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Bearbeiten Sie Ihre E-Mails einfach effizienter

21. Juli 2011

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80, 100 oder noch mehr elektronische Nachrichten am Tag: keine Seltenheit in bundesdeutschen Büros. Damit keine wichtige Information durchrutscht, muss man schon eine Strategie für die Bewältigung der elektronischen Post entwickeln. Durch Filter und Ordner können Sie Ihr Mailprogramm oder den von Ihnen genutzen Dienst als Assistenten einsetzen, damit Sie wirklich nur die wichtigen Nachrichten erhalten.

Das sollten Sie wissen

Die meisten Anwender kennen und nutzen wahrscheinlich Filterfunktionen, mit denen Nachrichten automatisch in Ordner kopiert oder verschoben werden. Neben dieser Basisfunktion bieten inzwischen aber die meisten Programme auch sogenannte Suchordner (auch als Smart-Folder bezeichnet). Dabei handelt es sich nicht um einen Ordner im klassischen Sinn, sondern um eine Suche in den Nachrichten, die dann das Ergebnis darstellt. Die Originalnachrichten verbleiben an ihrem Speicherort. Der Suchordner stellt lediglich eine andere Sicht auf den Datenbestand dar.

Ebenfalls eine gute Möglichkeit, sich mehr Übersicht zu verschaffen, besteht im Etikettieren der eingehenden Nachrichten. Neben der klassischen Kennzeichnung als “Wichtig” oder “Zu Erledigen” setzen Sie dabei individuelle Schlagworte ein, um die Mail zu klassifizieren.

Eine Funktion, die so derzeit nur die installierbaren Mailprogramme bieten, ist die automatische Formatierung von Elementen. Sie basiert auf einem Filter. Trifft die eingestellte Bedingung zu, wird die E-Mail anders eingefärbt oder formatiert.

Es lohnt sich, etwas Zeit darin zu investieren, sich mit allen diesen Funktionen Ihres Programms vertraut zu machen. Denn in Kombination eingesetzt werden Sie damit Ihre elektronische Post wirklich effizient bearbeiten können.

Strategien für die Organisation Ihrer Mails

Ich organisiere meine E-Mails weder starr nach den Empfängern, noch ausschließlich nach Projekten oder bestimmten Schlüsselworten. Im Laufe der Zeit habe ich ein eigenes System erarbeitet, das so gut wie keine Nachricht unmittelbar im Posteingang belässt, mir dafür aber jederzeit und schnell den Überblick verschafft.

  • Nachrichten von wichtigen Personen: Die Zugehörigkeit zu diesem Personenkreis wechselt. Meist handelt es sich dabei um die festen Ansprechpartner bei Kunden, für die ich im Rahmen von Projekten tätig bin. Hier ist es mir natürlich wichtig, stets die aktuellsten Informationen zu erhalten und schnell zu antworten. Nachrichten dieser Personen werden anhand eines Filters erkannt und dann mit der Funktion der automatischen Formatierung besonders im Posteingang gekennzeichnet.
  • Unwichtige Informationen: Als Journalist erhalte ich natürlich regelmäßig viele E-Mails von Presseabteilungen und PR-Agenturen, die mir Informationen zu Produkten und Neuigkeiten schicken. Sobald eine solche Nachricht im Posteingang aufschlägt, lege ich einen Filter nach dem Absender an und lasse die Nachrichten in einen Info-Ordner verschieben. Diese sehe in zweimal in der Woche durch und prüfe, ob darunter interessantes Material für meine Arbeit zu finden ist. Damit ich die Durchsicht nicht vergesse, gibt es eine dazu passende Routine in meinem Omnifocus.
  • E-Mails direkt an mich: Elektronische Post, die keiner der anderen Regeln entspricht, aber unmittelbar an mich adressiert ist (also keine weiteren Adressen in CC enthält), wird ebenfalls automatisch formatiert und eingefärbt. Diese Nachrichten verbleiben im Posteinang, damit diese beantwortet oder sortiert werden können.
  • Post von bestimmten Personen: Für einige Absender sind ebenfalls automatische Suchordner vorhanden. Dabei handelt es sich um Kollegen, aber natürlich können Sie solche Ordner auch für Ihren Chef oder Ihre Mitarbeiter anlegen. Die Nachrichten landen nicht im Posteingang, sondern werden archiviert. Dass neue Nachrichten eingetroffen sind, erkenne ich ja an dem Status ungelesen und dem Nachrichtenzähler des dazu passenden Ordners. Diese Personenordner werden ebenfalls einmal täglich durchgesehen und bearbeitet oder als Aufgabe in Omnifocus verankert.
  • Statusmails und Newsletter: Fertig gestellte Aufnahmen des Online-Videorekorders, Newsletter von Amazon oder anderen Shops. Im Laufe der Woche erhalte ich einige Newsletter, die ich gern lese. Alle diese Nachrichten durchlaufen Filter nach Absender oder Betreff und werden in einem separaten Ordner geschoben. Zugleich lasse ich den Status auf Gelesen setzen. Einmal in der Woche sehe ich diesen Ordner durch. Allerings sehr selektiv und vom Betreff abhängig. Um nicht immer mehr Nachrichten anzusammeln, werden Mails, die älter als 30 Tage sind, automatisch in den Papierkorb geschoben. Dies betrifft auch Mails aus Bugtrackern oder ähnlichen Systemen, die darüber informieren, dass sich der Status eines Tickets oder eines Dokuments verändert hat.
  • Nachrichten aus sozialen Netzwerken: Je intensiver Sie sich in sozialen Netzwerken engagieren, desto mehr Statusnachrichten werden Sie erhalten. Wer hat Sie als Kontakt hinzugefügt? Gibt es Antworten auf Ihre Beiträge? Solche Informationen sind zwar interessant. Aber ich benötige Sie nicht in meinem Posteingang. Deshalb werden diese Nachrichten nach Absendern gefiltert in einen eigenen Bereich sortiert. Diese schaue ich ein bis zweimal die Woche intensiver durch. Hier werden Nachrichten, die älter als 10 Tage sind automatisch gelöscht.

