Nutzen Sie Ihre Zeit besser, statt zu priorisieren

10. April 2012

Zeitmanagement

Planen Sie noch, oder arbeiten Sie schon produktiv? Es gibt unendlich viele Hilfsmittel, die uns allen versprechen, dass wir mehr schaffen werden, wenn wir die Systeme nur richtig einsetzen. Und richtig meint in diesem Fall immer, dass wir angehalten werden, wirklich jeden Aspekt unseres Lebens zu untersuchen und einem Datenspeicher zu übergeben. Das kann ein einfaches Notizbuch sein, oder eines der teuren Zeitplanbücher oder eben eine Software. Je mehr solcher Werkzeuge Sie ausprobieren, desto häufiger werden Sie auf eine immer gleiche Voraussetzung in den verschiedenen Anleitungen stoßen. Sie müssen wirklich jeden Gedanken, jeden Termin und jede Aufgabe erfassen. Nur dann scheinen die Systeme auch zu funktionieren.

Schreib das auf! Oder doch nicht?

Und getreu der Anleitungen und Hinweise füttern wir unsere Programme, Notizbücher und [wpseo]Zeitplansysteme[/wpseo]. Bloß nichts vergessen. Und wenn der Tag dann doch anders lief als geplant, dürfen Sie natürlich nicht vergessen, die offenen Aufgaben auf den nächsten Termin zu übertragen. Falls Sie eine Software einsetzen, erledigt diese das dann für Sie und markiert freundlicherweise die Aufgabe schon einmal in rot. So wird sie bestimmt nicht übersehen, oder?

Das darf durchaus bezweifelt werden, was aber auf jeden Fall passiert ist, dass der Druck erhöht wird. Denn am nächsten Tag sind ja erneut Aufgaben fällig und die rote Zahl von Dingen, die anscheinend wichtig, zumindest aber dringend sind, hat sich schon einmal erhöht. Aber müssen Sie wirklich alles aufschreiben?

Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, dass Sie das Aufschreiben einer oder mehrerer Aufgaben oder Termine als albern zumindest aber als unnötig empfunden haben?

Handle ich nach der Anleitung meines Lieblingsprogramms [wpseo]Omnifocus[/wpseo] muss ich etwa darin notieren, dass ich ein Geschenk für den anstehenden Geburtstag meines Sohnes besorgen muss. Und da ich vorhabe, in den nächsten zwei Wochen eine Reise anzutreten, müsste dieses Element ebenfalls in den Eingangskorb von Omnifocus eingetragen werden. Und so wächst die Liste der Dinge, die ich zu erledigen habe, immer weiter an.

Nur mal ganz im Ernst: Glauben Sie, dass ich tatsächlich den Geburtstag eines meiner Kinder vergessen könnte? Und wenn ich schon an dieses Datum denke, dass ich so beschäftigt bin, dass ich es tatsächlich versäumen könnte, ein Geschenk zu besorgen? Wohl kaum, oder?

Natürlich muss ich mir eine geplante Reise in den Kalender eintragen, damit ich mir nicht aus Versehen an diesem Tag etwas anderes vornehme. Aber, dass ich für die geplante Reise eine Wegbeschreibung und Zugtickets benötige, versteht sich von selbst, oder? Und wenn Sie das genauso sehen, warum notieren Sie sich dann diese Dinge in Ihrem verlässlichen System?

[adrotate banner="32"]

Hilfsmittel – nicht Selbstzweck

Ich persönlich setze lediglich drei Werkzeuge ein, um einen Überblick über Aufgaben, Termine und Projekte zu behalten:

  • Omnifocus: Zwar habe ich mir immer mal wieder andere Systeme angesehen, aber auf dem Mac gibt es meiner Ansicht nach nichts besseres als Omnifocus. Ich schätze insbesondere die Funktion, Aufgaben erst dann sichtbar werden zu lassen, wenn der hinterlegte Termin erreicht ist.
  • iCal / Outlook: In iCal landen meine Termine. Aber eben nur Termine und nur solche, die vergessen werden könnten. Dazu gehören etwa nicht die Geburtstag von Familienmitgliedern und auch nicht die Fälligkeitsdaten von Aufgaben und Projekten. Diese stehen im Zweifel ohnehin in Omnifocus.
  • Wiedervorlagesystem von Classei: Meine 43 Mappen. Hier landen alle Unterlagen, die termingebunden sind und die ich dann mit einem Griff herausziehen kann. Ob die Agenda für den nächsten Elternabend, der Fahrschein für die Reise oder auch Rechnungen, die zu bezahlen sind.

Was in der Wiedervorlage steckt, ist übrigens nicht in Omnifocus verankert. Warum auch? Zu meiner täglichen Routine gehört die Durchsicht der Wiedervorlage. Und wenn dort eine Rechnung steckt, wird diese in dem Moment überwiesen, an dem ich sie in die Hand nehme.

Und seitdem ich konsequent dieses System nutze, habe ich bereits eine Menge Zeit gespart. Zeit, die ich etwa dafür verwendet hätte, noch eine weitere Aufgabe zu erfassen. Omnifocus ist aus meiner Sicht das System, das mich zum richtigen Zeitpunkt daran erinnern soll, etwas zu tun. Aber wenn ich keine Erinnerung benötige oder durch ein anderes Ereignis erinnert werde: wieso soll ich mir die Mühe machen, und das System mit einem weiteren Eintrag belasten?

Zeit besser nutzen – nicht besser planen

Vielleicht haben Sie bemerkt, dass an dieser Stelle die Priorisierung von Aufgaben überhaupt nicht erwähnt wurde. Das liegt daran, dass ich meine Aufgaben nicht priorisiere, wie auch auch die meisten aktuellen Ansätze für das Zeitmanagement ohne Prioritäten auskommen.

Auch ich habe lange Zeit versucht, Aufgaben in das Schema zwischen “Wichtig” und “Dringend” zu pressen, aber die Zeit die täglich für diese Planung aufgewendet wurde, kann ich heute sinnvoller nutzen. Probieren Sie das doch auch einmal! Sie werden sehen, dass Ihre Intuition Ihnen hier deutlich mehr hilft, als alle Regeln und Schemata.

Wenn der Abgabetermin eines Artikels naht, ich aber noch nicht mit der bisher geschriebenen Textmenge zufrieden bin, weiß ich selbst, dass die Aufgabe nicht mehr nur wichtig, sondern auch dringend geworden ist. Dass muss ich mir nicht auch noch durch einen entsprechenden Eintrag in einem Kalender oder meiner Aufgabenliste zusätzlich notieren. Und wenn mein Sohn in drei Tagen Geburtstag hat, und ich immer noch kein Geschenk habe, hilft mir ein “A” oder die Ziffer “1” auf der Aufgabenliste ebenso wenig.

Statt also immer weiter an der eigenen Planung zu feilen und stets Aufgaben von links nach rechts umzutragen, empfehle ich Ihnen, Dinge schneller zu erledigen und sich zusätzliche Zeit zu verschaffen. Dies beginnt bereits bei der Arbeit am PC. Eine Anregungen finden Sie auch in den Artikeln dieses Blogs.

Be Sociable, Share!

Fatal error: Call to undefined function adrotate_block() in /kunden/lamprecht.net/webseiten/lifehacker/wordpress/wp-content/themes/freshnews/single.php on line 29