Tag Archiv: onepoint project

Mit der Pipeline erhalten Sie eine grafische Projektübersicht (Onepoint)

21. Juli 2011

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Je länger Sie sich mit dem Programm Onepoint Project beschäftigen werden, desto mehr sehr komfortable Funktionen werden Ihnen begegnen. Eine davon ist die grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte in Form der Pipeline.

Sie erreichen die Funktion über Projekte, Übersicht. Klicken Sie dort auf das Register Pipeline. Dabei handelt es sich um eine Gesamtübersicht der eingerichteten Projekte. Diese werden anhand der eingerichteten Projektstati gruppiert.

In dem Schaubild zeigt Ihnen die Software die Namen der Projekte an. Mit dem kleinen Balken unterhalb des Namens können Sie erkennen, wie weit der Fertigstellungsgrad des Projekts ist. Die Länge des Balkens verrät zugleich etwas über die Länge des Projekts selbst.

Projektpipeline in Onepoint

Wenn Sie mit der Maus auf einen der Eintrag zeigen, öffnet sich ein kleines Satellitenfenster, das die Rahmendaten des Projekts enthält.

Onepoint kann Ihnen die Pipeline in vier Dimensionen darstellen:

  • Allgemein: Ist das Projekt in allen seinen Dimensionen im Plan?
  • Termine: Sie erhalten eine Statusübersicht in Hinblick auf die zeitlichen Vorgaben.
  • Aufwand: Sind die Aufwände noch im Plan?
  • Kosten: Wie sieht es mit dem monetären Aspekt aus?

Berücksichtigt werden in dieser Darstellung nur Projekte, denen auch ein Status zugewiesen worden ist. Sehr bequem: Mit einem Rechtsklick auf die Grafik können Sie diese als Bild speichern. So haben Sie gleich eine ansprechende Illustration für die nächste Präsentation.

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Besseren Überblick mit Checklisten in OnePoint

8. Juli 2011

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Onepoint Project möchte den Anwender möglichst umfassend bei allen Tätigkeiten rund um seine Projekte unterstützen. Bei der Planung stellt sich ja auch immer die Frage, wie tief ins Detail Sie bei der Auflistung der Tätigkeiten gehen.

Ein Beispiel: Wenn Sie eine Besprechung der Projektmitarbeiter vorsehen, reicht Ihnen dieser einzelne Eintrag? Wo legen Sie die damit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten ab? Etwa “Termin koordinieren, Agenda erstellen, Agenda ausdrucken usw.”? Mit den Checklisten bietet Ihnen die Software hier eine gute Lösung, Aufgaben und Tätigkeiten zu erfassen, die wichtig sind, bearbeitet werden müssen, die aber den eigentlichen Projektplan nicht belasten.

Legen Sie eine Checkliste in Onepoint an

Wecheln Sie in den Abschnitt Projekte und klicken Sie hier auf den Eintrag Checkliste. Jetzt blendet Ihnen Onepoint die Liste der eingerichteten Projekte ein. Wählen Sie das Projekt aus, zu dem Sie eine begleitende Checkliste einrichten wollen.

Mit einem Klick auf das Pluszeichen am unteren Bildschirmrand legen Sie den ersten Eintrag der Liste an. Vergeben Sie einen Betreff und weisen Sie optional auch eine Verantwortung zu. Außerdem können Sie sowohl ein Fälligkeitsdatum als auch bestimmte Vorgänge mit dem Eintrag verbinden. Durch einfaches Anklicken der nächsten Zeile in der Tabelle definieren Sie weitere Einträge.

Vergessen Sie am Ende das Speichern nicht.

Arbeiten Sie mit den Checklisten

Die eingerichteten Checklisten sollten Sie natürlich daran erinnern, bestimmte Vorgänge im Blick zu behalten oder deren Erledigung zu überwachen. Wechseln Sie dazu in den Bereich der Checklisten und rufen Sie sich die gewünschte Liste auf. Sie finden am Ende der Zeile die Schaltfläche, um damit den Status der Aufgabe zu verändern.

  • Offen
  • Läuft
  • Erledigt

Checklisten in Onepoint

Um schneller den Überblick zu erhalten, welche Vorgänge noch offen sind, können Sie die Liste auch nach diesem Status sortieren lassen. Dazu genügt es, das Feld Status mit der Maus anzuklicken. Denken Sie aber daran, die Checkliste auch zu speichern, wenn Sie den Status eines Eintrags geändert haben.

