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Nutzen Sie GMail einfach produktiver

29. April 2013

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Die Einstellung des Produkts Google Reader weckt natürlich Zweifel daran, ob es auf Dauer eine gute Ideen ist, Google Mail als zentrales Werkzeug für die elektronische Post zu nutzen. Andererseits ist es auch Teil der Business-Angebote von Google und inzwischen 7 Jahre online. Also sprechen doch auch einige Grümnde für die intensivere Nutzung im Geschäftsalltag.

Probieren Sie doch einfach mal diese Tipps aus, um produktiver mit dem Maildienst zu arbeiten.

Prägen Sie sich die wichtigsten Kürzel ein

Google Mail unterstützt eine Reihe von Tastenkürzeln, mit deren Hilfe Sie einfach schneller die eingehende Post bearbeiten können. Prägen Sie sich zumindest die wichtigsten davon ein:

  • j und k: In der Liste der Nachrichten bewegen Sie die Markierung einer Nachricht mit “j” nach unten, mit “k” nach oben.
  • x: Die Taste markiert eine Nachricht in der Liste
  • e: Archiviert die so markierte Nachricht.
  • #: Verschiebt die markierten Nachrichten in den Mülleimer.
  • o: Öffnet eine Nachricht zum Lesen in der Listenansicht
  • r: Öffnet den Editor, um auf eine Nachricht zu antworten

Noch mehr Kürzel finden Sie in einem grafisch sehr schön gemachten Cheat-Sheet

Intelligenter Suchen

Gewöhnen müssen sich die meisten Anwender sicherlich erst einmal an das Label “Alle Nachrichten”. Unter dieser Bezeichnung sind tatsächlich alle Nachrichten zusammengefasst, auch die Elemente aus dem Papierkorb. Um hier schnell eine E-Mail zu finden, sollten Sie sich möglichst mit den Suchfunktionen vertraut machen. Im zentralen Suchfeld können Sie (wie in Google selbst) mit Schlüsselwörtern arbeiten. Das wichtigste darunter ist sicherlich “from:”, da Sie damit nach einer Mail eines bestimmten Absenders suchen können.

Achten Sie aber auch auf den kleinen Pfeil am Ende des Suchfelds. Denn damit blenden Sie sich alle Suchoptionen ein, um mehr ins Detail gehen zu können.

Suchoptionen in Google Mail

Speicherplatz freimachen

Müssen Sie tatsächlich auf alle Nachrichten noch einmal zurückkommen, die Sie etwa als gesendete Objekte in GMail gespeichert haben? Wahrscheinlich eher nicht. Nun enthalten die Suchfunktionen zwar eine Option, um alle Nachrichten anzuzeigen, die einen Dateianhang besitzen. Aber interessant sind dabei natürlich die Elemente, die besonders viel Platz verschwenden.

Um diese Nachrichten gezielt aufzuspüren, nutzen Sie einfach den Parameter “size:”.

Diesen können Sie mit einer Größenangabe kombinieren. size:5MB findet Nachrichten mit Dateianhängen, die größer als 5 Megabyte sind. Identifizieren Sie auf diese Weise die größten Platzverschwender und machen Sie so Speicherplatz frei!

Nachrichten filtern und Label nutzen

Wann immer möglich, versuchen Sie, den Posteingang automatisiert aufzuräumen und zu bewältigen. Sie erhalten regelmäßig Newsletter eines bestimmten Unternehmens? Dann legen Sie am besten unmittelbar nach dem Eintreffen der ersten Ausgabe gleich einen Filter für die Nachricht an. Dazu klicken Sie in der Detailansicht der Nachricht auf den Schalter “Mehr”. Wählen Sie danach “Ähnliche Nachrichten filtern”.

Nachrichten filtern GMail

Im nächsten Dialog können Sie die Suchkriterien noch weiter verfeinern. Mit einem Klick auf “Filter mit diesen Suchkriterien erstellen” geht es weiter.

Filter in GMail einrichten Schritt 1

Jetzt definieren Sie die Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn die Nachricht den Kriterien entspricht. So können Sie diese gezielt aus dem Posteingang verschieben lassen und automatisch auch ein Label zuweisen. Ist das Etikett noch nicht in der Liste enthalten, legen Sie es mit einem Mausklick an.

