Kleine Dinge, große Wirkung – so steigern Sie Ihre Effizienz!

Mein Kollege Ivan Blatter hat vor einigen Tagen einen lesenswerten Artikel zum Thema Auch im Zeitmanagement macht Kleinvieh Mist geschrieben. Die These, die dahinter steckt, kennen Sie alle. Kleine Einsparungen können große Wirkung entfalten. Das gilt eben nicht nur für die Finanzen, sondern auch in Sachen Produktivität und Zeitmanagement.

Dies möchte ich gern ergänzen und Ihnen einige Anregungen geben, womit Sie Ihre Produktivität steigern können.

  • Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben mit der größten Wirkung: Lassen Sie sich nicht von den dringenden Aufgaben ablenken. Sicherlich ist es wünschenswert, wenn Sie sich auch diesen widmen. Bei der Planung Ihres Tages rate ich Ihnen aber unbedingt, sich wenigstens eine Tätigkeit vorzunehmen, die Sie konkret in einem Projekt voranbringt oder Ihnen dabei hilft, einem Ziel näher zu kommen.
  • Beginnen Sie mit einer Aufgabe, mit der Sie nicht beginnen wollten: Es gibt besonders knifflige Probleme. Es gibt Dinge, die wir einfach nicht gern tun. Meist sind es aber genau diese Aufgaben, die einen großen Einfluss haben. Ein Beispiel: Viele Selbstständige tun sich, zumindest in der Anfangszeit, schwer damit, Interessenten anzurufen, um Aufträge zu generieren. Gern wird diese “uangenehme” Aufgabe weg geschoben. Dabei hat sie einen enormen Einfluss auf das berufliche Weiterkommen. Nehmen Sie sich vor, mit einer solchen Aufgaben den Arbeitstag zu beginnen. Das schafft auch gleich zu Beginn Zufriedenheit und Schwung für den Tag.
  • Schätzen Sie besser: Versuchen Sie den Aufwand, den eine Aufgabe hervorruft, realistisch einzuschätzen. Viel zu oft sind wir zu optimistisch und schaffen deutlich weniger, als wir uns vorgenommen haben. Das schafft Frust und kann Probleme bereiten, wenn ein Abgabetermin droht.
  • Sie sind nicht perfekt!: Natürlich wollen wir alle möglichst gute Arbeitsergebnisse abliefern. Schließlich baut darauf unsere Reputation und die Wertschätzung, die man unserer Arbeit entgegenbringt. Aber der Wunsch nach Perfektion ist auch zugleich einer der größten Feinde, um termingerecht zu liefern, oder, im schlimmsten Fall, überhaupt etwas abzuliefern. Das, was Ihnen vielleicht gerade noch so auffällt, sieht der Kunde gar nicht. Es gibt also gar keinen Grund, ständig nach solchen “Fehlern” zu suchen und ein eigentlich fertiges Werk ständig zu überarbeiten.
  • Verzichten Sie auf die Glotze: Mit Sicherheit einer der größten Zeitdiebe. Muss man eigentlich nicht mehr dazu schreiben, oder?
  • Nutzen Sie das Internet mit einem Ziel!: Auch das Internet mit seinen Verlockungen konsumiert meist mehr Zeit, als eigentlich geplant gewesen ist. Und das läppert sich zusammen. Gehen Sie online, wenn Sie einen guten Grund dafür haben. Wenn Sie gefunden haben, wonach Sie suchen, widerstehen Sie den Verlockungen all der vielen Links und interessanten Artikel. Die sind morgen auch noch da.
  • Schauen Sie nicht ständig nach Neuigkeiten: Während Sie arbeiten, wird wahrscheinlich irgendwo ein Krieg ausbrechen, ein Gebäude in sich zusammenfallen oder etwas ähnlich aufsehenerregendes passieren. Aber was haben Sie davon, wenn Sie als einer der ersten überhaupt davon hören? Lesen Sie einmal morgens und einmal am Abend die Schlagzeilen des Tages. Das dürfte genügen.