Mit diesen Filtern bleibt mein Posteingang übersichtlich, so dass ich zweimal am Tag gut mit dem Lesen und Beantworten der Mails durchkomme. Haben Sie eine ähnliche Strategie? Was sind Ihre Tipps rund um den Posteingang?

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Mails mit GPG auf dem Mac verschlüsseln

21. April 2011

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Wer sichere E-Mails auf dem Mac versenden möchte, den lässt OS X Mail zunächst ratlos zurück. Denn Signieren und Verschlüsseln scheint mit dem ausgelieferten Mailprogramm nicht zu funktionieren. Und wer unter Linux oder Windows bereits mit PGP bzw. Open GPG gearbeitet hat, vermisst eine Funktion, um seine Schlüssel weiter zu nutzen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre E-Mails mit Mail unter Mac OS X absichern und ihre bereits vorhandenen Schlüssel weiter nutzen.

GPG Tools für Mac OS X installieren

Die Verschlüsselung von Mails ist ein Zusammenspiel verschiedener Komponenten. Sie benötigen MacGPG um Schlüssel zu erzeugen und die eigentliche Verschlüsselung durchzuführen. Damit Ihnen das Werkzeug auch in Apples Mail unter der grafischen Oberfläche zur Verfügung steht, müssen Sie auf ein Plug-in zurückgreifen. Und schließlich wollen Sie ja auch die Schlüssel von Freunden und Bekannten möglichst einfach verwalten.

Jede Menge Arbeit bei der Installation der notwendigen Werkzeuge nehmen Ihnen die GPG Tools ab, die alle notwendigen Komponenten in einem sinnvollen Bundle zusammenfassen. Laden Sie sich zunächst die aktuelle Version auf Ihren Rechner herunter, und klicken Sie anschließend doppelt auf das Archiv. Mit einem Doppelklick auf “GPGTools.pkg” starten Sie das Installationsprogramm.

Der Installer überprüft zunächst Ihr System, ob die Tools problemlos installiert werden können. Nach der Einführung klicken Sie auf “Fortfahren”.

Begruessung durch den GPGTools Installer

Im nächsten Schritt wählen Sie das Zielvolume aus, auf dem Sie die Werkzeuge installieren wollen.

Zielvolumen für GPG Tools auswählen

Sie erhalten eine Zusammenfassung. Wenn Sie alle in der Einführung gezeigten Werkzeuge installieren wollen, fahren Sie unmittelbar fort. Andernfalls klicken Sie einmal auf den Schalter “Anpassen”.

Komponenten anpassen GPG Tools

In diesem Dialog wählen Sie einzelne Komponenten hinzu oder ab. Mit einem Klick auf “Installieren” beginnen Sie mit der Installation.

Sobald diese abgeschlossen ist, ist das System vorbereitet.

Schlüssel in MacGPG importieren

Im Rahmen der Installation der GPG Tools wurde auch das Programm zur Verwaltung, der GPG Schlüsselbund auf dem System installiert. Sie finden die Software wie gewohnt im Ordner Programme.

Über Ablage, Importieren suchen Sie zunächst den Ordner, in dem sich Ihre persönlichen Schlüssel befinden. Außerdem können Sie damit auch Ihr persönliches Schlüsselbund importieren.

Importieren von Schlüsseln

Die geheimen Schlüssel erkennen Sie an der Vorsilbe sec, während die öffentlichen Schlüssel mit pub gekennzeichnet sind. Nach der Dateiauswahl und der Bestätigung des Dialogs werden Ihre Schlüssel übernommen.

