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Aufgepasst Wunderlist: Firetask ist da (Mac, GTD)

1. Februar 2011

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Es scheint fast so, als ob heute nur dann eine Anwendung für die Verwaltung von Aufgaben auf den Markt gebracht werden kann, wenn diese als mit GTD vereinbar angekündigt wird. Das Programm Wunderlist erhält derzeit sehr viel Aufmerksamkeit. In der Tat ist dies eine elegante und einfache Aufgabenverwaltung, die noch dazu ansehnlich gestaltet wurde. Doch es gibt durchaus Alternativen, die funktional sogar etwas ausgereifter und dabei nicht weniger ästhetisch sind. Eine Alternative zu Wunderlist oder Things ist das Programm Firetask, das kostenlos getestet werden kann.

Installation

Die Installation der Software verläuft wie auf dem Mac gewohnt. Sie laden sich das Image auf Ihren Rechner und verschieben den Shortcut in den Anwendungsordner, nachdem Sie die Datei geöffnet haben.

Eingangskorb und Schnellerfassung

Nach dem ersten Programmstart begrüßt Sie das Programm mit einer sehr aufgeräumten und schicken Oberfläche. Über die Symbolleiste erreichen Sie die wichtigsten Funktionen, während Sie über die linke Navigationsleiste entscheiden, auf welchen Bereich Sie sich fokussieren wollen. Bereits bei der ersten Durchsicht werden Sie feststellen, dass sich das Programm stark an der GTD-Philosophie orientiert. Der grundlegende Aufbau erinnert dabei an Things, was ja nun wirklich nichts schlechtes heißen muss.

Oberfläche von Firetask

Im Abschnitt Heute landen alle Aufgaben, deren Fälligkeit erreicht ist, oder die Sie mit einem Flag gekennzeichnet haben. Darunter erreichen Sie Ihre Projektliste sowie die eingerichteten Kategorien. Leider kann derzeit die Reihenfolge der Elemente nicht angepasst werden. Die Anordnung des Eingangskorbes in die Nähe des Eintrags Heute wäre aus meiner Sicht logischer gewesen.

Mit einem Tastenkürzel öffnen Sie die Schnellerfassung. Bereits hier können Sie eine Aufgabe einem Projekt zuordnen und mit einem Kontext versehen. Kontexte werden in Firetask als Kategorien gesehen. Apropos Tastenkürzel: Damit Sie schneller vorankommen, unterstützt die Software weitgehend Shortcuts. Damit ordnen Sie Aufgaben in Listen um, ändern Prioritäten und wechseln zwischen den verschiedenen Bereichen.

Schnellerfassung in Firetask

Projektzentrierter Ansatz

Während bei D. Allen und seinem GTD ja im Zentrum die Aufgabe steht, der Sie einen Kontext und damit die Anordnung auf einer Liste zuweisen, nutzt Firetask einen eher auf Projekten basierenden Ansatz. Deswegen sind den Projekten auch gleich drei Bereiche in der Navigationsleiste gewidmet. Einerseits informieren Sie sich über die von Ihnen eingerichteten Projekte, finden aber auch Suchordner, die Ihnen abgeschlossene oder abgebrochene Vorhaben darstellen. Ein neues Projekt legen Sie entweder über den Eintrag in der Symbolleiste oder mittels eines Tastenkürzels an. Außerdem können Sie mit einem Mausklick aus einer Aufgabe ein Projekt erstellen.

Arbeiten mit Kategorien

Die Entwickler von Firetask haben sich intensiv mit GTD auseinandergesetzt. Das wird spätestens bei der Durchsicht der vorhandenen Kategorien deutlich. Die von Allen in seinem Buch beschriebenen Kontexte sind alle bereits vorhanden. Dass diese nicht nur schmückendes Beiwerk sind, zeigt sich auch an den hübsch gestalteten Icons, die zu jeder Kategorie vorhanden sind. Wem das nicht reicht, erstellt mi einem Mausklick seinen eigenen Kontext.

Kategorien in Firetask

Verfügbar für iPhone und iPad

Das Programm wird auch in Versionen für die anderen Mac-Plattformen angeboten. Fast selbstverständlich, dass Sie den Datenbestand zwischen allen Geräten synchronisieren können und damit immer auf den gleichen Datenbestand zugreifen.

