Ihres Macs. Wechseln Sie in den Abschnitt “Mission Control”.

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Dort finden Sie den Schalter “Aktive Ecken”. Wenn Sie diesen Punkt auswählen, blendet Ihnen der Mac einen neuen Dialog ein. Dort ändern Sie anschließend die Optionen.

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Entdecken Sie Spaces für sich

Wenn Sie es noch nicht getan haben, dann probieren Sie unbedingt Spaces aus. Sie haben mehrere Arbeitsflächen auf Ihrem Mac, warum also alle geöffneten Fenster nur auf einer davon ablegen? Mit Mission Control rufen Sie sich die Übersicht der angelegten Schreibtische auf. Darauf sehen Sie die Miniaturen der geöffneten Fenster bzw. Apps.

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Etwas unscheinbar am rechten Rand ist ein Pluszeichen angebracht. Mit einem Klick darauf legen Sie einen weiteren “Space” an. Die Arbeitsflächen können Sie zum Beispiel thematisch oder aufgabenbezogen einsetzen. So habe ich eine Arbeitsfläche mit E-Mail und Twitter belegt, während ein anderer Schreibtisch der produktiven Arbeit gewidmet ist. Wenn Sie die Spaces mit Aktiven Ecken kombinieren, schalten Sie blitzschnell um. Tastenkürzel oder Wischgesten gehen natürlich auch.

Den Finder meiden

Irgendwie will man bei Apple vielleicht noch den Herstellern von anderen Dateimanagern eine Chance lassen. Anders ist es für mich kaum zu erklären, dass der Finder dermaßen lieblos entwickelt wird. Wenn Sie ein Dokument verschieben wollen, brauchen Sie den Dateimanager unter Mavericks nicht mehr. Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil neben dem Dateinamen in der Titelleiste des Dokuments. Hier vergeben Sie nicht nur eine neue Bezeichnung. Wenn Sie den Ordner ändern, wird die Datei auch direkt verschoben.

Welche Tipps für mehr Produktivität am Mac haben Sie?

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Wie Ihre persönliche Morgenroutine Sie produktiver macht

13. August 2013

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Wie starten Sie eigentlich in den Tag? Sind Sie sicher, dass Ihre morgendliche Routine der beste Ansatz ist, um produktiv zu sein? Habe Sie vielleicht bereits schon einmal versucht, mehr produktive Zeit für sich zu entdecken, in dem Sie früher aufgestanden sind, als es sonst ihren Gewohnheiten entspricht?

Sich dazu zu zwingen, früher aufzustehen, hilft Ihnen allein nicht weiter. Sie müssen auch darauf achten, dass Sie die an Sie gestellten Aufgaben auch in der Zeit des Tages erledigen, die dafür am besten geeignet ist. Ein paar Tipps, wie Sie mit einer Morgenroutine produktiver werden.

1. Nehmen Sie Rücksicht auf Ihren Energiehaushalt – nicht auf die Uhr!

Es spricht nichts dagegen, sich durch das Einüben einer neuen Gewohnheit die eine oder andere Stunde an zusätzlicher Arbeitszeit zu bescheren. Wenn es Ihnen möglich ist, stehen Sie also ruhig früher auf. Das funktioniert aber nur dann, wenn Sie trotzdem auch auf ausreichend Schlaf kommen. Alles andere wird sich früher oder später negativ auf ihre Gesundheit schlagen.

Wir haben alle die Erfahrung gemacht, dass wir zu bestimmten Zeiten des Tages besonders leistungsfähig sind und Aufgaben leichter erledigen können. Und da Sie niemand besser kennen sollte, als Sie sich selbst, wissen Sie auch genau, wann Sie besonders produktiv sind. Kümmern Sie sich also nicht um die Planung der Zeit, sondern darum, wie Sie die Energiereserven Ihres Tages aufteilen.

Ich gehöre zu den Menschen, die erst im Laufe des Vormittags so richtig auf Touren kommen und auch der frühe Abend gehört zu der Zeit, in der ich reichlich Energie besitze, auch komplexere Aufgaben zu bewältigen. Am frühen Morgen kümmere ich mich dagegen eher um einfachere Aktivitäten.