Filter GMail einrichten Schritt 2

Alle Ihre Filter und Label sind über die Einstellungen zu erreichen und können dort bearbeitet oder gelöscht werden.

Wiedervorlage mit Boomerang

Inzwischen gibt es zahlreiche Plug-ins für GMail, die sich in Firefox oder Chrome einbetten und weitere Funktionen zur Verfügung stellen. Darunter ist häufig viel Schatten und selten Licht. Zu den Erweiterungen, die ich als durchaus praktisch ansehe, gehört Boomerang, das kostenlos (mit wenigen Funktionsaufrufen) und einer gebührenpflichtigen Variante angeboten wird.

Sobald Sie die Erweiterung installiert haben, wird die Oberfläche von GMail um den Schalter “Boomerang” ergänzt. Darüber legen Sie einen individuellen Zeitpunkt für die Wiedervorlage der Nachricht an oder wählen aus einem der vordefinierten Zeiträume. Zusätzlich können Sie sich eine kurze Notiz als Erläuterung anlegen.

Wiedervorlage einrichten Boomerang GMail

Sobald Sie Ihre Eingabe abgeschlossen haben, wird die E-Mail aus dem Posteingang entfernt, taucht dann aber zum definierten Zeitpunkt als neue Nachricht wieder im Posteingang auf. Damit schaffen Sie einerseits schnell den Eingang vollständig zu leeren, vermeiden aber, dabei eine Nachricht zu übersehen. Wenn Sie mehr als 10 Nachrichten im Monat auf Wiedervorlage legen wollen, werden dafür rund 5 Dollar fällig.

Natürlich interessieren mich Ihre Erfahrungen! Welche Erweiterungen zu GMail nutzen Sie selbst und warum?

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Wie Sie Ihre Google Mails sichern! (Win, Linux, Mac)

1. März 2011

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Google hat am Wochenende eine „kleine“ Panne zugeben müssen. Bei einem sehr geringen Prozentsatz der Nutzer waren alle Mails aus ihrem Google Account verschwunden. Inzwischen sollen die Daten wieder hergestellt worden sein. Da der Dienst Millionen Konten betreut, waren dann auf einmal einige Tausend Mails futsch. Höchste Zeit also, sich einmal über das Thema Backup von Google Mail zu unterhalten.

Es gibt ja im Deutschen das Sprichwort, „Was nichts kostet ist auch nichts“. Und bisher hat Google dieses Sprichwort zumindest in meinem Fall Lügen gestraft. Allerdings gibt es bei einem kostenlosen Service wie diesem eben keine Garantie, dass die Daten tatsächlich sicher sind. Ärgerlich, wenn Sie nicht auf wichtige Nachrichten zugreifen können.

Backupgoo

Backupgoo ist ein kostenpflichtiges Programm, das Sie 14 Tage in Ruhe ausprobieren können. Sie laden sich das Programmarchiv von der Seite des Herstellers herunter und entpacken das Archiv. Beim ersten Start müssen Sie die Details Ihres Benutzerkontos eintragen.

Die Software sichert nicht nur Google Mail, sondern auch weitere Dienste und Dokumente:

  • Google Mail
  • Google Kalender
  • Kontakte
  • Google Docs

Die Bedienung ist mehr als einfach. Sie klicken auf den Schalter Starte Backup und das war es dann auch bereits. In den Optionen des Programms haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Bereiche von der Datensicherung auszunehmen und das Ziel der Sicherung auf Ihrem System zu ändern. Gesichert werden die Nachrichten in Form von EML-Dateien, die Sie mit Outlook oder Apples Mail Programm problemlos öffnen können.

GMail Backup mit Backupgoo

Voraussetzung für die Nutzung der Software ist, dass Sie in Ihrem Google Account den Zugriff per IMAP aktiviert haben. Das Programm wird in Versionen für Windows, MacOS und Linux angeboten.

GMail Backup

Auch diese Software ist für Linux, Windows, und Mac erhältlich. Zum Einsatz kommen eine Reihe von Python-Skripten. Derzeit sind die Server allerdings etwas überlastet. Um Gmail Backup zu installieren, sollten Sie also nach einem vertrauenswürdigen Mirror Ausschau halten. Auch hier genügt die Eingabe von Benuternamen und Kennwort, um mit dem Backup zu beginnen. Sie können aber auch einen Datumsbereich angeben, aus dem die Daten stammen sollen, Dann lädt die Anwendung nur diese Nachrichten herunter. Die Aktivierung der Option verlangsamt allerdings den Download.

