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PDF-Dateien: So unterschreiben Sie Dokumente (Lion)

19. April 2012

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Das Programm Vorschau ist nicht nur ein guter Dateibetrachter, sondern auch sehr hilfreich, wenn es um die Bearbeitung von PDF-Dateien geht. Aber wussten Sie, dass Sie PDF-Dateien damit auch mit Ihrer Unterschrift versehen können?

So kommt Ihre Unterschrift in den Mac

Nehmen Sie ein möglichst Blatt Papier zur Hand, am besten in der Farbe Weiß, und unterschreiben Sie es. Am besten ist es, wenn Sie dabei einen Stift mit schwarzer Mine verwenden, dessen Stärke etwas dicker sein sollte als bei einem Kugelschreiber oder Tintenroller.

Starten Sie dann das Programm Vorschau. Über das Menü Vorschau oder die Tastenkombination <CMD>+, rufen Sie sich die Einstellungen der Software auf.

Wechseln Sie in den Abschnitt Signaturen und klicken Sie hier auf den Schalter Eine Signatur erstellen.

Einstellungen in Preview

Halten Sie jetzt das Blatt mit Ihrer Unterschrift in die Kamera Ihres Mac. Die blaue Linie auf dem Vorschaubild hilft Ihnen beim Ausrichten. Ihr Mac wird die Unterschrift jetzt erkennen und Ihnen eine Vorschau davon anzeigen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, klicken Sie auf Akzeptieren.

Soll die Unterschrift künftig häufiger verwendet werden, speichern Sie sie für die spätere Verwendung.

Handschriftliche Unterschrift im Mac

So unterschreiben Sie Ihr PDF

Um die PDF-Datei mit Ihrer Signatur zu versehen, klicken Sie in der Symbolleiste von Vorschau auf das Stiftsymbol oder Sie nutzen das Kommando Darstellung, Anmerkungsleiste einblenden.

Dort finden Sie das Symbol mit einem kleinen “S”. Wenn Sie darauf klicken, zeigt Ihnen Vorschau die gespeicherten Unterschriften. Wählen Sie davon eine aus und platzieren Sie diese im Dokument. Jetzt noch die Datei abspeichern und Ihre Anmerkungen oder das Dokument sind unterschrieben.

Unterschrift in PDF einfügen unter Lion

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So extrahieren Sie Text aus jedem PDF – mit OneNote

4. August 2011

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Nicht immer ist ein PDF auch so angelegt, dass Sie seinen Text durchsuchen können. Wenn Sie das Office-Paket von Microsoft mit OneNote nutzen, brauchen Sie kein weiteres Werkzeug, um aus jedem PDF den Text zu extrahieren.

PDF Dokument an OneNote senden

Öffnen Sie die PDF-Datei, um die es geht, wie gewohnt im Acrobat Reader. Nutzen Sie die Funktion Drucken, um dort unter Name den Eintrag An OneNote senden auszuwählen.

OneNote als Drucker auswählen

Wenn Sie jetzt mit OK bestätigen, fragt Sie OneNote, in welchem Notizbuch Sie die Datei speichern wollen.

Speicherort in OneNote definieren

Im unteren Teil des Fenster finden Sie die Möglichkeit, diese Seite immer als Speicherort zu definieren. So können Sie sich eine individuelle Eingangsbox für solche Dokumente in OneNote schaffen.

Texterkennung aktivieren

Ist das Dokument nach OneNote übertragen, wechseln Sie in das Notizbuch und klicken mit der rechten Maustaste auf das PDF. Sie haben dort die Wahl zwischen den Text der aktuellen Seite oder des vollständigen Dokuments in die Zwischenablage zu kopieren. Damit beginnt OneNote mit der eingebauten OCR-Funktion den Text zu erkennen. Jetzt können Sie zur gewünschten Anwendung wechseln, und den Text einfügen.

Text aus PDF kopieren in OneNote

Diese OCR-Funktion eignet sich übrigens auch ganz hervorragend dazu, Texte in Grafiken zu erkennen. Haben Sie im Web etwa ein interessantes Diagramm gefunden, wenden Sie die OCR-Funktion an. Durchsuche Sie OneNote später nach einem Stichwort, das sich auf dem Bild befindet, wird Ihnen dies als Treffer mit angezeigt.

