Tag Archiv: E-Mail

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails einfach effizienter

21. Juli 2011

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80, 100 oder noch mehr elektronische Nachrichten am Tag: keine Seltenheit in bundesdeutschen Büros. Damit keine wichtige Information durchrutscht, muss man schon eine Strategie für die Bewältigung der elektronischen Post entwickeln. Durch Filter und Ordner können Sie Ihr Mailprogramm oder den von Ihnen genutzen Dienst als Assistenten einsetzen, damit Sie wirklich nur die wichtigen Nachrichten erhalten.

Das sollten Sie wissen

Die meisten Anwender kennen und nutzen wahrscheinlich Filterfunktionen, mit denen Nachrichten automatisch in Ordner kopiert oder verschoben werden. Neben dieser Basisfunktion bieten inzwischen aber die meisten Programme auch sogenannte Suchordner (auch als Smart-Folder bezeichnet). Dabei handelt es sich nicht um einen Ordner im klassischen Sinn, sondern um eine Suche in den Nachrichten, die dann das Ergebnis darstellt. Die Originalnachrichten verbleiben an ihrem Speicherort. Der Suchordner stellt lediglich eine andere Sicht auf den Datenbestand dar.

Ebenfalls eine gute Möglichkeit, sich mehr Übersicht zu verschaffen, besteht im Etikettieren der eingehenden Nachrichten. Neben der klassischen Kennzeichnung als “Wichtig” oder “Zu Erledigen” setzen Sie dabei individuelle Schlagworte ein, um die Mail zu klassifizieren.

Eine Funktion, die so derzeit nur die installierbaren Mailprogramme bieten, ist die automatische Formatierung von Elementen. Sie basiert auf einem Filter. Trifft die eingestellte Bedingung zu, wird die E-Mail anders eingefärbt oder formatiert.

Es lohnt sich, etwas Zeit darin zu investieren, sich mit allen diesen Funktionen Ihres Programms vertraut zu machen. Denn in Kombination eingesetzt werden Sie damit Ihre elektronische Post wirklich effizient bearbeiten können.

Strategien für die Organisation Ihrer Mails

Ich organisiere meine E-Mails weder starr nach den Empfängern, noch ausschließlich nach Projekten oder bestimmten Schlüsselworten. Im Laufe der Zeit habe ich ein eigenes System erarbeitet, das so gut wie keine Nachricht unmittelbar im Posteingang belässt, mir dafür aber jederzeit und schnell den Überblick verschafft.

  • Nachrichten von wichtigen Personen: Die Zugehörigkeit zu diesem Personenkreis wechselt. Meist handelt es sich dabei um die festen Ansprechpartner bei Kunden, für die ich im Rahmen von Projekten tätig bin. Hier ist es mir natürlich wichtig, stets die aktuellsten Informationen zu erhalten und schnell zu antworten. Nachrichten dieser Personen werden anhand eines Filters erkannt und dann mit der Funktion der automatischen Formatierung besonders im Posteingang gekennzeichnet.
  • Unwichtige Informationen: Als Journalist erhalte ich natürlich regelmäßig viele E-Mails von Presseabteilungen und PR-Agenturen, die mir Informationen zu Produkten und Neuigkeiten schicken. Sobald eine solche Nachricht im Posteingang aufschlägt, lege ich einen Filter nach dem Absender an und lasse die Nachrichten in einen Info-Ordner verschieben. Diese sehe in zweimal in der Woche durch und prüfe, ob darunter interessantes Material für meine Arbeit zu finden ist. Damit ich die Durchsicht nicht vergesse, gibt es eine dazu passende Routine in meinem Omnifocus.
  • E-Mails direkt an mich: Elektronische Post, die keiner der anderen Regeln entspricht, aber unmittelbar an mich adressiert ist (also keine weiteren Adressen in CC enthält), wird ebenfalls automatisch formatiert und eingefärbt. Diese Nachrichten verbleiben im Posteinang, damit diese beantwortet oder sortiert werden können.
  • Post von bestimmten Personen: Für einige Absender sind ebenfalls automatische Suchordner vorhanden. Dabei handelt es sich um Kollegen, aber natürlich können Sie solche Ordner auch für Ihren Chef oder Ihre Mitarbeiter anlegen. Die Nachrichten landen nicht im Posteingang, sondern werden archiviert. Dass neue Nachrichten eingetroffen sind, erkenne ich ja an dem Status ungelesen und dem Nachrichtenzähler des dazu passenden Ordners. Diese Personenordner werden ebenfalls einmal täglich durchgesehen und bearbeitet oder als Aufgabe in Omnifocus verankert.
  • Statusmails und Newsletter: Fertig gestellte Aufnahmen des Online-Videorekorders, Newsletter von Amazon oder anderen Shops. Im Laufe der Woche erhalte ich einige Newsletter, die ich gern lese. Alle diese Nachrichten durchlaufen Filter nach Absender oder Betreff und werden in einem separaten Ordner geschoben. Zugleich lasse ich den Status auf Gelesen setzen. Einmal in der Woche sehe ich diesen Ordner durch. Allerings sehr selektiv und vom Betreff abhängig. Um nicht immer mehr Nachrichten anzusammeln, werden Mails, die älter als 30 Tage sind, automatisch in den Papierkorb geschoben. Dies betrifft auch Mails aus Bugtrackern oder ähnlichen Systemen, die darüber informieren, dass sich der Status eines Tickets oder eines Dokuments verändert hat.
  • Nachrichten aus sozialen Netzwerken: Je intensiver Sie sich in sozialen Netzwerken engagieren, desto mehr Statusnachrichten werden Sie erhalten. Wer hat Sie als Kontakt hinzugefügt? Gibt es Antworten auf Ihre Beiträge? Solche Informationen sind zwar interessant. Aber ich benötige Sie nicht in meinem Posteingang. Deshalb werden diese Nachrichten nach Absendern gefiltert in einen eigenen Bereich sortiert. Diese schaue ich ein bis zweimal die Woche intensiver durch. Hier werden Nachrichten, die älter als 10 Tage sind automatisch gelöscht.