GMail Backup sichert die Daten aus GMail

Ihre Dokumente oder Kontakte werden damit allerdings nicht gesichert.

Einfachstes Backup mit Ihrem Mailprogramm

Die einfachste Möglichkeit, Ihre kostbaren Mails auf dem eigenen Rechner zu sichern, besteht im Abruf der Nachrichten per POP3-Zugang. Google bietet Ihnen Anleitungen zur Einrichtung des POP3-Zugangs. Nachdem Sie Ihr Programm eingerichtet haben, suchen Sie nach einer Option, die die Nachrichten nach Abholung nicht löscht, sondern auf dem Server belässt. Rufen Sie dann Ihre Mails ab, erhalten Sie eine Kopie, die Originale bleiben aber in Ihrem Postfach.

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Sparrow und Mailplane: Zwei Mailclients für Google Mail (Mac)

7. Februar 2011

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Google spielt in meinen Workflows eine wichtige Rolle. Da ich viel in reinem Text schreibe (Beitrag zu meinem Workflow mit Multimarkdown), ist “Texte und Tabellen” für mich eine simple Möglichkeit, von überall Zugriff auf meine Dokumente zu erhalten. Als Besitzer eines Android-Smartphones ist der Einsatz von Google Mail und Kalender fast Pflicht. Ohne weitere Zusatzkosten habe ich stets Zugriff auf meine Mails. Ab und zu nutze ich auch das Browser-Interface, allerdings mag ich einen regulären Mail-Client doch lieber, da dieser besser mit dem Betriebssystem interagiert.

Google und IMAP: ein Graus

Um bequem auf die bei Google gespeicherten Mails zugreifen zu können, ist der IMAP-Zugang obligatorisch. Dieser muss also zunächst aktiviert werden. Und damit fangen die Probleme (leider) an. Denn, wie Google den IMAP-Standard interpretiert, ist zumindest diskussionswürdig. Daraus resultiert dann das Problem, dass Programme, die eigentlich mit IMAP sehr gut zurecht kommen, so ihre Schwierigkeiten haben. Abhilfe seitens Google sehe ich da nicht, denn schließlich erhalte ich auf diesem Weg dann ja auch keine Werbung zu sehen.

Mail.app und Outlook 2011

Das in MacOS integrierte Mailprogramm kann nach ein paar Anpassungen mit Google Mail zusammenarbeiten. Wenn der Software erst einmal vermittelt worden ist, welche Ordner etwa für Entwürfe und gesendete Nachrichten verwendet werden sollen, funktioniert das ganz passabel. Für Einsteiger ist Mail.app sicherlich auch die richtige Wahl. Wer E-Mail als seine Hauptkommunikation nutzt, vermisst schnell das eine oder andere.

Das neue Outlook 2011 bietet zwar eine Fülle an Funktionen, aber in Kombination mit Google Mail erwächst die Arbeit zum Geduldspiel. Das Verschieben von Nachrichten kann Ewigkeiten dauern und das größte Problem ist, dass Outlook sich beharrlich weigert, bereits gelesene Objekte als solche zu erkennen und diese erst einmal selber auf gelesen setzen will. Bei 64000 Mails neigt die Software dann aber an Selbstüberschätzung und steigt einfach aus. Schauen wir uns also in diesem Vergleich Mailplane und Sparrow an.

Bedienung und Optik

Sparrow begrüßt den Anwender mit einer geradezu aufregend ästhetischen und schlichten Oberfläche, die stark an den offiziellen Twitterclient erinnert. Im Zentrum des Bildschirms steht die Nachrichtenliste, durch die Sie sich wie in einer Timeline bewegen. Über die Icons am linken Rand des Programmfenster wechseln Sie zwischen Eingangskorb, markierten Nachrichten, den gesendeten Objekten und Ihren Entwürfen.