Dazu müssen Sie ebenfalls einen Rechtsklick auf die Abbildung ausführen. Aus dem Kontextmenü nutzen Sie dann den Befehl Text im Bild als durchsuchbar definieren. Anschließend müssen Sie OneNote nur noch die Sprache mitteilen.

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PDFill: Bearbeiten Sie PDF-Dateien kostenlos (Win)

20. Juni 2011

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PDF-Dateien gehören zum Alltag bei der Arbeit mit dem PC. Als Format für E-Books oder zum Austausch von Manuskripten im Originallayout bewährt sich der Dateityp täglich. Das Angebot an Werkzeugen zur Bearbeitung und Erstellung von PDF-Dateien ist fast unüberschaubar. PDFill stellt neben einem kommerziellen Editor für PDF-Dokumenten auf seinen Seiten auch eine kostenlose Sammlung von Tools für PDF-Dateien zur Verfügung.

Installation – unkompliziert

Die Programmsammlung läuft auf Rechner mit Windows 7, Vista und XP. Auf der Homepage wechseln Sie in den Abschnitt Free PDF Tools und laden sich dort die aktuelle Version auf Ihren Rechner. Mit einem Doppelklick starten Sie die Installation. Nachdem Sie die Lizenzbedingungen akzeptiert haben, begleitet Sie ein Assistent durch die weitere Einrichtung. PDFill basiert auf Ghostscript, einer kostenlosen Toolsammlung, die PostScript auf Ihren Windows-Rechner bringt. Sofern Sie noch nicht über eine funktionierende Installation von Ghostscript verfügen, lädt das Setup diese auf Ihren Computer und installiert sie.

PDF Dateien zusammenfügen

Das Setup legt Verknüpfungen auf dem Desktop an, so dass Sie die Programmsammlung schnell starten können. Auf eine visuelle Vorschau Ihrer Arbeit (WYSIWYG) müssen Sie verzichten. Die Werkzeuge präsentieren Ihnen übersichtliche Dialoge, mit denen Sie die Einstellungen vornehmen.

Werkzeuge von PDFill in der Übersicht

Zu den wichtigsten Arbeiten mit PDF-Dateien zählt sicherlich das Zusammenfügen mehrere Dokumente zu einer einzigen Datei.

Starten Sie die PDFill Tools und klicken Sie im ersten Dialog auf Merge PDF Files. Damit öffnet sich ein weiteres Fenster. Aus dem Explorer ziehen Sie jetzt die PDF-Dateien in das Programmfenster oder Sie klicken auf den Schalter Add a PDF File. Dann suchen Sie auf diese Weise die einzelnen PDF-Dokumente zusammen.

Zusammenfügen von PDF-Dateien

Diese landen in der Queue. Mit den Schaltern am rechten Rand des Dialogs legen Sie die Reihenfolge der Dokumente in der neuen Datei fest. Sind Sie soweit zufrieden, klicken Sie auf Save as und vergeben einen neuen Namen für die Datei.

PDF mit Wasserzeichen versehen

Wenn Sie verhindern wollen, dass Kollegen einen Entwurf eines Dokuments an den Kunden weiterreichen, markieren Sie diesen am besten. Zu PDFill gehört auch ein Werkzeug, mit dem Sie eine Datei mit einem “Wasserzeichen” versehen können. Dazu klicken Sie auf Add Watermark by Text, wenn Sie einen eigenen Text verwenden wollen. Öffnen Sie im nächsten Schritt, das Dokument, das Sie schützen wollen. Im nachfolgenden Dialog geben Sie in das Feld am oberen Rand Ihren Text ein. Entscheiden Sie sich dann für eine Schriftart. Lassen Sie sich dabei nicht vom Textfeld irritieren. Es präsentiert Ihnen keine Vorschau der genutzten Schriftart.