Anlegen eigener Kategorien

Was Sie vielleicht vermissen werden

Das Changelog der Software liest sich ansehnlich. In regelmäßigen Abständen werden neue Versionen veröffentlicht. Trotzdem gibt es die eine oder andere Funktion, die Sie vermissen werden. Dazu gehören Tags. Außer den Kategorien und Projekten gibt es derzeit keine weitere Ordnungsmöglichkeit. Besonders schmerzt aber das Fehlen jeglichen Imports. Wer sich nach der Testphase dauerhaft für die Nutzung von Firetask interessiert, findet leider keine Option um Daten aus Omnifocus oder Things zu übernehmen.

Fazit

Mit Firetask wird Mac-Nutzern ein weiteres, sehr funktionales und praktisches Programm für die Aufgabenverwaltung angeboten. Insbesondere die Optik wird Windows-Nutzer ein weiteres Mal neidisch machen. Das Programm kostet mit 49,95€ exakt so viel wie Things. Fairerweise muss dazu aber bemerkt werden, dass Things funktional doch noch etwas mehr leistet, auch wenn Firetask einen durchaus eigenen und interessanten Ansatz für das Aufgabenmanagement verfolgt.

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Dejumble: Praktische Aufgabenverwaltung (Mac)

16. Dezember 2010

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Programme für die Verwaltung von Aufgaben sollten am besten diskret im Hintergrund auf die Einträge des Anwenders warten. Denn die Programme sollen unser Gedächtnis ja lediglich entlasten und deren Pflege nicht zu einer Hauptaufgabe werden. Dejumble ist eine Anwendung, die auf ihren Aufruf in der Menüleiste Ihres Macs wartet. Mit einem Mausklick auf das Icon rufen Sie sich dann die Liste Ihrer Aufgaben auf den Schirm. Dabei ist es den Entwicklern gelungen, auf kleinsten Raum eine Menge an Funktionen unterzubringen.

Installation und Einrichtung

Das Programm befindet sich derzeit noch in der öffentlichen Betaphase und kann von der Homepage in der jeweils aktuellen Version heruntergeladen werden. Danach klicken Sie doppelt auf das Archiv. Den Inhalt verschieben Sie nun in den Anwendungsordner Ihres Mac. Sie können die Software aber auch aus dem aktuellen Verzeichnis heraus starten. Eleganter wäre natürlich die Distribution als DMG-Datei. Vielleicht kommt dies ja in einer der kommenden Versionen.

Die Oberfläche

Nach dem ersten Programmaufruf bindet sich die Software sofort in die Menüleiste ein. Mit einem Klick auf den Eintrag wird die sehr kompakt erscheinende Oberfläche sichtbar. Das Fenster gliedert sich in mehrere Register. In der «Inbox» landen alle neuen Elemente oder solche, die Sie keinem Projekt zugeordnet haben. In «Projects» werden die Projektlisten erstellt und verwaltet. Am oberen Rand ist außerdem die Suchmaske untergebracht. Diese stellt ein wesentliches Element im Programmkonzept dar und erlaubt die flexible Abfrage und Verwaltung von Aufgaben. Dazu aber gleich noch mehr.

Onerfläche von Dejumble

Aufgaben und Unteraufgaben

Um neue Aufgaben einzutragen, stehen Ihnen mehrere Wege offen. Sie können in der Inbox oder einer anderen (Projekt-)Liste einfach die Tastenkombination [Cmd]+N drücken. Oder Sie nutzen die Schnelleingabe, die mit einem Klick auf das kleine Icon am rechten oberen Rand sichtbar wird. Wenn Sie die Eingabe direkt mittels der Liste verwenden, tragen Sie zunächst die eigentliche Beschreibung der Aufgabe ein, wählen dann die Liste aus und geben schließlich (optional) ein Fälligkeitsdatum ein. Die Schnelleingabe folgt der gleichen Systematik.

Aufgaben und Unteraufgaben erfassen

Es kann sinnvoll sein, einer Aufgabe Unteraufgaben hinzuzufügen. Dies erledigen Sie über die Notizen, die Sie zu jeder Aufgabe eintragen können. Platzieren Sie die Schreibmarke in das Feld «Notes» und tragen Sie einen Gedankenstrich ein. Nach einem Leerzeichen schreiben Sie den Titel der Unteraufgabe ein. Jedes Element, das Sie so notieren, wird als Unteraufgabe der aktuellen Aufgabe angesehen und kann später auch separat als erledigt gekennzeichnet werden.