  • Öfter mal zum Hörer greifen: Haben Sie sich auch schon so an die Kommunikation via Twitter und E-Mail gewöhnt? So praktisch das auch ist. Ich spreche immer noch schneller als ich schreibe. Von daher greife ich öfter zum Telefon, um kurz mit einem Kunden und Partner etwas zu besprechen. Eine E-Mail kann ich ja immer noch schreiben, wenn ich niemanden erreiche.
  • Jetzt 5 Minuten investieren und viel Zeit sparen: Gehört ebenfalls zu den Klassikern und wird auch gern einmal als “Schärfen der Säge” umschrieben. Hier lauert extrem viel Einsparpotenzial. Sie ärgern sich ständig darüber, dass Ihr Startmenü von Windows nicht gut organisiert ist? Dann investieren Sie die 5 bis 10 Minuten, die es dauert, die Programme, die Sie ständig benötigen, als Schnellstart einzurichten. Auch das Studium der Online-Hilfe oder des Handbuches der Programme, die Sie täglich nutzen, bringt Sie mit Sicherheit auf Ideen, wie Sie die Software noch besser auf Ihre Arbeitsabläufe einrichten. Die Zeit, die Sie hier investieren, zahlt sich aus. Solange das Basteln und Optimieren nicht zum reinen Selbstzweck verkommt.
  • Nutzen Sie Shortcuts und Automatisierungen: Das tägliche Backup, der morgendliche Aufruf der benötigten Software, das Scannen großer Dokumentenmengen: Es gibt viele (Routine-)Aufgaben, die Sie viel schneller erledigen, wenn Sie in Werkzeuge für die Automatisierung investieren oder die Möglichkeiten Ihres Betriebssystems dafür nutzen. Absolut lohnenswert ist die Anschaffung eines Programms für Textbausteine!
  • Dinge sofort erledigen: Berührt, geführt! Was Sie in die Hand nehmen, beispielsweise wenn Sie Ihren Eingangskorb durcharbeiten, dürfen Sie nicht wieder zurücklegen. Und wenn die Sache nur 2 Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie den Vorgang!
  • Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen: Auch die Wirkung dieser einfachen Maßnahme wird unterschätzt. Bilden Sie Aufgabenblöcke! Genau dieses Ziel verfolgen ja auch die Kontexte in GTD. Es ist effektiver, wenn Sie die anstehenden Telefonate in einem Rutsch erledigen. Oder alle Mails in einem Rutsch schreiben und beantworten. Bündeln Sie also, was zusammengehört.
  • Planen Sie Großeinkäufe: Statt täglich in die Stadt zu fahren oder zu gehen, planen Sie lieber zwei größere Einkäufe. Damit das klappt, überlegen Sie sich auch am besten, was Sie die kommenden Tage kochen wollen. Sie sparen sich die mehrfache Parkplatzsuche, das Stehen an der Supermarktkasse und natürlich auch das Einräumen der Einkäufe. Bei diesen zwei Großeinkäufen erledigen Sie, was sonst noch zu erledigen ist. Dinge in die Reinigung bringen und von dort abholen, Schuhe beim Schumacher abliefern; eben all das, was Sie besorgen müssen.
  • Halten Sie Ordnung: Das Suchen nach Dingen, die nicht an ihrem Platz liegen, ist ebenfalls die reine Zeitverschwendung. Räumen Sie regelmäßig auf und halten Sie Ordnung. Legen Sie Dinge, die Sie anderswo entnommen haben, möglichst unmittelbar nach dem Gebrauch zurück, damit sich nicht erst ein Stau solcher Sachen bildet. Denn den wieder aufzuräumen, kostet gleich wieder deutlich mehr Zeit.

Haben Sie weitere Tipps auf Lager? Was sind Ihre Zeitsparer?

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