Oberfläche von Sparrow

Entscheiden Sie sich hier für den Eintrag Labels, wählen Sie zwischen den eingerichteten Etiketten mit einem Listenfeld am oberen Bildschirmrand. In der Übersicht werden nur die ersten Zeilen einer Mail dargestellt. Wenn Sie den Text vollständig lesen wollen, klicken Sie die Nachricht entweder doppelt an oder aktivieren die Vorschaufunktion. Diese erreichen Sie über das kleine Icon am rechten unteren Bildschirmrand.

Mailplane wählt einen völlig anderen Ansatz. Innerhalb des Programmfensters wird dem Anwender der Zugriff auf die klassische GMail-Oberfläche gewährt. Wenn Sie eine Mail öffnen oder beantworten, geschieht dies also direkt in Google Mail. Die Experten unter Ihnen werden jetzt einwenden, dass sich dazu dann auch Fluid eignen würde, wären da eben nicht die Zusatzfunktionen, die Google Mail mit MacOS auf angenehme Weise verbinden.

Oberfläche von Mailplane

Tägliche Arbeit

Sobald Sparrow gestartet ist, sieht die Software automatisch nach eingehenden Nachrichten. Haben Sie Growl installiert, wird Ihnen eine eingehende Mail kurz signalisiert. Die Zahl ungelesener neuer Nachrichten zeigt Ihnen das Programm zusätzlich in der Menüleiste. Das Durchsehen des Eingangskorbs ist dank der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand schnell erledigt. Mit einem Mausklick archivieren oder löschen Sie einen Eintrag. Möchten Sie dagegen ein Label vergeben, ruft ein Rechtsklick das Kontextmenü auf. Dort entscheiden Sie sich für eine der eingerichteten Etiketten.

Wollen Sie eine neue Mail schreiben oder beantworten, öffnet Ihnen Sparrow einen eigenen, generischen Dialog. Hier können Sie die in Mac OS integrierte Rechtschreibprüfung genauso nutzen, wie Sie einen Empfänger aus Ihrem Adressbuch wählen. An das Werbebanner, das derzeit über der Nachrichtenliste platziert ist, werden Sie sich schnell gewöhnen. Schließlich müssen Sie ja nicht auf die Adsense-Werbung von Google selbst schauen.

Nachrichten schreiben in Sparrow

Mailplane bietet zwar auch eine Symbolleiste an, die meisten dort enthaltenen Funktionen erreichen Sie aber auch unmittelbar über die Google Oberfläche. Interessanter sind die Objekte, die sich im rechten Bereich der Leiste befinden. Mit E-Mail greifen Sie auf Ihr Adressbuch zu. Die Daten werden dann an Google übergeben, und der Dialog zum Schreiben einer Nachricht geöffnet. Nützlich, wenn Sie häufiger Fotos versenden, ist der Eintrag Medien. In einem separaten Fenster greifen Sie auf iTunes oder iPhoto zu und können so Objekte in eine Mail übernehmen.

Medienbrowser in Mailplane

Beide Programme unterstützen das Hinzufügen von Dateianhängen per Drag & Drop, ganz ohne die Nutzung von Chrome oder einem Add-in. Das macht das Arbeiten sehr angenehm. Mailplane integriert sich zusätzlich auch in Launchbar. Damit senden Sie Dateien direkt aus dem Launcher zu Google Mail.

Die Sache mit dem Alias – Einstellungen

Soweit erfüllen beide Anwendungen im Alltag ihren Zweck. Ein Blick in die Optionen der beiden Programme zeigt aber schon deutliche Unterschiede. Die Einstellungen von Sparrow sind ebenso übersichtlich wie die Oberflächengestaltung. Ein wesentlicher Unterschied wird dann sichtbar, wenn Sie in Google die Funktion des Alias einsetzen.

Generell ist es damit ja möglich, verschiedene Postfächer auch bei anderen Providern zu bearbeiten und die Nachrichten in Google zu sammeln. Bei einem einfachen Alias können Sie darüber auch Nachrichten versenden. Im Pfad der Nachricht wird in diesem Fall aber sichtbar, dass die Mail von gmail.com versendet worden ist. Das führt in Outlook dazu, dass das Programme Ihnen anzeigt, Sie haben eine Nachricht des Absender im Auftrag des Google Accounts erhalten. Das sieht unschön aus und ist verwirrend. Genau diesen einfachen Weg unterstützt Sparrow.