Aufgabe mit Unteraufgaben

Projekte, Kontexte, Prioritäten

Damit Sie beim Erfassen einer Aufgabe mehr Optionen als die Inbox sehen, müssen Sie Projekte anlegen. Sie könnten natürlich auch die Projektliste für die Einrichtung von Kontexten verwenden, dazu bietet Ihnen Dejumble aber noch eine andere, wenn auch etwas versteckte, Funktion an. Wechseln Sie in das Register «Projects» und klicken Sie auf das Pluszeichen. Anschließend tragen Sie die Bezeichnung des Projekts ein. In der Maske für das neue Projekt befindet sich auch das Optionsfeld, um für dieses Projekt einen Abgleich mit iCal zu aktivieren. Sind Projekte angelegt, zeigt Ihnen ein Mausklick auf «Projects» die Übersicht der aktuellen Projekte. Mit einem Klick auf das Zahnrad rufen Sie sich die Optionen zu einem Projekt auf und können dieses dort als erledigt kennzeichnen oder nachträglich den Abgleich mit iCal steuern.

Ein neues Projekt kann auch mit einem Klick auf das Pluszeichen im Dialog für eine neue Aufgabe angelegt werden. Dejumble öffnet dann ein kleines Fenster, in das Sie den Namen des neuen Projekts eintragen.

Anlage neues Projekt

Etwas versteckt sind die Möglichkeiten, mit Prioritäten und Kontexten zu arbeiten. Diese legen Sie nämlich durch Kürzel direkt im Betreff einer neuen Aufgabe an. Möchten Sie beispielsweise den Kontext «home» verwenden, geben Sie in den Betreff der Aufgabe ein Lattenkreuz (#) gefolgt vom Kontext ein. Sie können mehrere Etiketten oder Kontexte nutzen und eintragen. Wichtig ist lediglich, dass jeder Eintrag mit dem Lattenkreuz versehen wird. Sobald Sie die Eingabe abschließen, werden die Etiketten an der Aufgabe angehängt. Diese sind klickbar, so dass Sie mit einem Mausklick alle Aufgaben mit dem gleichen Etikett auf den Schirm rufen können.

Liste aktiver Projekte

Ähnlich verhält es sich mit Prioritäten. Auch diese weisen Sie gleich beim Erfassen einer Aufgabe zu. Das vorangestellte Zeichen ist das Ausrufezeichen, wobei die Software insgesamt neun verschiedene Prioritätsstufen kennt. Allerdings sind die Entwickler an dieser Stelle entgegen der üblichen Logik vorgegangen und räumen dem Wert 9 die höchste Priorität ein. Auch die Priorität kann als Filter genutzt werden.

Eigene Filter anlegen

Unterhalb der Register ist in Dejumble noch eine weitere Leiste platziert. Dabei handelt es sich um individuelle Filter, mit denen Sie schnell alle Aufgaben aufrufen, die wichtig oder am heutigen Tag zu erledigen sind. Diese Filter (Gruppen) passen Sie auf Wunsch an Ihre Wünsche an. Dazu müssen Sie sich die Einstellungen aufrufen, die Sie wie gewohnt im Programm-Menü finden. Wechseln Sie dort in den Bereich «Smart Groups». Klicken Sie jetzt auf das Pluszeichen. Tragen Sie zunächst eine Bezeichnung für die Gruppe ein. Diese wird später dann auch in der Leiste dargestellt. Im Anschluss wählen Sie aus, ob Sie eine Suchabfrage speichern wollen oder verschiedene Regeln anwenden wollen.

Um lediglich einen Kontext oder einen Priorität abzufragen, genügt die gespeicherte Suche aus. Sie tragen den Suchstring in das gleichnamige Feld ein. Um nach einem Etikett zu suchen, geben Sie also das Lattenkreuz und den Namen des Etiketts ein. Mit einem Klick auf «Apply» übernehmen Sie die Eingabe und können einen weiteren Filter einrichten.

Eigene Filter einrichten

Fazit

Dejumble ist ein schönes und durchdachtes Programm, um Aufgaben zu verwalten. Der Anbieter offeriert den Anwendern die Möglichkeit, die Daten verschiedener Installationen mittels eines Benutzerkontos auf seinen Servern abzugleichen. Und wer sich bereits jetzt dazu entschliesst, eine Lizenz für das Programm zu erwerben, spart rund 50% am endgültigen Preis. Für derzeit 16 Euro erhalten Sie die Software, die durchaus mit eigenen Ansätzen überrascht.

