Projektmanagement in Outlook – mit yourMail geht’s

Der Austausch von Informationen in Projekten findet in den meisten Fällen per E-Mail statt. Und wer Outlook für die Verwaltung seiner Aufgaben nutzt, möchte wahrscheinlich auch Projekte zentral mit dem Kontaktmanager verwalten. Eine clevere Projektverwaltung für Outlook wurde als Add-in von der Firma Youtime Solutions entwickelt.

Die Erweiterung für Outlook wurde yourMail genannt und wird sowohl in kostenlosen als auch kostenpflichtigen Paketen angeboten. Doch auch bei der kostenfreien Nutzung müssen Sie innerhalb von 20 Tagen nach der Installation eine Registrierung durchführen.

yourMail installieren und aktivieren

Die Installation und die Aktivierung des Produkts sind schnell erledigt. Sie besuchen die Seite des Herstellers und laden sich die aktuelle Version auf Ihren Rechner. Nach einem Doppelklick auf die Datei beginnt das Setup. Beachten Sie, dass Sie Outlook vor Beginn der Installation schließen. Bereits nach dem nächsten Outlook-Start steht Ihnen die Erweiterung zur Verfügung.

Um einen Lizenzschlüssel für yourMail anzufordern, wechseln Sie in Outlook in das Register yourMail und klicken dort auf den Schalter Aktivierung. Die Eingabe der notwendigen Daten erledigen Sie direkt im Programm. Sollte dies aufgrund der Sicherheitseinstellungen nicht möglich sein, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link und geben die Daten auf der Internetseite des Herstellers ein.

Von der Mail zum Projekt

In den meisten Fällen werden Sie wahrscheinlich bereits Ordner angelegt haben, in denen sich die Nachrichten zu einem laufenden Projekt befinden. Mit dem Programm können Sie diese Ordner schnell zu einem Projekt konvertieren. Dazu genügt es, wenn Sie den Ordner in der entsprechenden Ansicht mit der Maus in das Verzeichnis yourMail Projectsziehen. Die Werkzeugleiste im Register des Programms bietet Ihnen ebenfalls Zugriff auf diese Funktion.

E-Mail Ordner zu Projekt konvertieren in yourMail

Wollen Sie ein völlig neues Projekt anlegen, wechseln Sie in das Register yourMail und klicken dort auf Neues Projekt.

Im nachfolgenden Dialog geben Sie eine Namen für das Projekt ein und weisen diesem eine Priorität zu. Außerdem können Sie Projekte auch mit Geschäftspartnern verknüpfen. Im unteren Bereich des Fensters ist es möglich, dem Projekt eine individuelle Ordnerstruktur zuzuweisen. Dazu klicken Sie das Ordnersymbol an und vergeben eine Bezeichnung. Natürlich ist es auch später noch möglich, weitere Ordner anzulegen.

Projekt in yourmail für Outlook anlegen

Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, gelangen Sie zur Übersicht des Projekts. Doch dazu im Anschluss noch mehr. Das Programm erleichtert die Ablage von E-Mails in Outlook selbst. Sobald Sie eine Mail anklicken, wird im Abschnitt Ablage der Schalter E-Mail Ablageaktiv. Im nächsten Dialog zeigt Ihnen das Programm zum Inhalt der Nachrichten passende Ordner an. Dabei werden auch vollständige Nachrichtenverläufe angeboten. Um einzelne Nachrichten vom Speichern auszuschließen, deaktivieren Sie die Optionsbox neben dem Eintrag. Einen Mausklick später sind die Nachrichten bereits abgelegt.

E-Mails ablegen in yourMail

Hier zeigt sich ein Unterschied zwischen der kostenlosen und der kostenpflichtigen Variante. Wenn Sie mehrere Mailboxen berücksichtigen wollen, benötigen Sie ebenso die kostenpflichtige Lizenz wie auch für das Speichern von Dateianhängen in einem externen Dateisystem wie der Dropbox oder einem Sharepoint-Server.

Projekte verwalten mit yourMail

Über den kleinen Schalter in der linken Navigation oder über Öffne Projekt im entsprechenden Register navigieren Sie zum Cockpit des Projekts. In dieser zentralen Übersicht wechseln Sie zwischen den verschiedenen Modulen der Erweiterung.

Dort finden Sie im Abschnitt Kommunikation alle Nachrichten, die zum Projekt gehören. Außerdem gelangen Sie mit einem Klick auf Aufgaben in die Verwaltung der offenen To-Dos. In diesem Bereich werden Ihnen auch bereits die in Outlook gespeicherten Aufgaben angezeigt, die zu keinem Projekt zugeordnet sind. Durch Anwählen und einen Klick auf den großen Pfeil stellen Sie bei Bedarf einen Bezug zum Projekt her.

Aufgaben einem Projekt zuweisen in yourMail

Über die Schalter am unteren Bildschirmrand legen Sie auch Arbeitspakete an. Sobald Sie eine neue Aufgabe definieren, öffnen sich die gewohnten Outlook-Dialoge für die Verwaltung von Aufgaben. Um zu kontrollieren, ob Ihr Projekt auch wunschgemäß verläuft, nutzt das Programm eine Ampel-Logik. Sowohl das Projekt selbst, als auch die dazu gehörenden Aufgaben werden einer Prüfung hinsichtlich der Termine und des Fertigstellungsgrades unterzogen. Im Falle einer einzelnen Aufgabe genügt ein Klick auf den Link Details im rechten Abschnitt des Fensters.

Über die Symbole am unteren Rand exportieren Sie auf Wunsch auch die Aufgaben eines Projekts in eine Excel-Datei. Praktisch, wenn Sie diese an andere Mitarbeiter weitergeben wollen.

Informationen verwalten – kleines Wiki inklusive

Da zu jedem Projekt auch zahlreiche Informationen und Berichte gehören, haben die Entwickler der Software auch eine kleine Textverarbeitung spendiert. Mit dem übersichtlich gestalteten Editor tragen Sie Notizen und Beschreibungen ein. Diese können mit einem Klick auf in das PDF-Format konvertiert werden.

Fazit

Die Outlook-Erweiterung yourMail ist ein durchaus hilfreiches Werkzeug für alle Anwender, die kleinere Projekte direkt in Outlook planen und verwalten wollen. Die direkte Integration und Interaktion mit den E-Mails erweist sich als wirkliche Hilfe. Wer allerdings Projekte auf klassischem Wege zu planen hat, Übersichten wie Gantt-Diagramme oder Ressourcen-Pools benötigt, muss aber zu einem anderen Werkzeug greifen.

Be Sociable, Share!
, , ,

Fatal error: Call to undefined function adrotate_block() in /kunden/lamprecht.net/webseiten/lifehacker/wordpress/wp-content/themes/freshnews/single.php on line 29