Mit diesen Filtern bleibt mein Posteingang übersichtlich, so dass ich zweimal am Tag gut mit dem Lesen und Beantworten der Mails durchkomme. Haben Sie eine ähnliche Strategie? Was sind Ihre Tipps rund um den Posteingang?

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Postbox 2.5 – das bessere Mailprogramm für den Mac

27. Juni 2011

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Mail.app, das Mailprogramm von OSX ist langsam in die Jahre gekommen. Erst mit der in wenigen Wochen erscheinenden neuen Version wird sich hier etwas ändern. Wer nicht so lange warten will oder nach einer Alternative sucht, sollte einmal dem hier vorgestellten Programm eine Chance geben.

Das auf der Codebasis von Thunderbird entwickelte Programm Postbox steht ab dem 29.6. in der neuen Version 2.5 zur Verfügung. Und spätestens mit dieser Version erweist sich das Programm als einer der besten Mailprogramme, das es derzeit für den Mac (aber auch Windows) gibt.

Neuerungen in der Postbox 2.5

Subjektiv hat Postbox in dieser Version einiges an Geschwindigkeit gewonnen. Aber auch an der Oberfläche hat sich eine Menge getan. Mac-Anwender kommen in den Genuss eines neuen monochromen Set für die Symbolleiste. Auf Wunsch steht aber auch die klassische farbige Variante zur Verfügung. Gewechselt wird zwischen beiden nach einem Rechtsklick auf die Leiste selbst.

Neue Optik von Postbox 2.5

Gerade auf größeren Monitoren schafft die vertikale Nachrichtenansicht mehr Übersicht. Eine Funktion, die in Mailapp ja leider erst durch eine Erweiterung erreicht wird. Und in der Leiste der eingerichteten Ordner werden die ungelesenen Elemente jetzt in einer separaten Blase dargestellt und nicht mehr in der Beschriftung des Ordners. Auch die Ansicht einer einzelnen Nachricht wurde übersichtlicher gestaltet. Insgesamt hat dieses Lifting dem Programm gut getan.

Auch die Arbeitsgeschwindigkeit hat sich rein subjektiv enorm verbessert. Das Einlesen besonders großer Ordner bei Google Mail hatte sich ab und an für mich zur Geduldsprobe entwickelt.

Bewährte Funktionen wie die “Schnellantwort” und die Ansicht von Nachrichten in Form von Tabs sind natürlich weiterhin dabei.