2. Entwickeln Sie eine Morgenroutine

Besitzen Sie bereits eine Routine für den Tagesbeginn? Also eine feste Abfolge von Schritten und Tätigkeiten, mit denen Sie langsam in den Tag finden? Während der eine zunächst eine Tasse Kaffee braucht, um sich auf den Tag einzustimmen, möchte der andere zunächst die wichtigsten Schlagzeilen auf seinem iPad lesen. Solche festen Abläufe können eine wichtige Energiequelle sein, denn in dieser morgendlichen Routine können Sie sich gedanklich schon einmal auf die Lösung von Problemen und Aufgaben einstimmen.

3. Bereiten Sie den Tag bereits am Abend vor

Der Start in den neuen Tag beginnt leichter, wenn Sie sich bereits am Abend vorbereiten. Wenn Sie schon am Abend wissen, was sie am nächsten Tag erwartet, vermeiden Sie Hektik und verschwenden keine Energie. Wenn Sie eine Reise vorhaben, legen Sie sich alle Tickets und einen Plan der Verbindung zurecht. Packen Sie Ihre Mappe oder Tasche ebenfalls bereits schon am Abend.

Legen Sie sich bereits an diesem Arbeit die 3 wichtigsten Aufgaben des Tages zurecht. Welche Tätigkeiten bringen Sie Ihren Zielen näher und in ihren wichtigsten Projekten einen Schritt vorwärts?

4. Lassen Sie das E-Mail-Programm geschlossen!

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und nutzen Sie am frühen Morgen das Internet nur dazu, sich über die aktuellen Nachrichten des Tages zu informieren. Lassen Sie aber Ihr E-Mail-Programm geschlossen. Erst wenn Sie in das erste Energietief des Tages rutschen (wahrscheinlich gegen Mittag), sehen Sie nach, wer Ihnen geschrieben hat. Reservieren Sie aber eine feste Zeit für das Lesen und Bearbeiten der elektronischen Korrespondenz. So geraten Sie nicht in Gefahr, sich zu Verzetteln und zu viel Zeit mit dem Mailen zu verbringen.

5. Starten Sie nur die Programme, die Sie unbedingt benötigen

Wenn Sie die Möglichkeit haben, richten Sie Ihren Computer so ein, dass automatisch beim Start die Programme gestartet werden, die Sie zur Erledigung Ihrer wichtigsten Aufgaben benötigen. Aber eben auch nur diese. Auf dem Mac rufen Sie dazu die Systemeinstellungen auf, klicken dort auf “Benutzer & Gruppen”, markieren Ihren eigenen Namen und wechseln in die Rubrik “Anmeldeobjekte”. Mit den Plustasten fügen Sie jetzt die gewünschten Programme ein.

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6. Lassen Sie das Telefon aus!

Und wenn Sie schon dabei sind, morgendliche Störungen auszuschalten, dann verbannen Sie am besten Ihr Mobiltelefon in einen Nachbarraum und lassen Sie es bis zur Mittagszeit dort. Vergessen Sie aber nicht, es in den Flugmodus zu versetzen oder den Klingelton auszuschalten. Dann haben Sie Ruhe und können konzentriert arbeiten.

Haben Sie weitere Tipps? Wie starten Sie in den Tag?

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Produktivität – vermeiden Sie diese 5 Fehler!

29. Juli 2013

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Auf der Suche nach besseren Leistungen und dem Wunsch nach größerer Produktivität, überdenken viele Menschen in regelmäßigen Abständen ihre Systeme für das produktive Arbeiten. Am Ende kommt dann wenig heraus und im schlimmsten Fall eine Verschlechterung der Arbeitsleistung. Und das, obwohl der Nutzer der Meinung ist, das perfekte Werkzeug gefunden zu haben.
Tappen Sie nicht in die gleiche Falle und begehen Sie nicht einen dieser Irrtümer:

Arbeiten Sie nicht mit zu vielen Werkzeugen

Ständig erscheinen neue Programme für den Computer, das Smartphone oder das Tablet. Jedes verspricht uns, wenn wir nur auf diese App setzten, könnten wir noch mehr Dinge in noch kürzerer Zeit erledigen. Nicht würde mehr vergessen und die Arbeit ginge leichter von der Hand. Das eine Programm scheint perfekt dazu geeignet, Aufgabenlisten zu verwalten. Eine andere App hilft uns dabei, such auf eine Aufgaben zu fokussieren, während ein drittes Programm optimal für die Planung umfangreicher Projekte erscheint.