Wasserzeichen in PDF-Datei anlegen

Über “Font Color” und “Stroke Color” wählen Sie die Farbe für die Füllung und die Umrisse der Buchstaben aus. Mit “Layout” definieren Sie, wie das Wasserzeichen auf der Seite platziert wird. Den deutlichsten Effekt erzielen Sie natürlich, wenn Sie sich für diagonal entscheiden. Außerdem legen Sie mit “Draw Type” fest, ob die Buchstaben lediglich mit der Farbe gefüllt, der Umriss gezeichnet oder die Kombination aus beiden Elementen verwendet wird.

Wichtig ist, dass Sie bei “Stroke size” einen hohen Wert eintragen. Dieser stellt den Vergrößerungsfaktor gegenüber der aktuellen Schriftgröße im Dokument dar. Mit Save as übernehmen Sie Ihre Änderungen.

Weitere Möglichkeiten mit PDFill

Die Werkzeugsammlung bietet Ihnen noch eine Reihe weitere Möglichkeiten. Dazu zählen unter anderem:

  • Aufteilen von Dateien oder Umstellen der Seiten in einer Datei
  • Kopf- und Fußzeilen hinzufügen
  • Rotation von Seiten
  • Beschnitt von PDF-Dateien
  • Bilder als Wasserzeichen
  • Umwandlung des PDF in einzelne Bilddateien

Viele der vorgestellten Funktionen haben Linux und Mac von Haus aus an Bord. Mit PDFill stehen Ihnen unter Windows die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung.

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Mit SnagIt Internetseiten zu PDF-Dateien machen (Win)

11. Februar 2011

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SnagIt gehört zu den Programmen, die ich unter Windows und Mac OS häufiger nutze. Das Programm macht sich bei jedem Autoren, der regelmäßig Bildschirmfotos anfertigen muss, schnell unentbehrlich. Natürlich könnte man diese auch mit den integrierten Funktionen von Windows oder Mac anlegen, aber Spezialwerkzeuge sind hier deutlich vielseitiger. In der Windows-Version gibt es eine sehr interessante Funktion, mit der Sie aus einer Internetseite ein PDF erstellen. Dabei bleibend die Links auf der Seite weiterhin klickbar.

Starten Sie Snagit und wählen Sie aus dem Bereich Profiles den Eintrag Web page as PDF with links.

Auswahl des Profils in SnagIt

Klicken Sie auf Capture und wechseln Sie zu Ihrem Browser. SnagIt zeigt Ihnen an den Rändern der aktuellen Seite farbige Pfeile an. Klicken Sie mit der Maus auf einen dieser Pfeile, um die Seite in der entsprechenden Richtung durchzublättern. Anschließend blendet Ihnen die Software einen Hinweis ein, der Sie darüber informiert, dass in diesem Schritt jetzt die Links auf der Seite zusammengestellt werden. Dieser Vorgang kann einen Augenblick dauern. Erst wenn dieser Vorgang beendet ist, zeigt Ihnen die Software den Dialog zum Speichern der Datei an.

Speichern Webseite als PDF

Wenn Sie das erzeugte PDF mit dem Reader öffnen, verfügen Sie über eine vollständige Seite, auf der alle Links anklickbar sind. In der Mac-Version ist diese Funktion nicht in der gleichen Weise vorhanden. Damit können Sie zwar auch eine Internetseite vollständig abfotografieren und das Ergebnis direkt aus der Software heraus als PDF exportieren. Die Links gehen Ihnen dabei allerdings verloren.

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Mit Bordmitteln Größe von PDF-Dateien reduzieren (Mac)

6. Oktober 2010

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Bestimmt haben Sie unter MacOSX bereits die Quartz-Filter entdeckt, mit deren Hilfe Sie die Dateigröße drastisch reduzieren können. Tatsächlich sind die Ergebnisse beeindruckend, allerdings leider auch in Sachen der Qualität. Häufig ist die neue PDF-Datei stark verwaschen und der Ausdruck alles anderes als schön. Diese Lücke haben auch einige Hersteller von Tools für sich gesehen und bieten für über 30 Dollar Komprimierungswerkzeuge an. Sie können das Problem aber auch mit Bordmitteln lösen. Etwas Geduld vorausgesetzt.