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Zwei Tipps zu den Einstellungen in Onepoint Project

13. Juni 2011

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So richtig professionell werden Ihre Berichte in Onepoint Project erst, wenn der Kunde auf den Ausdrucken auch das Logo Ihres Unternehmens sieht. Daran haben auch die Macher der Projektsoftware gedacht und ersparen Ihnen die fummelige Einrichtung Ihres eigenen Briefpapiers für Ausdrucke. Mit wenigen Mausklicks blenden Sie Ihr Logo sowohl im Programm als auch in den Berichten ein.

  1. Rufen Sie Onepoint auf und klicken Sie in der Navigation auf den Schraubenschlüssel.
  2. Klicken Sie unter Administrieren auf Einstellungen.
  3. Am unteren Rand des Fensters haben Sie jetzt die Möglichkeit, ein sogenanntes Header-Logo einzubinden. Dies erscheint anschließend anstelle des Herstellerlogos am oberen Rand des Programmfensters. Genaus einfach integrieren Sie ein durckfähiges Logo für Ihre Berichte.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Das Logo wird unmittelbar eingebunden und steht Ihnen sofort zur Verfügung.

Eigenes Logo in Onepoint verwenden

Die zweite Option, die ich Ihnen vorstellen möchte, betrifft die Nummerierung von Projekten. Die Projektnummer ist in Onepoint zwar lediglich optional, spielt aber gerade in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle. So dient diese in Buchhaltungssystemen als Kennzeichen für die Abrechnung oder auch innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems als Unterscheidungskriterium.

Sie können die Nummer des Projekts bei der Anlage oder Bearbeitung manuell vergeben. Wenn Sie auf ein anderes führendes System setzen, beispielsweise die FiBu ist dies die schnellere und flexiblere Lösung.

Onepoint vergibt optional auch automatisch selbst eine Projektnummer. Allerdings müssen Sie die anderen Systeme dann auf diese Systematik abstimmen, da die Software nur begrenzte Optionen anbietet, mit denen Sie eine eigene Nummernvergabe steuern.

Wechseln Sie in die Einstellungen. Suchen Sie hier den Eintrag Projektnummernverhalten. Dort haben Sie die Wahl zwischen drei Einstellungen:

  • Optional: Sie vergeben fallweise eine Projektnummer
  • Verpflichtend: Das Projekt kann nicht angelegt werden, ohne das die Nummer vergeben worden ist.
  • Automatisch: Aktivieren Sie diese Option, wird das darunterliegende Feld editierbar. Dort können Sie jetzt einen Prefix und ein Trennzeichen hinterlegen. Dahinter platziert Onepoint dann die interne Nummer, die sich vom Startdatum des Projekts ableitet. Schließlich legen Sie noch fest wie viele Dezimalstellen dabei verwendet werden. Speichern Sie die Einstellungen.

Projektnummerierung in OnePoint steuern

Beginnen Sie im Jahr 2011 das Projekt und handelt es sich um das zwölfte Projekt in Reihe, vergibt Onepoint damit die Nummer Prefix2011–0012, sofern Sie vier Dezimalstellen angegeben haben.

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Arbeitleistungen abrechnen mit Arbeitszetteln in Onepoint

19. Mai 2011

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Um die Kosten gegenüber einem Kunden oder für interne Abrechnungen auch nachweisen zu können, ist es ratsam, alle Arbeiten und Kosten innerhalb des Programms Onepoint Project zu erfassen. Übrigens brauchen Sie jetzt nicht alle Mitarbeiter mit einer solchen Software auszustatten. Sie können sich eine Vorlage in Excel bauen, mit denen andere Personen Leistungen und Kosten ohne das Programm aufschreiben. Diese importieren Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt.

Arbeitszettel anlegen

In der Rubrik Meine Arbeit finden Sie den Eintrag Zeit & Kosten. Dies ist die zentrale Anlaufstelle, um Arbeitszettel anzulegen und auszufüllen. Mit einem Klick auf Leistung erfassen legen Sie einen neuen Arbeitszettel an.

arbeitszettel in Onepoint anlegen

Dieser gliedert sich in zwei Abschnitte: Unter Aufwand erfassen Sie die Arbeiten, die im Zusammenhang mit den Projekten angefallen sind. Wählen Sie zunächst den Beginn der Arbeitswoche aus, die Sie anlegen wollen. Mit einem Klick auf das Pluszeichen können Sie nun damit beginnen, die Tätigkeiten anzulegen.