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GeeTeeDee: Schlanke Aufgabenverwaltung nach GTD (Windows)

8. November 2010

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Aufgabenplanung am Computer und GTD scheinen irgendwie zusammenzugehören. Anders ist die breite Angebotspalette an Programmen rund um GTD kaum zu erklären. Ein sehr ästhetisches Programm für die Windows-Welt ist GeeTeeDee, das in einer sehr frühen Version vorliegt.

Auf der Projektseite haben Sie die Wahl zwischen der Installation auf dem Desktop oder einer Version für den USB-Stick. Funktional unterscheiden sich die Versionen nicht. Auffällig ist das Fehlen einer Menüleiste. So wirkt das Programm auch optisch angenehm kompakt. Nach dem Programmaufruf landen Sie unmittelbar in der Inbox. Leider werden keine Tastenkürzel unterstützt. Sie müssen also entweder auf »New« oder in der Box selbst klicken, um den Editor für eine neue Aufgabe aufzurufen.

Die Maske umfasst die drei Felder für die Aufgabenbeschreibung, eine Notiz und das Fälligkeitsdatum, für das es allerdings keine Eingabehilfe in Form eines Kalenders gibt. Zwischen den Feldern kann glücklicherweise mittels der Tab-Taste gewechselt werden.

GTD ohne Kontexte? Undenkbar! Auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie genügend Raum, um eigene Kontexte oder Projekte anzulegen. Dazu klicken Sie mit der rechten Taste in den Bereich und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag »Add Group«. Im nachfolgenden Dialog geben Sie die Bezeichnung ein und können zwischen einer Reihe von Icons wählen. Vielleicht stellen die Entwickler in einer der kommenden Versionen ja auch Grafiken für verbreitete Einträge wie »Computer« zur Verfügung.

Bildschirm von GeeTeeDee

Beim Durcharbeiten der Inbox verschieben Sie ein Element mit der Maus in die entsprechende Gruppe. Das geht flott und unkompliziert. Mit einem Klick auf den Schalter »Compact« wird die Seitenleiste ausgeblendet und die gerade angewählte Gruppe bzw. ihr Kontext liegen damit im Fokus. Ist eine Aufgabe erledigt, wird Sie deutlich sichtbar abgehakt. Beim Aufräumen hilft dann die Funktion »Cleanup«, die alle erledigten Aufgaben in die Gruppe »Completed« verschiebt.

Pro und Contra

(+) Flexibel

(+) Schnell und ressourcenfreundlich

(+) Einfache Bedienung

(+) Hübsche Oberfläche

(-) Keine Druckfunktion

(-) Keine Tastenkürzel

Insgesamt macht GeeTeeDee einen vielversprechenden Eindruck. Wer nach einer schlanken und schnellen Aufgabenverwaltung sucht, wird bestens bedient.

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5 Tipps für Aufgabenlisten, die wirklich funktionieren (Zeitmanagement)

2. November 2010

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Was wird nicht alles zum Thema Aufgabenlisten empfohlen. Die einschlägige Literatur zum Thema Zeitmanagement zeigt dabei ein widersprüchliches Bild. Soll die Liste nach Prioritäten geordnet sein? Was gilt beim Durcharbeiten zu bedenken? Und diese Uneinigkeit setzt sich beim Blick auf Anwendungsprogramme fort. Jede Software hat einen eigenen Ansatz und setzt beim Thema Aufgabenlisten unterschiedliche Schwerpunkte. Kein Wunder also, dass viele Menschen zwar eine Aufgabenliste führen, aber damit unzufrieden sind. Oder noch schlimmer: sich dabei ertappen, dass sie damit weniger schaffen, als gedacht.

1. Planen Sie mal morgens!

Wer den kommenden Tag am Vorabend plant und sich damit vorbereitet, tut damit etwas für das bewusste Abschließen des Tages. Eine solide Aufgabenplanung erfordert aber auch Zeit und Konzentration. Wenn Sie sich öfter bei dem Gedanken ertappen, dass Sie jetzt eigentlich nur noch aus dem Büro wollen, um nach Hause zu fahren, kann es gut sein, dass Sie anschließend zu oberflächlich planen oder darin nur eine lästige Pflicht sehen. Deshalb probieren Sie doch einmal den anderen Weg. Planen Sie zu Beginn des Tages und am besten noch bevor Sie ins Büro fahren. Die Aufgaben, die Sie jetzt aufschreiben, sind mit Sicherheit die wichtigsten Tätigkeiten des Tages, da sie Ihnen im Gedächtnis geblieben sind

2. Starten Sie leichter in den Tag

Allgemein wird empfohlen, als erstes mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, also die erste Hochphase des Tages mit einer anspruchsvollen Tätigkeit zu beginnen. Das klappt bei vielen Menschen ganz hervorragend und ist damit sicherlich nicht falsch. Aber wir sind eben alle unterschiedlich. Mir fällt der Einstieg in den Tag leichter, wenn ich nicht die Kraft für die Selbstdisziplin aufbringen muss, mich an eine solche Aufgabe zu setzen, sondern zunächst mit etwas einfacheren beginne. Probieren Sie das doch auch einmal aus und notieren Sie sich auf Ihrer Liste zunächst drei Aufgaben, die Sie eher im Bereich der C-Priorität gesehen hätten.