Erweiterbar mit Plug-Installation

Dank der ähnlichen Codebasis kann Postbox mit Erweiterungen für Thunderbird ergänzt werden. Allerdings ist es ratsam, lediglich die Ergänzungen zu verwenden, die die Entwickler von Postbox auf einer eigenen Seite im Internet zum Download zur Verfügung stellen. Dazu zählen so bekannte Plug-ins wie der Provider für Google Calendar oder auch Lightning. So ergänzen Sie die ohnehin schon umfangreichen Funktionen einfach per Mausklick.

Beste Zusammenarbeit mit Google Mail und IMAP

Wenn Sie Postbox zusammen mit Google Mail betreiben wollen, werden Sie den Schalter “Archivieren” zu schätzen wissen, denn er übernimmt die gleiche Funktion wie das Archivieren von Nachrichten im Browser-Interface. Kennzeichnen Sie eine Nachricht mit einem Mausklick, erhält diese in Google Mail den Status “Starred”.

Über die Optionen können Sie alle Ordner des Programms mit den Pendants bei Google verbinden. So landen Ihre gesendeten Elemente gleich in der richtigen Kategorie. Genauso einfach ist die Einrichtung auch anderer IMAP-Systeme. Postbox bietet sich damit insbesondere auch für die Nutzer von Google Mail an, die lieber einen Client einsetzen wollen.

Optionen von Postbox 2.5

Gute Zusammenarbeit mit OS X

Postbox fügt sich sehr gut in das Umfeld des Betriebssystems ein. Wenn Sie Omnifocus für das Management Ihrer Aufgaben einsetzen, senden Sie Elemente problemlos aus dem Posteingang an das Programm.

Der Editor greift auf Ihr Adressbuch zurück, optional können Sie über die Sidebar auch das interne Adressbuch des Programms einsetzen. Wenn Sie in den Optionen die entsprechende Einstellung setzen, nutzen Sie bei Bedarf Spotlight, um nach einer Nachricht zu suchen.

Mit einer leichten Anpassung können Sie Mac OS sogar dazu bewegen, dass Postbox für die Integration in iCal verwendet, damit Sie über das Programm auch Einladungen an die Teilnehmer von Besprechungen versenden können.

Fazit

Postbox 2.5 ist ein wirklich durchdachter Mailclient, der gerade bei einem hohen Mailaufkommen sinnvoll unterstützt. Für knapp 20 Euro eine durchaus lohnenswerte Investition!

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Outlook 2011, Thunderbird & Co: Perfekte Backups für E-Mail auf dem Mac

11. Mai 2011

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Ein eigenes Backup-Programm für E-Mails? Sie haben doch Time Machine? Keine Frage: Time Machine ist komfortabel und ein geradezu geniales Tool. Aber wissen Sie, wo Sie im Zweifel auf dem gesicherten System Ihre E-Mail-Nachrichten finden? Ein Spezialprogramm wie Email Backup Pro hilft Ihnen dabei, ausschließlich Ihre elektronische Post zu sichern, die Sie dann etwa auf einer CD kopieren oder in der Cloud speichern können.

Installation

Erfreulicherweise setzen die Entwickler nicht ausschließlich auf den App-Store von Apple, sondern bieten auf ihrer Homepage eine Demo-Version an. Laden Sie sich das ZIP-Archiv auf Ihren Rechner und entpacken Sie die Datei in Ihrem Anwendungsordner.

Programm und Speicherort auswählen

Nach dem Start begrüßt Sie das Programm mit einem übersichtlichen Dialog, in dem Sie alle Einstellungen auswählen. Entscheiden Sie sich dort zunächst, welches Programm Sie sichern wollen. Sie haben hier die Wahl zwischen:

  • Microsoft Outlook 2011
  • Microsoft Entourage 2004–2008
  • Apple Mail
  • Thunderbird
  • Postbox
  • Eudora 6–8
  • Mailsmith

Sofern Sie mehrere dieser Programme im Einsatz haben, können Sie auch mehrere Datenbanken sichern. Dazu klicken Sie lediglich auf das Pluszeichen unterhalb des Listenfelds mit den Programmnamen.

Konfiguration EMail Backup Pro

Legen Sie anschließend den Ort für das Backup fest. Die Software sichert alle Daten immer zunächst lokal. Mit Hazel oder einem Apple Skript können Sie das Backup natürlich an einen anderen Ort verschieben.

E-Mail Backup: Sofort oder zeitgesteuert

Damit es nicht zu Problemen während der Sicherung kommt, darf die Mail-Anwendung nicht laufen. Während des Tests gab es hier aber keine Probleme. EMail Backup Pro hat die laufenden Mailprogramme immer sorgfältig beendet.

