Outlook 2011, iCal und Google Kalender gemeinsam synchronisieren (Mac)

18. April 2011

Computer und Internet

Mit dem aktuellen Service Pack 1 für Outlook 2011 für den Mac hat Microsoft eine von den Anwendern herbeigesehnte Funktion nachgerüstet: Endlich ist es damit auch möglich, den Kalender in Outlook mit Ical abzugleichen. Da es derzeit keine Möglichkeit gibt, Outlook mit dem Kalender von Google zu synchronisieren, stellt sich für die Nutzer von Android-Telefonen die Frage, wie die Daten aus Outlook auf ihrem Smartphone landen. Mit einem kleinen Tool ist das aber trotzdem möglich.

Zentrales System: iCal

Die Verbindung der verschiedenen Komponenten macht es notwendig, eine Anwendung als zentrale Datenbank anzusehen. Das bedeutet freilich nicht, dass Sie später nicht mit den anderen Komponenten ebenfalls Termine erfassen und bearbeiten können. Es geht lediglich darum, von einer führenden Anwendung auszugehen. Dies ist in diesem Fall iCal.

Der Terminplaner für den Mac kann ja auch mehrere Kalender verwalten, was die Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Terminen erleichtert. In meinen persönlichen Setup nutze ich einen lokal unter ICal vorliegenden Kalender für private Termine, während der Kalender bei Google alle beruflichen Verpflichtungen aufnimmt.

Busy Sync – installieren und einrichten

BusySync steht in einer kostenlosen Testversion zur Verfügung. Wenn Sie die Nutzung überzeugt, sind für eine Lizenz allerdings 40 Dollar zu zahlen. Das Programm klinkt sich in die Systemeinstellungen Ihres Macs ein. Das kleine Tool zeigt Ihnen bei Google gespeicherte Kalendern an und kann dort auch Ihre lokal vorhandenen Kalender veröffentlichen.

Dazu öffnen Sie in den Systemeinstellungen den Eintrag BusySync, den Sie unter Sonstige finden. Klicken Sie dort auf Google. Sie müssen Ihren Zugangsdaten hinterlegen, damit die Synchronisation hergestellt werden kann. Danach zeigt Ihnen das Programm alle bereits bei Google angelegten Kalender. Durch einfaches Anklicken können Sie das Abonnement eines Kalenders aktivieren. Im linken Bereich des Fensters dagegen legen Sie fest, welcher lokaler Kalender auch bei Google angezeigt werden soll.

Einrichtung BusySync

Haben Sie diese grundlegenden Einstellungen vorgenommen, erfolgt die Synchronisation automatisch. Damit stehen Ihnen in Google und auf dem Smartphone diese Kalender zur Verfügung.

Generell könnten Sie auch einen Google Kalender mittels Webdav ohne zusätzliches Werkzeug abonnieren. Aber Busy Sync kümmert sich in regelmäßigen Abständen um die Synchronisation. Dazu muss iCal nicht einmal gestartet sein, was den gesamten Vorgang viel bequemer macht.

Warum noch ein lokaler Kalender?

Sie werden sich fragen, warum Sie noch einen lokalen Kalender brauchen sollten. Schließlich könnten Sie ja auch alle Termine im Google Kalender führen, wenn sich dieser so problemlos mit Ihrem Mac abgleichen lässt. Teilweise weigern sich aber Anwendungen mit einem so eingerichteten Kalender zu kommunizieren. Deswegen ist es gut, eine lokale Datei vorliegen zu haben.

Outlook 2011 und iCal synchronisieren

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie das Service Pack 1 für Microsoft Office 2011 für Mac auf Ihren Rechner geladen haben. Unter Hilfe, Auf Updates überprüfen leiten Sie die Aktualisierung der Installation ein, sofern neuere Dateien vorhanden sind.

Bevor Sie die Synchronisation einrichten, sollten Sie die Kategorien von Outlook ausmisten. Sonst wird es später im Rahmen der Synchronisation unübersichtlich.

Dazu wechseln Sie in den Kalender über und klicken dort auf Organisieren. Aus der Menüleiste wählen Sie anschließend Kategorien aus. Der Dialog ist intuitiv bedienbar. Mit einem Klick auf den Eintrag und das Minuszeichen können Sie einen Eintrag dauerhaft entfernen. Oder Sie entfernen lediglich die Anzeige in der Navigation. Haben Sie den Abschnitt aufgeräumt, wechseln Sie in Tools.

Kategorien in Outlook 2011 bearbeiten

Starten Sie dort Synchronisierungsdienste. Im nachfolgenden Dialog klicken Sie auf den Eintrag Kalender und im rechten Bereich das gewünschte Konto, also die Kalenderdatei Auf meinem Kalender.

Synchronisation iCal und Outlook 2011

Damit haben Sie die Synchronisation geschafft und eingerichtet.

Eintrag in Outlook vornehmen

Um jetzt gezielt einen Eintrag unter Outlook für einen der beiden Kalender (oder auch weitere, wenn Sie dies bevorzugen) vorzunehmen, klicken Sie im Kalender auf Termin. Geben Sie anschließend die Details zur Verabredung ein.

Termine in iCal und Google Calendar in Outlook 2011 eintragen

Innerhalb des Dialogs klicken Sie auf Kategorisieren und wählen die Kategorie aus, zum Beispiel bei mir Lokaler Kalender. Dies ist in meinem Fall der auf dem System gespeicherte iCal-Kalender, der über BusySync auch bei Google landet und damit auch auf dem Android-Handy.

Titelbild: JMG / pixelio.de

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