Im nachfolgenden Aufgabendialog wählen Sie die Ressource und das Projekt aus. Sie erhalten dann eine Auflistung aller Tätigkeiten, die innerhalb dieser Zeitspanne geplant waren bzw. angelegt sind. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Aufgabe auswählen in Onepoint

Der Eintrag wird damit auf den Arbeitszettel übernommen. Dort tragen Sie jetzt für jeden Wochentag die auf die Aufgabe entfallende Zeit ein. Zusätzlich dürfen Sie pro Eintrag auch einen Kommentar zur Erläuterung erfassen.

Aufgabenkosten erfassen Onepoint

Innerhalb des Registers Kosten legen Sie auf die gleiche Weise andere anfallende Kosten wie Materialeinkäufe oder Ähnliches an. Auch hier müssen Sie zunächst einen Eintrag mit einem Klick auf das Pluszeichen anlegen. Aus dem Listenfeld entscheiden Sie sich für eine Kostenart. Außerdem ist es möglich, zu einem Eintrag Anlagen zu verwalten.

Anlagen erfassen

Onepoint kümmert sich in vielerlei Hinsicht auch um die Verwaltung von Unterlagen, die zu einem Projekt gehören. Dazu zählen im Bereich der Kosten auch eventuelle Belege, etwa für den Materialeinkauf. Um einen Eintrag in Ihren Arbeitszettel mit einer Anlage zu versehen, markieren Sie den Eintrag in der Liste Kosten und klicken auf das kleine Pluszeichen vor einem Dokumentensymbol. Es öffnet sich der Dialog für die Verwaltung von Anlagen.

Anhang laden in Onepoint

Dort klicken Sie auf das Pluszeichen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie einen Titel und wählen mit Durchsuchen einen Eintrag auf Ihrem System aus. Jetzt haben Sie auch einen Beleg für die Materialbeschaffung hinterlegt.

Eigene Kostenarten definieren

Wenn Sie eigene Kostenarten anlegen oder bereits bestehende bearbeiten wollen, können Sie dies über die Oberfläche als Administrator. Dazu müssen Sie also das Symbol des Maulschlüssels anklicken. Im linken Bereich der Navigation finden Sie jetzt den Eintrag Kostentypen. Nach einem Klick darauf sehen Sie die Liste der bereits bestehenden Einträge. Die Felder in der Liste sind selbsterklärend und lassen sich durch einfaches Anklicken unmittelbar bearbeiten.

Kostenarten anpassen Onepoint

Achtung: Damit Sie mit den Kosten auch arbeiten können, müssen diese aktiviert sein. Achten Sie darauf, dass Sie das Optionsfeld am Ende der Zeile markieren. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen Sie die Änderungen. Verlassen Sie anschließend den Modus der Administration wieder.

Ein Dank an unseren Sponsor Onepoint, der die Weiterentwicklung dieses Blogs fördert.

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Kunden in Onepoint Project verwalten

10. Mai 2011

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Onepoint Project ist ein Werkzeug, dass sich nicht nur für große Unternehmen eignet oder für alle, die umfangreiche Projektportfolios zu bewältigen haben. Die Software ist in der Einzelplatz-Version preislich auch für den Einzel- oder Kleinunternehmer erschwinglich und biete alle Voraussetzungen, um damit die gegenüber Kunden erbrachte Arbeitsleistung auch nachweisen und damit abrechnen zu können. Zu den Funktionen gehören:

  • Projektmanagement: die Kernfunktion der Software
  • eine Aufgaben- bzw. Zeiterfassung
  • Kundenverwaltung

Und die Kundenverwaltung möchte ich Ihnen heute einmal genauer vorstellen.

Kundenverwaltung im Überblick

Über das entsprechende Modul hinterlegen Sie die Kontaktinformationen Ihrer Kunden. Sind diese einmal in der Software eingetragen, können Sie Projekte und damit Arbeitsleistungen auch den Kunden zuordnen. Diese Zuweisung setzt sich dann innerhalb des Programms weiter fort. Wenn Sie dies wünschen, erstellen Sie auch kundenspezifische Berichte.