Nachrichten mit Mail unterschreiben und verschlüsseln

Zu den Tools gehört auch ein Plug-in für Apples Mailprogramm. Sofern Sie während der Installation nichts anderes eingegeben haben, wird die Erweiterung automatisch installiert.

Es steht Ihnen anschließend sofort in der Mailanwendung zur Verfügung. Wenn Sie eine Nachricht verschlüsseln oder signieren wollen, schreiben Sie Ihre Mail wie gewohnt.

Aktivieren Sie zum Signieren die gleichnamige Option direkt im Editor und wählen Sie, sofern mehrere Schlüssel vorhanden sind, den passenden Schlüssel aus. Um den Nachrichtentext zu verschlüsseln, müssen Sie die passende Option markieren und im nächsten Schritt den öffentlichen Schlüssel des Empfängers aussuchen.

Nachrichten signieren in Mail von Apple

Wenn Sie auf den Schalter für das Senden klicken, müssen Sie jetzt noch Ihre Passphrase eintragen und schon geht die Nachricht sicher auf die Reise.

Wenn Sie mit Postbox oder Thunderbird arbeiten, können Sie mittels der Erweiterung Enigmail Nachrichten mittels PGP verschlüsseln oder signieren. Die wichtigsten Komponenten haben Sie ja bereits auf dem System.

Titelbild: Carola Langer / pixelio.de

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Schalten Sie wirklich ab!

24. Juni 2010

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Gerade in Unternehmen in denen viel von „Vertrauensarbeitszeit“ oder „Work-Life-Balance“ die Rede ist, ist eigentlich damit gemeint, dass Sie auch während Ihrer Freizeit ständig erreichbar sein sollten. Schnell werden dann Gadgets wie Blackberrys herausgegeben, womit implizit oder explizit die Erwartung ausgesprochen wird, dass Sie auch noch auf Mails Ihrer Führungskraft reagieren sollten, wenn Sie längst daheim sind.

Ich selbst habe eine Weile meine geschäftlichen Mails an meinen privaten Account weitergeleitet, bevor ich auf einen Blackberry umgestiegen bin. Davon habe ich mir eine höhere Produktivität versprochen, denn schließlich hatte ich damit ja die Freiheit, mich flexibel um die eingehenden Nachrichten zu kümmern.

Vergessen Sie’s: Es ist geradezu erstaunlich. Wenn wir im Büro sind, versuchen wir jede Störung so gut es geht, auszuschalten, damit wir konzentriert an einer Sache arbeiten. Die Zeit, die Sie zu Hause allein oder mit Ihrer Familie verbringen, ist genauso viel Wert und genauso wichtig, denn Sie hilft Ihnen dabei, sich zu regenerieren.

Nehmen Sie das ernst und schalten Sie Ihren Blackberry am Abend und an den Wochenenden auf jeden Fall konsequent aus. Schauen Sie gerade nicht nach Feierabend nach Ihren geschäftlichen Mails. Meiner Erfahrung nach passiert am späten Abend nichts, was Sie dann noch lösen könnten. Dies gilt gerade auch am Wochenende.

Natürlich wird das nicht unbemerkt bleiben, denn damit, dass Ihnen ein Blackberry bewilligt wurde, möchte Ihre Führungskraft ja gerade seine Kontrolle auch auf Ihr Privatleben ausdehnen. Reagieren Sie also nicht mehr auf die Nachricht nach 22 Uhr oder die vom Sonnabend um 17 Uhr, werden Sie mit Sicherheit einen kritischen Kommentar erhalten oder den Hinweis, sich mehr um das eigene Zeitmanagement zu kümmern. Bereiten Sie sich auf diesen Kommentar vor und entgegnen Sie, dass Ihr Zeitmanagement hervorragend funktioniert, damit dies aber so bleibt, Sie bestimmte Aufgaben eben nur zu bestimmten Zeiten erledigen. Schließlich werden Sie nicht für das Mailen bezahlt, sondern für Ihre eigentliche Kernaufgabe.

Genießen Sie die freie Zeit, lassen Sie sich kein schlechtes Gewissen einreden: schalten Sie konsequent ab!