Damit werden Sie aber auch schnell zum Sklaven Ihrer Systeme und verbringen zuviel Zeit damit, die Datenbestände der verschiedenen Anwendungen auf dem aktuellen Stand zu halten und zu pflegen.

Das perfekte Werkzeug gibt es nicht. Statt mehrere Aufgabenplaner einzusetzen, entscheiden Sie sich nur für ein Programm. Statt auf dem Rechner mehrere Schreibprogramme zu installieren, entscheiden Sie sich für eines. Verringern Sie die Komplexität Ihrer Arbeitsumgebung.

Überplanen Sie nicht

Der Erfolg eines umfangreichen Vorhabens basiert auf Planung. Das steht fest. Vermeiden Sie aber den Hang zur Perfektion. Den perfekten Weg zu einem Ziel gibt es nicht. Wenn Sie einen Weg zum gewünschten Ergebnis gefunden haben, dessen Schritte plausibel sind und der in das Budget passt, machen Sie diesen Weg zu Ihrem Basisplan. Handeln Sie nach dem Motto, dass ein Plan, mit dessen Umsetzung Sie heute beginnen, den perfekten Plan, den Sie erst in der nächsten Woche fertigstellen, auf jeden Fall schlägt.

Setzen Sie kein komplexes System ein

Sie müssen in Ihrem Schreibprogramm mehrere Dialoge durchlaufen, in denen Sie nach der gewünschten Vorlage gefragt werden. Erst danach können Sie mit dem Schreiben beginnen? Die App für das Aufgabenmanagement erwartet zwingend die Eingabe eines Kontexts, einer Priorität oder einer Fälligkeit? Die Werkzeuge, die Sie einsetzen, sollten einfach sein. Überprüfen Sie Ihre Software unter diesem Gesichtspunkt kritisch. Prüfen Sie, ob es nicht eine Alternative gibt.

Hören Sie auf, an den einen Weg zu glauben

Berater und (oft selbsternannte) Experten empfehlen in Büchern und Blogs den Weg, mit dem sie selbst Erfolg hatten. Und nur dieser eine Weg scheint erfolgversprechend. Diesen Ansätzen mangelt es an der Akzeptanz, dass wir alle verschieden sind. Wir arbeiten unterschiedlich, besitzen andere Vorlieben und Neigungen. Beginnen Sie bei sich selbst und hören Sie auf damit, nach dem einen Richtigen Weg zu suchen.

Sie fangen einfach nicht an

Vor lauter Planung und Optimierung vergessen Sie, den ersten Schritt zu machen. Übertragen Sie die alte Weisheit, dass der “Appetit oft mit dem Essen kommt” auf die Arbeitswelt, fangen Sie einfach mit einer Aufgabe an! Lassen Sie sich von den Aufgabenstellungen immer mehr in den Bann ziehen und Sie werden merken, wie Sie immer konzentrierter arbeiten.

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Im Homeoffice produktiv bleiben – auch mit Kindern

24. Juni 2013

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Eine der größten Bremsen unserer Produktivität sind Unterbrechungen. Das gilt für die Arbeit in einem Büro genauso, wie für alle Freiberufler, Selbstständigen und Angestellten, die zu Hause arbeiten. Doch was in der Firma noch funktioniert, bereitet Vielen im Heimbüro Schwierigkeiten: Der Lebenspartner und auch Kinder fordern ihre Rechte und nehmen das Familienmitglied bei Bedarf vollständig in Beschlag. Und am Ende des Arbeitstages hat man dann viel weniger geschafft, als eigentlich notwendig gewesen wäre.

Es gibt aber durchaus einige Strategien, um mit dem Problem fertig zu werden.

Regelmäßig Pausen im Kreis der Familie machen!

Es ist für die eigene Familie schwer zu akzeptieren, eines ihrer anwesenden Mitglieder bewusst von den Aktivitäten auszuschließen. Je jünger die im Haushalt lebenden Kinder noch sind, desto schwerer ist es, ihnen die Notwendigkeit zu vermitteln, eine Zeitlang dem Impuls nicht nachzugeben, Papa oder Mama eine Neuigkeit zu erzählen oder um etwas zu bitten.