Kunden anlegen und bearbeiten

Um einen neuen Kunden in Onepoint anzulegen, wechseln Sie in den Bereich Organisation. Dort klicken Sie auf Kunden, um zur Übersicht der Kunden zu gelangen.

Führen Sie jetzt das Kommando Neuer Kunde aus. Dazu klicken Sie einfach auf das entsprechende Symbol in der Leiste. Onepoint öffnet Ihnen jetzt einen in drei Register aufgeteilten Dialog. Unter Allgemein steht Ihnen ausreichend Platz für eine kurze Beschreibung und die Eingabe der Adresse zur Verfügung. Außerdem können Sie (optional) eine Kundennummer vergeben. Das ist praktisch, wenn Sie etwa mit einem Programm für die Finanzbuchhaltung hantieren, und dort Kundennummern vergeben werden.

Kunde anlegen in Onepoint Project

Haben Sie einen festen Ansprechpartner beim Kunden, hinterlegen Sie dessen Informationen innerhalb des Registers Kontakt. Das dritte Register schließlich listet alle Projekte auf, die im Zusammenhang mit den Kunden stehen. Bei der Anlage eines neuen Kunden ist es natürlich noch leer.

Projekte und Kunden in Onepoint

Möchten Sie zu eine, späteren Zeitpunkt einen Kunden bearbeiten, rufen Sie sich die Übersichtsseite auf und klicken auf Eigenschaften, nachdem Sie den Kunden markiert haben.

Projekt zu einem Kunden zuweisen

Wenn Sie ein neues Projekt anlegen oder ein bereits bestehendes bearbeiten wollen, wechseln Sie in den Bereich Projekte, Übersicht. Klicken Sie auf einen bereits vorhandenen Eintrag doppelt, um sich die Eigenschaften des Projekts auf den Schirm zu rufen.

Wenn Sie das Projekt erst anlegen, sind die entsprechenden Felder ohnehin geöffnet. Klicken Sie auf Ressourcen. In diesem Dialog finden Sie das Feld Auftraggeber. Mit einem Klick auf das kleine Icon innerhalb des Feldes können Sie nun bequem aus einer Liste der hinterlegten Kunden Ihren Auftraggeber auswählen. Vergessen Sie das Speichern nicht.

Kunde einem Projekt zuweisen in Onepoint

In einem weiteren Beitrag möchte ich Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zeigen, wie Sie den Kunden als Filterkriterium für Berichte verwenden.

Ein Dank an dieser Stelle für unseren Sponsor Onepoint. Er unterstützt die Weiterentwicklung dieses Blogs.

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Mit einem eigenen Projektstatus in Onepoint Project arbeiten

19. April 2011

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Was mich persönlich an dem Software Onepoint Project so fasziniert, sind die vielen Möglichkeiten, mit denen Sie das Programm an Ihre internen Abläufe und Gewohnheiten anpassen können. So können Sie auf Wunsch eigene Projektstati einrichten und während der Projektsteuerung zuweisen.

So ist in meinem Fall ein Projekt nicht mit der Erreichung des jeweiligen Projektzieles abgeschlossen, sondern erst dann, wenn ich die Rechnung gestellt und diese auch bezahlt worden ist. Ich benötige also zumindest zwei weitere Kennzeichen für ein Projekt. Zum einen den Zeitpunkt, ab dem ich eine Rechnung stellen kann. Dies ist immer dann der Fall, wenn das eigentliche Projektziel, also die Erreichung des jeweiligen Kundenwunsches erfolgt ist.

Habe ich die Rechnung gestellt, heißt es auf den Geldeingang zu warten. Ist dieser erfolgt, kann ich das Projekt damit abschließen. Dazu nutze ich den Status “Archiviert”. Diesen vergebe ich erst dann, wenn das Geld verbucht ist und ich alle benötigten Unterlagen, Mails oder Briefings in den entsprechenden Archivordner auf meinem System verschoben habe.

Status in Onepoint einrichten

Um einen eigenen Status in Onepoint einzurichten, klicken Sie in der Professional Edition auf das Symbol des Maulschlüssels am oberen Bildschirmrand. Damit gelangen Sie in den Modus für den Administrator. Sie erkennen dies auch daran, dass sich die Befehle in der linken Navigation vollständig geändert haben. Klicken Sie dort auf den Eintrag Projektstatus.