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Reduzieren Sie die Mailflut

28. Mai 2010

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Schon wieder signalisiert Ihnen Ihr Programm, das eine neue Mail eingetroffen ist? Nimmt das denn nie ein Ende? Bleiben Sie nicht genervt, sondern ergreifen Sie Gegenmaßnahmen, denn Sie können selbst dazu beitragen, dass die Flut von elektronischen Nachrichten in Ihrem Unternehmen geringer wird. Dazu gehört nur etwas Disziplin und natürlich, dass Sie Ihren Kollegen von Ihren Gewohnheiten berichten, so dass diese sich an Ihrem Beispiel orientieren können:

  • Antworten Sie nicht auf jede Nachricht! Mal ganz ehrlich: E-Mail ist sehr zuverlässig. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine korrekt an Sie adressierte Nachricht nicht in Ihrem Posteingang landet, ist sehr gering. Hat Ihnen ein Kollege also Unterlagen geschickt, auf die Sie gewartet haben, brauchen Sie nicht mit einem schlichten «Danke» zu antworten, um den Empfang zu bestätigen. Wenn Sie sich bedanken wollen, tun Sie dies bei Gelegenheit.
  • Gehen Sie doch einfach mal vorbei! Kennen Sie das Phänomen? Da sitzt jemand eifrig beschäftigt in seinem Büro und schreibt den lieben langen Tag E-Mails auch an Kollegen, die im Raum vor ihm sitzen. Die elektronische Kommunikation ist für Menschen, die nur ungern auf andere Menschen zugehen oder gar Probleme damit haben, ein wahrer Segen, für die Empfänger der Nachrichten ein Fluch. Durchbrechen Sie diesen Teufelskreis! Gehen Sie vorbei und besprechen Sie eine Angelegenheit direkt unter vier Augen. Und wenn Sie ohnehin miteinander reden, bieten Sie doch an, dass Sie dies regelmäßiger tun, statt «nur zu mailen».
  • Vermeiden Sie «CC» und «Allen Antworten»: Natürlich ist die Verlockung groß, einfach auf den entsprechenden Schalter zu klicken. So vergessen Sie niemanden. Aber nur weil der Initiator des Mailverkehrs bei der Zusammenstellung des Verteilers einen Fehler gemacht hat, brauchen Sie diesen ja nicht zu wiederholen, oder? Je sparsamer Sie mit dem Kopien und großen Verteilern umgehen, desto wirkungsvoller reduzieren Sie das Mailaufkommen in Ihrem Unternehmen.
  • Hände weg von Newslettern und Augen auf beim Einkauf: An vielen Nachrichten, die uns ereilen, sind wir streng genommen selber schuld, auch wenn wir das nicht wahrhaben wollen. Schnell ist ein Newsletter bestellt, aber das Abbestellen ist zu mühsam oder kompliziert. Achten Sie insbesondere beim Einkaufen im Internet auf die kleinen unscheinbaren Optionsboxen, die Ihnen weitere Informationen und Newsletter anbieten. Nur weil Sie auf einem Portal einmal ein Buch gekauft haben, bedeutet das ja nicht gleich, dass Sie mehrmals die Woche Informationen über Bücher benötigen, oder?
  • Nutzen Sie ein Wiki wann immer es geht! Wenn Ihr Unternehmen noch kein Wiki einsetzt, wird es aber höchste Zeit. Und wenn bereits eines verfügbar ist, animieren Sie die Kollegen dazu, dieses möglichst intensiv zu nutzen.
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Produktiver ohne Mails am frühen Morgen

5. Mai 2010

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Was machen Sie morgens, wenn Sie an den Arbeitsplatz kommen, als Erstes? Den Computer starten und schauen, was es Neues in Ihren Posteingang gibt? Vergeuden Sie nicht eine der produktivsten Zeiten des Tages mit einer Routineaufgabe. Schalten Sie den Computer nicht an und widmen Sie sich einer der wichtigsten Aufgaben des Tages!

Benötigen Sie zur Arbeit den Computer, weil Sie einen Bericht schreiben oder an einer Präsentation arbeiten müssen, starten Sie nicht Ihr Mailprogramm und arbeiten Sie fokussiert die erste Stunde des Tages über an wirklich wichtigen Dingen.

Auf den ersten Blick scheint das schwer umzusetzen zu sein; vielleicht denken Sie dabei an Geschäftspartner und Kollegen, die auf eine schnelle Antwort von Ihnen warten. Tatsächlich wird diese eine Stunde Zeitverzögerung von Ihren Kommunikationspartnern mit Sicherheit nicht bemerkt werden und Sie erhalten Freiraum zurück!

Wenn Sie mit Googles Mail Service arbeiten, habe ich noch einen Tipp für Sie, wie Sie ganz entspannt arbeiten können und dennoch keine wichtige Mail verpassen.

Der kostenlose Service AwayFind durchsucht Ihren Posteingang mittels Filtern. Taucht eine Nachricht darin auf, die Ihren Filterkriterien entspricht, werden Sie benachrichtigt. Hier haben Sie die Wahl zwischen SMS, Mail an eine andere Adresse oder auch Twitter. So arbeiten Sie konzentriert, wissen aber, dass Sie eine wirklich wichtige Mail nicht verpassen werden.

Filter in Awayfind

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