Im unteren Bereich der Optionen definieren Sie, wann die Software die Datensicherung automatisch durchführen soll. In der Trial-Version steht Ihnen diese Funktion allerdings nicht zur Verfügung. Hier starten Sie das Backup über Tools, Run Now. Optional fährt das kleiner Werkzeug auch Ihren Mac nach getaner Arbeit herunter. Ideal, wenn Sie die Datensicherung der E-Mails als letzte Aufgabe des Tages unbeobachtet durchführen wollen.

Datensicherung läuft bei EMail Backup Pro

Wiederherstellung: Mit einem Mausklick

Die Wiederherstellung aus einem Backup ist mehr als einfach. Dazu klicken Sie beispielsweise doppelt auf einen Eintrag im Backup-Verzeichnis. Damit starten Sie die Software, die Ihnen jetzt alle auf dem System gefundenen Sicherungsdateien auflistet. Darunter auch solche, die sich außerhalb des definierten Ordners befinden.

Wiederherstellung Email Backup Pro

Über das Verwaltungsprogramm starten Sie die Wiederherstellung oder löschen darüber auch Backup-Dateien. Wenn Sie sich das manuelle Löschen sparen wollen, können Sie Email-Backup Pro auch so konfigurieren, dass lediglich eine bestimmte Anzahl an Sicherungen behalten wird.

Fazit

Mit 10 Dollar für die Vollversion ist Email-Backup Pro nicht teuer und eine gute Ergänzung zu Time-Machine. Insbesondere wenn Sie ein vollständiges Mailarchiv in regelmäßigen Abständen sichern und extern ablegen wollen, leistet das Tool gute Dienste.

Titelbild: norbert weiß / pixelio.de

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5 Tipps mit denen Sie Ihre Mails schneller bearbeiten

9. März 2011

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Je mehr E-Mails geschrieben und versendet werden, desto wichtiger wird der zeitsparende und richtige Umgang damit. Denn nur wenn Sie es schaffen, die elektronische Korrespondenz effektiv zu erledigen, können Sie sich auch um Ihre Kernaufgaben kümmern.

1. Markieren Sie Nachrichten, die an Sie gerichtet sind

Klar, früher oder später müssen Sie sich mit jeder Nachricht in Ihrem Posteingang beschäftigen, um zu entscheiden, was damit zu tun ist. Damit Sie es bei einem sehr hohen Mailaufkommen einfacher haben, konfigurieren Sie Ihr Mailprogramm am besten so, dass die direkt an Sie gerichteten Nachrichten farbig gekennzeichnet werden. So erfassen Sie mit einem Blick, wo Sie nur eine Kopie erhalten haben.

In Outlook 2010 wählen Sie dazu das Menüband „Ansicht“ aus.

1. Klicken Sie dort im Abschnitt „Aktuelle Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“.

2. Im nachfolgenden Dialog klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“.

Bedingte Formatierung Outlook 2010

3. In der Übersicht wählen Sie zunächst “Hinzufügen“ aus. Vergeben Sie dann einen Namen für die Regel und klicken Sie auf „Bedingung“.

4. Im Register „Nachrichten“ aktivieren Sie das Feld „In denen ich“. Sie gelangen zum ersten Dialog zurück. Hier wählen Sie „Schriftart“ aus. Ändern Sie anschließend die Farbe.

Nachrichten markieren Outlook 2010

5. Bestätigen Sie die Eingaben. Fertig.

In Outlook 2011:mac ist das nicht ganz so einfach. Dort ändert sich aber die Farbe einer Nachricht im Posteingang, wenn Sie dieser eine Kategorie zuweisen. Dies automatisieren Sie über Regeln.

1. Klicken Sie auf „Start“ und anschließend auf „Regeln, Regeln bearbeiten“.

2. Im nächsten Dialog müssen Sie sich für das Konto entscheiden, für das Sie die Regel erstellen wollen. Markieren Sie den Zugang und klicken Sie auf das Pluszeichen.

Regel einrichten Outlook 2011

3. Tragen Sie dort einen Namen für die neue Regel ein. Klicken Sie auf „Kriterium hinzufügen“. Wählen Sie aus „Nur Empfänger“, „ist gleich“ und geben Sie Ihre Mailadresse ein.

