Die Funktion Suchen und Ersetzen in Word 2011 werden die meisten Anwender regelmäßig einsetzen und kennen. Es gibt aber Fälle, in denen die einfache Suche nicht das Gewünschte findet. Dann ist die erweiterte Suche mit Platzhalterzeichen die einzige Möglichkeit. Was die Entwickler von Microsoft hier Platzhalter genannt haben, sind nichts weiter als sogenannte reguläre Ausdrücke. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie in Word 2011 für Mac mit regulären Ausdrücken Texte finden und ändern können.

Suche nach erlaubten Zeichen eines Bereichs

Beginnen wir gleich mit einem komplexeren Beispiel. Angenommen in einem Text befinden sich in Artikelnummern (oder ein ähnliches) Muster. Diese setzen sich aus dem führenden Buchstaben “A”, einem Bindestrich und dann einer beliebigen fünfstelligen Kombination aus Buchstaben und Ziffern zusammen.

Die einfache Suche nach “A-” bringt Sie nicht weiter, da damit auch andere Zusammensetzungen gefunden würden. Deswegen müssen Sie hier mit einem Platzhalter arbeiten.

Wählen Sie zunächst Bearbeiten, Suchen, Erweitertes Suchen und Ersetzen aus. Im rechten unteren Bereich des Dialogs aktivieren Sie die Option Mit Mustervergleich. Sofern diese Option nicht sichtbar ist, klicken Sie auf den kleinen Pfeil, der sich in Höhe des Schalters Abbrechen befindet.

In das Feld Suchen nach können Sie jetzt bereits “A-” eintragen. Dieser Bestandteil ist ja bei allen passenden Textstellen identisch. Im Gegensatz zu Word für Windows sind nicht alle möglichen Platzhalter über das Menü Sonderformat zugänglich.

Platzieren Sie die Schreibmarke in das Feld und tragen Sie zwei eckige Klammern, also [ ] ein. Die Artikelnummer darf nur Zeichen von A-Z und 0–9 enthalten. Geben Sie diesen Bereich erlaubter Zeichen in die eckigen Klammern ein:

[A-Z0-9]

Die erlaubten Zeichen müssen exakt fünfmal vorkommen, damit eine Passage als Treffer angesehen wird. Diese Häufigkeit wird durch geschweifte Klammern dargestellt: { }

Mit dem einleitenden Buchstaben A, dem Bindestrich und den weiteren Optionen wird Ihre Suchanfrage damit zu:

A-[A-Z0-9]{5}

Mit einem Klick auf Weitersuchen starten Sie den Vorgang. Gefunden werden damit alle fünfstelligen Buchstaben- und Zahlenkombinationen, die hinter einem “A-” stehen. Ein Eintrag wie “A–123” würde nicht als Treffer gewertet, da hier ja weniger als fünf Zeichen vorkommen.

Wenn die Zahl der gefundenen Zeichen innerhalb eines Bereichs liegen darf, geben Sie die Werte getrennt durch ein Komma innerhalb der geschweiften Klammern an. {3,5} im Beispiel oben, hätte bedeutet, dass mindestens drei und höchstens fünf gefundene Zeichen als relevant angesehen worden wären. Treffer wären also auch “A–123” oder “A-X564” gewesen. Nicht aber “A–12345A”.

Suche nach bestimmten einzelnen Zeichen

Sie müssen nicht unbedingt gleich einen ganzen Bereich erlaubter Zeichen angeben. Sie können auch eines oder mehrere einzelne Zeichen eintragen. Wieder ein Beispiel. Sie erhalten einen Text, der das Wort “Internet-Adresse” in einer bunten Folge unterschiedlicher Schreibweisen enthält: Internet-Adresse, Internetadresse, Internet-adresse. Natürlich könnten Sie jetzt die verschiedenen Kombinationen manuell und einzeln suchen. Aber auch hier helfen Ihnen die regulären Ausdrücke in Word 2011 weiter.