Mailplane dagegen nutzt die Einstellungen, die bei Google selbst hinterlegt sind. Denn dort können Sie in den Einstellungen der Konten eine abweichenden Server für das Versenden der Nachricht einsetzen. Diese wird dann auch bei der Nutzung des Alias verwendet. Das Mailplane technisch ja lediglich die Google Nutzeroberfläche integriert, bleiben diese Einstellungen erhalten. Meine Empfänger erhalten also ihre Nachrichten direkt über meinen eigenen SMTP-Server, was sich dann auch im Pfad der Nachricht zeigt. Wenn Ihnen diese Funktion ebenfalls wichtig ist (etwa weil Sie Google Apps für Ihre Domain einsetzen), müssen Sie derzeit zwangsläufig zu Mailplane greifen.

Fazit

Sparrow sieht aufregend aus und ist ein stabiles Werkzeug, um damit seine elektronische Post bei Google Mail geschickt zu verwalten. Schwächen besitzt das Programm in den tiefergehenden Funktionen, wie bei der Nutzung mehrere externer Mailkonten. Für den Einsatz spricht wiederum, dass sich die Entwickler die Mühe gemacht haben, eine generische Oberfläche zu entwickeln.

Mailplane punktet durch die gute Unterstützung der erweiterten Google Funktionen und die schöne Integration in Launchbar. Auch der eigene Zugriff auf die Medienbibliothek stellt einen Pluspunkt dar. Auch wenn Sie damit direkt mit der Google Oberfläche arbeiten, hat das Programm die Nase vorn.

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Zeiterfassung mit Google Mail und Docs

6. Mai 2010

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Für Freiberufler oder Dienstleistungsunternehmen ist es von essenzieller Bedeutung, die mit Projekten verbrachte Zeit genauestens zu dokumentieren. Eine regelmäßige Zeitaufschreibung kann aber auch dann mehr als sinnvoll sein, wenn Sie sich einen Überblick darüber verschaffen wollen, womit Sie Ihre Zeit am Tag verbringen. Wenn Sie Inhaber eines Google Kontos sind, können Sie in der Kombination aus Mail und ‘Texte und Tabellen’ ein einfaches Zeiterfassungssystem aufbauen.

Öffnen Sie dazu ‘Texte und Tabellen’ und legen Sie ein neues Tabellendokument an. Aus dem Menü <Formular> entscheiden Sie sich für den Eintrag <Formular erstellen>.

Damit starten Sie einen kleinen Assistenten. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die erste Frage und legen Sie mittels des Listenfelds anschließend fest, um welchen Feldtyp es sich handeln soll. Um sich später die Arbeit leichter zu machen, können Sie beispielsweise Projekte bereits in Form eines Listenfelds zur Auswahl anbieten. Dank der sehr intuitiven Bedienung fügen Sie die notwendigen Optionen schnell hinzu.

Anlage eines Formulars in Google Texte und Tabellen

Das Formularbeispiel zeigt Ihnen lediglich zwei Fragen. Weitere erhalten Sie am einfachsten, in dem Sie auf die Schaltfläche <Duplizieren> klicken, die sich rechts vom Symbol mit dem Stift befindet. Danach ändern Sie den neuen Eintrag nach Ihren Wünschen ab. Bedenken Sie dabei aber, dass Sie später die Zeitaufschreibung schnell ausfüllen wollen. Machen Sie es also nicht zu kompliziert. Der Name des Projekts, die Tätigkeitsbeschreibung sowie die damit verbrachte Zeit sollten genügen.

Entspricht das Formular Ihren Vorstellungen, klicken Sie am oberen Rand auf den Schalter <Dieses Formular bei E-Mail senden>. Im nachfolgenden Dialog tragen Sie sich selbst als Empfänger ein. Wenige Augenblicke später erhalten Sie Ihre Nachricht mit den Feldern des Formulars.

Das Formular in Google Mail

Sie brauchen die Nachricht nun lediglich zu kennzeichnen, damit Sie sie später schnell wiederfinden, wenn Sie einen neuen Eintrag erfassen wollen. Einfach die Mail aufrufen, die Einträge vornehmen und auf <Senden> klicken. Sie können später die Ergebnisse direkt in ‘Texte und Tabellen’ nach Ihren Wünschen auswerten.

Ergebnis Formular in Texte und Tabellen

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