Und wer möchte schon zu Hause arbeiten, um den ganzen Tag seine Familie und die Kinder nicht zusehen? Die engere Verbindung macht ja gerade auch einen Teil des Reizes aus, nicht in ein Büro fahren zu müssen. Da Sie ohnehin regelmäßig Pause machen müssen und sollten, verbringen Sie diese am besten im Kreis Ihrer Familie. Tun Sie dies ganz bewusst. In der halben oder drei viertel Stunde könnten Sie (verlässlich!) mit den Kleineren spielen. Oder aber Sie sitzen gemeinsam mit Ihrem Partner oder auch den Kindern zusammen, um Neuigkeiten auszutauschen. Eine solche Pause kann auch die Gelegenheit für Schulkinder sein, mit ihnen aktuelle Probleme bei den Hausarbeiten zu klären.

Kinder haben auch Rechte!

Auch Ihre Kinder haben ein Recht auf ihre sozialen Kontakte und so wird es sich wohl kaum vermeiden lassen, dass hin und wieder ein Schulkamerad zu Besuch kommt. Und wenn Kinder zusammen spielen, ist das bekanntlich nicht zwangsläufig immer eine ruhige Angelegenheit. Wenn es denn gar nicht anders geht, müssen Sie bei solchen Gelegenheiten, die eine Ausnahme bleiben sollten, ihren Arbeitsplatz räumen und anderswo produktiv arbeiten. Setzen Sie sich bei schönem Wetter auf die Terrasse oder den Balkon (wenn Sie einen solchen besitzen) oder besuchen Sie ein Café in der Nähe. Und damit solche Ausflüge auch tatsächlich die Ausnahme bleiben, sollten Sie mit Ihren Kindern eine Regelung finden, wie sich das am besten lösen lässt. Zum Beispiel feste »Besuchstage« finden oder aber nach der Rückkehr aus der Schule kurz besprechen, ob ein Spielbesuch gut in die Tagesplanung passt.

Kinder beschäftigen

Mit zunehmendem Alter beschäftigen sich die Kinder von allein. Und irgendwann haben die meisten Eltern das Gefühl, die Kids gar nicht mehr zu sehen. Aber jüngere Kinder müssen im Zweifel auch beschäftigt werden. Wenn Sie eine besonders knifflige Aufgaben zu erledigen haben oder etwa Ruhe brauchen, weil sie telefonieren müssen, verabreden Sie mit den Kindern »Ruhephasen«. In dieser (maximal) halben Stunde sollten Sie die Dinge anpacken, wo absolute Ruhe herrschen muss. Damit sich die Kinder auch daran halten, kombinieren Sie zwei Dinge. Setzen Sie ein deutliches Signal dafür, dass Sie nicht gestört werden dürfen. Etwa durch die verschlossene Zimmertür. Und verschaffen Sie den Kindern eine Beschäftigung: Ein neues Malbuch, ein kleines Spielzeug, etwas zum Basteln. Diese Geschenke erhalten die Kinder vor Beginn einer solchen Ruhephase. Was Sie dort anbieten, erfordert etwas Planung und wahrscheinlich werden Sie die Sache auch erst besorgen müssen. Anschließend besitzen Sie aber eine Möglichkeit, für etwas mehr Ruhe zu sorgen.

Sich abgrenzen!

Damit Sie auch die Ruhe bekommen, die Sie für konzentriertes Arbeiten benötigen, müssen Sie sich vom restlichen Familienleben abgrenzen. Das geht am einfachsten durch einfache Signale, die Sie klar kommunizieren sollten. Für den Lebenspartner und Kinder jeden Alters verständlich, ist eine geschlossene Tür. Vereinbaren Sie mit der Familie zum Beispiel einen einfachen Code:

  • Vollständig geschlossen: Sie möchten überhaupt nicht gestört werden. Wenn Sie mit den Kindern allein zu Hause sind, erklären Sie ihnen, dass die Tür nur dann geöffnet werden sollte, wenn wirklich etwas von enormer Wichtigkeit passiert sein sollte. Darunter fassen Sie dann alle Notfälle des Alltags zusammen – die je nach Alter variieren können: Stürze oder geschwisterliche Auseinandersetzungen wo es zu blutenden Wunden oder anderen Schmerzen gekommen ist, eine volle Hose usw.
  • Angelehnte Tür: Sie wollen eigentlich lieber allein bleiben. Aber wenn etwas wichtig ist, darf man Sie stören. Es wird die Krankenversicherungskarte eines Kindes gesucht, weil der Arzttermin ansteht? Dann steht die Tür offen! Es gilt die Frage zu klären, was denn eingekauft werden muss? Dann ist die Tür geschlossen!
  • Offene Tür: Sie erledigen gerade Routinearbeiten und man darf zu ihnen einfach hereinkommen.