4. Im unteren Bereich markieren Sie unter „Kategorie festlegen“ eine Kategorie Ihrer Wahl.
Bedingungen prüfen Outlook 2011

Damit die Regel auch bereits auf bestehende Nachrichten angewendet wird, markieren Sie diese im Posteingang und wählen Sie die Regel aus dem Menüband aus.

2. E-Mail immer gebündelt bearbeiten

Begehen Sie nicht den Kardinalfehler und versuchen Sie E-Mails unmittelbar nach dem Empfang zu beantworten. Mail ist zwar ein schnelles Medium, aber niemand erwartet von Ihnen bereits nach wenigen Minuten eine Antwort. Arbeiten mit Mails sollten immer zeitlich gebündelt erfolgen. Nehmen Sie sich feste Zeiten vor, in denen Sie Nachrichten schreiben und beantworten. Aber das wichtigste: Halten Sie sich daran!

3. Drei Ordner genügen!

Es gibt sicherlich zig verschiedene Varianten, wie Sie E-Mails organisieren können. Nach meiner Erfahrung benötigen Sie aber nicht mehr als drei Ordner. Mit den Suchfunktionen Ihres Mailprogramms oder Desktop finden Sie eine gesuchte Nachrichten immer. Folgende drei Ordner sollten Sie sich einrichten und nutzen, wenn Sie den Posteingang bearbeiten:

  • Archiv: Hier landen alle Nachrichten, die Sie bearbeitet haben, aber aufheben wollen. Nutzer von GMail verfügen bereits über ein solches Archiv. Das ist schlicht der Ordner „Alle Nachrichten“.
  • Nachverfolgung oder Warten auf: Legen Sie in diesen Ordner die Nachrichten, wo Sie auf ein bestimmtes Ereignis, das Ergebnis eines Kollegen oder eine Information warten. Diesen Ordner sollten Sie wenigstens einmal am Tag durchsehen, ob erledigte Nachrichten ins Archiv zu verschieben.
  • Später: Im Zusammenhang mit einer Mail steht eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen? Sie müssen sich selbst erst noch eine Information beschaffen? Dann ist dieser Ordner für Sie der richtige. Damit Sie die Aufgabe selbst nicht vergessen, notieren Sie diese aber unbedingt in Ihrer Aufgabenplanung. Wo sich die Nachricht befindet, wissen Sie ja jetzt.

4. Textbausteine einsetzen

Nutzen Sie unbedingt die vorhandenen Möglichkeiten, Textbausteine zu nutzen. Sie sparen sich damit wirklich enorm viel Arbeit und kommen schneller voran. Wenn Sie mit den eingebauten Optionen unzufrieden sind oder Ihr Programm solche Vorlagen nicht unterstützt, schaffen Sie sich ein Zusatzprogramm wie Typinator oder Phrase Express an. Sobald Sie eine Formulierung geschrieben haben, von der Sie wissen, dass Sie wahrscheinlich häufiger genutzt wird, legen Sie diese sofort in der Software ab.

5. Filter einrichten

Verschieben Sie Nachrichten aus Ihrem Posteingang, noch bevor Sie diese durcharbeiten müssen. Wann immer möglich, legen Sie Filter für immer wiederkehrende Mails an. Schön, wenn Amazon Sie über den Versand eines Artikels informiert. Aber die Information, wann das geschah, brauchen Sie eigentlich erst dann, wenn etwas schief gegangen ist. Und lesen Sie Newsletter sofort nach dem Eintreffen? Nutzen Sie die praktische Möglichkeit, solche Elemente gleich in den entsprechenden Ordner sortieren zu lassen. Es bleibt noch genug für Sie mit den übrigen Nachrichten zu tun!

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Nutzen Sie Telefon und Wiki statt E-Mail

13. Dezember 2010

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Schon wieder wartet eine neue E-Mail im Posteingang auf ihre Beantwortung. Im Arbeitsalltag vieler Angestellter ist ein Mailaufkommen im dreistelligen Bereich keine Seltenheit mehr. Was als Arbeitserleichterung gedacht und als Vereinfachung der internen Kommunikation angepriesen wurde, hat sich längst als eine der größten Herausforderungen in Unternehmen entwickelt. Über die Zahl der eingehenden Mails wird viel gestöhnt, aber erstaunlich wenig dagegen getan. Nicht zuletzt, weil die Zahl der neuen Nachrichten leider oftmals auch als Statussymbol angesehen wird. Wer viele Nachrichten erhält, ist scheinbar gefragt. Und obwohl viele Mitarbeiter und Chefs feststellen, dass etwas mit dem Kommunikationsmittel E-Mail nicht stimmt, wagen sich viel zu wenig Unternehmen daran, die Probleme zu lösen.