Anlage Projektstatus Onepoint Project

Klicken Sie dort auf den Schalter Neuer Projektstatus. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie einen Namen sowie eine kurze (optionale) Beschreibung. Sie können jetzt weitere Einträge vornehmen. Haben Sie die Anlage eines neuen Status abgeschlossen, verlassen Sie die Administration.

Übersicht Projektstatus in Onepoint Project

Status einem Projekt zuweisen

Wenn Sie einen Status zu einem Projekt zuweisen wollen, wechseln Sie in den Abschnitt Projekte. In der Übersicht der von Onepoint verwalteten Projekte klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag. Im Register Allgemein finden Sie den Eintrag für den Status. Innerhalb des Listenfelds markieren Sie jetzt den gewünschten Status.

Projektstatus einem Projekt zuweisen

An dieser Stelle der Dank an unseren Sponsor Onepoint, der die Weiterentwicklung dieses Blogs unterstützt.

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Aufgabenmanagement mit Onepoint Project

15. März 2011

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Selbstständige und Freiberufler sind daran interessiert, wie teuer ein Projekt tatsächlich wird. Einerseits müssen die Stunden gegenüber dem Kunden abgerechnet werden, zum anderen ist es für die zukünftige Planung interessant, wie hoch die tatsächlich mit dem Projekt verbrachte Arbeitszeit war. In [wpseo]Onepoint Project[/wpseo] haben Sie die Möglichkeit, neben den in Voraus geplanten Aufgaben und Schritten eines Projekts auch die Tätigkeiten zu erfassen, die zwar im Zusammenhang mit einem Projekt auftreten oder aufgetreten sind, die aber spontan erledigt werden mussten. Dazu zählen etwa Telefonate mit dem Kunden oder kurzfristig einberufene Besprechungen. Solche Aufgaben werden innerhalb des Programms als Adhoc-Aufgaben bezeichnet.

Starten Sie Onepoint und wechseln Sie im Abschnitt Meine Arbeit in Aufgaben.

Klicken Sie auf das Symbol Neue Aufgabe um eine Adhoc-Aufgabe anzulegen.

Aufgabe auswählen in Onepoint

Im nächsten Dialog tragen Sie die Details zur neuen Aufgabe ein. Wenn Sie mit der Funktion auch Aufgaben erfassen wollen, die in der Vergangenheit lagen, geht dies natürlich auch. Weisen Sie aus dem Listenfeld ein Projekt und eine Fälligkeit zu. Existiert zu dieser Aufgabe ein Protokoll oder ein Dokument, etwa eine Gesprächsnotiz, wechseln Sie in das Register Anlagen. Klicken Sie dort auf das Pluszeichen, vergeben Sie einen Titel und „laden“ Sie die Datei in Onepoint.

Details zur Aufgabe in Onepoint

Wenn Sie protokollieren wollen, wie lange die Besprechung oder das Telefonat gedauert hat, markieren Sie die Aufgabe in der Liste und klicken Sie auf Leistung erfassen am oberen Bildschirmrand. Damit blendet Ihnen Onepoint einen Dialog ein, der die Woche in der Übersicht zeigt. Hier tragen Sie den Wert im Format HH:MM ein.

Leistung erfassen in Onepoint

Wenn Sie wollen, können Sie bereits dort die Aufgabe als erledigt kennzeichnen. Es gibt aber noch einen Weg:

Den Fortschritt der Aufgaben dokumentieren Sie im Bereich Fortschritt. Bisher haben Sie der Software lediglich die Existenz der Aufgabe, ihre Fälligkeit und die angefallenen Stunden mitgeteilt. Wenn das Telefonat abgeschlossen ist, müssen Sie Onepoint noch zeigen, dass der Vorgang beendet ist und die Stunden darauf gebucht werden können. Dazu wechseln Sie nach Fortschritt. Mit einem Klick in das Optionsfeld am rechten Rand einer Aufgabe kennzeichnen Sie diese als erledigt.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen

Damit wird der Aufgabe dem Projekt zugeschrieben und taucht später auch in den Berichten auf.

Titelbild: Inna Pommeranz / pixelio.de

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