Als Alternative – oder auch um sich gegen Lärm zu schützen- lassen Sie die Tür geschlossen und hängen Sie ein Schild heran. Auch kleinere Kinder verstehen eine Ampelmechanik sehr gut.

Planen Sie Ihre Zeit mit Bedacht

Sie sollten sich darum bemühen, Ihre Zeitplanung an den familiären Tagesablauf anzupassen. Das erleichtert vieles: Ihre Kinder gehen in die Schule: Dann legen Sie besonders knifflige Arbeiten in die Vormittagsstunden. Am Nachmittag, wenn die Chancen groß sind, dass Sie bei der Betreuung bei den Hausaufgaben gebraucht werden oder Besucher eintrifft, erledigen Sie weniger anstrengende Aufgaben. Eine Variante für die Zeitplanung im Home-Office kann auch im Aufteilen des Tages bestehen. Zwischen den beiden Abschnitten, die jeweils vier Stunden umfassen und die Sie in Ihrem Büro verbringen, könnten Sie auch zwei Stunden legen, in denen Sie der Familie und ihren Anforderungen zur Verfügung stehen.

Wie sind Ihre Erfahrungen im Home-Office? Wie schaffen Sie es, dort produktiv zu bleiben?

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4 Gewohnheiten, die Ihre Produktivität gefährden

20. Februar 2013

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Jeder von uns besitzt eigene Gewohnheiten, die seinen Arbeitstag prägen. Darunter können sich leicht auch solche einschleichen, die einen starken negativen Einfluss auf die Produktivität nehmen. Das hinterhältige an diesen schlechten Gewohnheiten ist, dass sie zunächst einmal positiv zu wirken scheinen. Gehen Sie nicht in die Produktivitätsfalle und vermeiden Sie diese vier Haltungen:

Keine richtigen Pausen machen

Schnell am Schreibtisch einen Snack direkt am Arbeitsplatz essen. Das mag engagiert aussehen und verleiht auch das (trügerische) Gefühl, ein Held der Arbeit zu sein. Gegen das Essen am Arbeitsplatz sprechen nicht nur so triviale Dinge, wie die im schlimmsten Fall entstehenden Flecken auf wichtigen Dokumenten. Wer am Arbeitsplatz isst, tut dies nicht bewusst und in aller Regel zu schnell. Das ist genauso ungesund, wie das, was Sie essen werden. Denn was sich schnell holen lässt, dürfte üblicherweise der Kategorie »Fast Food« zuzuordnen sein. Ein gesundheitlich zweifelhafter Genuss, wenn er denn regelmäßig erfolgt.

Nicht nur viel gesünder, sondern auch für Ihre Psyche besser, ist es, wenn Sie eine reguläre Mittagspause ausserhalb des Büros machen. Oder wenn Sie zu Hause arbeiten, Ihren Arbeitsplatz verlassen und eine Stunde für sich Zeit nehmen. In dieser Zeit essen Sie möglichst etwas leichtes und zugleich gesundes. Das stillt den Energiebedarf Ihres Körpers. Der Produktivität tun Sie zusätzlich etwas Gutes, wenn Sie die Mittagspause mit einem angenehmen Gesprächspartner verbringen oder noch ein paar Schritte gehen, um auf andere Gedanken zu kommen.

Dies gilt auch für die längeren Pausen, die Sie im Laufe eines Tages machen sollten. Auch hier stehen Sie am besten auf und verlassen Ihren Arbeitsplatz. Gehen Sie umher und lenken Sie sich ab. Wenn Sie ohnehin den Tag vor dem Computer verbringen, sollten Sie keinesfalls auch noch in der Pause im Web surfen. Es geht schließlich auch darum, Ihrem Körper etwas Abwechslung vom Sitzen zu bieten.

Ständig nach neuen E-Mails sehen

Obwohl es sich herumgesprochen haben sollte, beginnen viele Menschen nach wie vor ihren Arbeitstag damit, als Erstes nach ihren E-Mails zu schauen. Statt sich also mit frischer Energie an eine wichtige Aufgabe zu machen, erledigen sie die Korrespondenz. Es kann nicht oft genug betont werden: Schließen Sie sich diesem Kreis nicht an und berauben Sie sich nicht einer produktiven Zeit am frühen Morgen.