3. Sie brauchen ständigen Zugriff auf die Liste

Damit das System zum Aufgabenmanagement auch funktioniert, ist es enorm wichtig, dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Aufgabenliste haben. Wenn Sie auf Papier planen, muss das Planungsbuch klein genug sein, damit Sie es jederzeit mit sich führen können. Planen Sie elektronisch, müssen Sie das Notebook oder Smartphone ständig dabei haben. Kann diese Voraussetzung nicht erfüllt werden, ist die Gefahr groß, dass Sie sich verzetteln und Aufgaben auf mehreren Listen notieren. Und damit werden Sie kaum die Dinge im Griff behalten.

4. Je einfacher, desto besser

Es gibt Menschen, die aus dem Schreiben einer Aufgabenliste fast eine Wissenschaft machen. Da werden nicht nur Prioritäten vergeben, sondern auch noch viele weitere Zusatzinformationen hinterlegt. Und bereits die Ermittlung der Priorität kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese Komplexität findet sich zum Teil auch inzwischen bei den meisten Programmen für das Aufgabenmanagement wieder. Umfangreiche Dialoge, viele Informationen, die eingetragen werden können und nach denen dann auch die Liste sortiert werden kann. Aber brauchen Sie tatsächlich eine Ansicht aller offenen Aufgaben, die nach deren Dauer geordnet ist? Wenn Ihnen das auch zu kompliziert ist, Sie aber gern elektronisch planen wollen, probieren Sie einmal Anwendungen wie TaskPaper (Mac) aus. Solche Programme nehmen lediglich einfache Listen auf. Aber mehr brauchen Sie eigentlich auch nicht, oder? Damit Sie Spaß an der Liste haben und auch gern damit arbeiten, halten Sie diese so einfach wie möglich. Es ist wichtig, dass Sie etwas erledigt bekommen und nicht so wichtig, dass Sie Formulare korrekt ausfüllen können.

5. Schreiben Sie Ihre Liste täglich neu

Beginnen Sie täglich mit einer neuen Liste. Bei dieser neuen Niederschrift können Sie auch gleich die Prioritäten neu vergeben. Denken Sie dabei an die 80:20 Regel und suchen Sie sich dabei die 20% der Aufgaben, mit denen Sie den höchsten Nutzen für sich oder Ihr Unternehmen erreichen. Betrachten Sie jeden neuen Arbeitstag unter diesem Gesichtspunkt. Fragen Sie sich: Was können Sie heute erreichen? Die Liste der Dinge, die Sie am vergangenen Tag nicht erledigt haben, ergibt unter diesem Gesichtspunkt nicht automatisch die Liste der wichtigsten Aufgaben.

Welche Tipps für Aufgabenlisten, die funktionieren, haben Sie?

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Sinnvoll delegieren – mehr Zeit haben!

27. Juli 2010

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Delegation? Aber das ist doch nur etwas für Führungskräfte! Ein leider sehr verbreitetes Vorurteil, dabei gibt es nicht, das Ihnen mehr Zeit sparen kann, als Aufgaben an andere Menschen zu übertragen. Delegation ist für jeden interessant, auch für Einzelkämpfer oder die den Haushalt betreuende Person. Richtig umgesetzt profitieren nicht nur Sie davon, weil Sie mehr Zeit haben, sondern auch derjenige, an den Sie die Aufgabe übertragen haben. Sie stärken die Kompetenz und die Fähigkeiten von Mitarbeitern oder stärkt das Selbstbewusstsein und die Selbstständigkeit von Kindern, wenn Sie diesen kleinere Aufgaben übertragen.