Die Lösung liegt bereits auf Ihrem System, eben in den besagten Quartz-Filtern. Diese müssen Sie allerdings etwas anpassen. Dazu gehen Sie so vor:

Starten Sie das Programm «Color-Sync Dienstprogramm», das Sie unter den Dienstprogrammen finden. Dort klicken Sie in den Abschnitt «Filter».

Hier finden Sie den Filter «Reduce File Size». Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Eintrag und kopieren Sie den Filter. Mit einem Doppelklick auf den Namen der Kopie legen Sie eine neue Bezeichnung für den Filter fest.

Quartz-Filter Mac OS PDF reduzieren

Mit einem Klick auf den Pfeil vor dem Eintrag rufen Sie sich die Optionen auf. Ändern Sie zunächst die Werte im Bereich «Bild-Anpassung». Ändern Sie dort den Wert bei «Auflösung» auf 96 und die maximale Größe auf 1280 Pixel. Klappen Sie anschließend die Optionen für «Bild-Komprimierung» auf. Bewegen Sie den Regler etwas nach rechts, so dass er näher zur Mitte als zum Wert «Max.» steht.

Dialog Speichern PDF-Datei

Sie können das Programm jetzt verlassen. Um zu überprüfen, ob Sie mit dem Ergebnis der Kompression zufrieden sind, öffnen Sie ein beliebiges PDF in der Vorschau. Mit «Ablage, Sichern untern» rufen Sie den Dialog zum Speichern auf. Entscheiden Sie sich unter «Quartz-Filter» für Ihren neuen Eintrag. Vergeben Sie einen neuen Namen und speichern Sie die Datei. Mit diesen Einstellungen konnte ich ein PDF von 2,5 MB auf 414 KB verkleinern. Und das Ergebnis war am Bildschirm immer noch gut lesbar und auch die enthaltenen Grafiken ansehnlich. Sind Sie nicht zufrieden, bewegen Sie den Schieberegler bei der Bild-Komprimierung mehr in Richtung Qualität und speichern Sie das originale PDF erneut mit Ihrem Filter ab.

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Mac: Mit Bordmitteln PDF Dateien aufteilen und zusammenführen

26. Juli 2010

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Sicherlich kennen Sie die Shareware Combine PDFs, mit der Sie angenehm komfortabel PDF-Dateien unter Mac OS zusammenführen können. Das Programm bietet darüber hinaus noch eine Reihe weiterer Funktionen, wie das nachträgliche Hinzufügen von Metainformationen oder von Paginierungen in das neu zusammengestellte PDF. Die Testphase für die Software ist sehr großzügig bemessen, wenn es Ihnen allerdings lediglich um das Zusammenführen mehrere Dateien zu einem neuen PDF geht, können Sie auf den Einsatz externer Programme verzichten. Mac OS bringt, ähnlich wie Linux, alles dazu erforderliche mit. Zum Einsatz kommt hier die Vorschau, die deutlich mehr kann, als lediglich Dateien zu betrachten. Um zwei PDF-Dokumente miteinander zu kombinieren, klicken Sie zunächst doppelt auf die erste Datei. Wenn Sie keine Änderungen am System vorgenommen haben, wird die Vorschau die Datei öffnen. Tun Sie jetzt das Gleiche mit der zweiten Datei. Ordnen Sie die beiden Dateien so an, dass Sie diese bequem nebeneinander betrachten. Markieren Sie im rechten Bereich der Datei die Seiten, die Sie dem neuen Dokument hinzufügen wollen. Klicken und ziehen Sie Ihre Auswahl jetzt in das Vorschaufenster der anderen Datei und zwar an die Position, an der die neuen Seiten erscheinen werden. Allerdings funktioniert dies nur bei Dateien, die vom Autoren nicht mit einem Schutz vor Änderungen versehen worden sind. Mit der Maus können Sie im Falle eines Fehlers die Seiten auch anders anordnen.

Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, wählen Sie aus dem Menü «Ablage» den Befehl «Drucken». Im Drucken-Dialog klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf den Schalter «PDF». Markieren Sie jetzt den Eintrag «Als PDF sichern». Legen Sie abschließend den Namen des neuen Dokuments und seinen Speicherplatz fest. Fertig!

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