Dies gilt auch für das ständige Nachsehen, ob neue Post eingetroffen ist. Die Kommunikation per E-Mail gilt als schnell, und natürlich erwarten Kollegen, Geschäftspartner sowie Vorgesetzte eine zeitnahe Reaktion auf eine Nachricht. Aber so wichtig, dass Sie innerhalb von Minuten auf neue E-Mails reagieren müssten, dürfte kein Sachverhalt sein. Ob Sie als Angestellter oder freiberuflich arbeiten: Sie werden für andere Dinge bezahlt bzw. verdienen mit anderen Dingen Ihr Geld, als mit der Beantwortung von elektronischen Briefen.

Erledigen Sie morgens gleich als Erstes eine Aufgabe, die Sie einem Ziel näherbringt. Starten Sie erst danach Ihr Mailprogramm und sehen Sie die neuen Nachrichten durch. Nachdem Sie Ihren Posteingang durchgesehen und bearbeitet haben, fahren Sie den Mailer herunter. Starten Sie diesen noch einmal am späteren Nachmittag und leeren Sie erneut den Eingang. Das sollte auf jeden Fall genügen und Sie haben genügend Zeit, um sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Ständig Überstunden machen

Ein weiterer Mythos aus der Rubrik »Helden der Arbeit«: Das Arbeiten bis spät in die Nacht lässt Sie ebenfalls engagiert erscheinen. Meinen Sie. Es könnte allerdings auch so gedeutet werden, dass Sie schlicht Ihr Tagespensum nicht geschafft haben, gerade weil Sie nicht fokussiert genug waren.

Das ist jetzt keine Brandrede gegen Überstunden an sich. Es kann immer mal vorkommen, dass aufgrund von Problemen, schlechter Zeitschätzung oder Dingen, die Sie nicht zu verantworten haben, einmal bis in den späteren Abend gearbeitet werden muss. Wenn das aber regelmäßig der Fall ist, stimmt schlicht etwas an Ihrem Zeitmanagement nicht. Denn ganz ehrlich: Wenn Sie ein Arbeitsergebnis vom Vormittag mit einem von 22 Uhr vergleichen, welches überzeugt Sie dann mehr?

Doch selbst wenn Sie zu den Personen gehören, die auch noch nach 11 Stunden am Schreibtisch perfekte Arbeit abliefern, ohne sich dafür mehr anstrengen zu müssen, gefährdet diese Gewohnheit auf Dauer Ihre Produktivität. Denn Sie nehmen sich zu wenig Zeit, um Ihrem Körper und Ihren Geist die Ruhepausen zu geben, die notwendig sind. Sie berauben sich der Abendstunden, in denen Sie Anregungen und Impulse aufnehmen könnten, die Ihrer Kreativität gut tun. Und durch den ständigen geistigen Raubbau erhöhen Sie zumindest das Risiko dafür, eines Tages ausgebrannt zu sein.

Regelmäßige Projektsitzungen

Aus meiner Sicht gehören regelmäßig erfolgende Besprechungen eines Projekts zu den größten Produktivitätskillern überhaupt. Natürlich müssen die an einem Projekt beteiligten Personen die Möglichkeit zum Austausch erhalten. Auf die Dauer helfen E-Mails oder Wikis hier kaum, alle wesentlichen Gesichtspunkte zu erörtern. Und tatsächlich bringen 5 Minuten in einem persönlichen Gespräch meist mehr, als 15 Minuten, die auf das Schreiben von E-Mails verwendet wurden.

Aber es gibt keine größeren Zeitverschwender als Sitzungen, die in einem festen Turnus stattfinden, und auch dann noch abgehalten werden, wenn es keine aktuellen Ereignisse gibt. Diese als »Jour fixe« bezeichneten Veranstaltungen dauern üblicherweise exakt so lange, wie Zeit dafür eingeplant worden ist. Und gerade weil es nichts Neues gibt, werden dort Dinge besprochen, die auch in einem Wiki oder per E-Mail geklärt werden könnten. Schließlich möchte ja niemand in einer Sitzung schweigen, oder den Anschein erwecken, nicht am Projekt gearbeitet zu haben.

Wenn Sie die Möglichkeit dazu besitzen, weil Sie das Projekt leiten, verzichten Sie auf solche Zusammenkünfte. Stattdessen bieten Sie als Projektleiter an, jederzeit auch spontane kurze Besprechungen einzuberufen, wenn ein Sachverhalt nicht mit anderen Mitteln geklärt werden kann.