Sie geben zunächst in die Suchmaske das Wort “Internet” ein. Dahinter platzieren Sie wieder die eckigen Klammern. Wie Sie gesehen haben, hat der Bindestrich innerhalb der Klammer eigentlich die Funktionen, Bereiche von erlaubten Zeichen zu kennzeichnen. Wenn Sie aber nach diesem Element selbst suchen wollen, müssen Sie ihn maskieren. Dazu stellen Sie dem Bindestrich einen Backslash voran. Vervollständigen Sie Ihre Suche zunächst so:

Internet[aA\-]

Diese Zeichen dürfen ja mehrfach vorkommen. Dies signalisieren Sie Word durch die Eingabe des At-Zeichens. Es dient als Platzhalter für eines oder mehrere Vorkommen eines Zeichens. Schließlich geben Sie noch das fehlende “dresse” ein:

Internet[aA\-]@dresse

Beliebige Zeichen suchen

Sie werden wahrscheinlich nicht immer gleich nach solchen komplexen Zeichenketten suchen. Word 2011 bietet auch zwei Platzhalter für die Suche nach einem beliebigen Zeichen oder einer Zeichenkette.

Beginnen wir mit der Suche nach genau einem Zeichen, das aber beliebig sein darf. Der Platzhalter in den regulären Ausdrücken dafür ist das Fragezeichen. Es steht immer für ein einzelnes Zeichen. Die Eingabe von Tr?g findet somit Trug und Trog.

Darf es gleich eine beliebige Zeichenfolge sein, kennzeichnen Sie dies mit dem Platzhalter Sternchen.

Schlo* findet Schloss, Schlosserei, Schlot

Zeichen von der Suche ausschließen

Genauso wie Sie Zeichen definieren dürfen, nach denen gesucht werden soll, können Sie auch Zeichen von der Suche ausschließen. Dies dürfen einzelne Zeichen, aber auch Zeichenfolgen sein. Gekennzeichnet wird der Ausschluss durch ein Ausrufezeichen.

M[!i]st bedeutet, dass alle Zeichen im Ausdruck erlaubt sind, mit Ausnahme des Buchstaben i. Es würde also “Mast” oder “Most” gefunden. Nur nicht “Mist”. Das lässt sich auch auf Zeichenfolgen anwenden. [!A-E] würde nur Zeichen berücksichtigen, die F-Z enthalten.

Suche am Wortende oder Wortanfang

Mit den regulären Ausdrücken in Word 2011 können Sie schließlich auch definieren, wo innerhalb eines Wortes sich der gesuchte Begriff bzw. die Zeichenfolge befinden darf. Für die Suche am Wortanfang nutzen Sie das Zeichen Kleiner als (<). <(uhr> findet “Uhr” und “Uhrzeit”, nicht aber “Armbanduhr”.

Die Suche am Wortende definieren Sie mit dem Zeichen Größer als. Dabei ändert sich auch die Stellung des Platzhalters. (uhr)> findet “Armbanduhr”, “Funkuhr” aber nicht “Uhrzeit”.

Formatänderungen per Platzhaltersuche

Sicherlich eine der größten Hilfen bei der Suche mit regulären Ausdrücken liegt in einem Kürzel, mit dem Sie Word anweisen, den gefundenen Ausdruck durch sich selbst zu ersetzen. Damit können Sie nämlich einfach die Formatierungen von Zeichenketten ändern.

Dazu noch einmal zum ersten Beispiel zurück. Wenn Sie nicht nur nach den Artikelnummern suchen wollten, sondern diese auch zugleich mit roter Schrift und Fettdruck versehen wollten, geht dies so.

Nachdem Sie Ihre Suche eingetragen haben, wechseln Sie in das Register Ersetzen. Geben Sie dort in das Feld Ersetzen durch das Kürzel ^& ein. Klicken Sie im unteren Bereich des Dialogs auf den Schalter Format.

Entscheiden Sie sich dann für eine der Optionen. In diesem Fall die Schriftart und nehmen Sie im nachfolgenden Dialog die gewünschten Änderungen vor. Lösen Sie dann die Suche aus und klicken Sie jeweils bei einer Fundstelle auf Ersetzen. An Ihrem Text ändert sich jetzt nichts, nur die Zeichenformatierung wird geändert.