Zum Delegieren gehören einige Grundregeln, damit die Sache auch zum Erfolg wird:

  • Nicht abwälzen, sondern übertragen: selbst wenn es Ihnen so erscheint. Vermitteln Sie dem anderen nicht das Gefühl, dass Sie lediglich eine Aufgabe loswerden wollen, die Ihnen lästig erscheint. Stellen Sie den Reiz der Aufgabe heraus und wie wichtig deren Erledigung ist. Unterstreichen Sie die Herausforderung positiv: «Ich freue mich auf Dein erstes Arbeitsergebnis». Oder «Ich bin gespannt darauf, welches Einsparpotential Sie herausarbeiten werden».
  • Kompetenzen einräumen: Schreiben Sie den Weg zum Ziel nicht in allen Einzelheiten vor, denn nicht Sie erledigen die Aufgabe, sondern derjenigen, den Sie damit beauftragen! Ein Beispiel: Sie delegieren den Einkauf an Ihre Kinder. Dann schreiben Sie nicht auf den Einkaufszettel, dass Sie ein Kilo Äpfel haben wollen, sondern lassen Sie den Nachwuchs entscheiden. Also lieber «Obst, das Du gern haben möchtest». Dieses Einräumen der Kompetenz ist sicherlich eines der schwierigsten Dinge beim Delegieren, denn Sie müssen eben auch mit Ergebnissen und Entscheidungen rechnen, die Sie anders getroffen hätten. Es gehört aber dazu, diese zunächst zu akzeptieren.
  • Größere Aufgaben mit Zwischenzielen definieren: Besonders viele Zeit sparen, wenn Sie auch langfristige und komplexe Aufgaben delegieren. Natürlich sollten Sie solche essentiellen Tätigkeiten nicht gleich bei noch unerfahrenen Mitarbeitern platzieren, denn schließlich wollen Sie Ihr Gegenüber ja nicht überfordern. Informieren Sie sich regelmäßig über den Fortschritt der Aufgabe. Fragen Sie nach aktuellen Problemen, die aufgetreten sind. Loben Sie den Mitarbeiter, wenn er gut in der veranschlagten Zeit liegt. Bemerken Sie, dass nicht damit zu rechnen ist, dass die Aufgabe in der gewünschten Zeit und mit dem gewünschten Ergebnis fertiggestellt werden kann, sparen Sie sich lange Vorwürfe. Fragen Sie stattdessen den Mitarbeiter nach seinen Vorschlägen, was seiner Ansicht nach eintreten muss, damit das Ziel noch erreicht werden kann. Machen Sie selbst Vorschläge, was Sie jetzt an seiner Stelle tun würden.

Auch im privaten Umfeld können Sie sinn- und wirkungsvoll Aufgaben delegieren. Anlässe und Gelegenheit gibt es dafür genug. Ein paar Ideen:

  • Einkaufen: Haben Sie schon einmal ausgerechnet, wie viele Stunden Sie mit der Beschaffung und Erledigung von Dinge verbringen. Schon allein der Einkauf der Lebensmittel, dazu kommen Besorgen wie Apothekengänge, Pakete von der Post abholen. Sie kennen das! Nicht immer lassen sich die Aufgaben bündeln, sodass Sie immer extra die Ziele ansteuern müssen. In den USA gibt es bereits seit Jahren den «Errand Runner». Er nimmt die Liste der zu besorgenden Dinge entgegen und kauft für Sie ein. Machen Sie es doch genauso und inserieren Sie, dass Sie ebenfalls jemanden für diese Aufgabe suchen. Oder Sie nutzen die schwarzen Bretter, die es sicherlich auch in Ihrem Supermarkt gibt.
  • Nutzen Sie Lieferdienste: Es muss ja nicht unbedingt Amazon sein, obwohl dessen Angebot auch immer größer wird. Inzwischen gibt es für fast alles einen Versandhandel. Wenn Sie die Rückgabemodalitäten und Geschäftsbedingungen prüfen, spricht nichts dagegen, sich den Gang in das Geschäft zu sparen und sich den gewünschten Artikel liefern zu lassen. Gerade wenn Sie sich die Zeitung oder gar die Brötchen bis an die Tür liefern lassen, zahlen Sie etwas mehr, als wenn Sie die Ware selbst besorgen. Dagegen müssen Sie aber auch die ersparte Zeit rechnen.
  • Lassen Sie Kinder mithelfen: Denken Sie auch an die in Ihrem Haushalt lebenden Kinder. Natürlich ist es sehr angenehm, wenn Papa und Mama alles erledigen, aber zur Selbstständigkeit führt das nicht. Bereits Kinder im Grundschulalter können kleinere Aufgaben erledigen und Verantwortung tragen. Ob die schmutzige Wäsche zur zentralen Sammelstelle des Hauses zu bringen, beim Tischdecken und Abräumen zu helfen. Es gibt genügend Gelegenheiten und zumeist sind die Kids auch zurecht stolz darauf, wenn sie mithelfen können.