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Die Arbeit unter Ubuntu automatisieren – mit Cuttlefish

15. Januar 2013

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Aus der aktuellen Umfrage weiß ich, dass ein Teil meiner Leser an Werkzeugen zur Steigerung der Produktivität unter Linux interessiert ist. Deswegen möchte ich Ihnen heute einmal Cuttlefish vorstellen.

Das kann Cuttlefish

Das Programm überwacht Ihr System Ihr System auf das Eintreten von Ereignissen, die in der Sprache des Programms als »Stimulus« bezeichnet werden. Auf diese Ereignisse wird dann durch eine andere Reaktion geantwortet. Ereignisse können sein:

  • Starten oder Beenden einer bestimmten Anwendung
  • Aktivierung von Bluetooth oder Verbindung mit einem Bluetooth-Gerät
  • Erreichen eines Zeitpunktes
  • Anstecken eines USB-Geräts
  • Verbindung mit einem WLAN

Die daraufhin ausgeführten Reaktionen sind ebenso vielseitig. Dazu zählen u.a.:

  • Starten eines oder mehrerer Programme
  • Änderung der Lautstärke des Systems
  • Änderung des Bildschirmhintergrundes
  • Proxyänderungen

Das kleine Programm bietet also bereits einige Möglichkeiten, um regelmäßige Abläufe zu automatisieren, etwa beim Einbuchen in ein WLAN den Proxy zu verändern oder beim Starten der Textverarbeitung die Systemlautstärke zu verringern, damit Sie in Ruhe arbeiten können.

Cuttlefish installieren

Die Installation von Cuttlefish ist nicht schwierig, da die Entwickler ein DEB-Paket anbieten. Besuchen Sie einfach die URL https://launchpad.net/~noneed4anick/+archive/cuttlefish/+packages und laden Sie sich die Version auf Ihren Rechner. Mit einem Doppelklick wird die Anwendung danach wie gewohnt über das Software-Center installiert. Anschließend starten Sie Cuttlefish über die Dash von Ubuntu.

Mehrere Anwendungen mit Cuttlefish zeitgleich starten

Wahrscheinlich benötigen Sie zu Ihrer Arbeit täglich mehrere Anwendungen. Um sich die Mühe zu sparen, diese immer nacheinander zu starten, könnten Sie diese entweder von Ubuntu unmittelbar nach dem Systemstart aufrufen lassen. Oder Sie nutzen ab sofort Cuttlefish, was den Vorteil bietet, dass die Apps nur dann laufen, wenn Sie auch tatsächlich arbeiten wollen und nicht gerade eine DVD ansehen möchten.

Nach dem Programmstart werden Sie von einem noch leeren Programmfenster begrüßt. Klicken Sie auf »New«, um einen neuen Eintrag anzulegen. Vergeben Sie zunächst einen Namen. Mittels der beiden Schalter legen Sie fest, ob beim Aufruf der Funktion ein Hinweis auf dem Bildschirm erfolgen soll und ob der Eintrag in die Liste der Aktionen aufgenommen wird, die nach dem Klick auf das Programm-Icon erscheint.

Anlegen eines Reflex in Cuttlefish

Aktivieren Sie »Activated by Stimulus«. Danach klicken Sie auf den darunterliegenden Schalter, um die Liste der möglichen Ereignisse aufzurufen. In der Liste suchen Sie in der Kategorie »Applications« nach dem Eintrag »Application starts«.

Auswahl Stimulus Cuttlefish

Sie kehren zum ersten Dialog zurück. Aus der Liste wählen Sie nun die Anwendung aus, die Sie starten müssen, damit alle weiteren Aktionen ausgeführt werden.

Auswahl Anwendung als Stimulus

Wechseln Sie jetzt in das Register »Reaction«.

Die Liste dort ist noch vollständig leer. Klicken Sie auf das Pluszeichen und suchen Sie dort ebenfalls nach dem Kommando »Start application«.

Auswahl Reaktion Cuttlefish

Wenn Sie ein Programm starten wollen, das nicht über das Menü von Ubuntu erreicht werden kann, müssen Sie sich für den »Erweiterten Modus« entscheiden. So können Sie dann jedes ausführbare Datei aufrufen lassen und dieser auch noch weitere Parameter übergeben. Auf die gleiche Weise fügen Sie jetzt weitere Programme hinzu.