  • Mitarbeiter verwechseln die Bearbeitung von E-Mails mit ihren eigentlichen Kernaufgaben. Sie sind nicht dafür eingestellt worden, eingehende Post möglichst schnell und präzise zu beantworten. Aber wer im Laufe eines Tages nur vierzig Mails erhält, für deren Bearbeitung er nur zwei Minuten benötigt, verliert fast eineinhalb Stunden an produktiver Zeit. Und wer erhält nur vierzig Mails?
  • Mitarbeiter verstecken sich hinter E-Mails: Was waren das goldene Zeiten vor der Entdeckung der E-Mail im Büro. Wer sich mit vielen Aktenbergen unter dem Arm über die Flure bewegte, konnte als beschäftigt gelten. Wer viele Memoranden schrieb, erweckte den Anschein, viel zu tun zu haben und nützliche Aufgaben zu erledigen. Heute können sich Mitarbeiter eben hinter der elektronischen Post verstecken. Wer viel schreibt und in vielen Mailwechseln auftaucht, hat offensichtlich viel zu tun und erledigt seine Arbeit. Trägt aber leider durch das Schreiben der Nachrichten zur Verschärfung des Problems bei.
  • E-Mails werden gar nicht gelesen: Welche Unternehmensführung erwartet tatsächlich, dass bei einem Mailaufkommen von einhundert und mehr Nachrichten, diese von den Mitarbeitern auch alle gelesen werden? Wer hat sich nicht schon einmal dabei ertappt, insbesondere nach einigen Tagen Abwesenheit, die Nachrichten zu überfliegen oder gar ungelesen zu löschen. Gerade diese Strategie wird in vielen Ratgebern propagiert: Wenn die Nachricht nicht explizit an Sie gerichtet ist, verschieben Sie diese zunächst in einen anderen Ordner, um diese später zu lesen. Nur häufig kommt es nie zu diesem «später». Diese Strategie ist leider keine, sondern findet sich lediglich mit dem Problem der Mailflut ab.
  • Nur die wenigsten Mitarbeiter können damit umgehen: In vielen Lehrbüchern lässt sich auch heute noch problemlos nachlesen, wie ein Brief nach DIN aufgebaut ist. Aber wie eine E-Mail geschrieben wird, die keine Frage offen lässt und auch vom Empfänger so verstanden wird, dass keine Nachfrage mehr nötig ist, wird kaum irgendwo behandelt. Kein Wunder, dass es hier zu Kommunikationsschwierigkeiten kommt.

Erkennen Sie sich oder Ihr Unternehmen wieder? Dann ist es höchste Zeit, sich mit den Wurzeln des Übels auseinanderzusetzen!

Sicherlich verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein Wiki! Dann nutzen Sie es aber auch. Verschicken Sie keine Protokolle mehr per Mail, legen Sie für Besprechungen eine Seite im Wiki an und tragen Sie dort Agendapunkte und Protokolle zusammen. Beobachten Sie eine Weile, welche E-Mails Sie regelmäßig erhalten oder versenden müssen und finden Sie mit den Empfängern und Absendern eine andere Möglichkeit, die das Wiki ins Spiel bringt. Dies gilt auch für Dokumente, die Sie anderen zur Verfügung stellen wollen. Verabreden Sie eine Seite im Wiki, über die sich die Dokumente zu einem Projekt abrufen lassen. Versprechen Sie, dort den jeweils aktuellen Stand zu hinterlegen und halten Sie sich dann auch daran.

Bevor Sie Outlook oder ein anderes Programm starten, erinnern Sie sich daran, dass E-Mail lediglich eine Form der Kommunikation ist, aber nicht der Grund, warum Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten und den Job bekommen haben, den Sie bekleiden.

Greifen Sie mal wieder zum Telefon. Viele Dinge lassen sich im persönlichen Gespräch schneller und vor allem ohne Missverständnisse klären.

Nutzen Sie E-Mails nur noch dann, wenn Sie den Empfänger tatsächlich nicht erreichen können oder aber einen Vorgang dokumentieren müssen.

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