Ich bin mir sicher, wenn Sie kreativ mit dem Gedanken umgehen, fallen Ihnen noch weitere Möglichkeiten ein, wie durch Delegieren, eigene Zeit sparen können.

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GTD mit GQueues – Konkurrenz für Remember the milk

26. Mai 2010

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Ob Sie Papier oder Elektronik bevorzugen, lieber mit einer Software arbeiten, die Sie auf dem Rechner installieren oder aber mit einer reinen Onlineanwendung, spielt in den verschiedenen Zeitmanagement-Methoden nur eine untergeordnete Rolle. Wichtig ist lediglich, dass Sie sich auf ein System konzentrieren und dort tatsächlich alle anfallenden Aufgaben hinterlegen. Google bietet innerhalb seines Maildienstes ja ebenfalls eine kleinere Aufgabenverwaltung an, die funktional aber eher schlicht geraten ist. Mit GQueues ist seit kurzem eine Webanwendung verfügbar, die in Optik und Funktion stark an die Produktfamilie von Google selbst erinnert.

Nachdem Sie sich mit Ihrem Google Konto beim Dienst angemeldet haben, können Sie unmittelbar mit der Arbeit beginnen. Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, sind auch bereits einige Testeinträge vorhanden. Die Oberfläche des Angebots unterstützt Drag & Drop, Sie können also Einträge auf einer Aufgabenliste ganz einfach mit der Maus verschieben. Wenn Sie nur ungern zum Zeigegerät greifen, nutzen Sie Tastenkombinationen. Dankenswerterweise haben die Entwickler viele Shortcuts integriert. GQueues organisiert die Aufgaben in Form von Kategorien und Queues. Eine Kategorie untergliedert verschiedene Bereiche. Damit können Sie etwa berufliche und private Aufgaben trennen. Natürlich ist es auch denkbar, die Aufgabengebiete Ihrer verschiedenen Lebensrollen damit zu unterteilen. Sobald Sie auf die Übersicht der Listen mit der Maus zeigen, wird der Schalter «Add» sichtbar. Nach einem Klick darauf legen Sie das gewünschte Element an. Die Queues entsprechen Listen, auf denen die Aufgaben untergliedert werden.

Eine Aufgabe können Sie entweder direkt in einer Liste anlegen oder aber Sie nutzen die Inbox dazu. Dazu klicken Sie entweder auf den Schalter «Add Item» am oberen Bildschirmrand oder aber Sie drücken die Taste <i>. Es sind sogar Unteraufgaben möglich. Dazu erfassen Sie den Eintrag, platzieren Sie ihn mit der Maus unter die Hauptaufgabe und drücken einmal die <Pfeil>-Taste.

Neben der Organisation in Form von Listen sind auch Etiketten möglich. Zeigen Sie mit der Maus auf einen Eintrag, werden Ihnen weitere Symbole eingeblendet. Am Beginn der Zeile haken Sie die Aufgabe ab. Am rechten Rand des Eintrags finden Sie das Icon für einen Kalender. Hier hinterlegen Sie in einem separaten Fenster das Fälligkeitsdatum. Mit einem Klick auf das Symbol eines Bleistifts fügen Sie eine kurze Notiz zur Aufgabe hinzu.

Der Bezahlvariante des Dienstes, die Sie für 25 Dollar im Jahr buchen können, ist die Übernahme der Daten in Ihren Google-Kalender vorbehalten. Dazu müssen Sie unter «Settings» in das Register «Calendar» wechseln. Klicken Sie hier auf «Activate» und gewähren Sie auf der nachfolgenden Seite Zugriff. Anschließend verfügen Sie in Google Kalender über einen weiteren Eintrag, in dem sich die Aufgaben befinden und damit in Ihrem Standardkalender angezeigt werden können.

Übersicht der Aufgaben in GQueue

Bei der Suche nach fälligen Aufgaben helfen Ihnen die «Smart Queues» am linken Fensterrand. Dabei handelt es sich allerdings lediglich um gespeicherte Filter. Sie können so aber schnell die Aufgaben herausfiltern, die etwa in der kommenden Woche fällig sind. Wenn Sie etwa Etiketten für Kontexte oder Gegenstände verwenden, erhalten Sie so eine schnellere Übersicht.