Festlegen Programm in Cuttlefish

Sie können das Fenster anschließend schließen und einen Test durchführen. Jetzt sollte Ihre Arbeitsumgebung bereits automatisch aufgerufen werden.

Ubuntu automatisch mit Cuttlefish herunterfahren

Ich muss zugeben, dass ich persönlich durchaus gern einmal vergesse, meine Rechner herunterzufahren. Mit der Option auf eine bestimmte Uhrzeit oder einen Tag zu reagieren, können Sie Cuttlefish diese Aufgabe erledigen lassen.

Dazu gehen Sie wie gerade gezeigt vor. Als »Stimulus« entscheiden Sie sich für »At time of day«. Nachdem Sie zum Ausgangsdialog zurückgekehrt sind, ändern Sie die Uhrzeit ab und deaktivieren einen oder mehrere Wochentage, an denen das Ereignis nicht eintreten soll. Die passende Reaktion finden Sie in der Kategorie »Power Management«.

Es sind die vielen täglich gesparten Handgriffe, die sich im Lauf der Zeit derart summieren, dass Ihnen einfach mehr Raum für das produktive Arbeiten bleibt. Cuttlefish ist eine App, die Ihnen hilft, Zeit zu sparen und bequemer unter Ubuntu zu arbeiten.

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5 Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität, die sofort wirken

5. September 2011

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Wenn Sie Ihre Produktivität dauerhaft steigern wollen, gibt es dazu leider kein Patentrezept. Wir sind alle viel zu verschieden, um auf bestimmte Gewohnheiten und Anreize völlig gleich zu reagieren. Dennoch gibt es aus meiner Sicht 5 Dinge, die Ihre Produktivität mit Sofortwirkung steigern können:

  • Planen: Legen Sie sich heute, bevor Sie das Büro verlassen oder vielleicht bevor Sie schlafen gehen, einen Plan zurecht, was Sie am nächsten Tag erledigen werden. Was sind die drei wichtigsten Aufgaben des nächsten Tages? Schreiben Sie diese auf und schätzen Sie auch ab, wie viel Zeit Sie für ihre Erledigung benötigen werden. So wissen Sie auch gleich, ob Sie überhaupt noch Zeit für etwas anderes hätten.
  • Stellen Sie sich das Ergebnis vor: Zu wissen, was Sie eigentlich tun müssten, ist ein wichtiger Schritt, um konzentrierter und fokussierter zu sein. Noch besser ist aber, wenn Sie eine konkrete Vorstellung vom Ziel entwickelt haben. Stellen Sie sich das Arbeitsergebnis so detailliert wie möglich vor. Ich empfinde dies immer als besonders motivierend und es erleichtert mir während der Arbeit die Entscheidung, ob das, was ich gerade tue, noch zum Ergebnis passt.
  • Gehen Sie offline: Kappen Sie Ihre Verbindung mit dem Internet, schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus und leiten Sie den Festnetzanschluss auf den Anrufbeantworter um. Lassen Sie sich auf dem Weg zum Ziel weder durch den Informationsstrom im Web noch durch Anrufe ablenken.
  • Immer nur eine Aufgabe: Arbeiten Sie immer nur an einer Aufgabe. Versuchen Sie gar nicht erst, mehrere Dinge parallel zu erledigen. Das funktioniert nicht. Wenn Sie an einem Bericht schreiben, lassen Sie lediglich Ihrer Textverarbeitung geöffnet, schließen Sie alle anderen Anwendungen, die Sie dazu nicht benötigen. Konzentrieren Sie sich allein auf die aktuelle Aufgabe!
  • Schalten Sie Ihre Zweifel aus: Einer der größten Feinde auf dem Weg zu einem Arbeitsergebnis ist der Zweifel. Auch übertriebener Perfektionismus erwächst meist aus dem Zweifel darüber, ob das, woran man gerade arbeitet, auch gut genug ist. Gerade Autoren neigen gern dazu, ihre Texte immer wieder zu überarbeiten, um eine noch treffendere Formulierung zu finden. Sie verfügen über reichlich Erfahrung und haben bereits Projekte erfolgreich und zur Zufriedenheit aller bewältigt. Das ist auch diesmal so, also hüten Sie sich davor, Ihren Zweifeln nachzugeben. Denn diese sind in aller Regel völlig unberechtigt.
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