Zeigen Sie also mit der Maus auf den Container der Smart Queues. Klicken Sie auf «Add» und vergeben Sie im nachfolgenden Dialog einen Namen. Sie können mit den beiden Listenfeldern nun definieren, ob Sie alle Aufgaben oder nur bestimmte Kategorien berücksichtigen wollen. Aktivieren Sie dann die Option «that have any of these tags» und wählen Sie das gewünschte Schlagwort aus. Nachdem Sie mit «Save» gespeichert haben, zaubert Ihnen die Suche dann alle Anrufe oder Tätigkeiten am Computer auf den Bildschirm.

Terminierung in GQueue

Auch an die Nutzer von Notizbüchern oder klassischen Zeitplaner haben die Entwickler bereits gedacht und bieten eine Druckfunktion an. Diese stellt die Aufgaben sehr übersichtlich dar. Was wäre ein solcher Service ohne die Möglichkeit, Aufgaben in die Eingangsbox zu schicken? Sehen Sie! Dazu senden Sie sich eine Mail an eine nur Ihnen bekannte Adresse, um die Aufgaben dann später auf die entsprechenden Listen zu übertragen. Die Aufgabenlisten können Sie mit anderen Benutzern teilen oder aber Listen auch unmittelbar in andere Webseiten integrieren.

Mit GQueues erwächst Remember the milk langsam aber sicher eine durchaus ernstzunehmende Konkurrenz. Es fehlen lediglich Kleinigkeiten, wie etwa eine bessere Synchronisation mit mobilen Geräten. Aber das Konzept insgesamt gefällt.

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Noodles – schlanke Aufgabenverwaltung für Android

19. Mai 2010

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Die Zahl der Termin- und Aufgabenverwalter für Android-Telefone scheint täglich anzuwachsen. Das Programm Noodles, das Sie über den Android-Marktplatz beziehen, wird in zwei Varianten angeboten. In der kostenlosen Variante dürfen Sie Ihre Aufgaben lediglich in Form einer einzigen Liste verwalten. In der Pro-Version, die Sie für 1,99 US-Dollar aus dem Marketplace herunterladen, legen Sie zusätzlich eigene Listen an.

Das Programm setzt stark auf die Bedienung mittels Gesten. Elemente einer Liste sortieren Sie ganz einfach per durch Verschieben des Eintrags am linken Bildschirmrand. Möchten Sie zwischen Listen wechseln, schieben Sie einfach die aktuelle Liste am oberen Bildschirmrand zur Seite.

Um eine neue Aufgabe zu erfassen, tippen Sie einfach in das Eingabefeld und beginnen den Text mit der Bildschirmtastatur zu schreiben. Mit einem Klick auf das kleine Rechteck auf der linken Seite rufen Sie den Dialog zur Definition der Priorität auf. Mit dem Klick auf das Pluszeichen fügen Sie den Eintrag der aktuellen Liste hinzu.

Eingabe Aufgabe Noodles

Zu der Besonderheit der Software gehört, dass Sie neben dem Aufgabentext auf weitere Informationen speichern können. Dazu tippen Sie einfach die Eingabetaste und geben weiteren Text ein. Dieser kann etwa als Erläuterung dienen oder eine Notiz zur Aufgabe enthalten. Diese Notizen werden Ihnen in einem kleinen Popup angezeigt, wenn Sie die Taste <Enter> Ihres Telefons drucken, während die Aufgabe markiert ist.

Tooltip mit Notiz in Noodles

Haben Sie sich für das kostenpflichtige Programm entschieden, legen Sie Ihre Kontextlisten einfach mit einem Klick auf die Taste <Menu> und die Auswahl des Eintrags «New List» an. Nach dem Motto «Abhaken macht Spaß», kennzeichnen Sie eine erledigte Aufgabe einfach durch das Überstreichen mit dem Finger. Sie wird damit tatsächlich durchgestrichen und als erledigt gekennzeichnet.

Erledigte Aufgabe in Noodles

Fazit: Noodles ist praktisch und die Arbeit mit dem kleinen Programm macht einfach Spaß. Der Entwickler plant auch eine Synchronisation mit Teudeux zu schaffen, sofern dort eine API zur Verfügung gestellt wird. Das wäre eine sehr schöne Kombination aus zwei eleganten und überaus einfachen Anwendungen. Denn das einzige Manko von Noodles ist derzeit der noch fehlende Datenabgleich mit irgendeiner anderen Anwendung oder einem Portal.

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